資産追跡ソフト

資産追跡ソフトは、マネージャーが社内のリソースとIT資産のインベントリを追跡するために必要なツールを備えています。このソフトウェアでは、資産の保証、使用状況、減価償却などの関連情報も追跡できます。資産追跡ソフトは、通常、バーコードやQRコードなど、資産を効率的に追跡するための機能を実装しています。これらの機能を活用して、資産を利用できないダウンタイムを短縮し、修理のためのスケジュールを効果的に立てることができます。

資産追跡ソフトには主に、資産のライフサイクルをマッピングする機能、機器の効率性を追跡する機能、組織の資産に関連するあらゆる側面をモニタリングする機能が含まれます。大規模な企業にとって資産追跡は在庫管理と同様に重要であることから、この課題を解決するための専用のソフトウェアが存在しています。また、これらのソフトウェアでは通常、組織が独自のロールや従業員プロフィールを設定し、資産へのアクセスを管理できます。

資産管理ソフトを利用する最大の利点は、コストを削減できることです。資産を適切に管理することで、さまざまな費用を削減できる可能性があります。コスト削減の例として、必要な時に機器を利用できないために作業が遅れる事態を避けることができます。また、資産を適切に追跡すれば、資産の価値を容易に把握でき、EOL (廃棄) 計画を効果的に進めることができ、財務管理の効率化にも役立ちます。

資産追跡ソフトでは、資産に関連する管理業務を中心に行いますが、密接に関連する他のソフトウェアカテゴリもあります。関連するソフトウェアカテゴリには、固定資産管理システムやIT資産管理ツールなどがあります。

資産追跡ソフトを検討するときには、重要ないくつかの要素を考慮し、自社のニーズに合ったソフトウェアを選択しましょう。特に重点的に検討するべきなのは、ソフトウェアが提供している機能です。これらのソフトウェアが提供している機能は、コア機能と一般的な機能に大きく分けられます。コア機能は、このカテゴリに欠かすことができない機能です。一般に、資産追跡のカテゴリに含まれるソフトウェアには、少なくとも以下の機能が含まれています。

• 故障とメンテナンスの追跡機能。これは、ダウンタイムや資産の交換などに関する重要な意思決定に役立ちます。
• 資産ライフサイクルマッピング。過去の故障やメンテナンスから収集した履歴データを、今後の購入の意思決定や多額のメンテナンスコストの予測に役立てることができます。
• 機器の効率性の追跡機能。機器などの資産の効率性を測定し、買い替えやアップグレードを検討する際に必要なデータを提供できます。
• 従業員のロールとプロフィール。資産のメンテナンスなどのタスクを適切な担当者に簡単に割り当てることができます。
• バーコードやQRコードの生成と読み取り機能。資産を正確に追跡し、一部のプロセスを自動化し、資産追跡に関わる作業を軽減します。

資産追跡ソフトとは？

資産追跡ソフトは、企業が所有する資産の性能や予想されるEOL (廃棄) など、資産に関連するさまざまな指標を追跡するのに役立ちます。資産管理ソフトを使用することで、これまでの資産管理における非効率な部分を取り除き、資産の所有に関連するコストを削減できます。たとえば、資産が適切にメンテナンスされていないため予期せぬダウンタイムが発生する可能性を減らすことや、予期しないときに資産が廃棄されることがないようにできます。

多くの組織にとって、適切な資産追跡は在庫管理と同様に重要です。これらの資産には、組織が抱えている在庫から、工具や重機など、通常の業務で使用するあらゆる種類の機器が含まれます。これらの資産の重要性は組織によって変わりますが、資産を適切に管理することの重要性は変わりません。資産があるべき場所にない、二重に予約されている、または故障して使用できない場合、業務の遅れや経費が発生します。資産追跡ソフトは、業務に悪影響を及ぼすこのような状況を軽減するために役立ちます。

