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シフト管理システム

シフト管理システムは、従業員のスケジュールを整理および管理するのに役立ちます。シフト管理システムでは、複数の従業員の勤務スケジュールが並べて表示されるため、マネージャーは適切なスキル・レベルの従業員にタスクを簡単に割り当てることができます。また、従業員は自分と同僚のスケジュールにリアルタイムでアクセスでき、スケジューリング・インターフェースから直接システムを変更することや最新情報でスケジューリング・プロセスを更新することができます。シフト管理システムは、アポイントメントのスケジューリング・ソフトウェア、スケジューリング・ソフトウェア、および労務管理ソフトウェアに関連付けられています。

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95件の結果

カスタマイズ性が高いシフト管理ソリューションPlanningPMEでかんたんにスタッフ、施設、タスク、顧客、休暇などを計画、調整することができます。 PlanningPMEの製品詳細
PlanningPMEは5000社以上の企業で利用されているシフト管理ソリューションです。テトラパック、キャップジェミニ、シマンテックなどインターナショナルなお客様からも信頼されています。リアルタイムでスケジュールを共有し、タスクをメンバーに割り当てることができます。効率的にプロジェクトや業務を管理することで時間を節約。休暇の予定やその他の不在を管理することもできます。カスタマイズ性が高いので幅広い業種、規模に対応。さらにGoogleカレンダーやExcel、そのほかのツールとの統合も可能です。ぜひ30日間、無料でお試しください。 PlanningPMEの製品詳細

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monday.com Work OSでカスタム・ソリューションを構築すると、従業員の取り組みのスケジュール設定を容易に実施できるようになります。 monday.comの製品詳細
monday.com Work OSでは、タスクを容易に割り当て、進行中のプロジェクトの進捗を一目で追跡することができます。マネージャーはチームのさまざまな作業について、リアルタイムの情報源を得ることが可能です。プラットフォームのタイムライン・ビューを実装すると、チームの作業スケジュールを設定し、締め切りに間に合うよう仕事を進めることができます。また、プラットフォーム上で直接グラフを作成して、チーム・メンバーによる時間の割り当てを視覚化し、洞察を活用してより効果的な優先順位を付けることができます。 monday.comの製品詳細

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オールインワンの従業員スケジューリングソフトウェア。スケジュール作成、従業員への招待状の送信、スタッフ不足の予測が数分で可能に。 Rentmanの製品詳細
オーディオビジュアルおよびイベント業界向けに設計された従業員スケジューリングソフトウェアです。Rentmanでは、1つのプラットフォームからスケジュールをすばやく作成して従業員を招待できるため、時間を節約してスケジューリングプロセスを合理化できます。従業員が自身の空き状況を示すことができるので、誰が空いているのかを常に把握することができます。無料のモバイルアプリを使用すれば、外出先でのスケジュールの管理、更新の予測、招待への応答が可能です。今すぐRentmanを試して、スケジューリングプロセスを効率化しましょう。 Rentmanの製品詳細

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Jiraは、15年以上にわたってアジャイル開発で利用されており、チームに優れたツールとベストプラクティスを提供し、適切な成長基盤をもたらしています。
Jiraは、多くのアジャイル・チームで利用されている主要なソフトウェア開発ツールです。2人から20,000人まで、さまざまな規模のチームが、計画から出荷、そしてリリースに至るワークフローの各ステージをJiraで管理しています。ネイティブ・ロードマップを使用すると、各チームの作業をつなげて全社的に追跡できます。ノー・コードの自動化エンジンで、数回のクリックでタスクやプロセスを自動化できるので、時間を節約して効率を高めることができます。無料プランでは、Jiraの機能を10ユーザーまで無料で無期限に利用できます。 Jiraの製品詳細

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ジョブのスケジューリング、チームの調整、時間の追跡、プロジェクトの追跡を1か所で行うことができます。
QuickBooks Timeは、QuickBooksファミリーの一部なので、QuickBooks Online、Xero、MYOBなどの主要会計ツールと連携します。ジョブのスケジューリング、チームの調整、時間の追跡、プロジェクトの追跡を1か所で行うことができます。 QuickBooks Timeの製品詳細

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この使いやすいオンライン・スケジューリング・ソフトウェアを利用すれば、顧客の予約、キャンセル、リマインダー、決済を自動化することができます。
24時間365日、カレンダーの入力や煩雑な業務を代行するパーソナル・アシスタントを利用できます。Acuityのサポートは顧客の予約が入った瞬間から始まります。ブランド付きのカスタマイズされた予約確認情報の自動送信、リマインダーの送信、顧客によるリスケジュール対応、決済処理は、すべてAcuityに任せることができます。ビジネスが忙しくなっても、日常業務がよりスムーズに進みます。ユーザーの手を煩わせるタスクはありません。 Acuity Schedulingの製品詳細

