時間管理ツール

時間管理ツールは、従業員の拘束時間、勤務時間、活動を追跡するために使用するアプリケーションで構成されています。HRマネージャー、給与計算スタッフ、事務員をはじめとする、広範囲の従業員が使用します。このツールを使って、従業員は出勤報告、勤務時間の記録、休暇の申請を行うことができます。また、マネージャーがスケジュール管理、報告、請求、給与管理といったさまざまなタスクを自動化することもできます。

多くの場合、時間管理ツールには、カレンダー統合、GPSマッピング、RFIDバッジのスキャン、スマートフォンを使用した勤怠管理のためのNFCテクノロジーといった高度なツールが搭載されています。しかし、複雑なツールでも基本的なツールでも、その中心にあるものは、強力なスケジュール管理機能と勤務時間追跡機能です。

時間管理ツールはいくつもの業界で利用されます。設計はシンプルで、初心者から上級管理者まで、すべての従業員が操作できるように作られています。時間管理ツールでは通常、従業員が職場のコンピューターやモバイル・デバイスから、オンサイトあるいはオフサイトで業務ログにアクセスできます。ヘルスケア、製造、および物流業界では、高度なコンピューター・スキルやプログラミング・スキルがなくても、すべての従業員がこのツールに安全かつ効率的にアクセスして使用できる必要があります。

時間管理ツールを使用することで、プロジェクト・リードやHRスタッフは、従業員の活動をスケジュールし、追跡や報告ができるようになります。人材の派遣や配属、名簿の作成、報酬の支払いを行うこともできます。さらに、クライアントへの請求を行い、キャッシュ・フローを効率化して、経理部に自動的に提供される情報の流れやデータの品質を監視することができます。時間管理ツールは、会計ソフトとの通信に加えて、プロジェクト管理ツール、顧客関係管理 (CRM) ツール、およびワークフローシステムと連携させることもできます。

中心的な機能が勤務時間の管理であることから、時間管理ツールの機能のほとんどは、タイムレコーダーソフト、時間と経費の追跡ソフトウェア、人員管理システムの機能と共通しています。また、タスク管理ツール、プロジェクト管理ツール、およびPSAシステムといった、さまざまなカテゴリーのアプリケーションと共通する機能もあります。中には、請求書ソフトのカテゴリーで提供されるものに匹敵する、本格的な財務管理サポートを提供するツールもあります。同様に、業務の分野によっては、時間管理ツールが医療ソフトや請求書ソフトと併用されたり、置き換えられたりすることもあります。

時間管理ツールは、複雑さや見た目、保守性に大きな幅があります。時間管理ツールには、特定の市場 (ヘルスケア、製造、エンジニアリング、物流など) 向けに設計されたものもありますが、ほとんどのツールは次のような基本的な機能を備えているため、業務環境を問わず、すぐに使用することができます。

• オンサイトまたはリモートでの従業員の勤怠を管理する
• 従業員の勤務時間と勤務外時間を把握する
• 従業員が休暇や有給休暇を申請し、マネージャーが直接それを承認あるいは却下する
• ユーザー固有の時間給の記録を保持する
• クライアントやプロジェクトに固有の請求レートを計算する
• 給与計算ソフトウェアと連携し、見積もりと請求を自動化する
• プロジェクト・リードが人材のスケジュール管理と配属を行う

時間管理ツールとは？

時間管理ツールはWebベースのプラットフォームで、関連するモバイル・アプリケーションを備えています。オンサイトかオフサイトかを問わず、従業員がタスクやプロジェクトに費やす時間を追跡します。従業員の活動を把握して、プロジェクト・レートやクライアント・レートと整合させ、勤怠、パフォーマンス、完了の報告についての情報を提供します。見積もりの発行、請求額の計算、会計アプリケーションと連携した円滑な取引と帳簿の清算といった機能については請求書ソフトウェアと重複するため、時間管理ツールは従業員や給与の管理業務に使用することができます。

