プロパティマネジメントシステム（賃貸）

レンタルプロパティマネジメントソフトは、賃貸および賃借物件の掲載、市場での売り出し、管理を行う家主、プロパティマネージャー、不動産業者をサポートするアプリケーションで構成されています。これらのツールは、リース管理システム、貸し別荘システム、不動産管理ソフトウェアといったソフトウェアカテゴリとの関連性が高いものの、他のタスクを実行することもできます。レンタルプロパティマネジメントソフトを使用すると、メンテナンス作業の管理、経費の追跡、賃料の回収、テナントからの支払いの処理を行うことができます。テナントの多くは、このようなプラットフォーム上に独自のポータルを有しています。

レンタルプロパティマネジメントソフトは、家主、ブローカー、不動産業者、プロパティマネージャーをサポートし、データやワークフローを一元化することができます。それらのユーザーの目的は、最も重要な財産である顧客の関心を引き、テナントになってもらい、テナントを管理および維持することです。家主もテナントもプログラミングスキルを有しているとは限らないため、これらのツールは使いやすいエンドツーエンドのソリューションとして設計されています。Webベースのプラットフォームとアプリで提供されることが多く、さまざまな関係者向けのカスタムのダッシュボードを備えています。関係者には、家主、不動産業者、不動産管理者、雑用係、テナントのほかに、会計士や人事スタッフなどのバックオフィスワーカーが含まれます。

これらのツールは、不動産所有者、マネージャー、入居者組合のほかにも、居住用、工業用、商用不動産業界の投資家にとって有益です。ユーザーは通常の単一世帯、複数世帯、複数用途の物件を管理することができます。また、共同生活用物件、複数世帯が居住する家屋 (HMO)、コリビングスペース、フラットシェアブロック、ロッジスペース、セルフストレージ施設などの管理もできます。すべての入居者やハウスメイトをワークフローに組み込んでいるため、大きな物件の管理もサポートできます。たとえば、レンタルプロパティマネジメントソフトは、お手頃価格の住宅、軍事施設、学生寮、貸し別荘、老人用住宅や老人ホームにも使用することができます。

レンタルプロパティマネジメントソフトは、レンタルプロパティマネジメントシステム (PMS) に分類される他のツールと同様の機能も備えています。居住用レンタルプロパティマネジメントソフトは、リース管理システム、不動産プロパティマネジメントシステム、商用施設管理ソフトウェアなどとも類似性があり、関連しています。ただし、レンタルプロパティマネジメントソフトには、貸し別荘システムやホテル管理ソフトといった他の種類のソフトウェアの機能の利点が生かされているとも言えます。レンタルプロパティマネジメントソフトには、入居者コミュニティやテナント組合向けに、海外で使用されているHOAソフトウェアの機能の一部が備わっていることもあります。

レンタルプロパティマネジメントソフトは多種多様です。インフラストラクチャ、設計、使いやすさ、アクセス性、機能は、どの業界向けに設計されたかによって異なります。しかし、ほとんどのソフトウェアでは、少なくとも次のタスクを実行することができます。

• プラットフォームや専用Webサイトで賃貸物件のリスティングを作成、カスタマイズ、管理する
• 空き情報、内覧、維持作業、退去を管理する
• テナント申込書の追跡、評価、審査を行う
• 支払いの追跡、回収の準備、賃料滞納の追跡を行う
• 申込ステータス、オンライン支払い、コミュニケーションにアクセスできるテナントポータルまたはダッシュボードを提供する
• 契約、権利証書など、物件に関連する文書の締結、共有、保存を行う

レンタルプロパティマネジメントソフトとは？

レンタルプロパティマネジメントソフトは、不動産管理企業、家主、投資家による不動産、テナント、支払い管理をサポートするWebベースのプラットフォーム、ポータル、アプリです。テナント申込書の処理、賃料の回収、テナントパフォーマンスの追跡、空き状況のモニタリング、経費の視覚化、テナントへの個別対応、オンラインコミュニティでのテナント対応を行うこともできます。機能は、リース管理システム、貸し別荘システム、不動産プロパティマネジメントシステム、入居者組合用のソフトウェアの機能と重複する部分があります。