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チームの可用性を追跡し、均等にタスクを割り当て、過負荷、燃え尽き症候群、納期遅れを防止するための従業員スケジュール管理ソフトウェアです。
Clockifyを使用すると、従業員の勤務時間の追跡、スタッフの勤務スケジュールの作成、全員の勤務状況の確認、タスクの割り当て時の調整、コストと予算全体の管理を簡単に行うことができます。個々の時間記録は、1日の過ごし方や従業員の生産性習慣に関するインサイトなどの貴重なデータに蓄積されます。各週のレポートをエクスポートし、含めるデータをカスタマイズすることができます。 Clockifyの製品詳細

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Calendlyは、優れたスケジューリングツールです。メールのやり取りの煩わしさから解放され、チーム全体と同期することができます。
Calendlyは、会議のスケジューリングを簡単かつ効率的に行うことができるツールです。メールのやり取りの煩わしさから解放され、仕事に集中できます。Calendlyは、直観的なスケジューリングツールとして、世界中で1,000万人以上の人に利用されています。強力なコラボレーション機能、堅牢な管理コントロール、エンタープライズレベルのセキュリティとコンプライアンスなど、チーム向けの拡張機能も備えています。Zoom、Salesforce、Google、Microsoft、Slackなどとの統合もサポートしています。 Calendlyの製品詳細

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労働時間を取り込んで、給与計算の実行、顧客への請求書の作成、生産性の管理を行うことができるシンプルかつ手頃な価格のソリューションです。
eBillityのTime Trackerは、あらゆる規模のビジネス・チームのための時間管理アプリケーションです。労働時間を取り込んで、給与計算の実行、顧客への請求書の作成、生産性の管理を行うことができるシンプルかつ手頃な価格のソリューションです。柔軟な時間追跡オプションとカスタマイズ可能な設定により、あらゆる状況において従業員の労働時間を簡単に管理できます。どのデバイスからでもタイマーを開始したり、出勤時に出勤時刻を記録したり、週次のタイムシートを使用して時間表に予定を追加したりできます。また、チーム内でのスケジュール設定や共有も可能です。 Time Trackerの製品詳細

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従業員のスケジューリングを作成、管理、伝達できます。また、従業員はスケジュールの更新を表示、管理、受信できるようになります。
Paycorは、受賞歴のある人事プラットフォームです。従業員の出勤状況をすばやく簡単に追跡できるので、人件費の監視、管理、意思決定を容易にします。Paycor Schedulingを使用すると、人事担当のリーダーは従業員のスケジューリングを作成、管理、伝達できるようになり、従業員はスケジュールの更新を表示、管理、および受信できるようになります。出勤ルールを簡単に設定でき、モバイルスケジューリング機能や、シフトスワップ・オプションなどにより、必要な時に必要な人員を確保できます。 Paycorの製品詳細

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Procoreは、プロジェクトの計画から終了まで、建設に関わるプロジェクト、リソース、人員、財務を扱う建設管理ソフトウェアです。
Procoreは、プロジェクトの計画から終了まで、建設に関わるプロジェクト、リソース、財務を管理する建設ソフトウェアです。このプラットフォームなら、所有者、ゼネコン、専門工事業者のために特別に開発された業界向けソリューションと、プロジェクトのあらゆる関係者を結ぶことができます。チーム間でのコミュニケーションが実現するため、信頼できる唯一の情報源が確立されて共同業務がやりやすくなります。このように、Procoreなら、チームは業務遂行のために把握しておく必要があるあらゆる情報へ容易にアクセスできるようになります。 Procoreの製品詳細

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Wrikeは、ガントチャート、パフォーマンスレポート、リソース管理、400以上のアプリとの連携機能を備えたリモート作業管理ソフトです。
Wrikeは、全世界で2万社以上、200万人超が利用する作業管理ソフトウェアです。すべてが1か所に集約されたリソース配分、カスタムリクエストフォーム、カンバン、ガントチャート、タイムトラッキング、パフォーマンスレポート、作業負荷把握の各機能によって従業員のスケジューリングを強化できます。また、400以上のアプリを連携して毎日のプロセスの自動化を実現することも可能。ワークフローをカスタマイズでき、メールや会議、ステータスの更新などを不要にするWrikeで、仕事を効率化しましょう。 Wrikeの製品詳細

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ClockSharkは、地方建設、フィールドサービス、請負業者を対象とした、モバイル対応の優れたスケジューリングおよびGPS時間追跡ソフトウェアです。
ClockSharkは、従業員の時間追跡、給与計算の迅速かつ正確な実行、職務経費の把握を簡単に行いたいと考えている建設、フィールドサービス、請負業者を対象とした、モバイル対応の優れたGPS時間追跡およびスケジューリングソフトウェアです。7,000以上の顧客が煩わしい紙のタイムシートをソフトウェアに置き換え、事業経営を簡易化して経理担当の満足度を維持しています。無料トライアルで今すぐ実際に確かめてください。 ClockSharkの製品詳細

