はじめに

人員管理システムは、企業やそのリーダーが労働力を割り当て、従業員のニーズを計画、追跡、および管理するために使用されます。ワークフォース管理システムやスタッフ管理ソフトと呼ばれることもあり、次の目的で導入されます。

• 個人情報の管理
• 勤務表の作成と配信
• 業務の効率化
• 予測可能なプロセスの自動化
• 出退勤の追跡
• 業務のモニタリング

さらに、優れた人員管理システムを使用すれば、既存のデータを活用して、根拠に基づいて将来のビジネスニーズを予測できます。

多くの人員管理システムには、主要なコンポーネントとして、従業員情報のデータベースが含まれています。このデータベースには、名前、連絡先、現在の職務、給与情報、入社日などの重要な情報が、標準化された形式で含まれます。また通常、スケジュール管理を整理し、スケジュール情報を必要なユーザーに伝えるツールも含まれます。ソフトウェアによってはさらに高度な機能を搭載しており、従業員が自分のスケジュールを調整でき、スケジュールを簡単に管理して柔軟に対応できる場合もあります。

これらの優れたソフトウェアの多くには、業績指標の追跡機能も含まれており、従業員の評価を通知するために活用でき、リーダーが提供するトレーニングやコーチングサービスを管理するのに役立てることもできます。また、これらのソフトウェアは勤務時間、勤怠、コンプライアンスなどをモニタリングする機能も備えており、さまざまなビジネスシーンで多目的の労働力管理ソフトとして利用できることが多くあります。

このように多様な機能が搭載されていることから、人員管理システムは、シフト管理システム、人員管理システム、人事評価システム、および勤怠管理システムと密接に関連します。多くの場合、人員管理システムは、これらの他のソフトウェアと連携して機能しますが、同じ機能が多く含まれていることから、これらのソフトウェアの一部の代わりに利用できる場合もあります。

もちろん、人員管理システムに搭載されている機能の範囲は、ソフトウェアによって大きく異なる場合があります。特に、特定の業界や業種向けのソフトウェアに搭載される機能は大きく異なります。しかし、市場の多くのソフトウェアには共通するコア機能が搭載されており、これらのコア機能を使用して以下を実行できます。

• 連絡先や採用情報などの重要な情報の管理
• 過去と現在のデータを使用した将来的な労働力需要の予測
• 作業が可能な従業員の表示、シフトの割り当て、および作業スケジュールの作成
• 各従業員の勤務時間や全体の出勤状況の追跡、表示、および修正
• 重要業績評価指標による作業員の業績評価

人員管理システムとは？

人員管理システムは、企業が労働力を割り当て、従業員のニーズを計画、追跡、管理できるように設計されています。これらのソフトウェアは、作業スケジュールの管理や労働力の予測から、出勤状況のモニタリングや業績の追跡まで、すべての作業を可能にするオールインワンのソリューションとして利用される場合があります。これらの機能を一元的に実行することで効率性と利便性を向上できる場合があります。

多くの人員管理システムの主要なコンポーネントの一つは、仕事と従業員に関連する重要な情報を統合する機能です。そのため、連絡先、雇用契約詳細、給与情報、出勤簿などの重要なデータを一元的に管理し、すばやく簡単にアクセスできる従業員データベースが一般的に搭載されています。さらに、人員管理システムに保存される情報は一元的に管理され、複数のプログラムを使用する場合に発生する可能性がある互換性の問題も避けることができます。

基本的に、人員管理システムは、企業の現在の体制を強化し、将来的にもこれまで以上に適切な対応できるように支援します。予測コンポーネントにより、ビジネスリーダーは困難な状況や課題を事前に予測し、脅威を緩和する対策を講じて、実際に大きな問題が発生する前に、労働力に関する問題を解決または軽減できます。また、スタッフの評価やトレーニングの実施に業績追跡機能を活用できます。

