プロジェクト計画ツール

はじめに

プロジェクト計画ツールを使用すると、プロジェクトを管理し、実用的なプロジェクト実行戦略を作成できます。プロジェクトマネージャーや他の主なステークホルダーは、このために以下を実行できる優れたプロジェクト計画ツールを使用する必要があります。

• プロジェクトを完了するために必要なタスクの定義
• 各部門や従業員へのタスクの割り当て
• プロジェクトを完了するまでのスケジュールの作成
• 適切なリソースの割り当ての計画
• 関連する費用についての予算化

プロジェクト計画ツールは、現在のプロジェクト管理で重要な役割を果たします。これらのソフトウェアは、独立したソフトウェアとして提供されることも、包括的なプロジェクト管理ソフトの一部として提供されることもあります。プロジェクトマネージャーがこれらのソフトウェアを使用する大きな利点の一つは、プロジェクトのタイムラインを視覚化し、作業を行う必要があるタイミング、個々のタスクの責任者、そしてタスクを確実に成功させるために提供する必要があるリソースを把握できることです。

プロジェクトで必要なタスク、プロジェクトの所有者と役割、リソースの需要、予算などが慎重に計画されたプロジェクトは成功する可能性が高くなります。プロジェクト計画ツールはこれらの機能を強力に支援します。プロジェクト管理ソフトは、プロジェクトマネージャーがその役割を遂行する能力を向上させます。

プロジェクト計画ツールは、プロジェクト管理ツールと広く関連していますが、タスク管理ツールやグループウェアなどの市販の他のさまざまな計画ツールとも関連性があります。また、リソース管理ツールやプロジェクト追跡ソフトと組み合わせて使用することもできます。しかし、最先端のプロジェクト管理ソフトは上記のソフトウェアと同様の機能を搭載しており、これらのソフトウェアの代替として利用できる場合があることにも留意してください。

市販のプロジェクト管理ソフトは、オプションや機能がそれぞれ異なり、その能力や品質も異なります。通常、無料のプロジェクト計画ツールは、優れたソフトウェアと比較すると包括的な機能を提供していません。また、プロジェクト計画ツールによっては、アジャイルやウォーターフォールなど、プロジェクト管理の特定の分野に特化している場合もあります。このプロジェクト管理ソフトのカテゴリでは欠かすことができないいくつかのコア機能があります。ほぼすべてのソリューションで以下の機能を実行できます。

• プロジェクトで期待する結果、タスク、タイムライン、納期を定義し、完全に明確にする
• 個人または部門に特定のタスクを割り当て、継続的に進捗を確認する
• 適切な時間、資金、労働力が提供されるようにリソースを管理する -コラボレーションツールを提供し、ガントチャートを作成し、プロジェクト全体のステータスをモニタリングする

プロジェクト計画ツールとは？

プロジェクト計画ツールとは、プロジェクトマネージャーによるプロジェクトの計画や実行を支援するために設計されたソフトウェアのカテゴリです。プロジェクト計画ツールは、この目的を達成するために、タスクの定義、タスクの特定のユーザーへの割り当て、作業スケジュールの作成、締め切りの設定、リソース使用の最適化を可能にします。最終的に、プロジェクト計画ツールにより、効果的かつ効率的にプロジェクトを実行することが可能になります。

プロジェクト計画ツールを使用する主な理由の一つは、プロジェクトの計画を明確にし、最終的に満足できる結果を得られるようにすることです。プロジェクト計画ツールを使用することで、プロジェクトマネージャーやプロジェクトチームは、取り組んでいるプロジェクト、プロジェクトで期待されている成果、プロジェクトを終了すべき時期、プロジェクト全体を構成するさまざまな作業の責任者について、明確に把握できるようになります。

独立したプロジェクト計画ツールは、プロジェクト管理ソフトなどの他のツールと組み合わせて使用することもできますが、プロジェクト計画ツールがこれらの管理ソフトと同じ多くの機能を提供している場合もあります。最も包括的な市販のプロジェクト計画ツールを使用すると、プロジェクト管理ソフトに投資する必要がなくなる可能性もあります。しかし、プロジェクト計画ツールが広範なプロジェクト管理ソフトの一つのコンポーネントとして提供されるケースもあります。

