人事管理システムとは？

人事管理システムとは、従業員の人事関連データ (連絡先情報、勤怠、給与、研修、福利厚生など) を1つのプラットフォームで一元管理するシステムです。主に異なる部門やデータベースを連携させる必要のある大企業で使用されますが、企業規模を問わずあらゆる企業に人事管理システムを導入するメリットがあります。こうしたシステムは、人事管理情報システム (HRIS) や人事管理システム (HRMS) といった名前でも呼ばれています。そのほとんどが、採用追跡システムや応募者追跡ソフト、給与ソフトとの統合が可能です。このガイドでは、自社に適したツールを見つけることができるように、人事管理システムの利点や機能、購入時に考慮する点などについて説明します。

人事管理システムの導入メリットとは？

人事担当者の業務は多岐にわたります。たとえば、従業員情報の記録、事務処理、コンプライアンス遵守の監督、従業員の給与の追跡などが挙げられます。このような複雑で責任の重い業務を手作業で行うことは、人事担当者にとってかなりの負担になります。従業員の少ない中小企業ではなおさらです。人事管理システムを使えば、従業員情報に簡単にアクセスできるため、人事管理プロセスを効率化することができます。

人事管理システムは企業の基本的な人事機能を自動化し、プロセスの効率と生産性を向上させます。導入すると、人事部門は次のような効率化を実現できます。

• 生産性の向上：人事プロセスには、従業員記録の管理、コンプライアンス、従業員の給与など、多くの業務が含まれます。これらを手作業で行うと、時間がかかる上に、ミスをしてしまう可能性もあります。人事ソリューションを使用すれば、従業員データやコンプライアンス情報のデジタル記録を活用して、業務を自動化することができます。また、ソリューション内で給与プロセスを管理することで、手作業によるミスを最小限に抑えることができます。

• 情報への容易なアクセス：人事管理システムでは、従業員、コンプライアンス、業績評価、給与に関する情報をデータベースで一元管理します。このデータベースには、権限を持つ担当者のみがクラウドを通じてアクセスできます。このデータベースを活用して企業全体に人事セルフサービス・ポータルを実装すると、従業員はポータルを通じて自身のコンプライアンス証明書や給与明細、休暇などの記録にアクセスできるようになります。人事ツールの自動化プロセスを使用することで、情報へのアクセスや更新にかかる時間を減らすことができます。

• データセキュリティとコンプライアンスの向上：現代の企業は、かつてないほど多くのデータセキュリティのリスクに直面しています。データセキュリティのリスクには、ハッキングなどの外部リスクのほか、従業員による情報漏えいなどの内部リスクも含まれます。従業員の個人情報や給与データなどの重要な人事データが漏洩すると、大きなリスクにつながる恐れがあります。そのため、人事部門は厳格なデータセキュリティポリシーを策定する必要があります。人事プラットフォームは、従業員が安全にデータにアクセスできるだけでなく、従業員による重要文書や契約書のダウンロードの監視もできます。また、クラウドベースの人事ソリューションなら、個人を特定できる情報 (PII) や一般データ保護規則 (GDPR) など、地域的、国際的な規制に準拠したデータ保管場所を確保することができます。

人事管理システムの一般的な機能とは？

• 従業員のデータベース：現在勤務している従業員の記録を保持する。
• 従業員のライフサイクル管理：採用活動、オンボーディング、労務管理、能力開発、リテンション管理など、従業員のライフサイクルの各段階を追跡する。
• 業績管理：業績評価 (四半期、半年、1年ごと) を管理し、業績スコアとマネージャーによるフィードバックを記録する。
• オンボーディング：新規採用者のオンボーディングを管理する。コンプライアンス文書や身分証明書などの法定文書を追跡する。
• セルフサービス・ポータル：個人情報の確認、重要書類のアップロード、企業ポリシーやコンプライアンス証明書の確認など、従業員が一部の作業を自分で行うためのポータルを提供する。
• 勤怠管理：従業員が勤務時間や出勤状況を記録し、休暇を申請できるようにする。このデータを給与ソフトにエクスポートして、契約社員の給与計算に使用できる。

人事管理システムの購入時に考慮する点は？

• 人事管理システムの種類：人事管理システムには多数の機能があるため、中小企業の人事担当者が基本的機能とオプション機能をはっきりと区別できない場合があります。人事管理システムは、重点を置いている分野によって分類することができます。

例） 福利厚生と給与 採用活動 業績 研修 能力 従業員

自社に適した人事管理システムを導入するには、企業ニーズに即したシステムのタイプを慎重に特定し、製品を絞り込む必要があります。

• データ分析：人事管理システムは、人事担当者の日常業務のほかにも、分析主導型のレポートを提供したり、採用活動や従業員管理戦略の策定をサポートしたりします。たとえば、応募者の経歴に関するレポートは、採用担当者が意思決定を行う上で貴重な情報となります。勤務経験を見て、特定の職務に適した候補者を割り出したり、その職務に必要なスキルセットが備わっている候補者を確認したりできます。また、複数の分野にわたる従業員の業績レポートを得て、マネージャーが部下のスキル不足を特定したり、研修管理チームがそれに応じて研修を計画したりできます。

人事管理システムに関する注目トレンド

• チャットボットで人事管理システムを自動化：チャットボットを使用すると、提供できるコミュニケーションの幅が広がるため、場所や時間帯が異なる候補者の採用業務のために利用する企業が増えています。また、人事ポリシーやプロセスに関する従業員からの質問に対応するなど、チャットボットによって人事のサポート機能を強化できます。こうしたテクノロジーが人事管理システムに浸透するにつれ、人事部門内の多くのプロセスがチャットボットによって遂行されるようになると予想されます。
• 機械学習による人事システムのプロセス効率化：機械学習によってリアルタイムのインサイトやサポートが提供されることにより、人事担当者の働き方に変化が起こっています。たとえば、採用活動では、人事管理システムを使用して履歴書や応募者データの分析を行うことで、最終候補者リストを簡単に作成できます。また、マネージャーによる業績評価では、ピア・レビュー、売上、プロジェクト数など、さまざまなパラメータを基に従業員評価を作成できます。過去のデータに基づいて従業員の今後の業績を予測することもできます。