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代理店、スタジオ、企業のための優れた従業員スケジューリング・アプリです。Ogilvy、Metalab、Buzzfeedを始めとする数々のブランドから信頼されています。
Floatは2012年以来、BuzzFeed、Havas、Ogilvyを始めとする世界トップレベルのチームの従業員およびリソースのスケジュール管理を支援してきました。チームの作業負荷を明確かつ一元的に把握しながら、タスクの割り当てや管理を簡単に行うことができます。プロジェクトのライブ更新や、病気休暇、有給休暇、祝日を含むリソースの空き状況の追跡を行うことができます。Floatは、ドラッグ・アンド・ドロップ機能、柔軟な検索機能やフィルター機能によって、チームのスケジューリングを簡素化します。まずは30日間の無料トライアルをお試しください。 Floatの製品詳細

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要員計画、分析、実行を行うためのクラウド・ベースの単一ソリューション。
Workday HCMは、要員計画、分析、実行を行うためのクラウド・ベースの単一のソリューションです。このソリューションは、Fortune 500やフォーブス・グローバル2000にリストされる多くの企業で俊敏で効率的なオペレーションを行うために使用され、企業において将来的に発生するあらゆる事態への備えを実現しています。硬直した人事システムやポイント・ソリューションとは異なり、Workdayはスキルベースの人材管理 (HCM) の基盤を提供し、テクノロジー、従来と異なる勤務形態、従業員の期待が変化する際の影響にもユーザーが適切に対応できる継続的な革新が可能になります。 Workday HCMの製品詳細

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7shiftsは飲食店に特化した、堅牢な従業員のスケジューリング、コミュニケーションおよび時間追跡用ツールです。14日間無料でお試しください。
7shiftsなら、直感的なスケジューリング、コミュニケーション、時間追跡、コンプライアンスツールで、飲食店でのスケジュール管理がより効率的にできるようになります。ドラッグ・アンド・ドロップの直観的なスケジュールビルダーにより、空き状況、休暇、時間外労働、コンプライアンスが自動で考慮されるため、管理者は既存のPOSと簡単に統合して確実に労働目標を達成することができます。スタッフ用の無料アプリでは、空き情報リクエストの送信、シフトの交代を行うことができるため、スケジュールの作成が非常に簡単です。 7shiftsの製品詳細

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スケジュール設定、時間の追跡、出席管理、作業員とのコミュニケーションが簡単に行えます。時間が節約できます。説明責任の向上も実現します。14日間の無料トライアルをお試しください。
When I Workなら、スケジュール設定、時間や出席の追跡、時間給従業員とのコミュニケーションを簡単に行えます。iOSとAndroidの無料アプリを使えば、各従業員の手元でスケジュールとタイムレコーダーを利用することが可能です。数回クリックするだけで、休暇や従業員の勤務可能状況の追跡、シフト交代の管理を行えます。給与計算プロバイダーと統合し、プロセスの効率化と人的エラーの回避を実現します。 今すぐ14日間の無料トライアルをご利用ください。 When I Workの製品詳細

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時間、場所、ブラウザに制限されることなく従業員のスケジュールの作成と共有を行うことができます。ドラック・アンド・ドロップでのスケジュール設定は、スプレッドシートと同じように簡単に操作できます。
任意の場所と時間、そして任意のWebブラウザから従業員のスケジュールの作成と共有を行うことができます。ドラッグ・アンド・ドロップでのスケジュール設定、無制限の従業員数、無制限のアクセス、シフトのリマインダー、テキスト・メッセージ送信、およびレポート作成機能を備えています。最初の1か月間は無料で使用できます。クレジットカードは必要ありません。インストールも不要です。従業員を追加する際の契約や隠れたコストもありません。従量課金制で、無制限に従業員のスケジュール設定ができます。 Findmyshiftの製品詳細

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使いやすいスケジュールビルダーです。チームは常に最新のスケジュールを把握することができます。誰が勤務可能か把握することが可能です。休暇に関するポリシー設定ができます。
Homebaseは、時間給で働くチームの管理や支払いに必要なあらゆる機能を備え、100,000社以上の中小 (しかし強力な) 企業の業務を容易にしています。 従業員のスケジューリング、タイムレコーダー、給与計算、チーム間コミュニケーション、採用、オンボーディング、コンプライアンスなどの機能が備わっています。 このツールは単なる「人的資本管理」ではありません。非常に多忙なビジネスのためのツールなので、経営者や従業員は事務作業にかける時間を減らし、より多くの時間を重要な業務に割くことができます。 詳細については公式サイトをご覧ください。 Homebaseの製品詳細