時間管理ツールのユーザー・ベースは広範で、ひとくくりにはできません。あらゆる業界の民間部門と公共部門で働く人たちが時間管理ツールを使用するからです。たとえば、異なる地域で働く製造労働者に、異なる給与レートや賃金規定、コンプライアンス制限が設定されている場合にも使われます。この場合、ビジネス用の時間管理ツールは、残業時間と欠勤の追跡に役立ちます。物流部門では、スケジュール管理の最適化、時間管理にかかわる不正行為の警告、納品の適時性の確保といったことに役立ちます。ヘルスケア部門では、サボり対策に役立ち、過剰な支払いリスクを削減し、サービスにおける患者の信頼性を改善できます。

これらのツールは、スキル・レベルにかかわらず、すべての活動分野の従業員が迅速にアクセスして処理できるように開発されています。ツールには、ウェブベースのPCアプリケーションとモバイル対応のiOSおよびAndroidアプリケーションが搭載されていることが多く、シンプルなUIと使いやすいデータ入力オプションを備えた従業員ポータルとマネージャー・ポータルがあります。作業データの入力と報告の自動化を目的としているため、カレンダー、ワークフロー図、分析などのツールが広く活用されています。

アプリケーションによっては、特定の業界に固有のツールを備えている場合もあります。たとえば、社外で働く従業員は、組み込みのGPSマッピングやジオフェンシング機能の利点を活かして、各販売員やエンジニアの位置をリアルタイムで表示して、予約の重複を最小限に抑え、データを自動的に記録することができます。企業ユーザーは、組み込みのRFIDバッジ・スキャン・ツールを利用して、出勤時刻と退勤時刻を記録したり、会議への出席を確認したりすることができます。

同様に、スマートフォンでの勤怠管理やオフィスへのアクセス管理にNFCテクノロジーを使用することで、従業員は各自の勤怠状態を報告し、マネージャーは簡単に欠勤対策に取り組めます。近年では、従業員の衛生保護を向上させたい雇用者の間で、生体認証や顔認証などの技術を用いたタッチレス勤怠管理ソリューションの人気が高まっています。

企業が時間管理ツールを使用し、既存のソフトウェアに追加するには、従業員の個人データを大量に保存、処理、共有できるものでなければなりません。データは、従業員プロファイル、雇用契約、給与レートから、正確な地理的位置や銀行情報までさまざまです。基本的な安全性、セキュリティ、インターネットの接続性といった要件を確実に満たせる企業もありますが、そうでない企業もあります。そのため、企業の規模や地理的位置、業界にかかわらず、すべてのニーズに対応できるSaaSクラウド・サービス・プロバイダーに頼ることになります。

時間管理データの保存と転送をクラウド・サービス・プロバイダーに外部委託すれば、企業はユーザー・ベースに合わせて調整可能な拡張性の高い構造と、さまざまなデバイスからソフトウェアへの優れたアクセス性を得られます。別の方法として、ハイブリッド・インフラを採用することもできます。この場合、データの一部はクラウドに保存し、機密情報は企業のサーバーに保管します。

時間管理ツールの利点とは？

ビジネス用の時間管理ツールのメリットを最も実感できるのは、従業員の活動と報酬を監視するマネージャーです。HRスタッフ、チーム・リード、給与計算マネージャー、事務員は、時間のかかるタスクを日常的に数多くこなしています。これには、スケジュール管理、遅刻や無断欠勤のチェック、休暇申請の手動での承認、タイムシートの管理、各プロジェクトやクライアントについての勤務当番表の作成、不在の従業員の調整、シフト交換の管理、スケジュール順守を強化するための規則の作成などがあります。時間管理ツールではこれらのタスクを自動化できるので、次のような利点が得られます。

• 分散したチームの効果的な追跡：フリーランスやリモート従業員への依存が高まるにつれて、従業員の活動と勤務時間の追跡にかかわる課題が生じます。リモート従業員の出退勤記録のチェックと、フレックス・タイム制で働く従業員や請負業者の勤務時間の集計作業には膨大な時間がかかるため、手動での時間管理は不可能です。しかし、時間管理ツールを使用して、すべてのデータを収集して分類し、勤怠状態、勤務時間、給与レートを単一のダッシュボードで分かりやすく表示することによって、リーダーは各従業員のパフォーマンスを簡単に測定し、完了時を予測し、支払いを適時に行うことができます。このツールでは、データの照合、レポートの生成、予測、従業員のパフォーマンスの動向の指摘ができるので、マネージャーは従業員の評価、昇進、契約終了に必要な情報を確保できます。