最新の資産追跡ソフトには、資産を効率的かつ正確に追跡するさまざまなテクノロジーが組み込まれています。バーコードやQRコードの読み取り機能はその一例です。これらの機能を使用すると、特定の資産に対応するコードを作成できます。資産をシステムに登録しておくと、資産を移動したり新しいプロジェクトで使用したりするときにコードを読み取って、資産の場所を常に把握できます。データ分析もまた、最新の資産追跡ソフトで広く利用されているテクノロジーの一つです。最新の資産追跡ソフトは、高精度なアルゴリズムとAIを使用して、企業の資産の使用状況を把握し、メンテナンス業務などで正確な予測を立てることが可能になります。

資産追跡ソフトの利点とは？

資産追跡の利点は多岐にわたりますが、企業の資産をより効率的に使用することが最大の目的です。この目的は、いくつかの機能によって実現され、最終的にあらゆる種類の資産の所有、使用、メンテナンスに関連するコストを削減できます。資産追跡ソフトを利用する具体的な利点を以下に紹介します。

• 資産管理の効率化：資産追跡ソフトの大きな利点は、効率性が向上することです。メンテナンスが必要な資産の現状や、特定時点における資産の物理的な場所など、あらゆる面で資産を正確に追跡することができます。

• コストの削減：例えば、使用できない時間に作業を予約することを避ける、業務上都合の良い時間帯にダウンタイムを確保する、資産の利用期間を正確に予測することなどが可能になり、コストを削減できるようになります。特に車両や重機などの高価な多くの資産を抱える大企業では、優れた資産追跡ソフトに移行すれば、コストを大幅に節約できるでしょう。また、資産追跡ソフトは、資産を追跡する人員不足の解消や、顧客サービスの向上などにより、コスト削減に寄与します。

• 説明責任：最新の資産追跡ソフトでは、資産を使用するユーザーの管理を自動化し、資産を使用するときに問題が発生した場合の責任の所在を簡単に特定できます。従業員が資産を利用するときに、このソフトウェアを使用して資産に割り当てられたQRコードを読み取り、資産を返却するときに再度QRコードを読み取ります。この仕組みによって、最後に資産を使用したユーザーを特定でき、常に責任を明確にできます。

• 法規制や財務関連のコンプライアンス：業界によっては、規制や税制上の理由から、詳細な資産追跡の記録が求められる場合があります。資産追跡ソフトでは、必要な書類を提出しなければならないときでも、詳細なレポートを自動的に作成でき、関連する他のソフトウェアに直接接続することができ、このような規制にも容易に対応できます。

• リアルタイムの情報：マネージャーや経営幹部は、資産の場所をリアルタイムで簡単に把握でき、それらの情報のレポートを作成することが可能です。

• 資産変更に伴う記録を容易に調整可能：通常は、組織が購入した資産を廃棄するまで使用しますが、このシナリオに該当しない場合もあります。資産を売却する場合や組織内で移動する場合には、税金の計算などに影響を与えることがあります。資産追跡ソフトでは、このような変更も簡単に取り入れることができます。

• 詳細なレポートと知見の提供：資産追跡ソフトでは、これまで資産を追跡するために使用していた帳簿や表計算ソフトよりも、多くのデータポイントを取り入れることができます。豊富なデータを利用できるため、これまでは作成できなかったような詳細なレポートを提供できるようになります。AIなどの分析機能が常に進化しており、多くの資産追跡ソフトは、収集した情報をもとに高度な知見を提供できます。

資産追跡ソフトの機能とは？

資産追跡ソフトの機能は、コア機能と一般的な機能に分けることができます。コア機能は、市場のほぼすべての資産追跡ソフトに搭載されていますが、一般的な機能の組み合わせはソフトウェアによって異なる場合があります。最も一般的な資産追跡ソフトの機能を以下に紹介します。

• メンテナンスや別のダウンタイムの追跡：資産の稼働率などの最新情報を詳細に把握することは、資産を効率的に活用するために極めて重要です。資産追跡ソフトは、通常、故障やメンテナンスなどのダウンタイムの原因を追跡するための機能を提供します。これらの機能を使用すると、頻繁に故障しており交換が必要な資産や、アップグレードや交換する利点がある資産を簡単に確認できます。