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あらゆる規模の企業向けの、使いやすいスケジューリングおよび時間追跡ソリューションです。まずは無料トライアルをご利用ください。
Buddy Punchは、使いやすい、クラウドベースのスケジューリングソフトウェアおよび時間追跡ソリューションです。直感的なドラッグ・アンド・ドロップのインタフェース操作で、スケジューリングを作成、共有できます。従業員は無料のiOSおよびAndroidアプリを使用してスケジューリングされた時間を確認し、打刻できます。また、PTOの追跡、給与計算プロバイダーとの統合、残業アラートの機能も備えています。まずは無料トライアルをご利用ください。 Buddy Punchの製品詳細

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従業員の追跡や手作業でスケジュールを書き留める日々にうんざりしていませんか? Bookerの従業員向けスケジュール設定のソフトウェアで、クライアント、スタッフ、そして事業主自身が楽になります。オンライン予約、スタッフのスケジュール設定、CRM、POS、マーケティング、リテンション・ツールをひとつのプラットフォームで管理することがきます。クラウド・ベースのBookerのソフトウェア・ソリューションで、いつでもどこでもビジネスにアクセスできます。無料デモでBookerの動作をご覧ください。 Bookerの製品詳細

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クラウド・ベースのHCMプラットフォームにより、従業員数500~50,000人の組織で給与、時間と出勤、ならびに人事を統合します。
Dayforceは、従業員エクスペリエンスを変革するグローバルなHCMプラットフォームです。従業員のライフサイクル全体のデータを統合することにより、あらゆるレベルでより良い意思決定をすることができます。Dayforceは、人事、給与、労働力管理、人材管理を一つのアプリケーションに統合した包括的なクラウド・プラットフォームです。このスケーラブルなプラットフォームは、単一の柔軟なルールエンジンと、リアルタイムの更新および計算機能を組み合わせ、複雑な規制要件への対応を支援します。 Dayforce HCMの製品詳細

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UKG/Kronos Workforce Readyは、さまざまな人材管理ツールを備えた、単一の統合クラウドプラットフォームです。採用前から退職までの従業員ライフサイクル全体を管理することができます。単一の直感的なインタフェースから、人事、採用、オンボーディング、時間追跡、給与計算などのソリューションに簡単にアクセスできます。自動化された、拡張性の高いツールにより、共通のレポート、ダッシュボード、堅牢なワークフローで、一元化された情報を提供できます。セルフサービスとモバイルアプリを備えているので、いつでも簡単にアクセスできます。 UKG Readyの製品詳細

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Bitrix24は、大企業と中小企業向けオンラインワークスペースです。CRMを含め、タスク、カンバン、ガントチャート、メ­ッセンジャー、ビデオ通話、ファイルのストレージ、業務フローの自動化など35種類以上のツールを備えています。 Bitrix24へ切り替えると、色々なSaasソリューションを使用する必要がなくなります。Bitrix24は単一のパッケ­ージに必要なツールを搭載しており、すべて低価です。 Bitrix24は、全世界で1000万件を超える導入実績があり、最も人気の高いビジネスソフトウェアの一つです。 Bitrix24の製品詳細

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mHelpDeskはフィールドサービス・ビジネスのための非常に簡単かつ強力なソフトウェアソリューションで、顧客とのファーストコンタクトから支払いの受領まで、あらゆることを自動化することができます。パフォーマンス、信頼性、機能性において非常に優れたモバイルとオンラインツールを顧客に提供しています。優れたツールを単一の非常に使いやすく手頃な価格のパッケージに詰め込んだので、多額の先行投資費用は不要です。さらに、製品エキスパートが迅速な起動と実行をサポートします。 mHelpDeskの製品詳細

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シフト管理システムのお役立ちガイド

シフト管理システムを使用すると、勤務シフトを管理すると同時に、従業員に自身のシフトやチーム全体のスケジュールに関する重要な情報へのアクセスを提供できます。企業や従業員はタスクの割り当てや勤務表の作成から、従業員の稼働状況などの人員に関する問題の管理にいたるまで、あらゆる面でこのソフトウェアを活用できます。

また従業員がいつ稼働する必要があり、だれと一緒に作業をし、どの作業をする必要があるのかの概要を示すスケジュールを作成できます。このようなシフト管理タスクを行う一方で、休暇や病欠のため稼働できない従業員などの関連情報にすばやく簡単にアクセスすることもできます。その結果、明確なシフト管理が可能となり、計画した作業分担を後日変更する必要性も低くなります。主に中小企業で使用されていますが、勤務表管理や要員計画を行う必要がある組織であれば、どの組織でも使用することができます。このタイプのソフトウェアは、「シフト管理ソフト」、「勤務表作成ソフト」など、さまざまな名前で呼ばれます。

