採用管理ツール

はじめに

採用ソフトは、人材派遣やヘッドハンティングのプロセスを支援するように設計されており、企業の人事部 (HR) や人材紹介会社が、主に応募者、求人、職務内容のデータベースの管理に使用します。

現在の採用ソフトに搭載されているコア機能を使用すると、人事担当者が簡単に共有できる方法で応募者情報を収集できます。採用候補者との関係を管理する機能を取り込むように設計されていることも多く、人事部は協力しながら応募者を絞り込み評価できます。このような採用候補者関係管理システムの多くは、求職者とスキルを特定の職務内容にマッチングするのに役立ちます。自動化された採用ツールを利用して、採用期間を短縮し、結果としてコストを削減できる場合もあります。

最新の採用ソフトの主な利点の一つは、採用担当者の時間を節約できることです。管理者や人事担当者のどちらが使用する場合でも、迅速に行動できれば、競合他社よりも早く、すべての求人に対して最適な候補者を特定して連絡できる利点が生まれます。また、採用プロセスが迅速になることで、生産性が向上する可能性もあります。さらには、応募者への返信の作成などの繰り返しの作業を自動化できる採用ソフトでは、作業時間を短縮することもできます。日本の組織が利用することの多い採用ソフトは、受動的な候補者 (積極的に転職を検討していないが、きっかけがあれば転職する可能性がある候補者) を選り分けて、連絡するのに役立ちます。重要なのは、採用ソフトは社内の異動を検討する場合にも外部から採用する場合にも利用できることです。

さらに重要なのは、ソフトウェアベースの採用システムでは応募書類や履歴書から候補者に関するデータを集約でき、採用担当者が個人の長所と短所をすべて考慮して公平に比較できることです。採用ソフトは、応募者追跡ソフト、人事データベースソフト、人材管理ソフトと関連性があります。また、採用ソフトが人員管理システムの一部に組み込まれている場合もあります。優れた採用ソフトはいずれも、あらゆる規模の組織が利用できる多くの機能を提供しており、採用プロセスを合理化し、候補者と採用側の企業の両方の利便性を向上するように設計されています。採用ソフトの重要な機能を、以下に説明します。

• 採用担当者が複数の候補者の重要なスキル、特色、特性を検索するのに役立つスマート検索フィルタ
• ソーシャルメディアと統合して企業のリーチ (採用範囲) を拡大し、最適な候補者を見つける機能
• 特定の職務内容や要件に合わせて調整できる応募書類
• 顧客関係管理システムのように機能する候補者関係管理システム
• 管理者が従業員の雇用に要する時間や費用の管理に利用できる分析ツール

採用ソフトとは？

採用ソフトは、人材紹介会社と人事部門の両方が候補者や求人情報のデータベースを管理することで、業務の効率化するビジネスツールです。企業は通常、採用ソフトを使用して応募者の情報を収集し、応募者のスキルをフィルタリングおよび評価して、職務内容とマッチングします。複数の職種を同時に募集する可能性がある場合、採用候補者関係管理システムを利用すれば、人事担当者が複数の職種への応募をすべて把握し、採用プロセスに関連するコストや時間の最新情報を管理者に通知できます。採用ソフトは大企業だけが利用しているわけではありません。最近英国で実施された調査では、中小企業の半数弱が、採用活動で何らかの形で人事ソフトを利用していました。

日本で一般的に使用されている採用ソフトは、複数の機能を搭載しています。例えば、採用ソフトに応募者追跡システム (ATS) が付属していることが多く、応募者の進捗を確認しながら応募プロセスを進めることができます。多くの採用ソフトにATSが付属しているのは、最初に応募した職種では採用されない可能性が高い候補者でも、この候補者に適した他の職種を採用担当者が見つけることができる場合があるためです。候補者のスキルを活かすことができる別の職種を紹介したり、他のチームのマネージャーに候補者が他の職種に適している可能性があることを提案したりすることができる場合があります。