• 資産のライフサイクルマッピング：資産のライフサイクルを計画することは決して容易ではありませんが、資産追跡ソフトを使用すると簡単に計画できるようになります。資産追跡ソフトでは、故障やメンテナンス費用など、さまざまなデータを追跡することができ、資産のライフサイクルをより効果的にマッピングし、将来的な計画に活かすことができます。

• 機器の効率性の追跡：資産は予定されている寿命まで使用できるとは限りません。事故による損傷、メンテナンスの判断ミス、事業の変化、または資産が期待される効果を発揮しない場合など、資産を早期に廃棄した方が費用対効果が高くなる場合があります。資産追跡ソフトによって、あらかじめ定義されたパフォーマンス指標を基準として、資産の効果を明確かつ簡単に把握できます。これにより、特定の資産を買い替えるべきかなど、豊富な情報に基づいて意思決定を行うことができます。

• クラウドネイティブ・アプリケーション：最近の多くのビジネスアプリケーションと同じように、多くの資産追跡ソフトの開発元は、製品のクラウド化を進めています。クラウド化によって、リモートからの資産追跡やデータの一元管理が可能となり、従業員はモバイルデバイスなどのインテリジェントデバイスを使用して資産を読み取る機能などを活用できます。

• QRコードの作成と読み取り：QRコードやバーコードには、資産を識別するために必要なすべての情報が含まれているため、資産の貸出と返却を容易に行うことが可能になります。数秒でこれらのコードを読み取ることができ、読み取った従業員や日時の情報とともに、資産の場所を詳細かつ自動的に記録できます。また、これらのQRコードを作成できるソフトウェアもあります。

• 従業員のカスタムロールとプロフィール：従業員に特定のロールやプロフィールを割り当て、特定の資産のメンテナンスなどの作業を割り当てるプロセスを簡単に自動化できます。特定の資産を利用する従業員に適切な権限があるかどうかを判断し、自動的に承認または拒否することも可能です。

• レポート作成と計画のための対話型のダッシュボード：資産追跡ソフトでは通常、多くのレポートオプション、資産とその場所の概要、資産情報の更新や新しいQRコードの作成など、さまざまなタスクを実行する使いやすいユーザーインターフェースを利用できます。多くの場合、これらのダッシュボードはクラウドで利用でき、適切なデバイスがあれば、権限を付与されている従業員はどこにいてもアクセスできます。

• 予防保全計画：資産追跡ソフトが収集する豊富なデータと予測機能により、資産が故障してから慌てて対応するのではなく、資産の予防保全計画を進めることも可能になります。必要なメンテナンスを理想的なタイミングで行うことができれば、長期的に大きなコスト削減につながります。

資産追跡ソフトの購入時に考慮すべき点は？

資産追跡ソフトを購入するときには、コストと機能などのいくつかの要素を検討する必要があります。また、すべての資産追跡ソフトは同じではありません。開発元の評判や利用可能なソフトウェアのすべてのレビューを調査する価値があります。特に、クラウドネイティブのソリューションについては評価やレビューを十分に検討してください。導入する資産追跡ソフトを決定するときに、具体的に検討すべき事項を以下に紹介します。

• 資産追跡ソフトの主な機能とは？

ソフトウェアの主な機能は、自社にとって最適なソフトウェアであるかどうかを左右する重要な要素です。手頃な価格のソフトウェアでも、組織が必要とする機能がなければ意味がありません。組織にとって不要な機能がないソリューションを選ぶと良い場合も多くありますが、長期的な視点でソフトウェアを検討することも大切です。現在は必要のない機能でも、近い将来利用する可能性があるかもしれません。

• 開発元は信頼できるか？

ローカルにインストールする標準的なソフトウェアでも、SaaSモデルで利用するクラウドネイティブ・アプリケーションでも、開発元が顧客サービス、テクニカルサポート、ソフトウェアのメンテナンスなどについて優れた実績があるかどうかを確認する価値があります。資産追跡は、あらゆる企業にとって重要です。開発元が技術的な問題に直面し、対応できないといった心配のないソフトウェアを選びましょう。

