日程調整ツールとは？

日程調整ツールとは、予約プロセスを効率化するためのツールです。事業者や専門家が、従業員、クライアント、患者などの予約スケジュールを管理するうえで役立ちます。日程調整ツールを使うと、予約のリマインダーが送信されるので、無断キャンセルや直前キャンセルを最小限に抑えることができます。また、毎日の予約スケジュールがリアルタイムで表示されるので、ダブルブッキングやオーバーブッキングなどの問題にも対応できます。

日程調整ツールの導入メリットとは？

• 無断キャンセルや空き時間枠の削減：日程調整ツールは、今後の予約を追跡し、クライアントやサービス提供者にリマインダーを送信します。リマインダーを送ることで、無断キャンセルを最小限に抑えることができます。また、コミュニケーション機能を使って、予約の都合が悪くなった場合に予約を変更したり、テキストメッセージやメールでサービス提供者に事前連絡をしたりできます。
• 複数チャネルから予約できる利便性：従来の予約受付は電話や対面が主流でしたが、日程調整ツールでは予約方法がより柔軟になり、電話やモバイルアプリ、オンラインポータル、サードパーティ機関などを通して予約ができます。これにより複数チャネルでクライアント／患者にリーチできるため、ユーザーエクスペリエンスの向上も図れます。
• 従業員を効率的にスケジューリング：ほとんどの日程調整ツールは、従業員のスケジュールも管理できます。事業者は、シフトの編成や割り当て、毎日の勤怠管理や活動の把握といったことを、追加費用なしで行うことができます。

日程調整ツールの一般的な機能とは？

• 予約のリマインダー：顧客やサービス提供者向けに自動リマインダーを設定し、今後のスケジュール、支払い、スケジュールの変更などを知らせる。
• オンライン予約：オンライン予約ポータル、モバイルアプリ、キオスクなどで、クライアントの予約を入れるための機能。クライアント側は、空いている予約枠を確認して予約を取ることもできる。
• 自動スケジューリング：従業員の稼働状況をリアルタイムで確認し、役職、年功、シフトの希望などに基づいてシフトを組む。
• カレンダーツールとの同期：クライアントの予約の詳細や予約スケジュールを、Googleカレンダー、Outlook、iCalなどのクラウドベースのシステムと同期する。
• 定期予約：設定した期間内に定期的に繰り返される予約をスケジューリングすることで、毎回個別に予約を取る手間を省く。

日程調整ツールの購入時に考慮する点とは？

• 独自のビジネスニーズに合う機能を探す：日程調整ツールはあらゆる規模の事業者に対応していますが、求められる機能はユーザーセグメントによって異なります。個人ユーザーの多くは、予約のスケジューリングや追跡の機能があれば十分ですが、中小企業の場合は、予約の管理や従業員のスケジューリングを効率的に行えるものを求めています。特に企業が求めるのは、予約や従業員のスケジューリングの管理、時間の追跡、会議のリマインダー、定期的な予約、顧客の維持、マルチタスキングなどの機能が揃ったパッケージシステムです。日程調整ツールを購入する際は、ビジネスにとって必要な機能を特定し、それに基づいて選ぶことをお勧めします。
• 業界特化型のソリューション：ほとんどの日程調整ツールはあらゆる業種で使用できますが、中には、ヘルスケア、ホスピタリティ、ウェルネスといった特定のセクター向けに開発されたものもあります。ビジネスニーズを満たしているのであれば、一般的なソフトウェアよりも特定の事業に特化したソリューションを選ぶことをお勧めします。業種別に最適化されたテンプレートやカスタムフィールドがすぐに利用できるうえ、業界規制へのコンプライアンスにも対応しやすくなります。

日程調整ツールに関する注目トレンドとは？

• 予約ボットの増加：現在、SoBo Botやbotsplashなどのベンダーが会話チャットボットを提供しており、これを事業者のウェブサイトやFacebook Messenger、WhatsAppなどのメッセージングアプリに統合できるようになっています。人工知能を利用したこのようなチャットボットは、スケジューリングにおける技術的コミュニケーションに変革を起こしています。テキストや音声メッセージでクライアントとやり取りし、従業員が関与せずに予約の受付ができるようになっています。キャプテラの調査では、中小企業の約68%が会話型ユーザーインタフェース技術を現在使用している、または2年以内に使用を開始する予定であるとしています。
• マルチチャネル日程調整ソリューションが開く優れたカスタマーエクスペリエンスへの道：通常は、初回の予約が事業者とクライアントとの最初の接点になります。マルチチャンネル予約の戦略を取れば、カスタマーエクスペリエンスが向上し、実際に予約に至る可能性が高まります。このような利点を認識し、最初から優れたカスタマーエクスペリエンスの提供に努める事業者が増えています。
• モバイルアプリベースの日程調整の増加：総務省が2019年に行った調査で、インターネットの利用状況を端末別でみたところ、スマートフォンが最も利用率の高いデバイス (63.3%) であることが明らかになりました。また、世帯におけるスマートフォンの保有割合が8割を超えています。従って、モバイルアプリベースの日程調整に対する潜在需要は高く、今後の成長が見込まれます。