経営管理システム

はじめに

経営管理システムという名前は、さまざまな目的に使用されるソフトウェアの総称です。通常これは、会計、セールス、マーケティング、顧客関係管理 (CRM)、人事 (HR)、企業資源計画、製品開発、連絡先管理などの分野に関連する主要な多くのビジネス管理アクティビティを、一貫性のある単一のパッケージに統合したソフトウェアを意味します。さまざまな機能がオールインワンになっている特長があることから、多くのタスクを一度に実行することができ、利便性の向上という利点がもたらされます。また、単一のシステムで多くの機能を実行できることから、これらのタスクを異なる複数のソフトウェアで実行するときに発生する可能性がある互換性の問題も避けることができます。

経営管理システムは、その名前が示すように、主に経営幹部や部門のマネージャーがいくつかの主要な業務を実行するために利用します。特に中小企業では、ソフトウェアのコストを抑えたい、また、いくつもの異なるソフトウェアパッケージを使用するときに必要となる従業員のトレーニングを軽減したいというニーズがあることから、経営管理システムは有用です。しかし、これらのソフトウェアは、中小企業だけではなく大規模組織のマネージャーにとっても価値があります。これらのソリューションはさまざまな機能を統合して包括的に活用できることから、あらゆる企業や組織にとって魅力的です。

このカテゴリのソフトウェアを使用すると、通常、連絡先、過去のコミュニケーション、およびリードや顧客に関するその他の重要な情報を保存できます。また、財務実績のモニタリングや財務レポートの作成、従業員や取引先に関する重要なデータの保存や管理、業績指標を設定しこれらの指標を時系列で継続的に追跡する機能なども利用できる場合があります。経営幹部が実行する必要があるこれらの重要な多くのタスクを、ソフトウェアを切り替えることなく、簡単に処理できるようになります。

前述の通り、このような経営管理システムは、CRMツールや会計ソフトなどのソフトウェアとも多くの機能が重複しています。また、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールも、オールインワンの経営管理システムと緊密に関係しています。経営管理システムはターゲットのオーディエンスや注力している領域が異なる場合があります。各経営管理システムに搭載されている機能は異なりますが、共通するコア機能もあります。優れた経営管理システムを使用すると、以下を実現できます。

• 連絡先、顧客データ、従業員情報を含むデータベースの作成と管理
• 企業の財務状況の把握、財務レポートの作成、企業財務の管理
• ビジネスの成功を評価するパラメータの定義と、全体的なビジネスパフォーマンスの継続的な追跡
• マーケティング活動の管理、マーケティング戦略の開発、およびマーケティングパフォーマ- ンスの長期的なモニタリング

経営管理システムとは？

経営管理システムは、会計、人事、顧客関係管理、資源管理、マーケティング、セールス、業績のモニタリング、およびビジネス管理に関連する他の分野を単一のアプリケーションにまとめることを目的としたビジネスソフトの一種です。このソフトウェアの最大の魅力は、さまざまな作業を一箇所で実行でき、個別の機能を実装する複数のソフトウェアを使用するときに発生する可能性がある手間や労力を軽減できることです。

オールインワンのビジネスソフトはあらゆる企業に普遍的な価値をもたらしますが、特に中小企業やコスト削減を目指している企業にとっては、使用するアプリケーションの数を減らすことができ、アプリケーションに関連するトレーニング費用も削減できるため特に有用です。一部の製品は中小企業向けの経営管理システムとして販売されており、中小企業の経営者の主要なニーズに対応するよう最適化されています。

これらの経営管理システムを使用すると、連絡先情報の集約、顧客とのやり取りの管理、マーケティング戦略の管理、企業財務の管理、関連するビジネスレポートの作成など、さまざまな業務を実行することができます。また、経営管理システムの各コンポーネントは連携して動作するため、あるパッケージのデータを別のパッケージに取り込む際にも互換性の問題が発生することなく、迅速かつ容易にデータのやり取りを行うことができます。