プロジェクト計画ツールの利点とは？

プロジェクトマネージャーとそのチームがプロジェクト計画ツールを利用する主な利点は、以下の通りです。

• プロジェクトに関係する従業員の編成 -論理的なプロジェクト戦略の立案
• プロジェクトの目的とタスクの明確な定義
• 各タスクの所有者の決定
• 今後の作業の全体的な明確化

これらの全体的な利点のほかに、プロジェクト計画ツールがもたらす個別の利点を理解することも有益です。最も重要な利点として、以下の能力がもたらされることが挙げられます。

• プロジェクトに期待する成果の明確な定義：プロジェクト計画ツールをビジネスで活用する主な利点の一つは、プロジェクトのあらゆる側面を明確に定義し、期待される成果を明確に設定することができることです。プロジェクト計画では、「誰が」、「何を」、「いつ」、「なぜ」、「どのように」という質問に回答することが重要になりますが、プロジェクト計画ツールによってこれらの質問に簡単に回答できるようになります。これらの質問に回答し、回答をすぐにプロジェクトに反映して利用できるようにすることで、プロジェクトチームのすべてのメンバーがより明確にタスクを把握でき、プロジェクトの成果を向上できます。また、プロジェクトマネージャーなどのリーダーは、プロジェクトの各タスクの責任者、特定のタスクを主導する担当者、チーム内の指揮系統を明確できます。

• リソースの効率的な管理：プロジェクト計画ツールに関連するもう一つの重要な利点は、すべてのリソースをより効率的かつ正確に管理できることです。これには、プロジェクトチームが特定のタスクを遂行できる適切な時間が与えられるような効果的な時間管理、プロジェクトを完了するための適切な予算の設定、適切な分野に投資するための効果的な資金管理、そして、あるタスクに過剰な人員が割り当てられ一部の従業員が実施する仕事がほぼないといった状況を避けることができるように各タスクに適切なチームメンバーを割り当てる効果的な労働力管理が含まれます。リソースを適切に管理できれば、無駄がなくなり、全体的な効率性も向上します。

• 複数のプロジェクト計画ツールへのアクセス：プロジェクト計画ツールは、タスク管理、コラボレーション、ガントチャート作成機能など、いくつもの異なるプロジェクト計画ツールを取り込み一箇所に集約しています。これらの異なるツールを一つのアプリで利用できれば、プロジェクトマネージャーも簡単に扱うことができます。まや、それぞれの分野で個別のソリューションを購入する必要がなくなり、コスト削減にもつながります。また、これらのツールが一つのアプリケーションに集約されると、ある分野のデータを別の分野に簡単に転送およびコピーすることもでき、互換性やデータ形式に関する問題も発生しなくなります。これにより、異なる部門間のコラボレーションや、同じ大きなプロジェクトチーム内のさまざまなグループ間のチームワークを大幅に改善できます。

• 変更や調整が可能：プロジェクト計画ツールを使用することで、マネージャーや他の管理者は、簡単にプロジェクトを調整し、変更に関する情報をステークホルダーと共有できます。要件が変更されたり、新しい情報が見つかったり、エンドユーザーからのフィードバックがあった場合、プロジェクトマネージャーは計画ツールで調整を行い、プロジェクトチームにできるだけ早く知らせることができます。アジャイル開発のアプローチを採用している場合、頻繁に変更が発生する可能性があります。この変更情報を効果的に伝えることが、プロジェクトの成功と失敗を左右することが多くあります。

• プロジェクトのタスクとタイムラインの可視化：最後に、プロジェクトの計画を支援するために設計されたソフトウェアは、プロジェクトリーダーが実際にタイムラインを可視化し、さまざまなチームメンバーに割り当てられたタスクなどの要素を、明確かつ簡潔な方法で素早く確認する場合にも役に立ちます。このような情報を視覚的に簡明に表示することは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの現状、将来の状態、そして各タスクを実行する時期の全体像を把握するときに非常に役立ちます。また、プロジェクトの各段階の責任者と、その期限を簡単に確認することもできます。

プロジェクト計画ツールの機能とは？

プロジェクト計画ツールの機能は、プロジェクトマネージャーが簡単にプロジェクトを計画および実行できるように設計されています。各ソフトウェアで利用できるオプションや機能は大きく異なりますが、多くのプロジェクト計画ツールに共通する機能があります。これらのソフトウェアに広く搭載されている一般的な機能のいくつかを、以下に詳しく説明します。

