シフト管理システム

シフト管理システムを使用すると、勤務シフトを管理すると同時に、従業員に自身のシフトやチーム全体のスケジュールに関する重要な情報へのアクセスを提供できます。企業や従業員はタスクの割り当てや勤務表の作成から、従業員の稼働状況などの人員に関する問題の管理にいたるまで、あらゆる面でこのソフトウェアを活用できます。

また従業員がいつ稼働する必要があり、だれと一緒に作業をし、どの作業をする必要があるのかの概要を示すスケジュールを作成できます。このようなシフト管理タスクを行う一方で、休暇や病欠のため稼働できない従業員などの関連情報にすばやく簡単にアクセスすることもできます。その結果、明確なシフト管理が可能となり、計画した作業分担を後日変更する必要性も低くなります。主に中小企業で使用されていますが、勤務表管理や要員計画を行う必要がある組織であれば、どの組織でも使用することができます。このタイプのソフトウェアは、「シフト管理ソフト」、「勤務表作成ソフト」など、さまざまな名前で呼ばれます。

シフト管理システムは、通常スタンドアロンのソリューションとして提供されますが、幅広い人員管理パッケージの一部に組み込まれる場合もあります。これらのソフトウェアは、勤怠管理システム、タイムレコーダーソフト、人事管理システムなどのソフトウェアと同じカテゴリに分類されます。これらのアプリケーションを連携させることで、より包括的なワークフォース管理戦略を構築することができます。

特定の業界を対象としているシフト管理システムもありますが、汎用性が高く幅広い企業や組織が利用できるようにしているシフト管理システムもあります。そのため、搭載されている機能がソフトウェアごとに異なる場合があります。シフト管理システムのほぼすべてに搭載されるコア機能もいくつかあります。大半のソリューションに共通する機能もあります。一般的に、シフト管理システムでは、以下のタスクを実行できます。

• 勤務表など、従業員のスケジューリングに関連する情報の作成、管理、アクセス
• 従業員や人員に関する重要な情報が保存されるデータベースの管理
• タイムレコーダーによる従業員の出退勤時刻の把握
• シフト交換の円滑化と、従業員の休日／年次休暇申請の管理

シフト管理システムとは？

シフト管理システムは、「シフト管理ソフト」や「スタッフスケジューリングソフト」と呼ばれる場合もありますが、作業スケジュールの管理を支援するソフトウェアのカテゴリです。ユーザーは、従業員へのシフト割り当て、休日・休暇の管理、出退勤の管理など、さまざまなタスクを実行できます。これらのソフトウェアを使用することによって、タスクの割り当てが容易になる場合もあります。

このソフトウェアによって、従業員データベースの管理、ならびに作業スケジュールに関連する情報への迅速かつ容易なアクセスが可能になります。さらに、作業スケジュールを作成して更新し、休暇の申請や従業員の労働時間数などの関連情報にアクセスできます。最終的には、ワークフォース管理の効果と作業スケジュールの公平性が向上し、作業タスクの割り当てが効率化され、柔軟性が高まります。

中小企業は一般的にシフト管理システムを使用していますが、これらのソフトウェアは、勤務表や一般的なシフトスケジュールを管理する必要がある大規模な企業や組織でも使用できます。上記に加えて、シフト管理システムの多くには、従業員向けのコンポーネントが組み込まれており、各自がシフトを確認したり、交代したりすることができます。

シフト管理システムの利点とは？

シフト管理システムの利点は、効果的に労働力を編成できることです。また、明確なシフトスケジュールを作成するために必要なすべての重要な情報にもアクセスできます。同時に、このカテゴリのソフトウェアは柔軟性と透明性を向上させることによって、従業員にも利益をもたらします。シフト管理システムによってもたらされる具体的な利点のいくつかについて、以下に詳しく説明します。

