はじめに

リスクマネージメントツールは主に、企業がデータを効果的に使用および管理できるように支援し、オペレーショナルリスクや企業全体のリスクを軽減します。リスクマネージメントツールを使用すると、通常、以下が可能になります。

• 既存のプロセス、アクティビティ、またはプロジェクトのリスクのレベルの測定
• ビジネスを成功させる上で最も重要なリスクの優先順位付け
• 法規制についての文書化と、リスクの現状と組織で発生した特定のインシデントに関するレポートの作成による、リスクの軽減

企業と従業員は、リスクマネージメントツールを効果的に使用することで、リスクを軽減するための適切な行動を取り、リスクが実際に問題になるのを阻止する予防措置を容易に講ずることができます。リスクマネージメントツールを導入すれば、リスクを認識した文化を醸成し、ポリシー、計画、ビジネスプロセス、意思決定、トレーニング活動を通じてこの文化を成熟させていくことができます。

さまざまなソリューションを利用することができます。各ソリューションに実装されている機能の範囲と特徴は異なりますが、共通する機能もあります。リスクマネージメントツールの特長は、リスクの特定、リスク評価、リスク軽減、予防措置を実施できるように支援するツールが組み込まれていることです。また、多くのツールでは、監査を実施し、関連するレポートを作成する機能も利用できます。

リスクマネージメントツールの機能は非常に特殊であり、リスク管理、コンプライアンス遵守、業務上支障となる問題の回避を目的としていますが、他のさまざまなツールと連携させることができ、他のソフトウェアと共通する機能も多く実装されています。関連するプログラムの例には、GRCツール、監査ツール、財務リスクマネージメントツールがあります。

リスクマネージメントツールのカテゴリには多くの選択肢があり、それぞれ独自の機能、長所、短所がありますが、このカテゴリのソフトウェアに不可欠な重要なコア機能がいくつかあり、多くのアプリケーションに実装されています。リスクマネージメントツールのこれらのコア機能を使用すると通常、以下が可能になります。

• リスクを特定および分類し、脅威の深刻度を示すスコア、評価、または指標を割り当てる。
• 社内のプロセスを評価し、規則や法規制を遵守していることを確認する。
• 主要リスク管理指標 (KRI) を定義し、特定のセキュリティ違反や障害が発生したときに発行するアラートを設定する。
• コンプライアンス、リスク状況、社内で発生したインシデントに関するレポートを作成する。

リスクマネージメントツールとは？

リスクマネージメントツールは、企業のリスクやオペレーショナルリスクを最小限に抑えるように設計されています。企業は、高品質なリスクマネージメントツールを効果的に活用して、リスクを認識し、規則や法規制を遵守し、社内で発生したインシデントに対応する準備を整えることができます。さらに、プロセスや作業手順を最適化して、簡単かつ効率的に監査を行い、重大な問題を回避したり、影響を最小限に抑えたりすることができます。

リスクマネージメントツールを使用して実施できるタスクには、以下があります。

• 組織に存在する特定のリスクの識別
• 各リスクがもたらす脅威レベルの評価
• リスクを軽減するために役立つプロセス、アクション、戦略の策定
• 潜在的なリスクが実際に影響を及ぼすことないように防止すること。

リスクマネージメントツールは、リスク評価ソフトやリスクマネジメント・システムと呼ばれることもあります。リスク評価はこれらのソフトウェアのコア機能であり、これらのソリューションを採用する最大の理由の一つは、リスクを意識した文化の醸成を推進できることです。最終的な目的は、業務上の支障となり、コストの負担をもたらす恐れのある問題を回避することです。

リスクマネージメントツールの利点とは？

リスクマネージメントツールの利点は、主に、リスクを特定および定義して、これらのリスクがもたらす脅威を測定し、悪影響を回避または軽減する措置を講じることができることです。これらのソフトウェアは、組織がプロセス、トレーニングプログラム、さらには企業全体の文化を変革するときに役立ちますが、リスクマネージメントツールを使用する利点や、利用すべき重要な理由をできる限り具体的に把握しておくことが大切です。これらのソフトウェアが企業にもたらす大きな利点は、以下の通りです。