組織の変化するニーズに適応するために、人材獲得ソフトや採用マーケティングシステムが最新の採用ソフトに含まれている場合もあります。採用ソフトには優秀な人材の採用に特化していたり、一括採用のためのツールを提供したりするものもあります。商用の優れた採用ソフトの多くは、さまざまな環境に対応するように設計されており、多くの異なる状況で有効に活用できます。採用ソフトは、包括的な意味を示す用語であり、候補者データベースや、何度もメールをやり取りする必要を排除する一元的なコミュニケーションシステムを意味することもあります。

採用ソフトの利点は？

採用ソフトの利点は、組織の採用活動を調整できることです。例えば、企業のある職種にとって極めて有力な候補者がいる場合でも、別の職種に応募していたために見落とされてしまうことが多くあります。候補者全員のデータを調整する採用ソフトがあれば、容易に求職者を正しい方向に導くことができるようになり、採用を成功させて有能な社内チームを作り出すことができるでしょう。ソフトウェアベースの採用ソフトには、企業の複数の部門やチームが協力して採用プロセスを進めることができることだけではなく、他にも以下のような利点があります。

• 人材採用の競争力の強化：例えば、採用候補者管理ソフトを使用しなければ、特定の職種の有力な候補者全員にリーチできる可能性は低くなり、適切な採用ソフトを活用している他の企業や人材紹介会社に優れた候補者を奪われる可能性が高くなります。つまり、適切な採用ソフトを利用することで、採用担当者が俊敏に業務を遂行し、優秀な候補者を競合他社よりも先に獲得できるようになります。

• 採用プロセスの迅速化：人事担当者なら誰もが、企業が毎年、採用や人材の確保に多額の費用をかけていることを知っているでしょう。採用プロセスを迅速化することができれば、経済的にも大きな利点が生まれます。採用プロセスの迅速化は、人事担当者による幅広い採用活動を可能にし、生産性の向上に役立つだけでなく、広告費や採用プロセスの期間を最小限に抑えることにもつながります。このため、採用ソフトは企業の間接費の大幅な削減に寄与します。さらに、採用データベースが整備されており有力な候補者の最新情報が保存されていれば、求人が発生した段階ですぐに採用できるため、スキル不足の解消にも役立ち、日常業務で人材やスキル不足に悩まされることもなくなります。

• 採用する候補者の質の向上：専門分野に特化した採用ソフトを活用することで、特定の求人に適した候補者の採用が容易になります。企業が使用する採用ソフトの種類はさまざまですが、一般的には候補者の選定や絞り込みを支援する機能が搭載されている傾向にあります。この機能では、複数の応募者を比較して、採用の次の段階に進むべき応募者を推薦する自動的なプロセスを利用できる場合もあります。また、不採用になった候補者のデータを保管しておき、その候補者のスキルに合った別の求人につなげることもできます。これにより、適性のある優れた求職者だけを採用することが可能になります。

• 機密データの保護：採用プロセスには公平性を保証するために透明性が求められます。最新の採用ソフトでも、重要で潜在的に機密性の高い個人データを安全に保存する必要があります。前述の通り、採用ソフトを使用すると、複数のチームや人事担当者がデータを共有でき、紙ベースのシステムよりも効果的に採用を進めることが可能になります。ただし、個人情報を保護するため、個人情報にアクセスできるユーザーや時間を管理しなければなりません。適切な採用候補者管理システムに投資すれば、個人情報を管理する機能が組み込まれているため、企業や応募者の記録が誤って漏洩する可能性は低くなります。

• ソーシャルリーチの強化：多くの種類の採用ソフトはLinkedInやTwitterなどのソーシャルメディアと連携しており、多くの潜在的な求職者にリーチを拡大することができます。最近は、多くの採用ソフトにソーシャルメディアを統合する機能が標準機能または少なくともオプション機能として付属しており、求人情報をソーシャルメディアのプロフィールにリンクできるようになっています。多くの場合、この機能は候補者を集約するために役立ち、採用対象者に対する自動応答機能が提供される場合もあります。

採用ソフトの機能とは？

採用ソフトには多くの機能があります。プログラムに標準で含まれている機能やモジュールとして提供される機能のほかに、追加料金が必要になる機能もあります。最も一般的な採用ソフトの機能を以下に紹介します。