経営管理システムの利点とは？

経営管理システムの主な利点は、オールインワンソリューションの特長である利便性と効率性の向上に関連します。企業や従業員がアクセスする必要のあるアプリケーションの数を減らすことができれば、ストレージ要件の削減、互換性の問題の解消、トレーニングコストの削減など、多くの利点がもたらされます。最も重要ないくつかの利点について、以下に詳しく説明します。

• 効率性の向上：経営管理システムを使用する主な利点の一つは、経営幹部やその他の上級管理者の全体的な業務の効率性を向上できることです。単一のパッケージでさまざまな機能を提供しており、いくつものパッケージを切り替えて作業する必要がなくなるため、効率性が向上します。経営幹部はマーケティング戦略の管理、顧客関係管理データの参照、従業員の連絡先情報へのアクセスなどの作業を簡単に切り替えてすばやく実行できます。その結果、企業や部門の管理者は生産性を向上でき、細心の注意が求められる他の業務に多くの時間を費やすことが可能になります。

• 利便性の向上：統合された経営管理システムを使用すると、効率化が進むだけではなく、ビジネス管理の多くの中核的な作業も実際に容易になります。これらのソフトウェアは一貫性のある方法で利用することができるため、さまざまなソフトウェアのユーザーインターフェースを理解し、使用方法を習得する必要がなくなります。通常は、マーケティング、CRM、従業員管理、販売システムを個別に利用する場合よりも、経営管理システムの使い方を習得する方が簡単です。

• トレーニングコストの削減：いくつもの異なるソフトウェアを使用する代わりに、統合された一つのビジネスソフトウェアを使用することで、トレーニングコストも削減できます。従業員は、いくつもの異なるパッケージの使用方法を個別に習得する必要がなく、一つのパッケージの使用方法だけを習得するだけで済みます。ソフトウェアの新しいアップデートがリリースされ、新機能が追加された場合にも、同じ利点がもたらされます。IT部門のリソースやトレーニング予算が限られている企業にとって、これは特に大きな利点となるでしょう。また、トレーニングの時間を短縮できれば、全体的な生産性も向上できます。

• データの一元化：セールス、マーケティング、顧客管理、会計などの機能を一箇所に集約すれば、これらの異なる領域のデータも一元化されます。データが一元化されると、さまざまな部門が同じ場所にデータを保存して、アクセスおよび変更することができ、他の部門とも簡単にデータを共有できるため、多くの組織にとって優れた効果がもたらされます。このような部門間でのデータの共有は、優れたコラボレーションを実現するために不可欠であり、データが一つのソフトウェア内にあれば、問題を発生させることなく重要な情報をソフトウェアのある部分から別の部分に簡単に移動できます。

経営管理システムの機能とは？

経営管理システムの機能は、ソフトウェアパッケージによって大きく異なる場合があります。特定の業種を対象としたソフトウェアもあれば、一定の規模の企業や特定のスキルを有する経営幹部を対象としたソリューションもあります。しかし、多くの経営管理システムの搭載されており、このソフトウェアカテゴリにとって不可欠ないくつかのコア機能が存在します。これらの機能を以下に紹介します。

• 従業員管理：従業員が取り組んでいるさまざまなタスクの進捗状況や連絡先へのアクセスから、生産性、勤怠状況、トレーニングやコーチングの必要性、契約や給与に関する情報の継続的なモニタリングまで、従業員のさまざまな要素を管理します。データを一元管理することで、従業員がいる場所、実行している業務とその進捗、必要な作業、業務上の問題を話し合うためにいつミーティングを行う必要があるのかを簡単に把握することができます。また、スケジュール管理、スタッフの給与の正確な処理、さまざまなタスクへの従業員の割り当ても可能となります。経営管理システムではこれらの機能が組み合わさっており、ワークフォース管理ソフトを使用しなければならない機能も実行できます。