• リソース管理：時間、資金、労働力など、プロジェクトの最も重要なリソースを把握し、それらのリソースを適材適所に割り当てます。プロジェクト管理の重要な要素の一つは、残資金、資金の利用先、資金が追加で必要になる可能性を把握することです。プロジェクトは個々の従業員の仕事に依存していることから、従業員が適切な仕事を適切なタイミングで行うことができるように慎重に管理しなければなりません。最後に、時間は最も重要なリソースの一つです。プロジェクトを予定通りに進行させるために、時間を継続的に管理する必要があります。プロジェクト管理ソフトを使用すると、これらのリソースを非常に容易に管理できます。

• タスク管理：プロジェクトを完了するまでに遂行すべき個々のタスクを定義し、そのタスクを適切な個人、部門、チームに割り当てます。タスク管理は、プロジェクトのチームメンバーが「何を」、「何のために」、「どれくらいの期間で」、「誰と一緒にするのか」を把握するために不可欠です。タスク管理で重要となるのは、各タスクの所有者を定義し、責任の所在を明確にすることです。また、優れたソフトウェアでは、必要に応じてタスクを別の個人やチームに再度割り当てたり、新しい情報が明らかになった場合にタスクの詳細を変更したりするように調整することが可能です。

• 可視化：プロジェクトの進捗を視覚的に表示できれば、個々のタスクの進捗状況やプロジェクト全体の状況をより明確に把握できます。このようなソフトウェアに搭載されている一般的な可視化要素の一つに、視覚的なタイムラインがあります。一般的に、このタイムラインは、個々のタスクと割り当てられている期間、そしてプロジェクトのさまざまなセクションの最終期限を表示するために使用されます。また、通常、プロジェクトの重要なマイルストーンを設定することで、プロジェクトチームがその進捗を正確に把握し、士気や意欲を維持できます。さらに、多くのソリューションではガントチャートやその他のグラフィックイラストがサポートされており、進捗状況やプロジェクトスケジュールに関する重要な情報を伝えるために役立ちます。

• 予算管理：プロジェクト全体の予算を設定し、プロジェクトチームの各領域に資金を割り当てて、残額、これまでの支出額、支出先などを継続的に把握します。予算管理のための専用ツールを搭載するソフトウェアを使用すれば、財務のモニタリングやステークホルダー向けのレポート作成が容易になります。さらに、予算管理コンポーネントは、リソース管理コンポーネントと連動していることが多く、両コンポーネント間でデータを迅速かつ容易に移動することができます。

• コラボレーションツール：さまざまなコラボレーションツールや機能を活用すれば、プロジェクトに携わるさまざまな従業員やチームがアイデアを共有したり、互いに助け合ったりすることが容易になります。このようなソフトウェアには、基本的な機能として、ファイルの共有やテキストベースのメッセージングシステムやビデオ通話によるコミュニケーションのための機能が含まれる場合が多くあります。さらに、プロジェクト計画ツールには、特定のユーザーを招待してデジタル作業環境を構築できるものもあり、画面共有や注釈ツールなどを使用して、プロジェクトメンバーが効果的にコラボレーションできる機能も用意されています。

• 進捗管理：個々のタスク、チームに設定されている課題、プロジェクト全体の進捗を監視します。進捗バーには、プロジェクトの進捗状況、各チームがこれまでに実行した作業量、進捗の速度などが表示されます。場合によっては、これらのデータを使用してプロジェクトの完了時期を予測したり、個々のタスクが終了する時期を把握したりすることもできます。このように進捗状況を把握することで、最適なタイミングで新たなタスクを開始できることから、この機能はプロジェクト全体を統括するために欠かすことができません。また、進捗レポートを作成し、最新情報をステークホルダーに定期的に提供することも可能です。

キャプテラのプロジェクト計画ツールのディレクトリを使用すると、ソフトウェアが提供している機能に基づいて自社にとって理想的なソリューションを簡単に見つけることができます。具体的には、このディレクトリでは利用可能なソフトウェアを機能別に分類できます。これにより、必要な機能を搭載しているソフトウェアのみを表示できます。このディレクトリに表示されるソフトウェアのリストから、選択肢を絞り込み、最適なソフトウェアを特定できます。