• シフト管理の効率化：従業員／チームのシフト管理システムを利用する主な利点の一つが、作業スケジュールを作成する際の効率を向上させる機能です。シフト管理の責任者は、すべての従業員、契約している勤務時間、欠勤、全体の稼働状況などを考慮する必要があるため、シフト表を手動で作成するのには時間がかかることがあります。そこで、シフト管理システムを利用すれば、稼働状況に関するデータに簡単にアクセスでき、基本的なスケジューリングテンプレートの使用や再利用が可能になるため、プロセス全体が大幅に高速化します。多くのソリューションが自動化のための機能を提供しており、基本的な勤務表を作成し、情報が追加された場合には修正することができます。

• 従業員の柔軟性の向上：シフト管理システムがもたらす重要な利点の一つが、従業員が自身のシフトをより柔軟に設定できることです。優れたソリューションの多くは、企業や組織がシフトを作成するためのツールとしてだけでなく、従業員向けのセルフサービスツールとして機能します。そうしたオプションの中で最も重要なのは、従業員がシフトを交代できる機能です。従業員はこの機能を利用することで、出勤できないシフトを削除したり、収入を増やしたい場合にはシフトを追加したりすることができます。小売店をはじめ多くの組織では、このような柔軟性があることによって、従業員の士気が高く維持されます。また、シフト交換の機能を利用すれば、空いたシフトに入れる従業員をそれまで手動で見つけなければならなかった管理者の作業負荷が軽減されます。

• より強固なスケジュール作成：シフト表の作成は、さまざまな要素を考慮する必要があるため、複雑になる場合もあります。しかし、シフト管理システムは、シフト表作成を効率化するだけでなく、作成したスケジュールをより明確にできる場合もあります。シフトの作成者には、必要な情報がすべて表示されるので、実行可能なシフトの作成がはるかに容易になります。修正が必要となるのは、従業員がシフトの交換を希望する場合だけです。病気休暇、休日、雇用契約などの問題を意思決定に反映させることができるため、すべての従業員は契約している最小限の時間を確実に働くことができ、追加シフトは公正に割り当てられるようになります。

• 従業員の功績の評価：シフト管理システムのもう一つの大きな特長は、従業員の功績を把握するためのさまざまな方法があることです。シフト管理システムのタイムレコーダー機能により、どの従業員が残業をしたのか、どのスタッフがその週／月／年に最も長時間働いたのかなどの概要情報に簡単にアクセスできます。このほか、管理者やビジネスリーダーは、従業員が欠勤したときやシフト交換を申請したときに、どの従業員が最も頻繁にシフトのカバーに応じているかを確認することもできます。この機能があれば、評価すべきチームプレーヤーや優秀な従業員を簡単に選出することができます。従業員の功績を評価することは非常に重要です。というのも、キャプテラの調査によると、英国の従業員の81%がモチベーションを高める要因だと考えている一方で、53%が現在の仕事において十分な評価を得られていないと感じているからです。

• 雇用法の遵守：シフト管理システムの利用は、日本における雇用法を完全に遵守していることを確認するのにも役立ちます。このソフトウェアを使用すれば、各従業員の労働時間や契約状況などの情報をリアルタイムで確認できます。さらに、残業代や賞与の支払いもこのソフトウェアで計算できます。この機能を使用すれば、従業員が高い頻度で稼働している状況や、従業員が契約以上にした仕事に対して十分な報酬が得られていないといった状況を未然に防ぐことができます。スケジュール管理ソフトでは、雇用主が2つのシフトの間に十分な時間を設けているかどうかを確認することができます。この機能は、遅番／早番があるホテルやサービス業などの一部の業界では特に重要です。

シフト管理システムの機能とは？

シフト管理システムに搭載されている機能の目的は、シフト表の作成、勤務表の管理、および従業員の休日・休暇申請の把握に関連するさまざまなタスクを支援することです。提供される機能とその実装方法には、かなりのバリエーションがあります。多くの購入者がこのカテゴリのソフトウェアに求めるコア機能を、以下に説明します。