• 財務管理：企業のさまざまな金融資産を管理し、企業全体の財務状況をより明確に把握できます。財務管理機能の一環として通常、財務情報の入力、財務実績の追跡、新しい施策の計画、財務レポートの作成などが可能になります。また、特定の活動、イベント、シナリオに関する財務的な影響を実行する前に確認することもできます。これにより、事業戦略、各部門の予算、特定の製品やサービスの価格設定などについて、多くの情報とエビデンスに基づいた意思決定を行うことができます。また、財務データを、実績モニタリングの領域などのソフトウェアパッケージの他のコンポーネントに簡単に取り込むこともでき、業務の状況をより正確に把握できます。最終的には、これらの機能を会計ソフトの代わりとして、あるいは会計ソフトと併用して、広範な財務管理機能を提供することが可能になります。

• 顧客関係管理：顧客とのやりとりを管理し、重要なコミュニケーションを保存し、長期的な関係を構築して維持することができ、顧客を企業にとっての長期的な資産にすることが可能です。経営管理システムのCRMコンポーネントでは通常、特定の顧客との過去の対話を参照したり、連絡先情報にアクセスしたり、リードや見込み顧客の現在の状態を追跡し、セールスファネルに誘導したりできます。顧客とのやりとりを記録しておくことは、シームレスな顧客サービスの提供、製品開発やマーケティング活動への顧客のフィードバックの反映、顧客とのコミュニケーションを活用したトレーニング活動の設計など、さまざまな目的にとって不可欠となる場合もあります。一方、このような顧客とのやり取りを効率的に管理できなければ、顧客を失う恐れもあります。

• マーケティング管理：マーケティング戦略の策定、現在のパフォーマンスの把握、主なタスクの自動化により、適切なオーディエンスに最適なコンテンツをベストなタイミングで提供できます。このコンポーネントには、メールマーケティング、ディスプレイマーケティング、ソーシャルメディア・マーケティング、コンテンツマーケティング、SEOが含まれます。さらに、このカテゴリのソリューションでは通常、キャンペーンの実施期間、各キャンペーンのリーチレベル、重要業績評価指標、個々のブランディング活動や製品プロモーションの現在の状況を追跡できます。これにより、マーケティングオートメーション関連のソフトウェアを使用する必要性を減らすことができます。

• 在庫管理：特定の品目の在庫状況や、ホテルの滞在中の部屋数や空室数など、在庫に関する重要な情報を表示し、すべての注文や予約を正確かつ時間通りに処理できるようにします。さらに、過去と現在のデータから、いつまでにどの商品を追加で発注すべきかを予測することができ、在庫切れによる遅延や顧客の失望を回避できます。また、優れた経営管理システムでは、現在の在庫レベルについてアラートをリアルタイムで発行し、アラートを発行する基準となる正確なしきい値を設定する機能を利用できる場合もあります。この機能を利用すると、在庫が一定のレベルに達すると、適切な行動を取るようにマネージャーに自動的に通知できます。また、再注文を自動化できる場合もあります。この場合、最適なタイミングで商品の新しい在庫を自動的に発注できます。

• 請求書作成：顧客が購入した製品やサービスの請求書を作成し、請求書をメールで自動的に送信します。請求書作成機能がある経営管理システムでは、顧客の支払いの有無、支払い時期、支払い方法など、請求に関するすべての情報を容易に把握できます。さらに、自動的に領収書を作成して顧客に送信したり、支払いの完了を確認したり、後で返金や返品を要求された場合の妥当性を確認したりできる場合もあります。

• 業績指標：モニタリングする必要がある重要な指標を特定し、継続的に長期間にわたって業績を追跡します。これにより、業務がうまくいっている領域や改善の余地がある領域、また抜本的な対策が必要な領域を把握できます。重要業績評価指標を設定し、長期的に追跡する能力は、企業全体の業績を理解するために重要ですが、従業員を表彰するためにも不可欠です。キャプテラの調査では、従業員を表彰するためにソフトウェアを利用する企業が増えていることが明らかになっており、この機能の重要性が増しています。優れた経営管理システムは、このような目的にも利用でき、専用の表彰ソフトを使用する必要がなくなる場合があります。

