はじめに

施設管理システムは、施設とプラントの資産を効果的に管理できるように設計されており、特に以下の活動に利用できます。

• 修理や予防メンテナンス作業の監督
• 図面や回路図の保存
• 監査活動の支援
• 施設のレイアウトや部屋の使用状況に関する情報の記録
• 機器や工具に関する重要なデータの保存

また、施設管理システムによって、スペースの有効活用、不要なダウンタイムの回避、応急的な修理のコスト削減など、施設のさまざまな側面を容易に管理できます。

コンピュータを用いて施設を管理するソフトウェアは、施設管理支援システムまたはCAFMソフトと呼ばれることもあります。これらの施設管理システムにより、職場に関する情報を一元的に集約して簡単にアクセスできるようになり、建物内でどのような問題がなぜ起きているのかを広い視点で捉えることができるようになります。また、複数の拠点がある企業では、これらの拠点間で重要な情報を共有できます。

施設管理システムの代表的な機能には、スペース管理、設備管理、メンテナンス管理、インシデント管理があります。施設スペース管理ソフトや施設チケット発行システムのように特定の分野に特化したソフトウェアもあれば、オプションや機能のバリエーションが豊富で、汎用的に活用できるソフトウェアもあります。

施設管理システムはその性質上、ビル管理システム、固定資産管理システム、フィールドサービス管理ソフトなどのソフトウェアと同じカテゴリに分類される場合も多くあります。しかし、施設管理システムには、これらのソフトウェアと同じ機能が多く含まれていますが、他の機能も充実していることが特長です。このため、いくつものアプリケーションを購入するコストを削減できる可能性があり、ソフトウェアやトレーニングの予算が限られている中小企業にとって導入する価値が特に高くなる場合があります。

ソリューションによって提供される機能の範囲は大きく異なり、品質面でも差異がありますが、優れた施設管理システムの多くには共通するコア機能が含まれます。これらの機能はこのソフトウェアカテゴリにとって不可欠であり、これらの機能を使用して以下を実行できます。

• メンテナンス活動の計画、追跡、予防メンテナンス作業のスケジュール管理
• 部屋の予約など、職場内の物理的なスペース利用に関する制御と管理
• イベントや活動のスケジュール管理、機器やその他のリソース利用の予約
• 監査の結果や所見の記録と、必要なフォローアップ活動の計画

施設管理システムとは？

施設管理システムは、施設やプラントの資産に関する管理業務を支援するために設計されたソフトウェアです。施設管理システムとは何か、またその仕組みを正確に理解する最も良い方法の一つは、施設管理とは何かをまず理解することです。基本的に施設管理とは、施設を運用するための機能や、安全性と効率性を最適化するために使用されるツールやプロセスを意味します。

施設管理システムはこのような目的のために、スペース管理、メンテナンス管理、設備管理、およびインシデント管理に関連する重要な多く情報を一元管理することを可能にします。また、職場が求められている機能を発揮しているか、従業員が安全に職務を行うことができるか、必要な時に必要な設備を使用できるように効果的に管理されているかを簡単に確認できるようにします。

優れた施設管理システム (CAFMソフト) を使用すれば、予防メンテナンス作業や問題発生時の対応を効率化し、部屋や設備が二重に予約される状況を防ぐことができます。これらの機能を組み合わせることにより、生産性を向上し、作業施設やプラントの資産の全体的な管理を強化できます。例えば、一つの建物内の設備を管理する場合や、いくつかの異なる敷地や作業場を包括的に管理する場合など、異なる環境に対応できることも非常に重要な利点です。

施設管理システムの利点とは？

施設管理システム (CAFM) の利点は、施設やプラント、そして関連する資産の重要な情報を一元化できることです。これらのソフトウェアの多くは、施設管理者や経営幹部が職場を円滑に運営し、問題を早期に発見し、メンテナンス作業などの重要な活動を追跡して監督することを目的としています。施設管理システムを使用する具体的な利点には、以下があります。

