社内ポータル

社内ポータルは、従業員間のプライベートコミュニケーション、コラボレーション、およびデータ共有を促進するためのエンタープライズソリューションです。社内ポータルは、安全なプライベートネットワーク内に導入され、内部情報と外部リソースへの専用アクセスを提供するポータルとして機能します。その目的は、オンラインワークスペースにアクセスできるようにして、従業員とのエンゲージメントを向上させ、企業環境におけるコラボレーションの課題を解決することです。

社内ポータルはさまざまな業界で活用されており、主にワークフローの管理、最新情報の検索、組織内のスタッフとのコミュニケーションに使用されています。航空会社、スーパーマーケット、大学、小規模団体、図書館、NGOなどのさまざまな企業が、プライベートコミュニケーションに社内ポータルを利用しています。 また、社内ポータル作成ツールは、デジタルワークプレース／リモートワークソフトと同様に、分散しているチームの活動を促進し、簡素化します。

社内ポータルは、権限を持つすべてのステークホルダーがリアルタイムでデータを利用できるSSoT (信頼できる唯一の情報源) の役割を果たすため、ナレッジマネジメントツールと見なすこともできます。チームのモチベーションとソーシャルレコグニション (メンバー同士が互いを承認しあうことや承認し合う仕組み) を重視している組織では、これらのソフトウェアは従業員エンゲージメントツールやチームコミュニケーションツールで実行されるプロセスの一部を補完、あるいは置き換えることができます。

社内ポータル作成ツールは、他のさまざまなサードパーティーツールと連携されることが多く、ポータルツールのように、企業のソフトウェアスイートに簡単にアクセスできます。イントラネットプロバイダーによっては、組織のニーズを先取りして、上記のようなツールをネイティブ機能として構築している場合もあります。これらのツールは、最初はスタンドアロンの機能として使用されますが、徐々にカスタマイズしていくことができます。

社内ポータルは複雑であり多様化していますが、いくつかの基本的な要件があります。社内ポータルにより、以下を実行できるようになります。

• 安全なオンラインポータルを介して、従業員が組織の情報にアクセスできるようにすること。
• ニュースフィード、最新のアクティビティ情報、アラート、および通知を従業員に提供すること。
• ディスカッションボード、社内フォーラム、ブログを作成すること。
• ドキュメント、ポリシーなどのコンテンツを安全かつ規則に準拠した形で中央データベースで管理すること。
• ナレッジベースにアクセスできるようにして、重要な情報を提供すること。
• カレンダーを同期し、透明性の高いスケジュール管理機能を提供すること。
• グループを作成してファイル共有やコラボレーションを促進すること。

社内ポータルとは？

社内ポータル作成ツールは、アクセスが制限されたオンラインのプライベートコミュニケーションネットワーク (イントラネット) を構築し、維持するために設計されたデジタルソリューションです。このようなソフトウェアは情報のゲートウェイとして機能し、社内の特定のグループに、ナレッジベースやコラボレーションツールなどのリソースへのアクセスを提供します。従業員は、一元化された仮想上の場所での共同作業、文書やメディアの共有、安全なコミュニケーション、相互トレーニング、自己トレーニング、フィードバックの提供、セキュアなプロジェクトコラボレーションを実行できます。

社内ポータルは、民間企業、NGO、大学、政府機関などで利用されており、充実した機能を持つデジタルワークスペースの構築を支援することによって、コミュニケーションの障害を取り除き、イノベーションを促進し、効率を高め、インテリジェントなワークフローで摩擦を減らします。その主な特長は、適切な情報を適切なタイミングで適切な従業員に届けることができることです。これにより、これまでトップダウン方式であった情報伝達方法が、包括的で透明性が高く、効率的な情報の流れに置き換えられ、2者間の対話から、さらに多くのユーザーが参加する対話を実現できます。

社内ポータルは通常、IT、テクノロジー、コンテンツ管理、ユーザーエクスペリエンスの設計などの経験を有する社内のイントラネット管理者やデジタルワークプレイスチームによって管理されます。イントラネットを構築する企業では、既存のソフトウェアに便利な機能を追加することができます。例えば、ディスカッションフォーラム、ブログ、FAQ (よくある質問) セクション、ニュースフィード、チュートリアル、動画、インフォグラフィック、スケジュール、掲示板、CEOメッセージパネル、ソーシャルレコグニションなどの機能を追加できます。社内ポータルでは少なくとも、従業員データベース、社内のナレッジベース、コラボレーションやコミュニケーションに必要な独自ツールや外部ツールにアクセスできる必要があります。