プロジェクト計画ツールの購入時に考慮すべき点は？

自社にとって理想的なプロジェクト計画ツールを購入するためには、考慮すべき要素が多くあります。選定するときに留意して欲しいことは、最も包括的な機能を搭載しているソフトウェアではなく、自社に最適なソフトウェアを入手する必要があることです。プロジェクトチームが抱えているニーズはそれぞれ大きく異なることがあり、チームにとって重要な機能も異なります。以下の質問に回答することで、これらの重要な要素を検討することができます。

• プロジェクト計画ツールまたはジョブ計画ソフトのコストは？ 製品やサービスの価格は、購入に関する意思決定で常に重要な要素となりますが、プロジェクト計画ツールを購入する場合には、長期的なコストと目に見えないコストについても考慮し、慎重かつ総合的に検討しましょう。例えば、ソフトウェアを購入するときの初期コストでは、セットアップの費用やソフトウェアを適切に使用するための従業員のトレーニングに関連する費用などは考慮されません。この質問に回答するときには、自社にとって適切なプロジェクト計画ツールを無料で利用できないかどうかについても検討することが大切です。特に高度な機能が必要ではない場合、あるいはプロジェクト計画ツールを利用するニーズが基本的なものである場合、無料のソフトウェアを利用することも可能であり、企業のコストを大幅に削減できます。しかし一般的に、市場にある無料のソフトウェアでは機能が限定されており、長期的に利用できない可能性もあります。

• プロジェクト計画ツールとは？ 各ソフトウェアの機能を慎重に検証し、各パッケージに含まれている計画ツールを正確に理解することが重要です。コア機能は、ほとんどのソフトウェアで共通していますが、差別化要因となるいくつかの機能もあります。これらの機能を基準としてソフトウェアを分類し、特定のビジネスで最適なソリューションを特定するために役立てることができます。例えば、市販のすべての製品がアジャイルと従来型の開発手法の両方に対応しているわけではありません。ビジネスリーダーは自社で最も重要な開発手法を慎重に検討し、その結果に基づいて購入するソフトウェアを決定する必要があります。これらの2つの開発手法がサポートされている場合でも、サポートレベルや品質は異なるため、購入前に全体像を把握することが大切です。

• 最適な導入オプションとは？ この質問に対する回答は、仕事の進め方や現在の体制、その他の多くの要因によって変わります。通常は2つのアプローチが存在します。最初のオプションはオンプレミスに導入する従来型の方法です。このオプションでは、購入した組織がソフトウェアを購入および所有し、自社システムにインストールし、各組織の責任の下でデータを保存します。一方でクラウドベースの導入オプションであるSaaSのアプローチも利用できます。このモデルは、サードパーティーのサービスプロバイダーからサブスクリプション方式でソフトウェアを取得します。この場合、サードパーティーが責任を持ってデータをクラウドに安全に保管し、インターネット接続を介してソフトウェアを利用できます。SaaSのアプローチでは通常、プロジェクト計画ツールをリモートまたはオンサイトから、さまざまなデバイスとオペレーティングシステムを使用して利用できます。SaaSではコストを予測しやすく、サービスプロバイダーがサービスを確実に稼働させる責任を負っており、常にソフトウェアを利用できます。どちらのアプローチにも長所と短所があります。組織にとって最適な導入方法を単純に判断することはできませんが、好みや状況に応じて、個々の業務、プロジェクトマネージャー、プロジェクトチームにとって最適な導入方法を見つけることが可能です。

• 最も広く利用されているプロジェクト計画ツールとは？ また、市販のさまざまなソフトウェアがどれだけ広く使用されているのかを検討する価値もあるでしょう。最も広く使用されているソフトウェアが必ずしもすべてのプロジェクトマネージャーにとって最良の選択肢となるわけではありません。しかし、サードパーティーと連携するときの互換性や、新入社員のトレーニングのしやすさなど、人気があるソフトウェアには利点があります。また、一般的な問題を解決したり、高度な作業を実行したりするためのオンラインリソースを備えていることも、人気のあるソフトウェアの特長です。これは、専門家のサポートを利用する時間と費用を節約できることにつながり、有益となる場合があります。