リスクを特定し問題を迅速に解決する。リスクマネージメントツールを使用する最大の利点は、企業やビジネスリーダーがリスクを特定および定義し、できる限り迅速に対応できることにあります。これらの多くのソフトウェアを使用すると、リスクを特定して把握することができ、リスクの脅威レベルに基づく総合的なスコアを確認して分類することが可能となり、リスクの本質を理解できるようになります。また、さまざまな脅威の関係についても調査できます。最終的に、リスクに対して効率的で自社にとって最適な方法で対応できるようになることが大きな利点です。

最大の脅威となるリスクに優先的に取り組む。すべてのリスクの脅威が同じレベルではありません。甚大な被害をもたらす特定の問題が存在することを認識することが重要です。優先的に対応しなければならないリスクが存在しており、これらのリスクを把握することで、問題の発生を未然に防ぐことができるだけでなく、問題が発生した場合でも、重要な脅威に優先して対処できるようにリソースを適切に割り当てることが可能になります。リスクマネージメントツールは、リスクや脅威をスコアとして表示する重要な機能を提供しており、すべてのリスクが同じ優先順位で扱われることがないようにし、主要なステークホルダー全員が重要なリスクを把握できるようにします。

リスクに対応するプロセスを策定する。組織が直面しているさまざまなリスクを特定して把握した後には、各リスクに対応するプロセスを構築しなければなりません。しかし、単に実施するアクションを決定するだけで、このプロセスが完了するわけではありません。リスクとその理由に応じて対応するステークホルダーを決定する必要もあります。社内の従業員は、どのようなリスクを管理する責任があり、どのような対応を期待されているのかを理解する必要があります。

リスクを認識した文化を育む。先に説明したように、リスクマネージメントツールを幅広く活用して組織と従業員が恩恵を受けるようにする方法の一つは、リスクを認識することを重視する文化を育むことです。企業が直面する重大な問題の多くは、問題を見落としていたり、特定できなかったりすることが原因です。リスクマネージメントツールを使用することで、何が起こりうるか、その結果はどうなるか、悪影響を避けるためにできる対策を熟考できるようになります。これにより、不測の脅威を軽減し、一般的な脅威への対策を強化できます。 全体的なリスク登録簿を確立する。リスクマネージメントツールは、個々のリスクを特定してスコアを表示できます。これは、見落とされがちなもう一つの大きな利点につながっています。組織が直面しているリスクや脅威の数を明確に把握し、各リスクにスコアを付けることができれば、直面しているリスクの全体的なレベルを包括的に把握することが可能です。リスク登録簿を作成することで、リスクの全体像を把握し、広範にわたるリスク戦略を容易に策定できます。

コンプライアンス対策を強化する。最後に、リスクマネージメントツールを使用すると、コンプライアンス対策を強化できます。明確なルールを確立し、コンプライアンスが重要である理由を詳しく説明できるようになり、この強化を実現できます。また、存在するリスクを理解し、そのリスクを回避または軽減するために適切な措置を講じている企業は、適用される法律や業界規制を遵守して事業を推進している可能性も非常に高いはずです。新しい規則が策定される場合には、プロセスも調整する必要がありますが、リスクマネージメントツールによって迅速にプロセスを変革できるようになります。

リスクマネージメントツールの機能とは？

リスクマネージメントツールの主要な機能は、企業全体または特定のプロセスに関するリスクを特定して対応できるようにすることです。もちろん、リスクマネージメントツールが提供する機能は同一ではありませんが、ほぼすべてのパッケージにコア機能と呼ばれる特定の機能が搭載されており、多くのアプリケーションに共通する機能が実装されています。これらの主要な機能を以下に説明します。