シフト管理システムは、通常スタンドアロンのソリューションとして提供されますが、幅広い人員管理パッケージの一部に組み込まれる場合もあります。これらのソフトウェアは、勤怠管理システムタイムレコーダーソフト人事管理システムなどのソフトウェアと同じカテゴリに分類されます。これらのアプリケーションを連携させることで、より包括的なワークフォース管理戦略を構築することができます。

特定の業界を対象としているシフト管理システムもありますが、汎用性が高く幅広い企業や組織が利用できるようにしているシフト管理システムもあります。そのため、搭載されている機能がソフトウェアごとに異なる場合があります。シフト管理システムのほぼすべてに搭載されるコア機能もいくつかあります。大半のソリューションに共通する機能もあります。一般的に、シフト管理システムでは、以下のタスクを実行できます。

  • 勤務表など、従業員のスケジューリングに関連する情報の作成、管理、アクセス
  • 従業員や人員に関する重要な情報が保存されるデータベースの管理
  • タイムレコーダーによる従業員の出退勤時刻の把握
  • シフト交換の円滑化と、従業員の休日/年次休暇申請の管理

シフト管理システムとは?

シフト管理システムは、「シフト管理ソフト」や「スタッフスケジューリングソフト」と呼ばれる場合もありますが、作業スケジュールの管理を支援するソフトウェアのカテゴリです。ユーザーは、従業員へのシフト割り当て、休日・休暇の管理、出退勤の管理など、さまざまなタスクを実行できます。これらのソフトウェアを使用することによって、タスクの割り当てが容易になる場合もあります。

このソフトウェアによって、従業員データベースの管理、ならびに作業スケジュールに関連する情報への迅速かつ容易なアクセスが可能になります。さらに、作業スケジュールを作成して更新し、休暇の申請や従業員の労働時間数などの関連情報にアクセスできます。最終的には、ワークフォース管理の効果と作業スケジュールの公平性が向上し、作業タスクの割り当てが効率化され、柔軟性が高まります。

中小企業は一般的にシフト管理システムを使用していますが、これらのソフトウェアは、勤務表や一般的なシフトスケジュールを管理する必要がある大規模な企業や組織でも使用できます。上記に加えて、シフト管理システムの多くには、従業員向けのコンポーネントが組み込まれており、各自がシフトを確認したり、交代したりすることができます。

シフト管理システムの利点とは?

シフト管理システムの利点は、効果的に労働力を編成できることです。また、明確なシフトスケジュールを作成するために必要なすべての重要な情報にもアクセスできます。同時に、このカテゴリのソフトウェアは柔軟性と透明性を向上させることによって、従業員にも利益をもたらします。シフト管理システムによってもたらされる具体的な利点のいくつかについて、以下に詳しく説明します。

  • シフト管理の効率化:従業員/チームのシフト管理システムを利用する主な利点の一つが、作業スケジュールを作成する際の効率を向上させる機能です。シフト管理の責任者は、すべての従業員、契約している勤務時間、欠勤、全体の稼働状況などを考慮する必要があるため、シフト表を手動で作成するのには時間がかかることがあります。そこで、シフト管理システムを利用すれば、稼働状況に関するデータに簡単にアクセスでき、基本的なスケジューリングテンプレートの使用や再利用が可能になるため、プロセス全体が大幅に高速化します。多くのソリューションが自動化のための機能を提供しており、基本的な勤務表を作成し、情報が追加された場合には修正することができます。

  • 従業員の柔軟性の向上:シフト管理システムがもたらす重要な利点の一つが、従業員が自身のシフトをより柔軟に設定できることです。優れたソリューションの多くは、企業や組織がシフトを作成するためのツールとしてだけでなく、従業員向けのセルフサービスツールとして機能します。そうしたオプションの中で最も重要なのは、従業員がシフトを交代できる機能です。従業員はこの機能を利用することで、出勤できないシフトを削除したり、収入を増やしたい場合にはシフトを追加したりすることができます。小売店をはじめ多くの組織では、このような柔軟性があることによって、従業員の士気が高く維持されます。また、シフト交換の機能を利用すれば、空いたシフトに入れる従業員をそれまで手動で見つけなければならなかった管理者の作業負荷が軽減されます。

  • より強固なスケジュール作成:シフト表の作成は、さまざまな要素を考慮する必要があるため、複雑になる場合もあります。しかし、シフト管理システムは、シフト表作成を効率化するだけでなく、作成したスケジュールをより明確にできる場合もあります。シフトの作成者には、必要な情報がすべて表示されるので、実行可能なシフトの作成がはるかに容易になります。修正が必要となるのは、従業員がシフトの交換を希望する場合だけです。病気休暇、休日、雇用契約などの問題を意思決定に反映させることができるため、すべての従業員は契約している最小限の時間を確実に働くことができ、追加シフトは公正に割り当てられるようになります。