人員管理システムの利点とは？

人員管理システムの主な利点は、多くの異なるツールを一つのアプリケーションにまとめ、業務管理に関連する作業を効率化できることです。しかし、これらのソフトウェアを使用する利点は、業務を単に効率化できるだけではありません。購入を決定する際には、さまざまな利点を総合的に検討することが大切です。以下に主な利点について紹介します。

• 管理機能の合理化：人員管理システムの大きな利点は、一つアプリケーションでさまざまな管理作業を実行できることです。包括的なソフトウェアを利用すれば、これまで多くの異なるアプリケーションを使用しなければならなかった作業を管理者が簡単に処理できます。これらのタスクを一元化することにより、作業を統合して合理化できる新しい機会が生れる場合もあります。また、重要な情報を一元管理することで、データ入力にかかる時間を短縮し、従業員がより多くの時間を企業のコア業務に注力することが可能になる場合もあります。

• 自動化機能の提供：市場の多くの人員管理システムには、スケジュール管理など特定のプロセスを自動化する機能が含まれています。通常、この機能では作業が可能な従業員の情報に基づいてスケジュールを作成します。従業員自身がこれらのソフトウェアに自分の情報を追加できる場合もあります。このような自動化機能を利用できれば、多くの作業時間が生まれます。また、自動化により、欠勤が一定のしきい値を超えたときや、業績が向上または低下し始めたタイミングを特定し、タイムリーに介入することができます。また、コンプライアンスチェック・ツールには、従業員の遵守状況を必要なレベルに引き上げる、あるいはプロセスを変更するために何らかのアクションが必要となる場合に、フラグを自動的に設定する機能が提供される場合もあります。

• 業績が良好あるいは不良な領域の特定：主要業績評価指標を追跡できるソフトウェアでは、業績が好調な領域と改善が必要な領域を簡単に特定できる利点があります。これらの領域を特定することで、特定の業務が良好な理由や、期待されている成果が出ていない領域の原因について評価を開始できます。経営幹部などのビジネスリーダーは、従業員、部門、支店ごとの強みと弱みを把握することで、全体的な業績を最適化するための適切な対応を講ずることが可能になります。

• 採用とトレーニングの意思決定：労働力の要件を予測するソフトウェアを導入する大きな利点の一つは、これらの情報を採用とトレーニングに関する意思決定に役立てることができることです。ソフトウェアが特定の業務領域に影響する需要の増加を予測した場合、管理者は、その需要に対応するために現在の従業員の能力レベルを向上させるか、増大する作業量に対処するために新しい従業員を採用するかを決定できます。非常に短期間で人員を増大させる必要があることが予測されることもあります。このような場合、採用担当者は、一定期間が過ぎると余剰な労働力となる可能性がある正社員に投資するのではなく、一時的なスタッフを採用することを検討しても良いでしょう。

• 従業員の満足度の向上：従業員のスケジュールを正確に管理し、柔軟な働き方を提供し、業績を確認する能力は、すべて従業員の満足度を向上することにつながります。シフトを明確にすることは、士気を高めるために重要です。業績を追跡する機能よって、優秀な人材を評価する機会も生まれます。キャプテラが2021年に実施した従業員の表彰に関する調査によると、53パーセントの従業員が職場で十分な表彰や褒章を受けていないと感じていました。この問題を是正するために人員管理システムは重要な役割を果たすことができます。最後に、このカテゴリの多くのソフトウェアが提供している勤務時間の追跡機能は、すべての従業員に公正かつ正確な報酬を時間通りに支払うために役立ち、従業員の満足度を向上させることができます。

人員管理システムの機能とは？

人員管理システムには、従業員に関する日々の問題、スケジュール管理、業務と従業員のニーズを管理するための機能が中心に搭載されています。もちろん、ソフトウェアが提供する機能の範囲は異なりますが、人員管理システムの多くには、共通するコア機能があります。一般的な人員管理システムの機能を以下に紹介します。

