Google Drive

多彩なGoogleアプリの活用に欠かせないツール

製品を使ってみた感想： ICTを活用して、授業の改善や仕事の効率化を進めることが求められる中、教材となる動画サイトの整理にはGoogleサイトを、保護者アンケートにはGoogleフォームを、小規模なweb会議にはGoogle Meetをというように、多彩なGoogleのアプリを活用するようになりました。そのため、これらのアプリに関連するファイルを管理・共有できるGoogle Driveは、欠かせないツールとなっています。

良いポイント:

同僚とファイルを共有できて、アプリとの連動も素速いGoogle Driveは、多彩なGoogleアプリの活用に欠かせないツールとなっています。

改善してほしい点:

職場でGoogleアプリを利用する際に使う、限定的なファイルが保存されていくので、導入３年目は今の検索方法でも十分ですが、今後経年的にファイルを蓄積していく先には、より高度で効率的にファイル検索できるよう改善されれば便利だろうと思います。

Googleだから信頼できる

製品を使ってみた感想： 転送速度が速いため、顧客とのファイル共有時にストレスなしで行うことができる。またgoogle社のサポートがあるため、情報漏洩のリスクが少ないと考える。

良いポイント:

容量あたりの料金プランは競合他社に比べたら決して安いと言えないが、googleの製品なので品質は保証できる。特に転送速度がかなり速く、転送時の速度も安定している。Gmail、Google Docsなどほとんどの人が利用している自社サービスとの整合性がいいので、色んな場面で活躍できる。

改善してほしい点:

料金プランは他社に比べて少々高い。料金は高くてもいいが、その分、サービスをより充実してほしい。例えば、ＡＩを利用したファイルの自動分類機能の追加とかがあれば便利。

データ、フォルダの履歴も管理できるストレージサービス

良いポイント:

Business Standardではストレージを組織で利用することができるようになる。1アカウント当たり2ＴＢの容量が与えられ、１０アカウントの契約をした場合には、組織が利用できる容量が２０ＴＢとなる。メンバーごとに使用する容量が異なるため、個別の残容量を管理するといった必要がない。また、月額1500円弱で２ＴＢという大容量が使用可能な点は他社と比較しても非常に優位性がある。また、Googkeドライブではその機能により、共有ドライブではドライブの保存されたデータの所有管理が組織に帰属するようになる。入退社により個人のアカウントは新規作成や廃止されることがあり、アカウントに紐づいたデータの取り扱いに苦慮するシステムもあるが、Business Standard以上のプランでは、データを組織に紐づけて管理することができるようになる仕様は使い勝手が良い。そのように管理されたデータやフォルダについては、すべて誰がいつどのような編集を行ったかという履歴が自動で記録されるため、データ管理上で問題となりやすい最新データが不明、誰が責任者かわからないといった問題を未然に防ぐことができる。また、個別データについては、データを版として保存することができ、ブラウザ上では1つのファイルとして保存されているように見えるが、第１版、第２版・・・といった同種データを管理することができる。

改善してほしい点:

Googleドキュメントやスプレッドシート等に限定して、承認フロー機能を使用することで、編集ロックをかけることができる。ＰＤＦファイルについてもドライブ上で編集ロックをかけることができるが、編集ロックは解除すると再度承認フロー機能から設定をし直す必要がある。各データについて自由に編集ロック及び解除を設定できるようにしてほしいと考えている。

結局は天下のGoogle様

良いポイント:

とにかく使いやすく、デザインも素晴らしい。チームで使うにも権限や共有設定なども細かくカンタンに設定できるため使いやすい。

改善してほしい点:

個人契約のGoogleDriveから企業用のものに切り替えるときにファイルの移行などがうまくできない。

クラウドストレージ、ファイル共有、テレワークどれもセキュアで使いやすい。

製品を使ってみた感想： コロナ禍以前から導入していたこともあり、緊急的に在宅ワークの必要に迫られても思いのほかスムーズに移行できました。これもファイル共有と権限設定が高機能なのに加えて、抜群のセキュアな環境だからだと思います。

良いポイント:

ファイルの共有化と権限設定です。これらの設定がティーチング不要で誰でもできます。

改善してほしい点:

ファイルの共有と権限設定が誰でも簡単にできる反面、ルール設計がしっかりしていないとカオス化必至です。