• リスク評価：企業に存在するさまざまなリスクを評価し、各リスクに対してスコアや評価を割り当てます。リスクマネージメントツールのリスク評価機能の目的は、組織が直面するさまざまな脅威を理解し、脅威がどれほど深刻であり、どの程度注意または対応に注力するべきかを理解できるようにすることです。また、スコアやリスク評価を割り当てることで、さまざまなリスクを直接比較し、簡単に分類することができます。ソフトウェアの中には、財務リスク評価、ITリスク評価、法務リスク評価、オペレーショナルリスク評価など、リスクマネジメントの特定の分野に特化したものもあります。これらのソリューションには、特定のリスクマネジメント分野に関連するいくつかの機能が追加されている場合があります。

• リスクレポート：リスクレポートを作成します。これらのレポートには、現在および将来的なリスクに関する情報と、組織によるリスクの現在の管理方法に関する詳細が記載されます。最終的に、リスクレポートは、ポリシーやコントロールについて、効果を発揮しているか、十分な効果が得られていないものがないか、今後重要となるものは何か、変更が必要なものは何かを、ビジネスリーダーや他の主要なステークホルダーに報告できなければなりません。リスクレポートのもう一つの重要な役割は、主要リスク管理指標 (KRI) を特定し、この KRI を基準として特定のアクティビティのリスクレベルを測定できることです。リスクマネージメントツールを使用すると、これらのレポートを作成し、困難な事態や損害を発生させるような問題が発生する前に予測することが可能になります。

• 監査とコンプライアンス管理：監査を実施し、コンプライアンス情報を最新の状態で維持し、規則や法規制を完全に遵守しながら業務を行っていない領域を特定し、解決するための措置を講ずることができます。特に新しい法律が策定されるときには、監査を行い、コンプライアンスを管理する機能が不可欠になります。厳格で透明性のあるプロセスでEU市民の個人データを取り扱い、安全に保管することを企業に新たに求めるようになった一般データ保護規則 (GDPR) はこの好例です。しかし、GDPRが施行されてから1年が経過した後でも、欧州企業の30%が、自社がGDPRに完全に準拠しているかどうかを確信できないと回答しています。リスクマネージメントツールにより、コンプライアンスに関する問題を特定し、迅速に解決できるようになるため、これらの問題を避けることが可能です。その結果、企業は罰金、訴訟、他の多くの罰則を避けることができます。

• ダッシュボード：リアルタイムに情報を提供するライブダッシュボードを使用して、リスクマネジメントのパフォーマンスを監視します。優れたリスク分析ソフトウェアは、組織が設定したKRIを使用し、インタラクティブな画面上に有用な情報を表示します。これにより、リスクマネジメントやコンプライアンスなどの分野に携わる従業員は、対策を講じる必要がある領域や新たなリスクが発生している場所を把握できます。

• アラートと通知：アラートと通知を設定することで、早急な対応が必要な変更を通知できます。一般的に、リスクマネージメントツールのアラートや通知システムは、選択した主要リスク管理指標とシステムに入力されたコンプライアンス情報の両方と連動するように設定できます。これにより、セキュリティ侵害が発生したとき、リスクが深刻な問題に発展したとき、あるいは新しい法律やコンプライアンス要件が実際に適用されたときに、通知することが可能になります。これにより、適切な部署の従業員が最適なタイミングで対策を講ずることが可能になり、混乱や損害を最小限に抑えることができます。

キャプテラのリスクマネージメントツールのディレクトリでは、各ソリューションに実装されている詳細な機能を迅速かつ簡単に調べて、比較できます。また、提供されている機能を基準に利用可能なオプションをソートして、基本的な要件を満たすソフトウェアのみを表示することもできます。

リスクマネージメントツールの購入時に考慮すべき点は？

リスクマネージメントツールを購入する際には、さまざまな要素を慎重に検討し、最適なオプションを選択する必要があります。しかし、利用可能なソリューションの中には、特定の業界を対象としているものや、優れた機能を実装していても自社では実際に役に立たない場合もあるため、自社のニーズに最適なソリューションを慎重に見極めることが大切です。時間をかけて以下の質問に回答することで、さまざまな重要な要素を検討できます。