• ソフトウェアは安全か？

資産追跡ソフトの利点の一つは、資産を適切に活用できないことによる金銭的な損失を削減できることです。ただし、これはソフトウェアを安全に利用できることが前提です。データの保存方法など、ソフトウェアのいくつかのセキュリティ面について注意しなければなりません。特に、SaaSプロバイダーと契約する場合、自社でデータを管理しないため、セキュリティ対策が特に重要になります。

• ソフトウェアは自社の規模に適しているか？

資産追跡に関しては、中小企業のニーズと大企業のニーズは大きく異なります。そのため、候補となるソフトウェアが、自社の規模に適しているかどうかを確認することが重要です。導入を計画しているソフトウェアに追跡できる資産の数に制限がないか、大規模な組織では複数の拠点でソフトウェアを利用できるかなどを確認しましょう。

• 他のソフトウェアと互換性があるか？

資産追跡ソフトによって、会計など他のさまざまな業務が容易になりますが、その利点を活かすためには、選択したソフトウェアが既に導入している関連ソフトウェアと連携できることが必要となります。

• 開発元は積極的にソフトウェアのサポートや改善を行っているか？

後述しますが、資産追跡は開発が活発に進んでいる分野であり、今後、これらのソフトウェアに影響を与えると考えられるトレンドが多くあります。資産追跡に関する最新トレンドに対応するために積極的な開発を続けている開発元を見つけることができれば、重要な新しいトレンドにも対応できるようになるでしょう。

資産追跡ソフトに関する注目トレンドは？

資産追跡ソフトの注目トレンドは、資産についてより多くのデータを収集し、収集したデータをどのように活用するかという取り組みに関連しています。資産管理ソフトに関連するトレンドを以下に詳しく紹介します。

• 予防保全：近年、AIの分析能力は、多くの分野で革命を起こし続けています。資産追跡でも、AIによる分析機能が積極的に取り込まれています。資産追跡ソフトには、今後さらに正確な予防保全機能が組み込まれ、どのような資産にいつ予防保全を実施するかを正確にスケジュールできるようになり、さらにコストを削減できるようになるでしょう。

• フリートテレマティクス：配送車や運搬車などの車両 (フリート) 資産の場合、車両を追跡するためにGPSトラッキング機能が有効です。今後、この機能は多くの資産追跡ソフトで提供されるようになるだけでなく、車両資産を追跡する機能として標準で搭載される可能性があります。

• IoTの追跡の増加：先に説明したトレンドと似たテーマになりますが、バーコードやQRコード、RFIDチップによって資産を追跡する手法が普及しています。これらのさまざまなオプション機能の精度が向上しており、コストも低くなっていることから、今後さらに多くのセンサーが資産を追跡するために利用されるようになるでしょう。温度、湿度、衝撃、圧力などのセンサーが広く利用されていくと考えられます。これらのデータポイントを追加してくと、ライフサイクルやメンテナンスのスケジュールなどをさらに正確に把握できるようになるでしょう。適切に使用していたのに故障した資産は、事故や、設計や仕様通りに使用されなかったために故障した資産と区別する必要があります。

• クラウド移行のトレンドの継続：資産追跡ソフトは、一般的にクラウドで利用できる、SaaSアプリケーションとして提供されるようになっています。コスト削減、リモートアクセス、データの一元管理などの利点があることから、このトレンドは今後も継続し、従来型のソフトウェアが選択肢となることは稀になるでしょう。

出典 本書で紹介した機能は、資産追跡ソフトとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. キャプテラ (アクセス日：2022年6月13日、月曜日)
2. Forbes - What is Asset Tracking? (資産追跡とは？) (アクセス日：2022年6月13日、月曜日)
3. ウィキペディア - Asset Tracking (資産追跡) (アクセス日：2022年6月13日、月曜日)