• 従業員データベース：スケジューリングに関連するすべての情報がオンデマンドで簡単にアクセスできるよう、全従業員のデータベースを構築・管理します。データベース内のエントリごとに名前、連絡先、会社内での各従業員の役割、給与レートなどの詳細情報を追加または修正できます。この情報は、シフト管理システムまたはソフトウェアに内蔵されたスケジュール管理エンジンで使用され、各役割に適切な従業員が割り当てられるように、合理的な作業スケジュールを作成できます。年齢や性別などのデモグラフィック情報が含まれることもあり、その場合には最適なスタッフで構成される包括的スケジュールの作成が可能になります。例えば、男性の人数が女性の人数を上回る状況や、シフトにスケジュールされた従業員が全員若手であったり経験が浅かったりする状況を回避できます。

• 従業員のスケジューリング：すべてのメンバーが自分のシフトを把握しておけるように、従業員スケジュールを作成します。多くのソフトウェアでは、手動と自動のどちらにおいてもシフト表の作成が容易になります。また、手動で従業員にシフトを割り当てるか、自動化ツールを利用し、データベース内の情報に基づいて論理的な作業スケジュールを作成するかを選択できます。一部のソフトウェアには自動的にスケジュールを管理する機能が搭載されており、自動スケジュールの品質を継続的に向上のために人工知能と機械学習が利用されます。当然ながら、一度作成したスケジュールは、いつでも変更が可能であるため、欠勤やその他の予期せぬ事態に対処することができます。また、多くのソフトウェアでは、従業員が自分のデバイスを使用してスケジュールにアクセスできるます。スケジュールは通常、カレンダー機能を使用して表示されるため、ユーザーは過去、現在、今後のシフトを確認できます。

• オンラインタイムレコーダー：オンラインタイムレコーダーで従業員の出退勤時間を記録します。ユーザーはこの機能を使用して、職場に到着した時刻またはシフトを開始する時に出勤時間を記録し、退社する時やシフトを終了する時に退勤時間を記録します。優れたソフトウェアでは、誰がどの時間に出勤しているかをリアルタイムに可視化されるため、人数の把握が必要な緊急時に特に重要な役割を果たします。また、従業員がすばやく出勤・退勤を打刻できるようにすることで、より正確な給与計算が可能になります。さらに、多くの企業で重要視されつつあるリモートワーク時の出退勤の打刻も、オンライン化することで可能になります。

• 休暇／休日の追跡：従業員の休日や休暇の申請に関連するすべての情報を管理します。承認された休暇はソフトウェアで確認できるため、組織のリーダーはこれらの情報に基づいて正確なスケジュールを立てることができます。多くのソリューションでは、従業員が休暇申請を送信し、マネージャーや上級管理者はその申請を承認または拒否することができます。もう一つの重要な機能は、各従業員が1年間または特定の期間にわたって取得した休日数を追跡する機能です。これにより、従業員が契約上および法律上取得する権利のある日数を超えて休暇を申請した場合には、自動的に申請を拒否することが可能になります。自動化機能が充実したソフトウェアでは、組織のニーズやデータベースの情報に基づいて、休日・休暇の自動承認を有効または無効にするオプションが用意されている場合もあります。

• シフトの交換：シフト交代を要求する機能を従業員に提供します。この機能を使用するユーザーは、勤務できないシフトを外したり、仕事を増やしたい場合にシフトを追加したりできます。シフトの交換は、セルフサービスで完了させることができ、一部のソフトウェアでは、組織が個々のシフト交換リクエストを承認または拒否できるオプションが提供されます。最終的には、この機能によって、より柔軟なシフト管理が可能になり、欠勤が原因で人員が不足する状況を回避することができます。

• モバイルアクセス：ユーザーがスマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスから、従業員の作業スケジュールやその他の関連情報にアクセスできるようにします。シフト管理システムでも、モバイルアクセシビリティの重要性が高まっています。特に、フィールドエージェントやリモートワーカーを抱える企業では、情報にアクセスするためにモバイルデバイスを利用せざるを得ないため、特に重要な機能となります。インターネットに接続可能なさまざまなデバイスから簡単にアクセスできるクラウドベースのソフトウェアもありますが、多くのコア機能を提供する専用のモバイルアプリを別途提供しているソフトウェアもあります。ソフトウェアが提供される方法に関わらず、モバイルアクセシビリティに配慮した優れたソフトウェアであれば、コンテンツはモバイル画面向けに最適化されています。

