オンライン研修ツールは、企業、企業研修プロバイダー、教育機関などによるトレーニングや学習プログラムの管理・運営を支援します。オンライン研修ツールは、eラーニングソフトウェアまたはCBT (コンピュータベースのトレーニング) ソフトとも呼ばれ、研修コースの設計、受講者や学習者へのコース教材の提供、学習者の進捗確認などに使用されます。多くの場合、オンライン研修ツールは組織の目的や目標に合わせてカスタマイズできます。

企業では、従業員の研修に関するタスクやプロセスを管理する目的で、従業員オンライン研修ツールが利用される場合があります。このソフトウェアを使用することで、新入社員のトレーニングとオンボーディングを実行し、既存の従業員による新たなスキルの習得や知識の獲得を支援できます。また、教育機関では、オンライン研修ツールを使用して授業や補習を提供できます。インターネットに接続する環境があれば、オンライン研修ツールを利用できるため、リモート学習やブレンド型学習が容易になります。これらのソフトウェアは、個人、少人数グループ、またはクラス／チーム全体を対象にした授業や研修に使用できます。

オンライン研修ツールの多くは、同時学習や非同期学習に必要なツールを搭載しており、オンボーディングシステムとして利用できる一方で、コースオーサリングソフトやeラーニング作成ソフトと類似するあるいは重複する機能も搭載しています。包括的な機能を搭載するオンライン研修ツール、学習管理システム (LMS) としても利用できますが、サードパーティのLMSと統合できるツールも存在します。

搭載されている機能はソフトウェアによって異なり、機能面でも大きな違いがある場合があります。例えば、ビジネストレーニングツールは、主に学校、単科大学、大学、およびその他の教育機関を対象としているオンライン研修ツールとは異なります。しかし、ほぼすべてのオンライン研修ツールには、多くのトレーニングソフトウェアに共通して見られる機能に加えて、このカテゴリのソフトウェアならではの機能が搭載されています。通常は、以下のタスクを実行できます。

• コーススケジュール、コース登録、資料配布、およびその他の業務の管理
• 研修プログラムの作成と修正、特定の学習者へのコースの割り当て、および学習者の進捗状況の確認
• 学習者または研修参加者への、セルフサービスのオプションを含むポータルサイトへのアクセスの提供
• 同時学習または非同期学習、およびモバイル学習やブレンド型学習の提供

オンライン研修ツールとは？

オンライン研修ツールはeラーニングソフトとも呼ばれ、研修コースなどの学習プログラムの管理や配信を行うためのソフトウェアです。一般的には、企業などの組織が社員研修を管理するための、企業のオンライン研修ツールとして提供されます。それ以外にも、教育機関、慈善団体など、研修管理と研修影響のニーズを持つ組織でも使用することができます。

このソフトウェアには、主な機能と用途がいくつかあります。例えば、コース登録や教材・資料の配布など、研修プログラムに関わるすべての作業を管理できます。さらに、研修コンテンツを配信するだけでなく、さまざまなセルフサービスや進捗管理機能を通じて、受講者や学習者の学習管理をサポートできます。

オンライン研修ツールは、オンラインコースやリモート学習、ブレンド型学習の促進に役立ちます。また、研修プロバイダーはこのソフトウェアを使用して、同時学習または非同期学習でオンラインコンテンツを提供できます。同時学習では、参加者が同時にバーチャルクラスルームに出席して集団で学習し、非同期学習では、参加者が異なる時間帯にさまざまな異なる場所から学習します。また、オンライン研修ツールは、対面式研修の管理にも使用できる点も重要です。

オンライン研修ツールの利点とは？

オンライン研修ツールにはさまざまな利点があり、研修プロバイダーと受講者や学習者を支援することに重点が置かれています。そうした利点の多くは、研修教材を一つのパッケージにまとめることによってもたらされ、通常は、リモート学習のためのオンライン研修教材へのアクセスがこれらのツールでは特に重視されています。当然ながら、研修の品質が高まるだけでなく、ひいては業績の改善や学業成績の向上など、さまざまな効果が期待できます。このソフトウェアがもたらす以下のような利点についても、時間をかけて調べてみると良いでしょう。

• 研修データの一元化：第一に、オフライン／オンライン研修ソリューションは関連データを一元化することによって、研修活動・プログラムの運営を支援します。一つの研修プログラムを運営するだけでも、コース教材から受講者の情報、パフォーマンスや進捗に関するデータに至るまで、多くの情報を取得し、保存する必要があります。それらのデータの量は、提供する研修コースやプログラムが複数になれば大幅に増加します。高品質の研修用ソフトウェアを導入することで、これらのデータをすべて一箇所に集約し、論理的な方法で整理できるようになります。これにより、膨大な量のデータをすばやく簡単に整理できるようになります。特定の情報を見つける必要がある場合は特に有用です。