1～3桁の数の不動産ポートフォリオを所有する不動産所有者、マネージャー、デベロッパー、賃貸業者、ポストセールスサービスプロバイダー、投資家が、これらのツールを使用できます。これらのツールを使用することで、競争が激しいレンタルプロパティセクターで優位を保ち、営業純収益 (NOI) の増加を維持することができます。プロ仕様のWebサイト、組み込みの審査ツール、仮想検査、電子署名など、時間を節約する機能を備えたこれらのツールを使用して、作業を合理化し、コストを最小化することができます。

自動リマインダー、統合バンクフィード、パフォーマンスレポート、財務データの共有などの機能を備えたこれらのツールで、ワークフローを迅速化し、不動産所有者の無駄を最小化することもできます。維持作業の調整、プロキュアメント、契約をサポートするレンタルプロパティマネジメントソフトを使用すると、所有者のコストを削減し、投資不動産の市場価値を維持することができます。また、家主とテナントの双方の権利証書、開発計画、土地登記データ、連絡先情報といった機密情報を安全に保存、共有することで、安全とコンプライアンスを維持することもできます。

レンタルプロパティおよび財務管理ソリューションは、完全統合型のWebサイトとして提供されることがよくあります。テナントはこれらを使用して、内覧の予約やリース契約の電子署名を行い、オンラインでフラット、家屋、商用施設、セルフストレージユニットの賃貸契約に同意することができます。テナントは、各自のアカウントへのアクセス権を与えられ、アプリやWebベースのポータルを利用して、オンラインで安全に賃料を支払うこともできます。組み込みのコミュニケーションツールは、テナント向けのテキストメッセージ、メール、チャットサポート、フォーラムへの参加、請求書リマインダーや督促状の送信も可能にします。

レンタルプロパティマネジメントソフトは用途に応じて、複数のスタッフアクセスを許可する非公開エクストラネットとしても機能します。不動産業者の業績の割り当て、モニタリング、評価のためのタスク管理ツールが搭載されていることもあります。プロパティマネージャーは、保険、鍵屋、駐車場業者、ストレージ施設、引っ越し業者、造園業者のクロスセリング広告を掲載することで、ツールを収益化することもできます。

レンタルプロパティマネジメントソフトの運用では、大量のデータを保存、転送、共有します。物件リスティング、バーチャルツアー、動画、在庫確認のデータや、賃貸契約、フロアプラン、雇用契約など機密文書のデータも扱います。そのため、この種のソフトウェアを使用するには、信頼性の高いインターネット接続や十分な帯域幅およびスループットが必要です。企業はオンプレミスのレンタルプロパティマネジメントソフトをソフトウェアスタックの一部として設定することができます。また、ストレージをソフトウェアアズアサービス (SaaS) プロバイダーにアウトソースすることもできます。ユーザーは仮想的にあらゆるデバイス、ロケーション、タイムゾーンからクラウド経由でアクセスできるようになります。可能であれば、不動産管理会社はハイブリッド運用を選択して、データの完全性を維持しつつ、迅速かつ信頼性の高いデータ伝送を実現することもできます。

レンタルプロパティマネジメントソフトの利点とは？

プロパティマネージャー、不動産業者、家主は、申込審査、定期検査、テナントへの連絡、空き情報のリスティング、支払いの追跡など、多くの通常業務を行います。レンタルプロパティマネジメントソフトを使用すると、こうした業務の多くを自動化および迅速化することができます。これらのツールを使用して手動入力をできる限り削減することで、プロパティポートフォリオの管理に携わるすべての人のコストを節約し効率を向上させることができます。以下は、レンタルプロパティマネジメントソフトの利点の一部です。

• テナントの自動審査：テナント申込書の評価は、プロパティアロケーションの成功には不可欠ですが、時間のかかるプロセスです。審査の専門家にアウトソースしたり、自身で手がけて貴重な時間を無駄にしたりするのではなく、レンタルプロパティマネジメントソフトを使用すると、こうした業務を合理化することができます。ツールに組み込まれたアルゴリズムと定義された会社のルールに基づいて、多くの申込書を審査することができます。テナントの年齢、配偶者の有無、所得階層、クレジット履歴、職業などの基準に基づいて、申込者を採点および比較することができます。警察、銀行、納税記録、データベースにアクセスできるツールでは、身元調査を行うことで、家主を不正な申込者から保護することができます。