• 候補者管理：採用プロセスにおける候補者の進捗を評価して更新します。優れた採用ソフトの重要な機能は、採用担当者が単一のインターフェースですべての候補者を管理できることです。このインターフェースは通常、採用データベースにバックグラウンドで接続されており、組織のあらゆる求人に対する潜在的な候補者全員の詳細に安全にアクセスできるようにします。一般的に、採用ソフトの候補者管理システムは、候補者のスキル、実績、特性、履歴書から得られた他の詳細をまとめて、利用しやすい形式で提供します。このため、候補者を簡単に比較できます。候補者管理機能を使用して、個人が求職中かどうかといった重要なデータにもアクセスできます。候補者管理システムには、候補者の雇用までのプロセスでのアポイントメントやジョブに関するコミュニケーション、さらには、各段階で進捗を管理している組織の担当者も記録されます。この部分の機能は、応募者追跡システムと呼ばれる場合もあります。

• 面接管理：データを集計して公平に比較できるようにして、面接を受けたどの候補者が最も優れていたかを判断します。大規模な組織では、採用プロセスに数人が関わることもあり、応募者の採用に関する打ち合わせを何度も行う場合があります。適切な採用ソフトを利用して、客観的な方法で候補者を採点することで、面接で生じることが避けられない意見の相違を解消できます。面接の状況を効果的に管理することで、管理職は、個人に対する感情に頼ることなく、豊富な情報に基づき、採用すべき候補者を判断できます。面接管理機能は一般的に、面接における個人の実績に関する定量的なデータを保持して公平性を担保し、必要に応じて公平性を証明するために使用されます。これは、さまざまな業界の組織、特にオープンで公正な採用プロセスで維持しながら、候補者の個人情報を保護しなければならない組織にとって、検討すべき重要な機能です。

• 求人広告：求人広告を最適な場所に掲載することで、その職に最適となる候補者を見つけて引き付けることができます。前述のとおり、最近は、ソーシャルメディアとの統合が多くの種類の採用ソフトの利点の一つとなっており、求人情報のリーチをできるだけ拡大することを検討している場合、この機能は非常に役立ちます。場合によっては、採用ソフトを使用してソーシャルメディアに求人広告を掲載するだけでなく、このような求人広告に対する初期の反応を評価することもできます。ただし、すべての求人がソーシャルメディア・マーケティングに適しているわけではありません。例えば、管理職を募集する場合、業種によっては、その業界の専門誌やWebサイトに求人広告を掲載する必要があるでしょう。例えば、大卒などの一定の条件がある求人の場合、新卒者向けの求人ページに掲載する方法が有効になる場合もあります。多くの採用ソフトは、高度な統合機能を提供しており、求人情報をインテリジェントに掲載することが可能です。

• メールマーケティング：求人が発生したときに、潜在的な候補者に求人情報を提示します。現在の採用ソフトは、採用データベースとメールアプリケーションのフロントエンドを統合して、候補者と適切な求人をマッチングできます。例えば、大型貨物の自動車免許が必要な求人の場合、その免許を所持する候補者をシステムで自動的に特定し、この求人に応募するように働きかけることができます。メールマーケティングを完全に自動化ながら、受信者の名前を変更することで、コミュニケーションをパーソナライズすることができます。また、人事担当者や人材紹介会社は、データベースで特定された候補者を確認し、メールを送信する候補者を自ら判断することもできます。いずれの場合も、このようなマーケティング手法を利用することで、比較的低コストかつ簡単な方法で、適切な候補者にリーチすることができます。優秀な応募者が見つかる可能性が高くなると同時に、実際に面接した後で適性がないとわかる候補者に費やす無断な時間を減らすこともできるでしょう。