キャプテラの経営管理システムのディレクトリを使用すれば、搭載している機能やその他の特長を基準にして利用可能なソフトウェアをすばやく簡単に分類できます。このディレクトリを使用すると、さまざまな経営管理システムを簡単に比較できるだけでなく、利用可能な製品をすばやく絞り込み、自社の業務にとって最も重要な領域で優れた機能を提供しているソリューションだけを表示して選定することができます。

経営管理システムの購入時に考慮すべき点は？

経営管理システムを購入する際、経営幹部が検討すべき重要な点がいくつかあります。これらの要素について時間をかけて検討することで、自社に不向きなソリューションを購入してしまう事態を回避でき、自社のニーズに合った最適なソフトウェアを特定できます。このための簡単な方法の一つは、以下のような重要な質問に回答することです。これによって重要事項を検討した上で、購入するソフトウェアを決定できます。

• 経営管理システムのコストは？ 製品を購入する前に検討しなければならない重要な要素の一つが価格です。大企業向けの大規模で包括的なソリューションに比べれば、小規模な経営管理システムのコストは明らかに低くなります。ソリューションの規模は考慮すべき要素ですが、ソフトウェアを購入してインストールするときにかかる初期費用だけを検討すれば良いわけではありません。ソフトウェアを所有し、長期的に使用する場合にかかる総合的なコストを考慮する必要があります。サブスクリプション費用がかかるか、ソフトウェアを導入するときにデータを保存するためのスペースが追加で必要になるか、追加のセキュリティ対策を取り入れる必要はないか、ソフトウェアを効果的に使用するために、各部門のマネージャーに追加のトレーニングが必要となるか、などの質問に回答できるようにしておきましょう。また、ソフトウェアの更新やバージョンアップに伴う費用が発生する場合もあります。

• 経営管理システムの主な種類は？ この質問が重要であるのにはいくつかの理由があります。最初に、自社で既に導入しているアプリケーションを把握し、どのようなアプリケーションが必要なのかを確認することができます。次に、企業が必要としている領域で強みを発揮する経営管理システムを検討することが可能になります。最後に、このカテゴリのソフトウェアには、財務、マーケティング、セールス、人事など特定の分野の機能を主に提供している場合もあれば、多目的で包括的なソリューションもあることを認識することができます。経営管理システムの多様性を念頭に置いて、自社が抱えている課題に対して最適なアプローチを検討することが重要です。

• 経営管理システムのユーザーはどこで仕事をしているのか？ 次に、最適なソフトウェアを選択するときには、マネージャーやユーザーが実際にどこで仕事をしているかを考慮し、働く場所がどのような影響を与えるかを考える必要があります。新型コロナウイルスの感染拡大により、リモートワークやハイブリッドのワークモデルが急速に採用されるようになっています。キャプテラの調査から、実際にフルタイムのオフィス勤務に復帰したいと考えている在宅勤務者はわずか17%で、4分の1はオフィスと在宅勤務をバランスよく取り入れたい考えていることが明らかになっています。リモートアクセスが重要な要件となる場合、最適なソフトウェアを選定するときに大きな影響を与える可能性があります。もちろん、将来的な状況や、リモートワークが必要な状況になった場合の危機管理計画についても検討しておく価値があります。

• 経営管理システムは既存のプログラムとの連携は可能か？ 最後に、新しいソフトウェアを購入する際には、企業で使用している他の重要なアプリケーションとの連携について考えることが重要です。経営管理システムとの互換性が求められるアプリケーションの種類は、その企業の業種や業務によって異なります。しかし、互換性の問題が発生するとコストがかかり、不要な労力を発生させる恐れがあるため、時間をとって適切に調査するようにしてください。他のソフトウェアと連携させることはできないものの、その他の条件をすべて満たしている場合、現在の環境を変更し、使用している他のソフトウェアやツールの一部を置き換える方が良い場合もあります。しかし、このような場合には、既存のアプリケーションの置き換えや新しいプロセスの導入に関連するコストと大きな変化による影響についても考慮しなければなりません。