キャプテラのソフトウェアディレクトリを使用すると、特定のニーズに最適なシフト管理／勤務表作成ソツールを簡単に見つけることができます。提供されている検索ツールを使って、このカテゴリのソフトウェアを探索し、搭載されている機能別に選別することができます。これにより、組織や購入者は、必要な機能を備えたソフトウェアを絞り込んで選定を行うことができ、適切ではない製品を除外することで、ソフトウェアの検索プロセス全体を効率化できます。

シフト管理システムの購入時に考慮すべき点は？

シフト管理システムを購入する際、あるいは市販されている多様なオプションを検討する際には、さまざまな事項を検討しなければなりません。結局のところ、単に全体的に優れたソフトウェアを探すことではなく、購入者のニーズに最も適したソフトウェアを特定することを優先させることが重要です。これに対する効果的なアプローチは、いくつかの重要な質問を投げかけ、購入プロセスの指針となるような答えを導き出すことです。ユーザーが尋ねるべき質問には、次のようなものがあります。

シフト管理システムのコストは？

いかなる購入決定過程においても、ソフトウェアの価格は重要な検討要素ですが、長期にわたって使用されるシフト管理システムについては、所有サイクル全体における総使用コストを考える必要があります。つまり、購入時の費用だけでなく、インストールやデータストレージ、セキュリティ対策などの初期費用も含めて考える必要があります。クラウドベースのソフトウェアの場合、サブスクリプション料金が発生する可能性があるため、サブスクリプション契約の全期間にわたってコストを考慮する必要があります。さらに、ソフトウェアのアップデートや新バージョンの取得、テクニカルサポートの利用、ソフトウェアを効果的に活用するための従業員のトレーニングやマネージャーのオンボーディングなどの「隠れた」コストについても、慎重な検討が必要です。

シフト管理システムの最適な導入方法は？

購入者は、どのような方法でソフトウェアを導入するかについても検討する必要があります。多くのユーザーが慣れ親しんでいるのは、購入者がソフトウェアライセンスを取得し、自社システムにソフトウェアをインストールする責任を負う、オンプレミスへの導入です。この導入方法は初期費用が高く、柔軟性に欠けますが、管理が容易であり、もう一つの有力な方法であるクラウドベースのソフトウェアと比較して長期的なコストを抑えることができます。具体的には、クラウドテクノロジーを使用してSaaSモデルで提供されるソフトウェアのことです。この方法では、サードパーティのサービスプロバイダーは、ソフトウェアのリモートからのインストールや技術的な問題 (セキュリティやデータストレージなど) への対応を担う代わりに、サブスクリプション費用を請求します。

クラウドベースのソフトウェアは初期費用は低いものの、継続的な料金が発生するため、長期的なコストはオンプレミスに導入するよりもはるかに高くなる可能性があります。クラウドベースのソフトウェアの主な利点は、オンプレミスよりも幅広いデバイスを使用してアクセスできる柔軟性であり、これは特にリモートワーカーやハイブリッドワーカー、フィールドエージェントを擁する組織にとって有益です。オンプレミスかクラウドベースかという議論について最終的な決断を下すためには、柔軟性、初期費用、ソフトウェアの所有コストや管理のしやすさといった観点から、何を優先するかを考える必要があります。

どのようなレポート機能と分析機能が利用可能か。

多くのシフト管理システムには、レポート作成や分析など、その他の機能も搭載されています。最も優れたソリューションには、シフト時間や従業員の作業負荷に関する重要な情報を表示するダッシュボードが含まれている場合があります。この情報は、特定のシフトに何人のスタッフが必要なのか、それぞれの役割に何人を雇用する必要があるのかを判断するために使用できる可能性があります。