• 研修の柔軟性の向上：オンライン研修ツールを使用することで、研修プログラムの柔軟性が高まります。研修プロバイダーにとっては、授業の提供時期、提供先、配布方法などの柔軟性が高まり、いつでもプログラムを変更できます。学習者にとっても、対面式やリモートの研修への参加、モバイル学習やブレンド型学習の活用など、柔軟な対応が可能になります。このように柔軟性があれば、研修プログラムの参加者数を最大限に増やすことができるとともに、研修プロバイダーは、特定のチーム、クラス、個人、状況、事情に合わせてプログラムを調整できます。

• 成果に関する知見：オンライン研修ツールが企業や教育機関にもたらすもう一つの利点は、成果に関する知見の提供です。優れたソフトウェアにはレポートおよび分析ツールが組み込まれており、コースへの参加者数、コース修了者数、平均達成度などを確認できます。成果に関する知見は、研修プログラムの質を最適化する上で不可欠です。なぜなら、傾向を把握し、問題に対処し、成功したプログラムから教訓を得ることができるからです。

• 地理的な制約の解消：企業や教育上のニーズに合わせてオンライン研修ツールを使用することで、これまでの地理的な制約を解消できます。例えば、近年では仮想オンボーディングという概念が浸透し、リモートで社員を迎え入れ、職場に馴染めるようにする企業が増えています。企業は住んでいる場所や物理的な職場へのアクセスに関係なく、職務に最適な人材をより自由に採用できるようになったのです。海外の学生に授業を提供する教育機関や、従業員に高度な研修セミナーを提供する企業についても同様で、その時の物理的な場所や職場への近さは関係なくなります。

オンライン研修ツールの機能とは？

オンライン研修ツールの機能は製品ごとに異なります。企業を対象にしたもの、教育機関を対象にしたもの、幅広い組織や機関で同じように活用できるものなどさまざまです。しかし、購入者がこのカテゴリのソフトウェアに求める一般的で重要な機能がいくつかあります。特に重要なこれらの機能を以下に紹介します。

• 研修の管理：研修のプログラムと活動の管理に関連するすべてのタスクを管理できます。研修スケジュールの作成、学習者への研修実施時期の通知などを行うことができ、学習リソースの統合・管理・配布、および特定の講師のクラスや個人への割り当ても可能です。優れたオンライン研修ツールでは、研修内容を作成して、研修プログラムが適切に機能することや最適化されていることを確認できます。

• コースの管理：研修コースの作成から、修正、コースの登録まで、コース管理のあらゆる作業に対応できます。組織は、研修活動を個人、部門、チーム、受講者に割り当てることができ、コースの進捗状況を継続的に追跡できます。研修費用の支払いもソフトウェアで処理できます。また、コースを修了した人には、達成度を証明する認定証を授与できます。

• 同時学習：学習者は、同時に学習アクティビティやコンテンツにアクセスできます。同時学習では、物理的に同じ場所にいなくても、複数の学習者が同時に学習活動に参加します。例えば、ビデオ会議やバーチャルクラスルームは同時学習に該当します。オンライン研修ツールは、コミュニケーションとコラボレーションに必要なツールと、学習リソースの配布および共有のための機能を提供することによって、同時学習を促進します。生徒の学習意欲を高めることが重要な課題であり、教師がコース参加者と継続的に連絡を取り合う必要がある教育機関にとって、同時学習は特に有益な方法です。

• 非同期学習：学習者は、非同期学習および自主学習の恩恵を受けることができます。同時学習とは対照的に、非同期学習では、複数の学習者が別々の時間に学習することができます。例えば、各人が都合の良い時間に事前録画された講義やセミナーにオンラインでアクセスして、ノートを取りながら学習できます。優れたオンライン研修ツールではどちらの学習形態にも対応しており、柔軟性が極めて高く、あらゆる学習スタイルを支援します。非同期学習は、国際的な企業や、さまざまな国に学生がいる教育機関にとって特に重要です。なぜなら、非同期学習を導入することで、異なるタイムゾーンにいる学習者に関連する数多くの問題を避けることができるためです。

• モバイル学習：スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを利用して、企業のオンライン研修ツールやコース教材にアクセスすることができます。モバイルアクセスを提供することで、研修プログラムの柔軟性が高まります。また、地理的な障壁やハードウェアの問題が取り除かれるので、多くの人が研修コンテンツにアクセスできるようになります。優れたソフトウェアは、モバイルアクセシビリティを提供するだけでなく、ユーザーインタフェースやコンテンツの表示を最適化するので、小さなモバイルデバイスでも分かりやすく表示されます。また、モバイル学習では、サイズの小さい理解しやすい研修コンテンツを作成できるため、学習者は自宅や移動中であっても、簡単に利用できます。