• 従業員データベース：従業員の名前、連絡先、入社日、契約詳細、職務明細、給与情報などの重要な情報を含む包括的なデータベースを作成して管理できます。これらの情報を標準的な形式で一箇所に集約することで、これらの情報を必要とするユーザーが簡単に見つけることができるようになります。データベースでは最新の記録を維持することができ、異なる部門や異なるオフィスでも共有できます。データベースへの変更はリアルタイムに更新されすべてのユーザーが最新情報を参照できます。また、アクセスコントロールにより、機密情報を安全に保護し、漏えいを防止できます。さらに、データベース機能を搭載する多くの人員管理システムには包括的な検索機能も含まれています。

• 労働力の予測：帳簿に記載されている過去と現在のデータを活用し、特定の労働力の傾向を把握し、将来の労働力要件について豊富な情報に基づく根拠のある予測を行うことができます。組織の人材ニーズをある程度正確に予測する能力は、将来の計画を立てたり、労働力不足にタイムリーに対応したりするために不可欠です。例えば、毎年夏に業務の需要が増えるという社内データがあれば、その傾向を簡単に把握し、事前に対策を講じて、少ない人員でこの需要増に対応して業務に悪影響が出ること防ぐことができます。

• 従業員のスケジュール作成：ビジネスニーズ、稼働できる従業員、資格や専門性の現在のレベル、また、他の重要な情報を考慮しながら、作業スケジュールを作成し、作業負荷の変化を特定して、従業員をシフトに割り当てます。人員管理システムの従業員のスケジュール作成コンポーネントを使用すると、最終的にすべての関係者に合った、現実的に実行可能なスケジュールを作成でき、急なスケジュール変更の必要性を最小限に抑えることができます。しかし、変更がやむを得ない場合には、簡単かつ速やかに変更できるようにし、すべての従業員が次に実行すべきタスクを把握できるようにします。また、自動スケジュール作成機能により、システムのデータ、作業パターン、その他の重要な情報を基に作業スケジュールを作成することも可能です。スケジュールを自動化すれば、スケジュール管理を効率化でき、人によるミスによって引き起こされることがある一般的な問題のいくつかを解決できます。

• 勤怠管理：従業員の勤務時間を追跡、モニタリング、管理し、誰かがいつ何時間働いたかを正確に把握できます。さらに、病欠、休暇、産休・育休の期間も記録し、全体の勤怠状況を正確に把握できます。このように労働時間や勤怠状況を把握することは、欠勤、人員不足、過剰人員など、さまざまな問題の傾向や状況を把握するために欠かせません。また、人員管理システムの勤怠管理機能は、給与計算の精度を向上させることができるため、従業員給与に関する紛争を減らし、紛争が発生した場合にも迅速に解決できるようになります。

• コンプライアンス追跡：コンプライアンスに関する重要な情報を一元管理し、業務をモニタリングすることで、組織が常に規則や規制を遵守していることを確認することが可能です。人員管理システムには、一般的に証明書、労働協約、業界特有の規制、差別禁止法などのさまざまな雇用規則や規制の情報を保存できます。これにより、労働基準遵守のモニタリング、トレーニングの実施状況の確認、雇用法に則った業務の遂行、業務上の不備や将来的に問題が発生する可能性のある領域を特定することが可能になります。

• 業績指標：個々の従業員と従業員全体に関連する業績指標を表示し、継続的に追跡します。業務が良好な領域と、改善の余地がある領域を把握することで、採用やトレーニングとコーチングサービスの提供に関して、根拠に基づく意思決定が可能になります。さらに、業績指標は、マネージャーが従業員を評価し、その努力を表彰するために必要な情報を提供するのに役立ちます。これは、リモートワーカーを抱えている組織では、特に重要となります。実際、ガートナーの調査により、従業員の業績レベルを維持するために重視しなければならない6つの主要領域の一つに従業員の表彰があることが明らかになっています。