  • 従業員の功績の評価:シフト管理システムのもう一つの大きな特長は、従業員の功績を把握するためのさまざまな方法があることです。シフト管理システムのタイムレコーダー機能により、どの従業員が残業をしたのか、どのスタッフがその週/月/年に最も長時間働いたのかなどの概要情報に簡単にアクセスできます。このほか、管理者やビジネスリーダーは、従業員が欠勤したときやシフト交換を申請したときに、どの従業員が最も頻繁にシフトのカバーに応じているかを確認することもできます。この機能があれば、評価すべきチームプレーヤーや優秀な従業員を簡単に選出することができます。従業員の功績を評価することは非常に重要です。というのも、キャプテラの調査によると、英国の従業員の81%がモチベーションを高める要因だと考えている一方で、53%が現在の仕事において十分な評価を得られていないと感じているからです。

  • 雇用法の遵守:シフト管理システムの利用は、日本における雇用法を完全に遵守していることを確認するのにも役立ちます。このソフトウェアを使用すれば、各従業員の労働時間や契約状況などの情報をリアルタイムで確認できます。さらに、残業代や賞与の支払いもこのソフトウェアで計算できます。この機能を使用すれば、従業員が高い頻度で稼働している状況や、従業員が契約以上にした仕事に対して十分な報酬が得られていないといった状況を未然に防ぐことができます。スケジュール管理ソフトでは、雇用主が2つのシフトの間に十分な時間を設けているかどうかを確認することができます。この機能は、遅番/早番があるホテルやサービス業などの一部の業界では特に重要です。

シフト管理システムの機能とは?

シフト管理システムに搭載されている機能の目的は、シフト表の作成、勤務表の管理、および従業員の休日・休暇申請の把握に関連するさまざまなタスクを支援することです。提供される機能とその実装方法には、かなりのバリエーションがあります。多くの購入者がこのカテゴリのソフトウェアに求めるコア機能を、以下に説明します。

  • 従業員データベース:スケジューリングに関連するすべての情報がオンデマンドで簡単にアクセスできるよう、全従業員のデータベースを構築・管理します。データベース内のエントリごとに名前、連絡先、会社内での各従業員の役割、給与レートなどの詳細情報を追加または修正できます。この情報は、シフト管理システムまたはソフトウェアに内蔵されたスケジュール管理エンジンで使用され、各役割に適切な従業員が割り当てられるように、合理的な作業スケジュールを作成できます。年齢や性別などのデモグラフィック情報が含まれることもあり、その場合には最適なスタッフで構成される包括的スケジュールの作成が可能になります。例えば、男性の人数が女性の人数を上回る状況や、シフトにスケジュールされた従業員が全員若手であったり経験が浅かったりする状況を回避できます。

  • 従業員のスケジューリング:すべてのメンバーが自分のシフトを把握しておけるように、従業員スケジュールを作成します。多くのソフトウェアでは、手動と自動のどちらにおいてもシフト表の作成が容易になります。また、手動で従業員にシフトを割り当てるか、自動化ツールを利用し、データベース内の情報に基づいて論理的な作業スケジュールを作成するかを選択できます。一部のソフトウェアには自動的にスケジュールを管理する機能が搭載されており、自動スケジュールの品質を継続的に向上のために人工知能と機械学習が利用されます。当然ながら、一度作成したスケジュールは、いつでも変更が可能であるため、欠勤やその他の予期せぬ事態に対処することができます。また、多くのソフトウェアでは、従業員が自分のデバイスを使用してスケジュールにアクセスできるます。スケジュールは通常、カレンダー機能を使用して表示されるため、ユーザーは過去、現在、今後のシフトを確認できます。

  • オンラインタイムレコーダー:オンラインタイムレコーダーで従業員の出退勤時間を記録します。ユーザーはこの機能を使用して、職場に到着した時刻またはシフトを開始する時に出勤時間を記録し、退社する時やシフトを終了する時に退勤時間を記録します。優れたソフトウェアでは、誰がどの時間に出勤しているかをリアルタイムに可視化されるため、人数の把握が必要な緊急時に特に重要な役割を果たします。また、従業員がすばやく出勤・退勤を打刻できるようにすることで、より正確な給与計算が可能になります。さらに、多くの企業で重要視されつつあるリモートワーク時の出退勤の打刻も、オンライン化することで可能になります。

  • 休暇/休日の追跡:従業員の休日や休暇の申請に関連するすべての情報を管理します。承認された休暇はソフトウェアで確認できるため、組織のリーダーはこれらの情報に基づいて正確なスケジュールを立てることができます。多くのソリューションでは、従業員が休暇申請を送信し、マネージャーや上級管理者はその申請を承認または拒否することができます。もう一つの重要な機能は、各従業員が1年間または特定の期間にわたって取得した休日数を追跡する機能です。これにより、従業員が契約上および法律上取得する権利のある日数を超えて休暇を申請した場合には、自動的に申請を拒否することが可能になります。自動化機能が充実したソフトウェアでは、組織のニーズやデータベースの情報に基づいて、休日・休暇の自動承認を有効または無効にするオプションが用意されている場合もあります。