• 履歴書解析：履歴書や職務経歴書に記載されているデータを合理的な方法で整理します。この用語はコンピューティング分野では、採用候補者管理システムなどのデジタルシステムが人間の使用する書き言葉を解釈する方法を意味します。候補者間で応募書類や履歴書の記述内容がまったく同じになる可能性はゼロに近いため、これは採用ソフトで利用できる有用な機能です。もちろん、採用担当者が確認する履歴書が1～2件であれば問題ありませんが、数百あるいは数千の履歴書が採用データベースに登録されている場合は、非常に困難な作業となります。そのため、履歴書解析機能によって情報を「読み取って」、わかりやすく変換することで、スコアを基準としたりチェックリストを使用したりして候補者を簡単に比較できるようになります。さらに、履歴書解析を使用すると、紙の書類に頼ることなく、履歴書をデジタルデータとして適切に保護して保管することができ、安全性を高めることができます。

• ワークフロー管理：最新のソフトウェアベースの採用ソフトは他のソフトウェアとの連携が強化されていることから、ワークフローが改善され、迅速に採用を決定することができます。採用プロセス全体に関係する個別のタスク数を考えると、採用を完了するまでにどれほど多くのワークフローを経由するのかが明確になるでしょう。最初に、求人を特定して、その職務内容を記述する必要があります。次に、求人情報を複数の方法で掲載する必要があるでしょう。そして、応募者を絞り込んで返答する必要があります。この段階で問題がなければ、採用担当者、候補者、面接官の3者がやり取りをしながら、面接を予定する必要があります。この後にさらなる審査を経てから面接に進む場合もあります。多くの場合、採用を通知するまでにこれらのすべてタスクを行う必要がありますが、候補者が最終的に辞退する可能性もあります。その場合は、まったく新しいワークフローが発生することになります。世界中のいくつものタイムゾーンや言語で事業を展開している組織では、この状況はさらに複雑になります。そのため、採用プロセスのワークフロー管理システムが必要になりますが、多くの人事採用ソフトではこのようなシステムが提供されています。このシステムにより、例えば、候補者から返事があったり、面接が終了したりした後に、プロセスの関係者全員が採用データベースを更新することなどが可能になります。手動の作業では採用業務が遅れる傾向があるため、優秀な人材を競合他社に奪われたり、採用側の企業に対する候補者の印象を悪化させたりする恐れがあります。

採用ソフトの購入時に考慮すべき点は？

採用ソフトはそれぞれ異なっており、採用ソフトを購入する際に検討すべき重要な要素がいくつかあります。企業は、購入を検討している採用候補者管理システムや採用ソフトが自社の具体的な要件を満たすことができるかどうかを検討する必要があります。特に人材獲得競争が激しい市場で事業を展開している企業では、候補者とのエンゲージメントが最大の課題になることも、採用する人材の質が事業を進める上での最大の問題になることもあります。自社にとって適切な採用ソフトを選択するときに主に検討すべき要素を以下に説明します。

• 人材紹介会社に適したソフトとは？ 人材紹介会社は、他のどのような業種の企業よりも専用の採用ソフトを多く利用する傾向があります。人材紹介会社向けに設計された採用ソフトは、CRMによって潜在的な候補者の管理できるようにするだけでなく、見込み顧客と既存の顧客も同じシステムで管理できるようにします。例えば、人材紹介会社にとっては、データベースにある特定の候補者情報を顧客とすぐに共有できるなどの明確な利点があります。当然ですが、人材紹介会社向けの採用ソフトは、セールスに特化している傾向があります。多くの場合、例えば、セールスの推進、クライアントとの関係の構築、商用目的の人材紹介会社のマーケティングなどを支援します。しかし、候補者の管理に役立つ機能を提供している場合でも、企業の採用担当者が求めるシステムであるとは限りません。言い換えれば、人材紹介会社向けに特別に設計された採用ソフトには、自社で採用活動を行う組織が必要とする以上の機能が含まれている可能性があります。