• 給与管理と連携：給与計算プロセスには時間がかかり、手動でのデータ入力ではエラーが発生しやすくなります。給与計算を担当するマネージャーは、すべての従業員のタイムシート、給与レート、休暇記録、残業時間の情報を、月ベース、隔週ベース、あるいは週ベースで収集して入力する代わりに、時間管理ツールを活用して、人手を介さずにリアルタイムで、これらのタスクを自動で実行することができます。全従業員、クライアント・データベース、プロジェクト・リスト、および支社全体の給与レートをソフトウェアに設定し、過小支払いや過剰支払いのリスクをなくすことができます。賃金格差の他にも、さまざまなインセンティブ、福利厚生、処罰の適用がサポートされている場合があります。一部のツールには組み込みのスクリーン・キャプチャおよびジオフェンシング・ツールが備わっているため、顧客に業務以外の活動に関する請求が行われることはありません。

• キャッシュ・フローの効率化：HRマネージャーやプロジェクト・リードに、簿記や支払い処理に関する経験がほとんどないことがあります。しかし、HRマネージャーやプロジェクト・リードがタイムシートを処理してプロジェクトを完了させる速度は、企業が顧客に請求する速度に直接影響を及ぼします。時間管理ツールは、見積もりと請求タスクをユーザーに代わってリアルタイムで処理するため、支払いを迅速化し、企業の財源拡大に役立ちます。キャッシュ・インフローの向上により、企業は信用格付を向上させ、投資プロジェクトの資金を調達し、成長を速めることができます。

• 一元的な管理：企業の規模が大きいほど、人事の追跡が難しくなります。時間管理ツールでは、従業員の記録、オンライン・プロファイル、契約条件、パフォーマンス・ログを管理できます。このデータを保存し、継続的に更新される信頼できる唯一の情報源として、組織の支社および拠点全体でデータを利用できるようにします。

時間管理ツールの機能とは？

時間管理ツールには数多くの機能がありますが、ビジネスへの適合性を決めるのは、機能の複雑性や多様性ではありません。決め手となるのは、個別のセールス・ポイントです。最初は、RFIDスキャン、ジオフェンシング、NFC勤怠管理、顔認証といった豪華な機能に感銘を受けるかもしれませんが、多くの場合、形式よりも実質を優先する企業にとって大きな違いをもたらすのは、基本的な機能です。時間管理ツールには、次のような基本的な機能が備わっています。

• 請求可能／請求不可能な時*間：すべてのプロジェクトの請求可能な時間と請求不可能な時間を追跡し、それらを区別する。プロジェクト・リードは、出勤時刻に基づいて請求可能なプロジェクト時間を見積もるという不確実な方法を取る代わりに、時間管理ツールに頼ることができる。これらのツールは、従業員ログやスクリーン・キャプチャに基づいて請求不可能な時間を自動的に差し引き、この情報をマネージャーに伝達して、請求プロセスへと転送する。

• オンラインの時間の追跡：インターネットに接続されているデスクトップやモバイル・アプリケーション経由でのアクセスについて、従業員と作業時間のデータを取得し、生成する。モバイル・アプリのみの使用や別のオンライン時間管理ツールの使用を希望する従業員に対して出勤時間記録のオプションを提供しないことは、今日の雇用者にとっては怠慢と言える。企業が、既存のCRM、セールス、レポート・アプリケーションにアクセスするためのデバイスを切り替える際に、給与計算の目的でもデバイスを使用できるようにすべきである。