キャプテラの人員管理システムのディレクトリでは、ソフトウェアの特定の機能を基準として、選択肢を迅速かつ簡単に並べ替えることができます。これらのソートツールを有効に活用すれば、自社で必要となる機能を搭載しているソフトウェアだけを絞り込んで表示できます。つまり、自社に適さないソフトウェアの検索に費やす時間を減らし、最大の利益をもたらす可能性のあるソフトウェアを中心に確認できます。

人員管理システムの購入時に考慮すべき点は？

人員管理システムを購入するときに、自社のニーズに最適なソフトウェアを特定するために、慎重に検討するべき点がいくつかあります。ソフトウェアとその仕組み、ビジネス要件とソフトウェアの使用方法に関する重要な質問に回答することで、これらの重要な要素を検討できます。以下のすべての質問に回答して、最終的に購入するソフトウェアを決定してください。

• ワークフォース管理ツールを使用する目的は何か？ これはシンプルな質問ですが、市場にあるさまざまなソフトウェアに搭載されている機能を考慮しながら、実際に自社で必要となる機能を検討するために役立ちます。企業によって人員管理システムの使用方法が全く異なる場合があることを理解しておきましょう。非常に高く評価されているセキュリティ人員管理システムが、必ずしも優れたコールセンター向けのWFMソフトであるとは限りませんし、ソフトウェア開発業務にとって最良の選択肢にならない場合もあります。人員管理システムについても同じことが言えます。自社が本当に必要とする機能や、自分の業界で必要となる可能性があるツールを慎重に検討し、それらの情報に基づいて選択肢を絞り込んでください。

• 人員管理システムのコストは？ コストは購入に関する意思決定における重要な要素です。利用可能な予算で購入できるソフトウェアを選択してください。しかし、人員管理システムの場合、実際にソフトウェアを購入するときにかかる初期費用以外にも考慮すべき要素があります。この検討を行うための優れたアプローチは、総所有コストを計算することです。つまり、SaaSソリューションに関連するサブスクリプション費用、セットアップやインストールにかかるコストの計算、従業員のトレーニングなどの必要となる可能性がある追加費用、将来的に必要となるテクニカルサポートに関連するコストについても検討する必要があります。

• 人員管理システムは既存のツールとの連携は可能か？ 優れた人員管理システムは通常、管理に関連する多様な機能を提供していますが、選択したソフトウェアだけで必要なあらゆるタスクを実行できるわけではありません。つまり、他のパッケージと連携して動作させる必要があり、互換性と統合のしやすさが重要な検討事項となります。従業員が使用しているデバイスで動作し、既存のソフトウェアと互換性があり、大きな混乱をきたすことなく現在の業務プロセスを変更できるようなソフトウェアを選択してください。

• 最適な導入方法は？ オンサイトにソフトウェアを展開してデータを保存する方法は選択肢の一つです。他の選択肢も検討することが大切です。たとえば、ソフトウェアをオンサイトで展開しながらクラウドストレージを使用する方法や、サードパーティー企業にサブスクリプション費用を支払う完全にクラウドベースのソフトウェアを利用する選択肢もあります。このようなサードパーティー企業は、クラウドベースでソフトウェアにアクセスできるようにし、将来的なソフトウェアアップデートやクラウドでのデータの安全な保管とセキュリティの維持について責任を負います。各展開方法には長所と短所があり、最適な選択肢はさまざまな要因によって異なります。クラウドベースのサブスクリプションモデルでは、初期費用が低く、継続的に発生するコストを予測しやすくなりますが、オンサイトへの展開は、全体的に優れた管理を実現でき、継続的なサブスクリプションに縛られることもありません。