• 双方向のコミュニケーション：レンタルプロパティマネジメントは双方向です。所有者とテナントの双方が、コラボレーション、コミュニケーション、関係維持のための協力を厭わずに行うことができる必要があります。レンタルプロパティマネジメントソフトは2つの目的を備えたプラットフォームである場合が多く、所有者とテナントの双方にアクセスを付与することができます。実際には、双方の間のインタフェースとして機能します。支払い、通知、文書のファイリング、申込書の送信、双方向コミュニケーションを円滑に行うことができます。不動産所有者はこうしたツールを使用して、テナントと連絡を取り、テナントの懸念をリアルタイムで認識し、状況が悪化する前にテナントの要望に迅速に対応することができます。

• 決済システム：レンタルプロパティマネージャーには多くの職務がありますが、会計、支払い処理、簿記は職務内容には含まれません。適切なレンタルプロパティマネジメントソフトを使えば、オンラインでの支払いも簡単です。請求書や領収書を発行するほか、ダイレクトデビット契約や家主とテナントの機密の財務情報の保管を自動で行うこともできます。取引データをエクスポート、共有、または会社の会計システムにフィードすることで、重複入力のエラーを減らすこともできます。特に納税申告の時期に会計事務所への依存を軽減することで、さらに節約することもできます。

• 一元管理：家主、家族経営の不動産代理店、小規模な不動産管理会社にとって、膨大な賃貸不動産ポートフォリオを管理することは困難です。しかし、レンタルプロパティマネジメントソフトを使用すれば、ポートフォリオの規模にかかわらず、賃貸業務を円滑に進めることができます。必要な情報は、鮮やかな画像、目を引くグラフ、魅力的なビジュアルを用いて表示されることが多く、経験の浅い家主でも、それらの情報を入手して、賃貸業務を運営することができます。

レンタルプロパティマネジメントソフトの機能とは？

レンタルプロパティマネジメントソフトの機能は、居住用、商用、工業用施設、またはそれらを組み合わせた不動産ポートフォリオのためにデプロイされることを前提としています。たとえば、工業施設賃貸に特化するツールでは、インタラクティブな工場フロアマップの作成や表示を行うことができます。商用不動産向けに設計されたツールでは、カスタムWebサイト構築にフォーカスし、オフィスビルディングや賃貸スペースのロケーションやアメニティを表示することができます。しかし、プロジェクトの複雑性やポートフォリオの規模にかかわらず、レンタルプロパティマネジメントソフトのユーザーは、次の基本的な機能を使用できます。

• 物件のリスティング：プラットフォームまたは専用Webサイトで物件リストを作成、管理する。多くのレンタルプロパティマネジメントソフトは、SSOまたは複数ユーザーアクセスが可能なWebベースのプラットフォーム方式で提供されている。プロパティマネージャーはさまざまなクライアントやポートフォリオから、いくつもの資産をリスティングすることができる。サービスによっては、ユーザーが不動産別のWebサイトを作成できる。これは、主に商用および工業資産にあてはまる。リスティングの種類にかかわらず、少なくとも写真、動画、音声コンテンツ、バーチャルツアー、フロアプランをアップロードして掲載できる必要がある。必要に応じて、プラットフォーム全体で空き状況、賃料、リスティングコンテンツの同期もできる必要がある。

• データ管理：レンタルプロパティとテナントの情報を安全に作成して保存し、すべての関係者がアクセスできるようにする。レンタルプロパティマネジメントソフトでは、物件のリスティング、バーチャルツアー、在庫確認、動画のほかに、権利証書、賃貸契約、審議会文書、計画および建築管理文書、フロアプランなどの重要文書を保存できる必要がある。雇用契約、信用調査、犯罪歴調査 (DBS) など、テナントの機密文書を安全に法令を遵守して保存できることも必要である。一部のツールでは、家主は一から文書を作成し、電子署名テクノロジーを利用して法的拘束力のある文書にして、関連機関に申告することができる。ただし、最も重要なのは、このソフトウェアを使って関係者が必要なときにこのデータにアクセスできることである。