シフト管理システムに関する注目トレンドは？

どの製品を購入するかを決定する前に、シフト管理システムに関する重要なトレンドも慎重に考慮する必要があります。購入者は、取得するソフトウェアが、主要な最新のトレンドを認識して設計および開発されていることを確認する必要があります。これは、対象のソフトウェアが長期間の使用に適しており、できる限り長期的に活用できることを保証するための最善の方法の一つです。シフト管理システムなど、これらのソフトウェアについて最も注意すべきトレンドを以下に紹介します。

• AI技術の活用の拡大：人工知能 (AI) の信頼性が高まっており、普及が進んでいます。AI機能を搭載したシフト管理ソフトはすでに存在しており、このAI技術によって一般的なシフト管理タスクの多くを自動化し、わずかな変更を加えるだけで済むようになります。また、従業員のシフト管理の質を向上させるためにもAIを使用することができます。例えば、AIによって、特定のシフトに最も適した従業員数を検出できる可能性があります。これにより、企業は人員配置を最適化し、繁忙期以外のコストを削減するとともに、繁忙期における人員不足を避けることが可能になります。購入者は、人工知能の利点を検討した上で、そうした利点をもたらす作業シフト管理システムを取得する必要があります。

• 単純なリクエストでのチャットボットの活用：多くのソフトウェアと同様に、シフト管理システムのユーザーもテクニカルサポートを必要とすることがあります。ソフトウェア開発全体の傾向として、特にワークプレイス管理ソリューションでは、ユーザーからの非常に基本的な質問の多くに対応するためにチャットボットが使用されることが増えています。チャットボットにはAIが搭載されており、人間とのコミュニケーションに近い体験がライブチャット機能を通じて提供されます。チャットボットは、ユーザーからの質問を解釈し、可能な限り回答します。チャットボットがリクエストに対応できない場合、リクエストの内容が人間のスタッフに送信され、そのスタッフが担当者となって詳細なサポートを提供します。しかし、チャットボットは24時間365日体制でテクニカルサポートを提供することが可能であり、睡眠も休憩も必要ありません。

• メンタルヘルス支援の柔軟な提供：シフト表を管理する企業にとって重要な検討事項は、堅牢なメンタルヘルスポリシーを作成することです。実際、成人の5人に1人がうつ病を患っているという調査結果もあり、現役の従業員の多くが該当している恐れもあります。さらに、メンタルヘルスの問題とそれに起因する欠勤は、毎年何十億ドルもの損失を企業に与えています。エビデンスに基づいた適切なメンタルヘルスポリシーは、従業員に大きな柔軟性を与えることになり、コストを抑え、長期欠勤を減らすのに役立ちます。これには、勤務に支障をきたしている従業員に対してシフト交換の選択肢を提供することや、通勤が困難な従業員に対してリモートワークの機会を提供することなどが含まれます。質の高いスケジュール管理／人員計画ソフトウェアは、組織におけるこのような柔軟性の向上を促進するように設計されている必要があります。

• リモートワークとハイブリッドワーク：企業は、リモートワークとハイブリッドワークに関連する必要な機能をすべて提供するシフト管理システムに投資する必要があります。新型コロナウイルスの感染拡大は、多くの業界と従業員にとって大きな転換点となり、リモートワークは感染拡大前よりもはるかに一般的になっています。シフト管理システムは、従業員のスケジュールでリモートワーカーとオンサイトワーカーを区別する機能や、リモートワークの権限をローテーションさせるオプションを提供するなどして、この変化に適応し始めています。企業は、自社のスケジュール管理タスクに有益なリモートワーク／ハイブリッドワーク機能を搭載したソフトウェアを特定する必要があります。

出典：

本書で紹介した機能は、シフト管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1.Focus on employee recognition has increased since COVID-19 (新型コロナウイルスの感染拡大以降、高まりを見せる従業員表彰への注力) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年5月3日、火曜日)

2. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド：会社にとってどちらのオプションが適切か)- キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年5月4日、水曜日)

3. {Mental health at work: insights from 4 UK business leaders(https://www.capterra.co.uk/blog/2227/mental-health-at-work-insights-from-4-uk-business-leaders) (職場におけるメンタルヘルス：英国のビジネスリーダー4人による考察) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年5月4日、水曜日)