社内ポータルの主な目的は、公共のメールサービスやコラボレーションツールのプロバイダーへの依存を排除し、より安全でプライベートかつ効果的なサービスに置き換えることです。例えば、社内で開発したソリューションや社内コミュニケーション／コラボレーションツールとの統合などがこの目的に含まれます (これらは通常、カスタマイズされた一元的なハブにバンドルされます)。つまり、社内ポータルは、従業員がつながり、共有し、学ぶことのできるワンストップショップとして機能します。イントラネットプロバイダーによって設計された社内ポータルでは、ソーシャルネットワークの構築、インスタントメッセージングの使用、ウィキページの作成とアクセス、ファイルの共有、フォームの作成、社内データベースへのデータ保存が可能です。

イントラネットプロバイダーによって、導入オプションは異なります。「オンプレミスとクラウドの比較：会社にとって最適なオプションとは？」という記事 (英語) で紹介されているように、オンプレミスでの導入も選択肢の1つです。この場合、データを完全にコントロールできますが、ITインフラストラクチャ、導入、ハードウェアのメンテナンスに多大な投資が必要となります。より便利なのは、クラウドベースの社内ポータルを導入する方法です。この場合、サブスクリプション料金を支払うことで、上記のようなコストのかかるプロセスをSaaSプロバイダーに委任できます。3つ目のオプションとして、ハイブリッド型の社内ポータルがあります。この導入モデルでは、既存のアプリケーションをホストするクラウドサービスプロバイダーが、社内ポータル運用の一部を管理します。

社内ポータルの利点とは？

コミュニケーションの分野で日々新たなテクノロジーが登場していますが、社内ポータルを使用する利点はあります。以下に、社内ポータルの戦略的な利点をいくつか紹介します。

• データの保存が容易：組織では、毎日膨大な数の文書が回覧され、メールで共有されたり、社内のコンピュータにさまざまな形式で保存されたりしています。社内ポータルを使用すれば、中央データベースを管理し、文書のバージョンと共有を管理できるため、ファイルの保存とアクセスがはるかに容易になります。また、中央データベースでは、カスタマイズされた検索機能、自動入力や入力補完機能を使用して、簡単に情報にアクセスできます。ファイルの可視性を高め、アクセスしやすくすることで、作業効率が向上し、投資収益率 (ROI) が最大化します。

• 従業員間のシームレスなコミュニケーション：従業員ディレクトリがない大規模組織では、情報を共有する必要がある相手を見つけるのが困難な場合があります。社内ポータルを使用することで、ユーザーは自分のプロフィールを作成し、必要な連絡先、職務の説明、写真を添付できるため、この問題は解消されます。イントラネットで同僚を素早く見つけて直接メッセージを送り、瞬時につながることで、従業員のネットワークは強化され、生産性が向上します。従業員ディレクトリから同僚にアクセスできることで、従業員間のコミュニケーションが活性化し、積極的に仕事に取り組むようになり、成果を認め合うことができます。また、ニュースフィードや掲示板を通じて社内の変化を把握できるので、交流イベントに参加する従業員が増加し、仕事の成果が幅広く認知されるようになります。

• 高度なコンテンツ管理システム：イントラネットは、ウェルカムページしかなかった1990年代と比較して、大きな進化を遂げています。現在では、ブログ、フォーラム、チャット、ニュースフィード、カレンダー、自動フォーム、アラート、さまざまなソーシャル機能を備え、重要なメッセージや社内の最新情報を迅速かつ簡単に共有できるようになっています。コンテンツ管理システム (CMS) が組み込まれている社内ポータルを使用することで、コンテンツの作成と組織全体での共有が可能になります。

• 全社的なデータ共有：知識やアイデアを共有することで、イノベーションが促進され、ビジネス成長の起爆剤となります。イントラネットでは、一元管理されたプラットフォームとそのユーザーにすべての従業員がアクセスできるため、経営幹部のメッセージを組織全体に伝達するチャネルとして利用できます。また、重要な情報や最新情報をリアルタイムで共有すること、新規プロジェクトのアイデアを募集すること、率直なフィードバックを受けることができるため、すべてのユーザーが組織の内情を理解し、変化を認識し、新しい成長機会への備えを強化できます。

• ボーダーレスなコラボレーション：多くの企業にとって、タイムゾーンや地域を越えて仕事をすることは大きな課題です。一元化されたコミュニケーションプラットフォームがあれば、世界中どこにいても、すべての従業員が同じ情報にアクセスできます。全員が同じ情報を共有し、同僚のスケジュールを把握しているため、コラボレーションをより効果的に行うことができます。また、社内ポータルは、緊急の対策が必要になった場合に従業員がオフィスにいなくても、状況に対応するためのツールを提供します。