• リスクマネージメントツールのコストとは？ 新しいソフトウェアを検討するときには、その費用と使用できる予算について慎重に検討する必要があります。基本的には、現実的に購入できる最も優れたソリューションを探すことになりますが、コストの問題については包括的に考える必要があります。購入費用やインストールや設定の費用は、全体的なコストの一部でしかありません。また、ソフトウェアの継続的な運用にかかるコスト、スタッフのトレーニングに投資する必要があるコスト、テクニカル・サポートの利用や新バージョンのリリースに伴うソフトウェアのアップグレードにかかるコストなどを総合的に見ていく必要があります。SaaSオプションを採用する場合、継続的なサブスクリプション費用と、サブスクリプション契約を終了するときに発生する可能性のあるコストを考慮する必要があります。

• リスクマネージメントツールの展開方法とは？ 現在のソフトウェアの展開方法には、大きく2つの選択肢があります。一つはオンプレミスへの展開であり、ソフトウェアを購入および設定して、オンサイトで管理し、自社で完全に所有して管理する方法です。もう一つはクラウドベースで展開するアプローチです。これは、SaaSとして提供されることが多く、サードパーティーのサービスプロバイダーがソフトウェアやアップデート、データストレージを管理し、リモートからソリューションを利用できるようにします。両方のモデルにそれぞれ長所と短所があります。オンプレミスの展開方法は管理しやすく、クラウドベースの展開方法はコストを予測しやすく、より柔軟に利用できます。これらの長所と短所だけを見るのではなく、これらのモデルが自社にどのように適用されるのかを検討することが大切です。

• リスクマネージメントツールに具体的に何を期待するか？ 次に、リスクマネージメントツールに具体的に何を求めるのか、そして、最も重視する機能を明確にします。自社で使用する目的を明確にすれば、企業向けの優れたリスクマネージメントツールを簡単に比較できます。ソフトウェアに含まれるすべての機能が自社で必要とは限りません。また、実装されている機能が優れていたとしても、意思決定のプロセスで重要な役割を果たすとは限りません。実際に何が必要かを検討し、その情報基準としてキャプテラのソフトウェアディレクトリにあるさまざまなオプションを比較してください。

• モバイル・リスクマネジメントのオプションはあるか？ 近年、在宅勤務や現場で作業する従業員が増えていますが、こうした従業員もリスクマネージメントツールとその機能を利用する必要があるかもしれません。このため、自社でもこの状況が当てはまる場合には、提供されているモバイルアクセシビリティについて確認してください。モバイルアクセシビリティは、専用のモバイルアプリとして提供されることもあれば、モバイルのWebブラウザからクラウドベースのソフトウェアにアクセスして提供される場合もあります。

• 業界に特化したソリューションが必要か？ 最後に、金融や情報テクノロジーなどの業界でビジネスを展開している場合、業界に特化したリスクマネージメントツールについて検討する価値があるかもしれません。これらの業界特化型のソリューションは、業界特有の一般的なリスクを考慮して設計されており、スタッフの全体的な作業負担を軽減するために役立ちます。

リスクマネージメントツールに関する注目トレンドは？

現在だけでなく長期的に活用していく必要があるため、リスクマネージメントツールに関する重要なトレンドも購入するときの判断材料にする必要があります。つまり、新しいソフトウェアと既存のソフトウェア、そして企業向けのリスクマネジメント・テクノロジーと連携させて使用することができ、現在の職場における最新のプロセスや手順に統合できるソフトウェアを選択することが重要です。これらを念頭に置いて、重要ないくつかのトレンドを以下に紹介します。