• ソーシャルラーニング：受講者はソーシャルラーニングを体験できます。ソーシャルラーニングとは、他者を観察することによる学習、人材の交流による学習、模倣や行動モデリングによる学習を重視する概念です。オンライン研修ツールでは、ソーシャルラーニングを実現できます。さらに、動画コンテンツにアクセスできるようにし、ビデオ会議を利用すれば、コースの参加者が物理的に同じ場所にいなくても、リアルタイムで対話できるようになります。また、優れたソフトウェアではコミュニケーションのための機能が追加されているので、学習者が互いに連絡を取り合い、助け合うことができます。

• 学習パスと追跡：特定の研修プログラムやコースをどの順序で完了させるのが望ましいかを設定することができます。対象とする受講者の共通点がある場合、いくつかの研修活動を大まかにグループ化できます。また、これらのコースの中には相互に関連するものもあります。当然のことながら、高度な研修プログラムに参加する前に入門コースを修了しておくべきです。しかし、受講者が別の分野も学習できたり、これまでとは異なるキャリアを選択できたりする場合、学習パスは一層複雑になる可能性があります。研修ソフトではこの点を考慮し、企業や教育機関が学習パスを設定し、その情報をいつでも参照できるようになります。この機能は、さまざまな学習パスがあることを受講者や学習者にアドバイスするときに特に役立ちます。

• レポート作成と分析：研修プログラムに関するレポートや分析情報にアクセスできます。レポート機能を使用すると、学習者がコースでどのような成果を上げているかを把握できます。また、分析ツールを使用すれば、簡単に重要なトレンドを把握して、データを深く理解できるようになります。レポートと分析機能を利用すれば、自社の研修プログラムから学び、エビデンスに基づいてインテリジェントに調整して、最適な成果を得ることができます。優れたソフトウェアでは、レポートダッシュボードを通じて、レポートを素早く簡単に見つけることができます。この特長は、組織が研修コースの問題を迅速に特定するのに役立ちます。

オンライン研修ツールを購入するときには、キャプテラのソフトウェアディレクトリに記載されている機能リストを使用して、入手可能なソフトウェアを絞り込むことができます。必要な機能を搭載しているソフトウェアのみを表示し、自社には適さないソフトウェアを除外することで、効率的にソフトウェアを選定できます。

オンライン研修ツールの購入時に考慮すべき点は？

オンライン研修ツールや能力開発ソフトを購入するときには、ソフトウェアに含まれる機能やその機能がもたらす利点以外にも、さまざまな要素を考慮しなければなりません。企業や教育機関は、固有のニーズに対応する最適なソフトウェアを見つける必要があり、そのためには市販のさまざまなソフトウェアを包括的に評価し理解する必要があります。これを効果的に行う方法は、次のようなポイントとなる質問を考え、それに対する詳細な答えを探してみることです。

• オンライン研修ツールのコストは？

コストは慎重に検討しなければなりませんが、ソフトウェアの最初の購入価格を比較するだけでは十分ではありません。市販されているさまざまなソフトウェアの「総所有コスト」を比較する必要があります。総所有コストには、ソフトウェアの取得、セットアップ、および利用に伴う主なコストすべてが含まれます。購入者がすぐには気付かないコストには、データストレージ関連のコストや、研修活動で使用するソフトウェアの使用方法をビジネスリーダーに教えるためのコストなどがあります。当然ですが、コストと価値を総合的に検討する必要があります。例えば、優れたオンライン研修ツールは、一般的なツールよりも高額になる可能性がありますが、ハイエンドソリューションを必要としている組織にとっては、この追加投資は価値あるものになるでしょう。

• オンライン研修ツールの最適な導入オプションは？

ソフトウェアをどのように導入するかは、最新のソフトウェアを購入するすべての組織にとって避けることができない問題です。オンライン研修ツールの導入方法は主に2つで、クラウドとオンプレミスのどちらを選択するかは悩ましい問題です。

例えば、従来のオンプレミスに導入する場合、ソフトウェアを取得した後、そのインストールと管理を自社の責任の下で行うため、コントロールがしやすくなります。また、通常は継続的なサブスクリプション料金が発生しないため、長期的なコストを低く抑えることができます。しかし、何か問題が発生した場合、関連するコストを予測することが困難になり、その問題を解決する責任は導入した企業にあります。さらに、ソフトウェアを取得して適切にセットアップする必要があるため、初期コストは高くなります。特にリモートアクセスやモバイルアクセスへの対応など、オンプレミスに導入する場合、柔軟性も劣ります。一方、クラウドベースのソフトウェアは柔軟性に優れ、リモートアクセスやモバイルアクセスへの対応も万全です。