• テナントポータル：賃貸期間の開始から終了まで、テナントのカスタマーエクスペリエンス全体を管理する。レンタルプロパティソフトは、テナントがオンラインでプロパティを閲覧するときから賃貸契約の終了まで、テナントをサポートできる必要がある。これには、内覧の予約、申込書の送信、文書の提供、交渉、契約の締結、敷金の支払い、賃料の支払い、修繕費の支払い、家主とのコミュニケーション、解約通知の送信などが含まれる。

• リース管理：レンタルおよびリース契約をモニタリングし、更新の期限を追跡する。レンタルプロパティマネジメントソフトで、契約更新条件、解除条項、契約期間の終了日、契約期間の定めのない契約をモニタリングすることができる。これは特に、短期の契約が多い複数世帯が居住する家屋 (HMO) の場合便利である。単一世帯または商用テナントよりテナントの状況が変わりやすいためである。

• テナントサポート：テナントにプロパティマネジメントスタッフや家主への質問やコミュニケーションの手段を提供する。英国住宅調査によると、英国世帯のおよそ5分の2が民間または公営の賃貸物件に居住している。しかし、賃借人の多くは家主と積極的なやりとりを行っておらず、メールや電話を通じて不動産業者に連絡することで問題を解決しなければならない。コミュニケーション不足、対応の遅れ、連絡なしの訪問、共感性の欠如を訴えるケースも多い。レンタルプロパティマネジメントソフトを使用して、テナントが家主に素早く連絡を取れるようにすることで、これらの課題を部分的に解決し、テナントとの関係を向上させることができる。

• 稼働率および空き状況の追跡：複数の不動産物件の空き状況を一度に確認することができる。家主や不動産業者はレンタルプロパティマネジメントソフトで、空き状況のモニタリング、空室率の視覚化、空室を最小限にするための対策を複数の不動産を対象に同時に行うことができる。また、この情報を利用してニーズの評価、価格の調整、複数不動産のNOIの比較、賃貸パフォーマンスの予測も行うことができる。

• カスタマーサポート：カスタマーサクセスチームまたは専任テクニカルアカウントマネージャーのサポートを利用する。SaaSプロバイダーの多くは、専門職のプロパティマネージャー、投資家などのクライアントに、クライアントライフサイクルを通してサービスを提供することができる。

キャプテラのソフトウェアディレクトリには、これらすべての機能などを備えたツールが掲載されています。こちらのレンタルプロパティマネジメントソフトに関する記事を閲覧して、投資する前にインサイトを活用することができます。機能やハイライトを基準としたフィルターで優先リストを絞り込んで、ビジネスニーズに適したソリューションを簡単に見つけることができます。

レンタルプロパティマネジメントソフトの購買時に考慮すべき点は？

レンタルプロパティマネジメントソフトを購入する際に、家主、不動産業者、プロパティマネージャーはいくつかの点を考慮する必要があります。この種のソフトウェアは、NOIや企業の純利益には大きく影響しないものの、所有者やテナントのエクスペリエンス、パフォーマンス、企業イメージに影響する可能性があります。以下は、レンタルプロパティマネジメントソフトを決める前に考えるべき基本的な質問です。

• 使いやすさ：家主にも、テナントにも、アプリケーション使用前の研修は不要である必要があります。アプリケーションは使いやすく、インタフェースはあらゆる能力の人々が一目で操作することができる必要があります。モバイル対応の表示も必要です。いずれかのツールの導入を決定する前に、開発者に無料トライアルやライブのデモを依頼することも一案です。

• 導入形態：クラウドベース、オンプレミス、ハイブリッドの各システムには、それぞれの利点があります。クラウドベースの場合、ホスティングインフラストラクチャが比較的単純で、メンテナンスも必要ありません。サブスクリプションコストが高額になることもありますが、クラウドツールは拡張が可能で、ニーズや生産性の変更にシームレスに対応することができます。オンプレミスの場合は初期設定コストがかかり、維持、更新、アップグレード、間接コストも発生します。拡張性は投資の規模に依存し、あらゆる不具合は不動産管理会社の責任となります。一方で、オンプレミスではデータセキュリティやコンプライアンスを完全に管理することができます。