• 不要な機能が採用ソフトに含まれていないか？ 前述の通り、雇用する企業向けに設計された多くの採用ソフトは、人材派遣会社向けに設計された商業的なソフトウェアとは異なります。後者はセールス機能を重視し、前者は候補者を重視する傾向があります。しかし、不要あるいは利用されることのない機能が多く含まれている場合もあります。搭載している機能がソフトウェアの価格に影響しないのであれば、検討すべき唯一の要素は、ソフトウェアの操作が一般ユーザーにとってどれほど複雑かということです。すべてのモジュールを簡単に操作できない場合、トレーニングが必要になるかもしれません。また、採用ソフトに不要なモジュールが含まれている場合、そのソフトウェアのコストが適正かどうかも確認しなければなりません。採用ソフトに実装されているコンプライアンス管理などの機能やモジュールが、特定の組織にとって役立つかもしれませんが、他の組織にとっては無用である可能性もあります。同様に、内部チャットの統合機能も検討すべき機能かもしれませんが、ソフトウェアの購入を検討している会社がすでに独自のチャットシステムを利用している場合、おそらく不要でしょう。一部の採用ソフトには、候補者が採用されて従業員になった場合にのみ利用する、オンボーディングモジュールが含まれていますが、このような機能は、特定の企業や小規模な組織には必要のない機能かもしれません。

• ライセンスベースの採用ソフトか？ さまざまなビジネスアプリケーションでクラウドコンピューティングの導入が進んでおり、クラウドベースの採用ソフトの方が、従来型のライセンスベースのモデルよりも利点が多いと考える企業もいます。もちろん、採用ソフトを使用する人事担当者が1～2名しかいない企業であれば、ライセンス契約のソフトウェアを引き続き使用したいと思う場合もあるでしょう。ライセンス契約の方が、コスト効率が良く、組織の独自のデータポリシーや規制のコンプライアンスに役立つ可能性もあります。しかし、特に他のソフトウェアでSaaSアプリケーションの恩恵をすでに受けている企業であれば、クラウドベースの採用ソフトを検討する価値が十分にあるはずです。重要なのは、クラウドベースの採用ソフトは柔軟性が高く、人材紹介会社と企業の採用チームのどちらにも利点があることです。さらには、季節労働者を雇用しているなどの理由で従業員数が変動する組織では、年間を通して使用する必要がないライセンスに年単位の費用を支払うと無駄になる可能性があります。採用チームが短期間で採用人数を増やして状況の変化に対応しなければならない場合、柔軟性が高いほど適切に対応できるようになります。この点では、オンデマンドのクラウドベースの採用ソフトがライセンス契約の商用モデルより優位となるでしょう。自社で使用しない機能をソフトウェアプロバイダーが追加している場合、長期的に見れば、システムの維持やアップデートの料金が高くなる可能性がある点に注意してください。

• 採用ソフトはモバイルデバイス向けに最適化できるか？ 多くの人がモバイルプラットフォームを利用するようになりましたが、求職者も例外ではありません。事実、ある調査によると、スマートフォンを利用している人の86%がスマートフォンを使用して求職しています。したがって、求人広告や潜在的な候補者を引き付ける目的で使用される採用ソフトは、少なくともユーザーに公開するインターフェース部分をモバイル画面に合わせて最適化する必要があります。人事担当者は、デスクトップから採用ソフトにアクセスすることが多いかもしれませんが、採用データベースに書き込まれた新しい情報を参照する際にはモバイルデバイスを利用する場合もあるでしょう。当然、モバイルデバイスを使用してこのシステムにアクセスする場合でもデータセキュリティの侵害は許されないため、この方法でアクセスできるレコードを限定する場合もあります。スマートフォンやタブレットなどの小さい画面で表示するようなソフトウェアの設計が世界的に採用されています。したがって、採用ソフトでできる限り多くの候補者を集めて評価したいと考えている採用担当者は、少なくともモバイル最適化の利点について検討する必要があります。

採用ソフトに関する注目トレンドは？

採用ソフトのトレンドは人事ソフトのトレンドと同じであり、優れた機能を提供することで企業の生産性の向上に貢献することが中心的なトレンドです。理論的には、現段階で最高の採用ソフトであっても、新しく登場するソフトウェアにすぐに代わられる可能性があります。多くの採用ソフトの開発会社は、追加機能を提供するための投資を続けています。採用ソフトの将来的なトレンド予測を以下に紹介します。