ソフトウェアの導入およびデータの管理は、サードパーティのサービスプロバイダーが担当します。その結果、初期コストは非常に低くなり、深刻な問題が発生するリスクも低減します。コストが非常に予測しやすく、安定している一方で、継続的なサブスクリプション料が発生するため、長期的に見るとコストが割高になる可能性があります。一般的に、オンライン研修ツールが最適なパフォーマンスを発揮するのは、クラウドベースのアプローチを用いた場合ですが、両オプションの長所と短所を評価し、結論を出すようにしてください。

• サードパーティとの連携は可能か。

多くの組織や教育機関では、オンライン研修ツールの他にもさまざまなソフトウェアが利用されています。これらの多様なソリューションを統合して連携するように設定できれば、効果がさらに高まります。オンライン研修ツールは、ワークフォース管理ソフト、顧客関係管理ソフト、カレンダーソフトなど、幅広いソフトウェアと連携できます。これにより、異なるソフトウェアでデータを簡単に移動でき、一貫性を確保できるだけでなく、企業が保管している重複データの量も減らすことができます。さらに、データの収集を合理化でき、必要な情報を見つけやすくなります。また、カレンダーソフトなどのソフトウェアと連携することで、研修を適切に準備および管理して、運営できるようになります。

• カスタマイズはどの程度可能か。

企業、教育機関、研修プロバイダーにとって、オンライン研修ツールがカスタマイズできるかどうかは非常に重要な問題です。多くの組織は、ニーズに合わせてカスタマイズでき、最高の成果を達成できるように教材を提供することができるオンライン研修ツールを求めています。購入者は、必要としているレベルでカスタマイズが可能なソフトウェアであるかを確認する必要があります。クラウドベースのソフトウェアは、サードパーティのサービスプロバイダーによるカスタマイズが可能ですが、オンプレミスのソフトウェアであっても、ソフトウェアを調整したり、要件や要望に対応したりするためのオプションが提供される場合があります。

オンライン研修ツールに関する注目トレンドは？

オンライン研修ツールを購入するときには、オンライン研修ツールのトレンドを十分に考慮した上で決定する必要があります。新しいトレンドや定着しているトレンドを考慮して設計されたソフトウェアは、長期にわたって利用できる可能性が高くなります。反対に、重要なトレンドに配慮せずに設計されているオフライン／オンライン研修ツールは、長期的な利用は難しく、賢明な投資にはなりません。オンライン研修ツールの主なトレンドを以下に紹介します。

• 人工知能の活用：人工知能 (AI) テクノロジーには常に向上しており、企業や教育機関にとってもその信頼性は高まっています。その結果、研修プロバイダーやオンライン研修ツールのAIテクノロジーへの依存度が高まっています。予測可能なコミュニケーション (期限のリマインダーなど) の自動化から、研修パフォーマンスの分析や傾向の特定まで、AIの用途は多岐にわたります。AIを効果的に活用することによって、単純作業に費やす時間を大幅に削減できるため、研修プロバイダーは、人の介入を必要とする複雑な作業により多くの時間を費やすことができます。

• ソフトスキルの重視：これまで、オンライン研修ツールや作業ベースの研修プログラムの大半は、技術的かつ専門的で、知識や経験に基づいたハードスキルの育成に重点を置いてきました。しかし、最近ではソフトスキルの育成にもオンライン研修ツールを活用する企業が増えてきています。ソフトスキルとは非技術的なスキルを意味し、コミュニケーションスキル、問題解決能力、リーダーシップ、感情的知性などの対人スキルが含まれます。これらのスキルは、知識を伝達するだけでは習得できません。しかし、ビデオチャットやライブストリーミングを介してロールプレイなどの手法を活用すれば、受講者はフィードバックを受け取ったり、社会的交流について熟考したりすることができます。以上のことを踏まえて、教育・学習を促進させるソフトウェアであるかどうかも検討してください。

• ゲーミフィケーションの台頭：インタラクティブなオンライン研修ツールは何年も前から存在し、研修プログラムの質を向上させてきましたが、学習者からは、ゲーミフィケーションによるインタラクティブな学習方法のさらなる高まりを期待する声が強まっています。ゲーミフィケーションとは、ゲームにおける「ハイスコア」や「リーダーボード」といった一般的な概念を取り入れ、ゲームをベースとした研修活動を指します。ゲーミフィケーションを導入することで、研修プログラムの楽しさと競争レベルが向上し、その結果として教材への取り組み、記憶に残る授業、知識の定着の向上がもたらされる可能性があります。

出典：

本書で紹介した機能は、オンライン研修ツールとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. 6 Key considerations for your virtual onboarding programme (仮想オンボーディングプログラムに関する6つの検討事項) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年05月11日、水曜日)

2. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド：会社にとってどちらのオプションが適切か) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年5月11日、水曜日)

3. Soft skills:Why it’s important to consider them (ソフトスキルを考慮することが重要である理由) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年05月10日、火曜日)