  • シフトの交換:シフト交代を要求する機能を従業員に提供します。この機能を使用するユーザーは、勤務できないシフトを外したり、仕事を増やしたい場合にシフトを追加したりできます。シフトの交換は、セルフサービスで完了させることができ、一部のソフトウェアでは、組織が個々のシフト交換リクエストを承認または拒否できるオプションが提供されます。最終的には、この機能によって、より柔軟なシフト管理が可能になり、欠勤が原因で人員が不足する状況を回避することができます。

  • モバイルアクセス:ユーザーがスマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスから、従業員の作業スケジュールやその他の関連情報にアクセスできるようにします。シフト管理システムでも、モバイルアクセシビリティの重要性が高まっています。特に、フィールドエージェントやリモートワーカーを抱える企業では、情報にアクセスするためにモバイルデバイスを利用せざるを得ないため、特に重要な機能となります。インターネットに接続可能なさまざまなデバイスから簡単にアクセスできるクラウドベースのソフトウェアもありますが、多くのコア機能を提供する専用のモバイルアプリを別途提供しているソフトウェアもあります。ソフトウェアが提供される方法に関わらず、モバイルアクセシビリティに配慮した優れたソフトウェアであれば、コンテンツはモバイル画面向けに最適化されています。

キャプテラのソフトウェアディレクトリを使用すると、特定のニーズに最適なシフト管理/勤務表作成ソツールを簡単に見つけることができます。提供されている検索ツールを使って、このカテゴリのソフトウェアを探索し、搭載されている機能別に選別することができます。これにより、組織や購入者は、必要な機能を備えたソフトウェアを絞り込んで選定を行うことができ、適切ではない製品を除外することで、ソフトウェアの検索プロセス全体を効率化できます。

シフト管理システムの購入時に考慮すべき点は?

シフト管理システムを購入する際、あるいは市販されている多様なオプションを検討する際には、さまざまな事項を検討しなければなりません。結局のところ、単に全体的に優れたソフトウェアを探すことではなく、購入者のニーズに最も適したソフトウェアを特定することを優先させることが重要です。これに対する効果的なアプローチは、いくつかの重要な質問を投げかけ、購入プロセスの指針となるような答えを導き出すことです。ユーザーが尋ねるべき質問には、次のようなものがあります。

シフト管理システムのコストは?

いかなる購入決定過程においても、ソフトウェアの価格は重要な検討要素ですが、長期にわたって使用されるシフト管理システムについては、所有サイクル全体における総使用コストを考える必要があります。つまり、購入時の費用だけでなく、インストールやデータストレージ、セキュリティ対策などの初期費用も含めて考える必要があります。クラウドベースのソフトウェアの場合、サブスクリプション料金が発生する可能性があるため、サブスクリプション契約の全期間にわたってコストを考慮する必要があります。さらに、ソフトウェアのアップデートや新バージョンの取得、テクニカルサポートの利用、ソフトウェアを効果的に活用するための従業員のトレーニングやマネージャーのオンボーディングなどの「隠れた」コストについても、慎重な検討が必要です。

シフト管理システムの最適な導入方法は?

購入者は、どのような方法でソフトウェアを導入するかについても検討する必要があります。多くのユーザーが慣れ親しんでいるのは、購入者がソフトウェアライセンスを取得し、自社システムにソフトウェアをインストールする責任を負う、オンプレミスへの導入です。この導入方法は初期費用が高く、柔軟性に欠けますが、管理が容易であり、もう一つの有力な方法であるクラウドベースのソフトウェアと比較して長期的なコストを抑えることができます。具体的には、クラウドテクノロジーを使用してSaaSモデルで提供されるソフトウェアのことです。この方法では、サードパーティのサービスプロバイダーは、ソフトウェアのリモートからのインストールや技術的な問題 (セキュリティやデータストレージなど) への対応を担う代わりに、サブスクリプション費用を請求します。

クラウドベースのソフトウェアは初期費用は低いものの、継続的な料金が発生するため、長期的なコストはオンプレミスに導入するよりもはるかに高くなる可能性があります。クラウドベースのソフトウェアの主な利点は、オンプレミスよりも幅広いデバイスを使用してアクセスできる柔軟性であり、これは特にリモートワーカーやハイブリッドワーカー、フィールドエージェントを擁する組織にとって有益です。オンプレミスかクラウドベースかという議論について最終的な決断を下すためには、柔軟性、初期費用、ソフトウェアの所有コストや管理のしやすさといった観点から、何を優先するかを考える必要があります。

どのようなレポート機能と分析機能が利用可能か。

多くのシフト管理システムには、レポート作成や分析など、その他の機能も搭載されています。最も優れたソリューションには、シフト時間や従業員の作業負荷に関する重要な情報を表示するダッシュボードが含まれている場合があります。この情報は、特定のシフトに何人のスタッフが必要なのか、それぞれの役割に何人を雇用する必要があるのかを判断するために使用できる可能性があります。

シフト管理システムに関する注目トレンドは?