• オフライン時間の把握：現在および将来の従業員の勤務時間とタスクを把握して追跡する。モバイル・ワーカーは、インターネット接続の切断、ソフトウェアの不具合、ハードウェアの問題が発生しても、業務を続行するかもしれない。オンラインでの使用のみを追跡するツールでは、こういった時間が無視される可能性がある。リアルタイムと事後の出退勤記録を組み合わせて従業員の勤務時間とタスクを監視するツールなら、活動とパフォーマンスのレベルがより公平に評価される。オフライン同期によっても、プロジェクト・マネージャーが正確な請求可能時間のレポートを表示したり、正しい請求書を生成したりできる。

• 従業員データベース：連絡先情報の詳細、契約書、証明書、給与レート、交渉結果、犯罪歴、その他の個人情報を安全に保存する。従業員記録に関して企業が従うべき規則は多数存在する。第一に、スタッフの記録は必要な期間を超えて保持されるべきではなく、従業員の離職後にそれらを破棄するのは雇用者の責任である。第二にこれらの記録へのアクセスが許可されるのは、関係のあるビジネス・ステークホルダーに限る必要がある。最も重要なことは、従業員が自分の企業記録の閲覧を要請したときに、いつでも閲覧できることである。

• PTO、チップ、および残業時間の計算：従業員の有給休暇と残業時間を記録して管理する。給与計算の担当マネージャーには、すべての従業員の有給休暇と残業時間を計算し、各給与サイクルの終了時に適切な報酬を配分するというタスクが課されている。異なる給与レートやPTO契約、異なる祝日が設定された複数の地域にわたって、大勢のフルタイム、パートタイム、フレックス時間制の従業員を抱える大企業では、この作業が大きな負担になる可能性がある。時間管理ツールは、GPSロケーション・スタンプ、ジオフェンシング、生産ユニットの追跡、スマート・クロック、自動チップ・プール、オンデマンド支払いのサポートを備えている場合があり、時間管理が容易になる。

キャプテラのソフトウェア・ディレクトリには、これらの機能をはじめ、数々の機能を備えたツールが多数掲載されています。掲載されている時間管理ツールについてディレクトリを参照し、例に目を通して、必要な条件を満たす完璧なツールを見つけてください。特定の機能と特徴でフィルターしてリストを絞り込むことで、あらゆるタイプのビジネス、ユーザー、ニーズに適したツールが見つかります。

時間管理ツールの購入時に考慮すべき点は？

時間管理ツールを購入するにあたって、HRマネージャーやその他のリーダーは、一連の課題を考慮する必要があります。時間管理ツールは、事務管理業務の合理化に役立ち、企業のキャッシュ・フローに直接影響を及ぼしますが、従業員の企業への関わり方やビジネスに対する信頼にも影響を及ぼす場合があります。たとえば、多様な従業員を抱える企業は、多言語ツールを優先する必要があるかもしれません。時間管理ツールを選ぶ前にマネージャーが検討すべき点は、以下のとおりです。

• モバイル・アクセスが可能か？

モバイル・アクセスは、リモート従業員にとって必要不可欠の条件です。リモート従業員は、さまざまな時間にさまざまな場所からダッシュボードと企業データにアクセスする必要があるため、開発者と雇用者は、従業員の入社後すぐにモバイル対応のアプリケーションを提供できる必要があります。これは、エンジニア、販売員、出張訪問の眼鏡士といった現地で業務を行うスタッフにとって、特に重要です。業務中にターミナルや個人デバイスに手動で入力する代わりに、GPSデータが自動記録されることを好む場合があるからです。

• ソフトウェアが法令に準拠しているか？

すべての時間管理ツールは、その導入オプションを問わず、法規制に準拠している必要があります。企業は、時間管理業務のためにオンプレミス、クラウドベース、ハイブリッドのいずれの形態を採用しているかにかかわらず、一般データ保護規則 (GDPR) や最低賃金法 (1988年)、雇用と労働組合権を規制する現地法の対象となります。時間管理ツールは、これらの要件に従って、残業時間、休暇、その他の給与データを記録できる必要があります。 ヘルプデスク・サポートが含まれているか？ HRマネージャーは、あらゆる階層レベルと複数の支社に属する数百人～数千人の従業員のために業務を行い、ガイダンスを提供している場合があります。優れた時間管理ツールは、多様な従業員と複雑な賃金格差に対処できる必要があります。ソフトウェア・ツールに明瞭性に欠ける箇所があれば、24時間体制で利用できるヘルプデスクがこれに対応し、複数の地域とタイムゾーンにまたがる従業員やマネージャーに代わって質問に答える必要があります。