• 生産性の向上：施設管理システムを使用する主な利点の一つは、ダウンタイムを削減できることです。過去、現在、そして将来のメンテナンスオプションを追跡、管理、スケジューリングできる機能を使用して、設備の故障を最小限に抑え、問題が発生した場合でもできる限り早期に解決できます。また、効果的なスペース管理や部屋の予約のスケジュール管理などの機能により、従業員は作業する場所を常に把握できるようになり、生産性の向上も期待できます。これにより、会議室が二重に予約されたり、スペースが混み合って作業に支障をきたしたり、多くの作業者が同時に同じ機器を利用したりする状況を避けることができます。
• 情報へのアクセス向上：もう一つの大きな利点は、重要な情報を一元化し、簡単かつ迅速にアクセスできるです。アクセスする必要のある情報には、監査レポート、メンテナンスレポート、部屋の予約状況、インシデントレポート、職場への訪問者に関する情報などがあります。さらに、これらの情報を単一のソフトウェアに保存して、情報を検索して利用するプロセス全体を効率化できます。さらに、複数のソースのデータをより簡単に検索、閲覧、比較でき、複数のオフィスや施設がある職場では、これらの施設間で簡単に情報を共有することもできます。
• コンプライアンスの向上：施設管理システムを使用して職場のさまざまな要素のステータスを追跡し、監査レポートを管理することで、業界で適用される法規制に対する全体的なコンプライアンスレベルを向上できます。関連文書の保存、新しい規制を完全に準拠するために実施しなければならないプロセスの提示、現在準拠している規制とその根拠を確認する機能を提供するソフトウェアもあります。これらの機能により、企業が必要な期間内にコンプライアンス対策を実施できずに、罰金や罰則が科せられるような状況を避けることも可能になります。
• リソース利用の最適化：一元的な施設管理システムを使用して施設内のリソースを管理または制御できれば、これらのリソースの利用を最適化することも容易になります。生産性を最大化し、従業員が何もせずに待機する時間を最小化し、特定のツールや部屋を使用するための不要な待機時間を解消あるいは最小限に抑えるために、設備、工具、さらには労働力の使用を制限または管理できます。
• ペーパーワークの軽減：施設や資産に関する情報をデジタルで保存すれば、組織が処理するペーパーワークを軽減することができ、書面の文書で発生するミスを排除し、より正確に業務を処理できます。一部の国では、デジタル署名が法律で認められており、その利用が促進されています。施設管理システムを使用すれば、規制遵守に関する問題をこのようなデジタル環境で解決することも可能になります。

施設管理システムの機能とは？

施設管理システムの機能は、個々のソフトウェアと特化している分野によって異なります。例えば、施設チケット発行システムは、CAFMソフトと比較すると全体的に機能は限られているかもしれません。また、施設スペース管理ソフトや施設資産管理ソフトは、これらの分野に特化した多くの機能を搭載しています。しかし、市販の施設管理システムの多くは、以下の機能を提供しています。

• メンテナンス管理：すべての物理的な資産を完全な状態で動作させるために、メンテナンス作業を計画し、スケジュールを計画して追跡しなければなりません。施設管理システムを使用すると、設備のメンテナンス作業や構造物の修理をすばやく簡単にモニタリングし、スケジュールを計画できるため、職場環境を完全な状態で維持し、業務の中断を最小限に抑えることができます。また、多くのソフトウェアに搭載されているメンテナンス管理コンポーネントを使用すると、過去に行ったメンテナンス作業の記録も保持できます。そのため、関連情報をいつでも参照して、今後のメンテナンス作業に役立てることができます。また、これらのデータを基にして、将来的にメンテナンスが必要となる時期を予測することもできます。
• スペース管理：物理的な建物内のスペースの使用を監視、管理、および指導します。この機能は施設スペース管理ソフトにも搭載されていますが、汎用的な施設管理システムで代用できる場合もあります。建物内のさまざまな場所の来訪者数を監視することは、空間利用を最適化するだけでなく、健康や安全性を確保するためにも不可欠です。特定の場所と時間について収容人数制限を設定することができ、多くの場合、過密状態や非効率な状態を警告するように設定することが可能です。
• レポート作成と分析：監査結果や結論をまとめたレポートを作成し、チャート、グラフ、標準的なテキストや数値データなど、さまざまな視覚的フォーマットで情報を提示します。施設管理システムに人工知能や機械学習を組み込んで、自動的に解析することも可能になります。これにより重要な傾向やパターンを特定し、貴重な教訓を得ることができ、施設の状態を把握し、改善するための措置を正確に特定できます。
• 設備管理：施設内の設備の使用状況を監視し、さまざまな工具の割り当てを管理し、その時々のニーズに応じて、職場の各場所に設備を再配置する重要な決定を行います。設備管理機能は、職場に十分な工具やテクノロジーが配備されており、成果を最大化するために適切な方法で使用されていることを確認するために不可欠です。
• インシデント管理：設備の故障やサービスの停止など、施設内で発生したインシデントを記録します。これらの情報を一元管理すれば、簡単にアクセスできるようになり、将来的にも容易に利用できるようになります。その結果、ユーザーは現在と過去のインシデントを比較し、類似したインシデントが過去にどのように解決されたかを調べ、何度も発生しているインシデントを特定して対策を講ずることも可能になります。これは、設備の購入、メンテナンス、トレーニングを決定するときに役立ちます。
• 予防メンテナンス：予防メンテナンス作業の計画、記録、その他の管理を行います。多くの場合、設備の故障などを未然に防ぐための予防メンテナンス作業のスケジュールを立てることで、施設を完全な状態で継続的に稼働させることが可能になります。過去のデータ、人工知能、従業員の情報などを活用することで、問題を予測し、迅速に行動し、ダウンタイムを避けることが可能になることも多くあります。これにより、施設を適切に稼働し続けることができるだけでなく、複雑なメンテナンス作業に費やさなければならない時間と費用も節約できます。
• 部屋のスケジュール管理：部屋を使用するユーザーと日時のスケジュールを管理します。スケジュール管理では、さまざまな部屋のタイプを管理できますが、特に限られた時間しか利用できない設備や機材がある部屋ではスケジュール管理の効果が非常に高くなります。この機能は、施設管理システムのスペース管理機能とも密接に関連しています。スケジュールに基づいて部屋の利用を管理することで、適切な人数が確実にスペースを利用することが可能になります。また、各従業員が勤務時間内にどこにいるのかを把握するためにも、部屋のスケジュール管理は重要です。
• 訪問者管理：職場への訪問者を管理し、誰がいつ訪問し、誰と会い、社内のどの場所を訪問するかなどの詳細な重要情報を参照できます。このような情報を訪問者が到着する前に入手しておくと、時間、スペース、設備を効率的に割り当てることが可能になります。しかし、訪問者管理のコンポーネントは、訪問前だけではなく、訪問中であっても訪問者の場所を伝えることができるほか、訪問後にも、誰が職場を訪れたのか、訪れた理由、訪問した日時、面会した人物を把握でき、高い価値を発揮できますチェックインとチェックアウト機能を搭載しているソフトウェアもあります。