• ソーシャルメディアに関連する機能の強化：多くの採用ソフトの開発会社が、ソーシャルメディアとの統合を自社製品の重要な一部として位置付けるようになりました。人材紹介会社はソーシャルメディア・プラットフォームを利用すれば、多くの方法で求職者や潜在的な顧客に積極的にリーチできます。ソーシャルメディアは、そのようなアウトリーチを実現するいくつもの方法を提供しており、さまざまなアプローチを単一のソフトウェアプラットフォームで管理できることは、多くの組織が求めている特性です。例えば、企業のソーシャルメディアのフィードに求人を掲載できれば便利ですが、どのような場所のどのような特性の人材からこれらの広告への反応があったかを追跡できるソフトウェアを使用することで、求人の効果がさらに高くなります。また、人事コンサルタントがターゲットとする個人にダイレクトメッセージを送信したり、音声で会話したりする手段としてソーシャルメディアを利用することもできます。このような活動のデータを照合、記録、分析できるようにする作業を、人事採用ソフトが担うようになっています。

• 候補者マッチングの自動化：新規採用では、適切な候補者と求人のマッチングが常に重要になります。場合によっては、適切な資格を所持する候補者を見つけるといった単純な処理に採用ソフトが利用される場合もあります。しかし、今日の人工知能 (AI) システムは、応募者が特定の職種に必要な資格を所持しているかどうかなどの単純な判断にとどまらない多くの処理を自動化できます。例えば、個人と採用組織の価値観のマッチングなどにもAIが利用されています。ビッグデータ分析によってさまざまな機能が提供され、採用ソフトの自動化がさらに進化することが予測されることから、人事担当者や人材紹介会社が自由に使える時間が増えることになるでしょう。事実、多くの企業が、AIは人事に良い影響を与える可能性があることに同意しています。現在使われている高度なAIアルゴリズムは、採用データベースのすべてのレコードをシステムで解析し、適切な候補者を少数に絞り込むことができます。現代のテクノロジーの進歩により、従来の方法の数分の一の時間とコストで、これが実現されるようになりました。採用ソフトに自動化を求める顧客が増えれば、新しい利用方法が次々と開発されることになるでしょう。

• 採用ソフトによるリモート面接：2020年には多くの企業が、デジタルビデオ会議プラットフォームがこれまで以上に採用活動にとって重要な役割を担っていることに気付きました。このトレンドは今後も続くと予想されますが、採用ソフトがリモート面接の管理プロセスを効果的に統合できなければ、一定の制限が生じることになります。採用ソフトにリモート面接のテクノロジーを採用し、人事担当者、面接官、人材紹介会社、候補者がインターネット経由で顔を見ながら会話できるようにしているソフトウェア開発会社が増えています。候補者を公正に評価するために役立つだけでなく、業務を効率化し、単一のソリューションを提供することで、使用するソフトウェアを減らすことを検討している企業のニーズに応えることができます。

出典

本書で紹介した機能は、採用ソフトとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. キャプテラ - User Study:43% of SMEs in the UK use HR software (英国の中小企業の43%が人事ソフトを利用) (アクセス日：2021年9月1日、水曜日)
2. キャプテラ - How your small business can overcome the skills shortage in the UK 2 Title (英国の中小企業は人材不足をいかに解消するか) (アクセス日：2021年9月1日、水曜日)
3. Techwalla - What Does Parse Resume Mean? (履歴書解析が意味するものとは？)(アクセス日：2021年9月1日、水曜日)
4. Undercover Recruiter - How Many Jobseekers Use Mobile Devices for their Job Search? (モバイルデバイスを就職活動に利用する求職者の数) (アクセス日：2021年9月1日、水曜日)
5. キャプテラ - 5 key HR trends for UK businesses in 2021 (企業の2021年の5つの重要な人事トレンド) (アクセス日：2021年9月1日、水曜日)
6. キャプテラ - AI in HR could have a positive impact – 56% of British SMEs say (AIの人事での利用は良い影響を与える可能性があると英国の中小企業の56%が回答) (アクセス日：2021年9月1日、水曜日)