• 企業目標の推進：カスタマイズされた社内ポータルは、企業アイデンティティへの投資とも考えることができます。社内ポータルを使用することで、企業文化、ビジョン、倫理、目標を推進できます。組織のリーダーが将来の計画を掲示板、フォーラム、ブログに掲示し、戦略を伝えることによって、従業員が実行すべき指示や、ビジネス目標に沿った働き方が明確になるだけではありません。目的意識を高め、コミュニティ意識を醸成し、全員が目指すべきゴールを共有できるようになります。

社内ポータル作成ツールの機能とは？

開発者は優れたソフトウェアを生み出そうと努力を重ねており、社内ポータルの機能は変化したり、新機能が登場したりしています。しかし、優れた社内ポータルを構築するには、単純で不可欠な機能から始めなくてはなりません。社内ポータルを検討するときには、以下の6つの基本機能に注目してください。

• ナレッジベース管理：中央ナレッジベースに情報を保存し、オンデマンドでアクセスできます。社内ポータルでは、企業ポリシーの文書からハウツー動画に至るまで、検索可能で簡単にアクセスできるデータベースから重要情報を安全な方法で保存、整理、共有できます。従業員は、オンボーディングの段階、定期的なトレーニング期間中、昇進を希望するタイミングや再教育が必要なタイミングなどに、これらの情報を利用できます。

• コンテンツ管理：簡単にアクセスできるように、テキスト、音声、動画コンテンツを中央データベースに一元化します。社内ポータルは議事録、請求書、プロジェクトワークフロー、セールスレポートなどのコンテンツを照合し、必要に応じて別の形式に変換し、ステークホルダーに提供し、リアルタイムで更新できます。

• 従業員リポジトリ：従業員のプロフィールを作成し、承認済みのユーザーにアクセス権を付与できます。社内ポータルは、全従業員の連絡先、職務、画像を保存し、統合データベースにこの情報を追加していくことができます。これにより、従業員リポジトリで同僚を検索し、問い合わせ先として適切な人物であることを確認できます。社内を尋ねて回ったり、メールで確認したりしなくても、適切な担当者と直接連絡を取ることができます。

• ポリシー管理：さまざまなシナリオに対応したガイドライン、ポリシー、手順を法規制に沿って作成できます。フォーム、テンプレート、DIY作成ツールを備えた社内ポータルは、ポリシーの作成、比較、検証、共有、実施という時間のかかるプロセスをスピードアップさせます。

• カレンダー管理：複数のスタッフのカレンダーを同期、共有、管理できます。社内ポータルには通常、カレンダーツールが付属しているので、従業員の空き状況と担当業務をすぐに確認できます。これにより、従業員は会議やイベントへの参加、招待状への返信、共同作業をしている同僚との同期、自身のスケジュールの編集をリアルタイムで行うことができます。

• プライベートネットワーク：漏洩、盗難、偶発的な改ざんから企業データを保護します。イントラネットプロバイダーは、常に存在する攻撃の脅威を踏まえた上で、幅広いセキュリティソリューションを顧客に提供しています。WAN (ワイドエリアネットワーク) とLAN (ローカルエリアネットワーク) のどちらであっても、ネットワークがプライベートであり、権限を持つユーザーのみがアクセスできるものであれば、ユーザーは安心して利用できます。

社内ポータルの購入時に考慮すべき点は？

デジタルに精通したユーザーが増加している今、社内ポータルを購入するときには、テクノロジーの急速な進歩と、その影響でユーザーの期待がどのように変化するかに注目する必要があります。社内ポータルを購入する前に、以下のような基本的かつ重要なポイントについて検討してください。

• 必要な統合機能をすべて備えているか？

優れた社内ポータルには、既存の、あるいは導入を検討しているビジネスアプリケーションと連携する機能が搭載されています。例えば、人事システム、ドキュメントプロセッサ、連絡先管理ソフト、スケジュール管理ソフトなどのアプリケーションと連携できる場合があります。ネイティブ統合やAPIにより、(データベースのダウンロードや更新、アプリケーション間の情報転送を実行しなくても) ソフトウェア間のシームレスな通信が実現します。データはこれらのプラットフォーム間でリアルタイムに更新されるため、データの損失、タイムラグ、不一致が発生しません。

• 直感的なインタフェースかどうか。

ユーザーエクスペリエンスは、企業にとっての最重要事項の一つです。大規模なトレーニングや時間のかかる調整は、結果として機会損失につながります。カスタマイズ可能であり、研修生や経験の浅いスタッフでも必要な機能をすぐに操作できる社内ポータルであれば、理想的です。