時間管理ツールに関する重要なトレンドは？

時間管理ツールに関連する重要なトレンドは、このタイプのツールに対する需要の増加を反映しています。Market Research Futureによると、時間管理ツールの世界市場は、2030年までの10年間に24%の年平均成長率の増加が見込まれているため、これは当然のことと言えます。このタイプのツールは、業員にも雇用者にも同様に受け入れられており、その使用が世界的に拡大し、それに伴う新たな課題が出てくるものと見られます。先進的な企業や人事部門では、時間管理ツールの次のようなトレンドに注意を払う必要性が高まっています。

• 人口知能 (AI)の台頭：高速で信頼性のある業務把握ツールに対する需要は、時間管理ツールの開発におけるAIの使用の増加に拍車をかけています。ロボットと機械学習は、レポートや分析業務の自動化に役立つ可能性がありますが、これらのツールは、特にソフト・スキルが従業員の業績に影響する業務分野では、従業員に対する時間の価値を把握できない場合があります。たとえば、ヘルスケアの環境では、看護師が患者を落ち着かせるために不必要な時間をかけたとAIアルゴリズムが判断しても、実際には、看護師の行動によって、患者に手術を受ける心構えができたという場合があります。同様に、AIツールは、怪我をした同僚に代わって倉庫作業員が出退勤時間を記録したときに、不正打刻であるとして誤って警告する可能性もあります。AIツールはプログラミングの良し悪しに左右されるため、このテクノロジーがすべての業界で時間管理のあらゆる側面を自動化できるかはまだ分かりません。

• 増加する生体認証と顔認証の使用：モバイル・ワーカーや従業員の分散化に積極的な環境では、従業員の本人確認に対する必要性が高まっています。顔認証や指紋認証ソフトウェアは、不正打刻や勤務時間の水増しといったリスクを最小限に抑えることができるため、大きな変革をもたらします。しかし、このようなツールを大規模に展開する前に、雇用者はプライバシー面での懸念に対処しておくべきです。個人データの保存と共有の問題は、一般社会の関心度が非常に高くなっており、新たなセキュリティ法のトピックでもあります。監視は、世界の特定の地域では問題にならない場合もありますが、これらのツールには特定の集団に対するバイアスが存在するため、企業は従業員に対する規則が厳しくなる可能性を想定しておく必要があります。

• 次のビッグ・トレンドはチャットボットの普及：ソフトウェアの用途にかかわらず、チャットボットがユーザー・エクスペリエンスの一部になりつつあります。時間管理ツールの開発者の中には、チャットボットの導入を検討し始めている人もいます。これらは、従業員とリアルタイムでやり取りして、従業員が職場にいることを確認し、現在のタスクが何かをマネージャーに報告することを目指すものです。ボットがタイムシートへの記入をリアルタイムで独自に行う可能性もあり、そうなると、個々の従業員を定期的に追跡する必要がなくなります。しかし、他の機械学習ツールと同様に、チャットボットもプログラミングの良し悪しに左右されます。チャットボットのコーディングの進化が従業員とそのマネージャーに及ぼす影響については、時間の経過とともに明らかになっていくでしょう。

出典： ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

1. Time Tracking Software Buyers Guide (時間管理ツール購入者ガイド - キャプテラUK) (アクセス日：2022年3月18日、金曜日)

2. Time Tracking Software: How to Coordinate Employees in Times of Crisis (時間管理ツール：危機発生時に従業員を調整する方法) (アクセス日：2022年3月21日、月曜日)

3. Time Tracking Software Market Research Report – Market Research Future (時間管理ツール市場調査レポート – Market Research Future) (アクセス日：2022年3月23日、水曜日)