キャプテラのソフトウェアディレクトリを使用すると、ソフトウェアの機能を基準に利用可能なソフトウェアを簡単に分類できます。これにより、自社で必要な機能を提供しているソフトウェアのみを表示して、検討を開始できます。また、各種の施設管理システムに関するカスタマーレビューも公開されており、これらのソフトウェアを実際に使用したユーザーからの評価を判断材料として活用できます。

施設管理システムの購入時に考慮すべき点は？

施設管理システムを購入する際には、検討すべき重要な点がいくつかあります。市場のさまざまなソフトウェアを慎重に検討し、広い視点から実際に自社で何が必要となるのかを考えることが、最適なソフトウェアを選ぶために不可欠です。推奨される方法の一つは、次のような質問に時間をかけて回答することです。

• 施設管理システムを使用する目的は何か？ 施設管理システムを実際にどのような目的で使用するのかをじっくり検討してください。すべての組織が、市場で最も包括的なソフトウェアが提供しているすべての機能を必要とするわけではありません。一般的に高く評価されているソリューションであっても、職場によっては最適であるとは限りません。施設管理システムに求める最も重要な機能、使用方法、必ずしも必要ではない機能などを明確にしていきましょう。この作業を完了すると、最適なソフトウェアを簡単に見つけることができます。

• 施設管理システムは他のアプリケーションとの連携が可能か？ 施設管理システムに含まれる機能の一部を他のアプリケーションで現在使用している場合、また、施設管理システムと一緒に使用する可能性のある他のソフトウェアがある場合、どの程度の統合が可能であるか考慮してください。アプリケーション間で簡単にデータを移動できるか、他のアプリケーションからファイルを取り込むことは可能か、どのようなファイル形式がサポートされているか、などを確認しましょう。購入者が時間をかけてこれらの質問に回答することで、豊富な情報に基づいて、自社の状況や環境で最適となるソフトウェアを決定できます。

• モバイルアクセシビリティは重要か？ ガートナーの調査によると、働き方が柔軟になっており、モバイルアプリがビジネスの大きな成功要因であることが明らかになっています。多くの従業員は自宅や出張先、職場のさまざまな場所で仕事をするようになっています。そのため、専用のモバイルアプリやモバイルWebブラウザからクラウドベースの施設管理システムにアクセスできることが不可欠になっています。今はまだ緊急の課題ではない場合でも、施設管理システムの今後の運用方法に合わせて、購入者はモバイル機能について検討すると良いでしょう。