• ヘルプデスクの利用：クラウドベースのソフトウェアユーザーにとって、ベンダーのテクニカルエキスパートに連絡できるというのは必須事項です。ユーザーが自由に連絡できるカスタマーサクセス担当者のタイプだけが重要なのではありません。時間を問わず利用可能であることや、コミュニケーションチャネルも重要です。メールや電話サービスだけでなく、独自のチャットボットシステムや一般的なチャットアプリを通じて、チャットでのカスタマーサービスを提供するベンダーを探す必要があります。

• ポートフォリオ管理サポート：不動産業者はさまざまな不動産を同時に管理する必要があります。これにはコリビングスペース、フラットシェア、ロッジスペース、複数世帯が居住する家屋 (HMO)、単一世帯および複数世帯向けの部屋、オフィス、店舗、セルフストレージスペース、工業施設、多用途スペースなどが含まれます。また、ゲーテッドコミュニティ、住宅団地、軍事施設、貸し別荘、学生寮、老人ホームなどが含まれる場合もあります。レンタルプロパティマネジメントソフトは、ポートフォリオがどのような規模や構成であっても対応できなければなりません。

レンタルプロパティマネジメントソフトに関する重要なトレンドは？

最も関連性の高いレンタルプロパティマネジメントソフトのトレンドは、需要の増加、消費者による期待の上昇、その結果生じる課題です。優れたソフトウェアツールはこうした課題を予期しつつ、その他の新たなトレンドもモニタリングし、必要な柔軟性をユーザーに提供することができます。先進的な考え方の不動産管理会社、不動産業者、家主は、以下のレンタルプロパティマネジメントソフトのトレンドに注目する必要があります。

• 仮想現実 (VR)：ある種のVRテクノロジーを取り入れて、テナントのエクスペリエンスを向上させる物件リスティングが増えています。どのような規模の企業でも比較的低コストでVRを導入できるようになったため、プロパティマネージャーはバーチャルツアーを設定し、テナント向けのインタラクティブエクスペリエンスを作成し、若い世代に訴求することができます。物件の特徴や欠点を示すことで、過度な期待も防げます。

• AIチャットボット：AIを活用したチャットボットの導入規模は近年拡大しています。テナント候補者が、不動産業者やプロパティマネージャーとの最初の連絡でためらわずにチャットボットを利用するようになったため、家主がソフトウェアベンダーからこの機能を得ようとするのは当然のことです。昔のような定型文による回答とは異なり、AIチャットボットは、ユーザーのオンラインプロフィール、購買行動、GPSロケーション、組み込みのコマンド、トークトリガーを踏まえて、リアルタイムで関連性の高い回答を返します。

出典：

ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

1. Rental Property Management Software Buyers Guide - Capterra UK (レンタルプロパティマネジメントソフトの購入ガイド - キャプテラUK) (アクセス日：2022年3月1日、火曜日)

2. Negotiation: 5 techniques to convince your potential buyers - Capterra Blog (交渉：潜在購入者を納得させる5つのテクニック - キャプテラブログ) (アクセス日：2022年3月1日、火曜日)

3. Artificial intelligence: how to apply it to your business - Capterra Blog (人工知能：ビジネスでの活用方法 - キャプテラブログ) (アクセス日：2022年3月1日、火曜日)

4. Get more from your sales teams with CRM and machine learning - Capterra Blog (CRMと機械学習でセールスチームからさらなる力を引き出す - キャプテラブログ) (アクセス日：2022年3月2日、水曜日)

5. What is a Digital Signature and how to create one - Capterra Blog (デジタル署名とその作成方法 - キャプテラブログ) (アクセス日：2022年3月2日、水曜日)

6. English Housing Survey – Ministry of Housing, Community & Local Government (英国住宅調査 - 英国住宅コミュニティ地方自治省) (アクセス日：2022年3月3日、木曜日)