• プロジェクト計画ツールへのリモートアクセスは可能か？ 最後に、意思決定者は、実際にプロジェクト計画ツールを利用する必要があるのは誰か、どのような場所からアクセスして作業するのかを検討する必要があります。場合によっては、プロジェクトマネージャーがオフィスにいるときに利用する必要があるといった単純な情報でも、購入するソフトウェアを決定するときに役立つ場合があります。しかし、組織の働き方は近年変わりつつあり、必ずしも単なるオフィス勤務やリモート勤務といった単純なものではなく、ハイブリッドなアプローチも増えてきています。リモートアクセスが必要である場合は、購入における重要な判断材料となります。クラウドベースのソフトウェアは、最新のWebブラウザを搭載しているインターネットデバイスから利用できることが多く、このような環境ではアクセシビリティとセキュリティに関する両方の機能の最適な組み合わせが提供されるケースもあります。そのため、従業員が使用する環境との互換性の問題が発生する可能性も低くなります。

プロジェクト計画ツールに関する注目トレンドは？

プロジェクト計画ツールとの関連性が高いトレンドも、購入を決定する前に考慮する必要があります。これらのトレンドを考慮して設計されているソフトウェアを見つけることは重要です。これらのトレンドを考慮しなければ、プロジェクトマネージャーが時代遅れのあるいは期待に応えられないソフトウェアを入手するリスクがあります。検討するべきソフトウェアやテクノロジーの重要なトレンドを以下に紹介します。

• 人工知能の活用の拡大：人工知能 (AI) はますます高度化しており、広く信頼され利用されるようになっています。このトレンドはさまざまなソフトウェアカテゴリで見られるものですが、特にプロジェクト管理の分野と密接に関連しています。実際、ガートナーのアナリストは、人工知能の進化が続いていることから、2030年までに現在のプロジェクトマネージャーの業務の80パーセントをAIが行うようになる可能性があると予測しています。特に、データ収集、進捗管理、レポート作成に関するタスクにおけるAI利用は顕著に広がっています。この点を考慮すると、反復的または予測可能なタスクの一部を自動化し、プロジェクトマネージャーがより複雑な作業に時間をかけて取り組むことができるようにする目的でAI機能を利用しているソリューションに投資し、この課題に先手を打って取り組むことは理にかなっています。さらに、AIと機械学習は過去のデータからパターンを特定できます。これはリスクを最小限に抑え、最適な成果を得るためのプロジェクトワークフローを作成するために非常に有効です。

• アジャイルプロジェクト管理の台頭：アジャイルプロジェクト管理のコンセプトは決して目新しいわけではありません。プロジェクトのライフサイクルの中で突然の変更や頻繁な変更を可能にする、柔軟で確立された手法として活用されており、多くの支持を集めています。アジャイルプロジェクト管理を定期的に実施している企業や、今後アジャイルプロジェクトを取り入れていく可能性がある企業では、アジャイル手法に関連する機能を搭載しており、その枠組みを全般的にサポートしているプロジェクト計画ツールに投資することが重要です。

• モバイルアクセスへの需要の増大：ハイブリッドワークやリモートワークのモデルが広く普及しており、多くのプロジェクトマネージャーにとって、特定の場所にある単一のデバイスからタスクを実行するという考えは、もはや現実的ではなくなっています。代わりにプロジェクトマネージャーは、スマートフォンやタブレットデバイスなどのポータブルデバイスを使用して、あらゆる場所から主要なツールにアクセスできるようにする必要があり、モバイルアクセシビリティに対する要求がますます高まっています。これを念頭に置いて、利用可能なプロジェクト計画ツールを評価し、モバイルアプリを提供している、あるいはモバイルWebブラウザからクラウドベースのソフトウェアにアクセスできるソリューションを特定することには価値があります。

出典

ここで紹介した機能は、プロジェクト管理ソフトとの関連性と、これらのソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品数に基づいて識別されています。このドキュメントを作成するために使用された出典を以下に示します。

1. Best Project Planning Software 2021 (推奨されるプロジェクト計画ツール2021年) - キャプテラ (アクセス日：2021年10月14日、木曜日)

2. Gartner Says 80 Percent of Today's Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over (ガートナー、2030年までに現在のプロジェクト管理タスクの80%が人工知能により引き継ぎ廃止されると予測) - ガートナー (アクセス日：2021年10月15日、木曜日)