経営管理システムに関する注目トレンドは？

新しいソリューションを購入する際には、経営管理システムと関連性の高いトレンドに注目することが大切です。ソフトウェアを最大限に活用するためにも、現在のニーズと将来的なニーズを満たすことができるソフトウェアを見つけなければなりません。さらに、購入を検討しているソフトウェアが、ソフトウェアとテクノロジーに関する全般的なトレンドを認識して作成されているか、また、ユーザーにとって重要な機能を重視して作成されているかどうかを把握しておく必要があります。経営管理システムについて注目すべきトレンドを以下に紹介します。

• クラウドベースのソリューションの普及：さまざまな業界や業種でSaaSモデルの普及が進んでいます。これは、クラウドテクノロジーのさまざまな利点を企業が理解するようになったことが一因です。これらの利点には、データセキュリティの向上、アクセスの利便性、広範なデバイスやオペレーティングシステムとの互換性などがあります。また、予測しやすい月額のサブスクリプション費用によって、導入時の費用やメンテナンス費用を削減できる利点もあります。SaaSモデルが人気を集める中で、企業の経営幹部はこの大きな方向性を認識し、SaaSによる導入方法が最適かどうかを慎重に検討してください。クラウドベースのソリューションは、場合によって、社内のITチームが管理するオンサイトへの導入オプションと比較すると、所有や管理に関する機能が劣る場合もあります。しかし、SaaSオプションは、変化が速く24時間365日稼働する現在のビジネス環境に求められる柔軟性とオンデマンドのアクセスを提供しており、IT部門の規模と支出を縮小することが可能になる場合もあります。

• 人工知能の活用の拡大：人工知能 (AI) が信頼性やスピード面で進化し続ける中、経営管理システムでもAIが果たす役割がますます大きくなっています。特にAIは、膨大な量のデータを迅速に解釈し、そのデータから論理的な結論を導き出すことができるため、成功確率に基づいて将来の行動を推奨し、業績を最適化するためにどのような行動をいつ実行すべきかを推奨できる場合があります。さらに、AIは予測可能で反復的かつ時間のかかるビジネス管理業務の一部を自動化するため、経営幹部や管理職は実際に考えて問題を解決しなければならない業務に費やす時間を増やすことが可能になります。統合型の経営管理システムでは、自動化とデータ分析を組み合わせて、在庫管理、流通、マーケティング、セールスプロセスを、経営幹部が不在で活動できない場合でも、高い精度でいつでも自動的に処理できるようになります。

• モバイルビジネス管理：リモートワークの普及に伴い、現場で作業する場合や出張する場合などに、スマートフォンやタブレットやその他のモバイルデバイスを業務に使用する経営幹部や管理職の従業員も増えています。ソフトウェアの開発者にとって、このような柔軟性とモバイルアクセシビリティの要求に応えることはますます重要になっています。専用のモバイルアプリを提供する、あるいはモバイルWebブラウザからクラウドベースのソフトウェアにアクセスできるようにして、市場の多くのソリューションはモバイル対応を行っています。モバイルデバイスを業務で活用している経営幹部は、自社のニーズに対応したソフトウェアを優先して選定し、モバイルアプリがそのすべての機能を提供しているか、コア機能の一部が削除された簡易版のみを提供しているか確認する必要があります。

出典

こちらで紹介した機能は、経営管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1.　Best Business Management Software (推奨される経営管理システム) - キャプテラUK (アクセス日：2021年10月9日、土曜日)

2.　 Employee recognition:4 ways it has changed and how software can help - Capterra Blog (従業員表彰に関する4つの変化とソフトウェアによる支援) - キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月9日、土曜日)

3.　 Workplace wellbeing:5 insights from UK employees (職場のウェルビーイング：英国人社員から得られた5つのインサイト) - キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月9日、土曜日)