• モバイルアクセスの提供はしているか？

モバイルアクセスを提供していない社内ポータルは、自分のデスクでしか使えません。これでは、24時間体制であらゆる場所から利用できる、安全で合理化されたコミュニケーション／コラボレーションツールを導入する意味がありません。リモートワーク、フレックスタイム、現場勤務、ホテリング、ホットデスク、あるいはオフィス勤務の従業員であろうと、さまざまなデバイスを使用して世界中の同僚とつながり、コラボレーションをする必要があります。

• 充実した検索機能を搭載しているか？

「検索機能が時代遅れ」という不満を多くのイントラネットユーザーが抱えています。優れた社内ポータルは (中でもユーザーフレンドリーなエクスペリエンスを重視しているソフトウェアは)、質問の内容を予測し、自動入力機能で入力作業を効率化し、キーワードを提案し、結果を迅速に返します。

• 従業員の支援は充実しているか？

従業員は、自分の貢献が必要とされており、その貢献が評価されていることを実感できなければなりません。そのためには、対話を活性化する社内ポータルを導入する必要があります。例えば、従業員同士の意見交換の促進、チームメンバーの業績目標の共有、オンボーディングプロセスの円滑化、そして、期待を上回る業績を残した従業員を評価することが必要です。

社内ポータルに関する注目トレンドは？

社内ポータルの重要なトレンドは、テクノロジー全般のトレンドに関連します。SaaSビジネスの専門家でイントラネットスペシャリストであるJP Wirta氏は、「イントラネットに未来はあるか」と題した記事 (英語) の中で、イントラネットを、他のビジネスソリューションのすべての隙間を埋める「緩衝剤」であると表現しています。その隙間が広がるにつれ、社内ポータルは、ビジネスのあり方を一変させる可能性を秘めています。社内ポータルの新しいトレンドの中から、注目すべきものをいくつか紹介します。

• イントラネットのためのAI：イントラネットの分野でAIテクノロジーの潜在能力が十分に発揮されるまでには、まだ時間がかかるでしょう。しかし、AIチャットボットや音声アシスタントなどのイノベーションが、イントラネット上の標準的なテキストクエリに代わる日も近いかもしれません。パターン認識、音声分析、機械学習の能力を備えたAIは、社内ポータルの絶対的基準となり、検索レコメンデーション、記事作成、動画編集、セキュリティアラートなどの重要な業務を支援するようになる可能性もあります。

• イントラネットに特化した分析：分析は、社内ポータルのエンゲージメント、導入率、パフォーマンスを測定するのに役立ちます。組織はこれらの分析結果に基づいて、特定の状況、スキル、従業員のニーズに合わせてコンテンツやユーザーインタフェースを調整することができます。現時点では、従業員や業界に特化した指標が組み込まれている社内ポータルはほとんどありませんが、これらの情報をイントラネットの成功のベンチマークとして使用することには、明らかな利点があります。

• ハブサイトの活用：ハブサイトは、無数のWebサイトをまとめて最適なナビゲーションを実現します。個々のサイトをリンクさせることで、ユーザーはあるトピックを起点までたどったり、別のサイトを閲覧したりするなど、関連情報にアクセスすることができます。

• ソーシャルツールの活用：ソーシャルメディアのツールを活用することで、ユーザーエクスペリエンスは向上します。ソーシャルエンゲージメントの向上を期待していたイントラネットプロバイダーは以前から、ブログ、フィード、タグ、グループ、フォーラムを自社のソフトウェアに組み込んでいます。ソーシャルツールを自社ソフトウェアに組み込んでいないプロバイダーは今後、ユーザーがこれらの機能を仕事以外でも利用するようになるにつれ、ユーザーとの関係が希薄になる可能性があります。

出典 本書で紹介した機能は、社内ポータルとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1.　Intranet Software (社内ポータル) - キャプテラUK (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)

2. ログイン - ロイヤル・ブロンプトン&ヘアフィールド病院 (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)

3. 役立つリンク集 - チェルムスフォード市議会 (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)

4. グラスキューブのカスタマーストーリー Department for Work and Pensions (Glasscubesカスタマーストーリー：労働年金省) - Glasscubes (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)

5. On-Premise vs. Cloud Software:Which One Is Better for Your Company (オンプレミスとクラウドの比較：会社にとって最適なオプションとは？) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)

6. Do Intranets Have a Future (イントラネットに未来はあるか) - JP Wirta、LinkedIn (アクセス日：2022年7月5日、火曜日)