どの製品を購入するかを決定する前に、シフト管理システムに関する重要なトレンドも慎重に考慮する必要があります。購入者は、取得するソフトウェアが、主要な最新のトレンドを認識して設計および開発されていることを確認する必要があります。これは、対象のソフトウェアが長期間の使用に適しており、できる限り長期的に活用できることを保証するための最善の方法の一つです。シフト管理システムなど、これらのソフトウェアについて最も注意すべきトレンドを以下に紹介します。

  • AI技術の活用の拡大:人工知能 (AI) の信頼性が高まっており、普及が進んでいます。AI機能を搭載したシフト管理ソフトはすでに存在しており、このAI技術によって一般的なシフト管理タスクの多くを自動化し、わずかな変更を加えるだけで済むようになります。また、従業員のシフト管理の質を向上させるためにもAIを使用することができます。例えば、AIによって、特定のシフトに最も適した従業員数を検出できる可能性があります。これにより、企業は人員配置を最適化し、繁忙期以外のコストを削減するとともに、繁忙期における人員不足を避けることが可能になります。購入者は、人工知能の利点を検討した上で、そうした利点をもたらす作業シフト管理システムを取得する必要があります。

  • 単純なリクエストでのチャットボットの活用:多くのソフトウェアと同様に、シフト管理システムのユーザーもテクニカルサポートを必要とすることがあります。ソフトウェア開発全体の傾向として、特にワークプレイス管理ソリューションでは、ユーザーからの非常に基本的な質問の多くに対応するためにチャットボットが使用されることが増えています。チャットボットにはAIが搭載されており、人間とのコミュニケーションに近い体験がライブチャット機能を通じて提供されます。チャットボットは、ユーザーからの質問を解釈し、可能な限り回答します。チャットボットがリクエストに対応できない場合、リクエストの内容が人間のスタッフに送信され、そのスタッフが担当者となって詳細なサポートを提供します。しかし、チャットボットは24時間365日体制でテクニカルサポートを提供することが可能であり、睡眠も休憩も必要ありません。

  • メンタルヘルス支援の柔軟な提供:シフト表を管理する企業にとって重要な検討事項は、堅牢なメンタルヘルスポリシーを作成することです。実際、成人の5人に1人がうつ病を患っているという調査結果もあり、現役の従業員の多くが該当している恐れもあります。さらに、メンタルヘルスの問題とそれに起因する欠勤は、毎年何十億ドルもの損失を企業に与えています。エビデンスに基づいた適切なメンタルヘルスポリシーは、従業員に大きな柔軟性を与えることになり、コストを抑え、長期欠勤を減らすのに役立ちます。これには、勤務に支障をきたしている従業員に対してシフト交換の選択肢を提供することや、通勤が困難な従業員に対してリモートワークの機会を提供することなどが含まれます。質の高いスケジュール管理/人員計画ソフトウェアは、組織におけるこのような柔軟性の向上を促進するように設計されている必要があります。

  • リモートワークとハイブリッドワーク:企業は、リモートワークとハイブリッドワークに関連する必要な機能をすべて提供するシフト管理システムに投資する必要があります。新型コロナウイルスの感染拡大は、多くの業界と従業員にとって大きな転換点となり、リモートワークは感染拡大前よりもはるかに一般的になっています。シフト管理システムは、従業員のスケジュールでリモートワーカーとオンサイトワーカーを区別する機能や、リモートワークの権限をローテーションさせるオプションを提供するなどして、この変化に適応し始めています。企業は、自社のスケジュール管理タスクに有益なリモートワーク/ハイブリッドワーク機能を搭載したソフトウェアを特定する必要があります。

出典:

本書で紹介した機能は、シフト管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1.Focus on employee recognition has increased since COVID-19 (新型コロナウイルスの感染拡大以降、高まりを見せる従業員表彰への注力) - キャプテラUKブログ (アクセス日:2022年5月3日、火曜日)

  1. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド:会社にとってどちらのオプションが適切か)- キャプテラUKブログ (アクセス日:2022年5月4日、水曜日)

  2. {Mental health at work: insights from 4 UK business leaders(https://www.capterra.co.uk/blog/2227/mental-health-at-work-insights-from-4-uk-business-leaders) (職場におけるメンタルヘルス:英国のビジネスリーダー4人による考察) - キャプテラUKブログ (アクセス日:2022年5月4日、水曜日)