• 施設管理システムの最適な導入オプションは？ 最後に、購入者は施設管理システムのさまざまな導入オプションについても時間をかけて検討しましょう。導入オプションについては、企業がソフトウェアを所有し、自社のシステムに導入してデータを管理するオンプレミスのオプションと、サードパーティーのサービスプロバイダーがソフトウェアを管理し、クラウドで利用できるようにし、データもクラウドに安全に保管するクラウドベースのSaaSオプションの2つのタイプが主な選択肢になります。オンプレミスへの導入は初期費用が高くなります。また、特にソフトウェアの更新やデータの処理に関する費用を予測することが難しい場合があります。一方、SaaSオプションの場合、初期費用が少なく、費用を予測しやすくなりますが、通常、契約した期間はサブスクリプション費用を継続的に支払わなければなりません。これらの導入オプションにはそれぞれ長所と短所があるため、誰がどのようにソフトウェアを使用するかなど、さまざまな要素を考慮して選択してください。

施設管理システムに関する注目トレンドは？

施設管理システムに関する注目のトレンドも、購入するときの重要な判断材料となります。将来的な状況を予測し、適切なサービスを長期的に提供できる可能性が最も高いソリューションを選ぶことが重要です。長期的に利用するためには、ソフトウェアが現在および今後のトレンドを認識して設計されている必要があります。施設管理システムで考慮すべき注目のトレンドを以下に紹介します。

• 対話型ユーザーインターフェースの成長：チャットボットやスマートアシスタントなどの普及により、対話型ユーザーインターフェース全般への需要が高まっています。音声認識などの対話を促進するソリューションや、チャットボットの活用が、施設管理者に利点をもたらし、業務の効率化につながるかどうかを検討する価値があるでしょう。対話型ユーザーインターフェースがもたらす利点は、主に音声コマンドを使用することで、施設管理業務を実施しながら、他の複雑なタスクも処理できることです。また、対話型ユーザーインターフェースには、特に一般的なユーザーインターフェースを使用できない障がいのあるユーザーのアクセシビリティの問題を解決することができるという利点があります。
• クラウドテクノロジーの台頭：あらゆるソフトウェアが、クラウドテクノロジーの恩恵を受けています。特に、クラウドストレージを利用することで、拠点間でデータを共有し、データを更新でき、変更をリアルタイムに誰でも簡単に確認できるようになります。さらに、データのセキュリティや、複数の異なるデバイス間やOS間における互換性が確保される利点もあります。施設管理システムでは、クラウドテクノロジーを利用して、監査レポートなどを最新の状態に保ち、設備の状態に関する情報を共有できます。さらに、施設チケット発行システムや予約プラットフォームなど、リアルタイムの情報共有が必要となる場合には、これは特に有用となります。
• 人工知能の活用の拡大：人工知能 (AI) や機械学習機能を活用するソフトウェアが増えており、このトレンドは衰える気配がありません。特に施設管理システムでは、ダウンタイムを避けるためにメンテナンスを実行するべき時期や、需要の多い部屋などをAIが自動的に傾向を把握できる可能性があります。需要の多い部屋の管理については、1日単位でなく繁忙月や繁忙期を特定して分析することで、部屋やスペース、設備の利用計画を長期的に管理しやすくなる可能性があります。また、AIテクノロジーは、データ分析などの作業を自動的に実行できる可能性があり、これらの作業を手動で実行するときのミスも軽減できる場合があります。その結果、効率性だけでなく作業の精度の向上も期待できます。
• リモートワークとハイブリッドワークモデル：施設管理システムを検討するときに考慮すべき最後のトレンドは、リモートワークやハイブリッドワークの増加です。現在、社員が自宅や他のリモートの拠点で仕事をするケースが増えており、このような勤務形態が求められる場合もあります。このような働き方は、使用するソフトウェアにも影響を与える可能性があります。リモートワークが必要な場合、あるいは施設管理者がオフサイトで仕事をすることがある場合、さまざまなデバイスを使用してどこからでもソフトウェアにアクセスできること、そしてデータへの変更が組織全体に反映され一貫性を確保することが不可欠となります。

出典

本書で紹介した機能は、施設管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Facility Management Software (施設管理システム) - キャプテラUK (アクセス日：2021年10月25日、月曜日)

2. What is a digital signature and how to create one? (デジタル署名とは、その作成方法は)- キャプテラUKブログ (アクセス日：2021年10月25日、月曜日)

3. Gartner Says the Future of App Development Is Multiexperience (ガートナー、アプリ開発でこれから重視すべきなのはマルチエクスペリエンスであると指摘) - Gartner.com (アクセス日：2021年10月25日、月曜日)

4. Chatbots and Conversational Interfaces Save Time for Your Team (チャットボットと対話型インターフェースがチームの作業時間を短縮) - キャプテラブログ (アクセス日：2021年10月26日、月曜日)