さまざまな部門の従業員のシフト表を作成し、管理する作業に追われている人事担当者の方も多いのではないでしょうか？エクセルのテンプレートを使用して繰り返し利用できれば、これらの作業を効率化して、従業員の勤務時間を簡単に把握できます。しかし、シフト表をゼロから作るのは決して簡単ではありません。この記事では、従業員の出勤・退勤を把握するのに役立つシフト管理表のテンプレートを無料で提供し、使い方のコツを紹介します。

エクセルシートでシフト表

目次

シフト管理表の作成に関しては、会社の規模や業種形態などによっていくつかのアプローチがあります。例えば、従業員の勤務時間が頻繁に変わる場合や、特殊な業態である場合、シフト管理システムを導入することで、このようなニーズに柔軟に対応できるようになります。

ただし、中小企業の一般的なシフト管理には、エクセルシートを使うことで十分目的を果たせるでしょう。そこで、キャプテラでは、従業員の作業時間や勤怠を記録できるテンプレートを作成して、本記事で公開しました。無料でダウンロードできますので、ぜひお役立て下さい。

シフト管理表のテンプレートを無料でダウンロード

シフト管理とは？

シフト管理は、従業員の勤務時間を整理して記録し、マネジメントする包括的なプロセスです。欠勤や遅刻・早退による業務への支障を防止するために極めて重要な作業です。

労働基準法は、従業員の勤務時間、休憩時間、休日を記録することを企業に義務付けています。また、出退勤時間を記録することも、適切な労働時間管理に欠かせないことです。

キャプテラが最近実施した「働き方の柔軟性に関する意識調査」では、パフォーマンス追跡や時間管理のソフトを使用している日本の中小企業オフィスワーカーの56%が、これらのソフトが仕事に役立っていると回答しています (アンケート調査の結果をまとめた記事は近日公開予定)。

休暇・欠勤の管理

シフト表のテンプレートは、従業員の勤務時間、休暇、欠勤を管理し、生産性とパフォーマンスを維持するために使用できます。これは、従業員の稼働状況をカレンダー形式でまとめたものであり、マネージャーはスキルやこれまでの勤務時間に基づいて代替要員を編成できます。

重要なのは、従業員のシフトを組みながら、労働時間に関する法律や会社の規定を遵守できるようになることです。シフト表を作成しておけば、最新情報をすばやく参照し、必要となる人員を予測することが可能になり、シフト割り当てによるミスを低減できます。また、シフト管理ソフトを利用すれば、欠勤の申請や承認のプロセスも簡素化します。

人事部がシフトを管理するときには、さまざまな情報を考慮しなければならず、複雑で時間がかかる場合もあります。今回皆さんに提供するテンプレートは、休暇・欠勤の管理を容易に行えるシフト表になるよう心がけました。

簡単かつ効果的に管理できるExcelのシフト表テンプレート

キャプテラのシフト表テンプレートでは、休暇は「有給休暇 (P)」、「病気休暇 (S)」、「その他の休暇 (O)」を管理できるようになっています。最初のタブには従業員の一覧と年間のカレンダーが記載されています。取得した休暇の種類に応じて、従業員の行に該当する記号 (P、SまたはO) を入力して、従業員の欠勤を記録できます。この表では、各従業員が取得した休暇の日数、および特定の日付に欠勤する従業員数が自動的に計算されて各列の下部に表示されます。 

シフト表のスクリーンショット
このシフト表テンプレートで、従業員の出勤状況を常に把握することができます

シフト管理表のテンプレートを無料でダウンロード

Excelのシフト表の利点と欠点

キャプテラが提供するエクセルのシフト表テンプレートの主な利点は、誰でも無料で簡単に利用でき、実用性に優れていることです。直感的に操作できるインターフェースで毎日のシフト管理の作業を簡素化でき、欠勤した従業員の行に記号を入力するだけで作業が完了します。シンプルなグラフィックで、情報が分かりやすく表示されており、自社のコーポレートカラーに合わせてカスタマイズすることも可能です。

ただし、このテンプレートにはいくつかの制約があります。まずは、エクセルの性質上、複数の担当者で共同管理することには向いていないことです。ただし、オンラインで編集を可能とするGoogle Driveのようなクラウドストレージサービスにアップロードすれば、共同作業が可能になります。また、250人までの従業員数に設定されていることや、手動で情報を入力しなければならないため常に人的ミスの恐れがあることが挙げられます。

シフト管理ソフトの基本機能

欠勤管理をさらに自動化するためには、シフト管理ソフトなど、従業員の勤務時間や欠勤を管理するツールの導入を検討するといいでしょう。

シフト管理ソフトの機能は多岐にわたりますが、特に重要な機能を以下に紹介します。

  • 簡単なデータ入力　勤務できない日付や時間を記録し、従業員のスキルや役割に応じてタスクを割り当てて編成できます。
  • カレンダー表示　各従業員のスケジュールを日、週、月、年単位でカレンダー表示できます。
  • 通知　労働基準法を違反するような場合や、異常が発生した場合に、リアルタイムでアラートを送信できます。
  • フィルター機能　表示する情報を特定の条件に従ってカスタマイズでき、すばやく情報を見つけることができます。
  • コラボレーション機能　コミュニケーションのための機能を搭載していれば、人事担当者、上司、従業員がソフトウェア内でやり取りできます。

その他の機能

時間管理に関連するツールには、従業員の休暇や欠勤を記録するだけでなく、中小企業に役立つ他の機能も備えている場合もあります。これらのツールには、給与計算、チーム管理、オンラインの時間管理、また、請求書管理などの機能が含まれます。

シフト管理のソフトをお探しですか？ キャプテラのシフト管理システムのリストをぜひご覧ください。