• 人工知能 (AI) の改良：人工知能や機械学習の品質や精度の向上は、多くのカテゴリのソフトウェアに影響を与えていますが、リスクマネージメントツールも例外ではありません。リスクマネージメントツールにおいてAIは、リスクが顕在化する前に予測し、脅威を抑制するために特定のアクションを自動的に実行し、問題に対して実施された過去の解決策を学習し、コンプライアンスとリスク対応に関連する分野を自律的に管理できます。これらの機能によって、リスクマネジメントを効率化でき、対策を担当する社員が社内にいなくても、最適なタイミングで対応できるようになります。このような利点を念頭に置き、選択するソフトウェアのAI機能を検討する価値があります。

• クラウドテクノロジーの普及：特に、重要なデータを保護して復元する能力や継続的なバックアップ機能など、クラウドテクノロジーを活用する潜在的な利点について、多くの企業が認識するようになっています。さらに、クラウドベースのソフトウェアは、オンサイトで必要となるストレージが少なく、オンサイトで採用するIT専門家も少数で済むため、自社で維持する環境を小規模にすることができます。また、インターネットに接続できるデバイスであれば、従業員は世界中のどこからでもソフトウェアにリモートでアクセスできるようになります。これは、クラウドベースのオプションを利用するときの大きな利点です。ITインフラストラクチャをクラウドに移行する企業が増えていますが、リスクマネージメントツールのニーズに対してクラウドベースのオプションを利用することが、将来を見据えたソリューションとなるかどうかを検討する価値があります。

• 現在のワークスタイルの変化：インターネットの高速化、通信テクノロジー、クラウドコンピューティングの進化によって、現在のワークスタイルに大きな変化が生じていますが、新型コロナウイルスの感染拡大によってこの変化はさらに加速しています。キャプテラの調査によると、世界の中小企業の70%がパンデミック時に自社のサービスをバーチャルで提供できるように対応しており、リモートワーカーの67%が在宅勤務について好意的に捉えていることが明らかになりました。リモートワークやハイブリッド・ワークへの期待が高まる中、企業もこの期待に応える必要があり、現在のこれらのワークスタイルを念頭に置いた専用のソリューションに投資することを検討しなければならなくなっています。リスクマネージメントツールの場合、リモートの従業員がアクセスする必要がある場合、クラウドベースの展開やオフサイトからアクセスするように設定できるオプションを重視することは合理的でしょう。

• 企業内で利用されるモノのインターネット (IoT)：モノのインターネット (IoT) とは、日常的に使用されるデバイスにインターネット接続機能を実装し、相互に通信できる「スマートデバイス」にしたものです。IoTテクノロジーの概念は、職場で広く取り入れられるようになっています。リスクを自動的に検出するため、これらのスマートデバイスの一部を活用することを検討する価値があります。IoTテクノロジーの利用を検討している場合は、スマートデバイスに対応するソフトウェアを探してください。現在、自社でIoTテクノロジーをまだ活用していなくても、IoTデバイスは今後さらに安価になり、さまざまなビジネスシーンで活用されるようになる傾向があります。将来的に企業に恩恵をもたらすリスクマネージメントツールを優先して取り入れる場合には、このような傾向があることを念頭に、購入するソフトウェアを決定する必要があるでしょう。

出典

本書で紹介した機能は、リスクマネージメントツールとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Best Risk Management Software (推奨されるリスクマネージメントツール) - キャプテラUK (アクセス日：2021年10月4日、日曜日)

2. GDPR turns one – is your SME compliant? (GDPRの施行 - 取引先の中小企業のGDPRの対応状況の確認のすすめ)- キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月5日)

3. Risk Glossary:Key Risk Indicators (リスク用語集：主要リスク管理指標) - Risk.net (アクセス日：2021年10月5日)

4. Digital transformation:70% of SMEs worldwide adapted their business offerings as a result of COVID-19 (デジタルトランスフォーメーション：全世界の中小企業の70%が新型コロナウイルスの影響によって提供する製品やサービスを変更) - キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月5日)

5. Top 5 Tech Trends for Small Businesses (中小企業のテクノロジートレンド上位5位) - キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月6日)