• 人員管理システムはモバイルに対応しているか？ 多くの企業がリモートワークやハイブリッドワークモデルを採用し始めています。一方、常に現場で従業員が働いている企業では、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスから仕事のスケジュールにアクセスすることが重要となる場合もあるでしょう。自社の業務モデルがこれらに該当する場合、市販の人員管理システムを調査して、モバイルアプリを提供しているソフトウェアや、モバイルWebブラウザから中央のデータベースにアクセスできるソフトウェアを探す時間をかける価値があります。

• 便利なオプション機能があるか？ 市場にあるさまざまなソフトウェアのコア機能が共通していても、提供されるオプション機能が大きく異なることもあります。給与計算や採用管理ツール、ワークフロー管理機能、従業員のシフト交換機能 (シフトの引き受けや受け渡しを可能にする機能) など、いくつかのパッケージにのみ搭載されているオプション機能があります。このようなオプション機能は、すでに主なニーズを既に満たしているソリューションを差別化する優れた方法となることもあります。自社にとって魅力的で価値の高い補足機能を利用できるかどうかを検討してください。

人員管理システムに関する注目トレンドは？

人員管理システムで最も注目すべきトレンドには、特に職場内におけるソフトウェアとデジタルテクノロジーの継続的な進化があります。例えば、リモートワークの普及やデータ保護への関心の高まりにより、クラウドテクノロジーへの支出が増加していることや、自動化の機能を提供するソフトウェアに対するユーザーの期待も高まっています。人員管理システムに関する以下のトレンドについて注目してください。

• クラウドベースのソフトウェアの普及：最近の一般的なソフトウェアトレンドとして、クラウドテクノロジーの採用が進んでいることが挙げられます。実際、ガートナーの調査では、大多数の企業が近い将来、クラウドコンピューティングへの支出を維持または増加する意向があることが明らかになっています。新型コロナウイルスの感染拡大に関連する課題によって、分散したワークフォースが情報やソフトウェアを利用しやすくなるという利点がクラウドにあることを企業が認識したことで、この変化が加速しています。リモートからソフトウェアを利用する必要がある従業員も存在します。クラウドベースのソリューションを利用することで、簡単かつ安全にソフトウェアにアクセスできるため、購入する人員管理システムを決定する際には、このトレンドを考慮することが重要です。

• 人工知能の改良：人工知能は日々進化しています。AIも機械学習も、人員管理システムの品質を向上するために役立ちます。自動スケジュール作成や類似する機能を提供しているソフトウェアもあります。これらのソフトウェアでは、利用可能な情報から学習し、稼働できる労働力とビジネスニーズに基づいてインテリジェントなスケジュールを作成できます。このような自動化機能は、仕事のスケジュールを作成するプロセスを効率化できるだけではありません。人が見落とす可能性があるミスでもAIは見落とすことがないため、全体的なミスを低減することにもつながります。さらに、このような機能を提供している優れたソフトウェアでは、AIが生成したスケジュールを修正することも可能であり、インテリジェントなAIと必要な時に人が介入できる、AIと人間の操作が融合されたソリューションを提供しています。

• 従業員の期待の変化：現在、多くの業界の従業員は、柔軟に仕事をスケジュールすることができ、適切な場合には在宅で勤務することを強く期待しています。リモートアクセスに簡単に対応できるソフトウェアと対応できないソフトウェアがあるため、このトレンドは、選択するソフトウェアを決定する際に影響する場合があります。さらに、ゼロ時間契約に対する監視の目も厳しくなっています。ゼロ時間契約を締結している従業員は、一定量の業務量を期待している一方で、仕事を拒否することも可能です。このような勤務形態では、人員管理システムのスケジュール設定コンポーネントが重要な役割を担います。このような場合には、シフトを交換したり、シフトを変更したりするための権限と一緒に、ソフトウェアのこの領域へのアクセスを従業員に付与しなければならない場合もあります。

• 包括的なソフトウェア：最後に、人員管理システムの進化に伴って、特定の分野に特化したソリューションではなく、包括的な機能を提供するソリューションが市場で増加している傾向があります。従業員データベース、スケジュール管理、コンプライアンス追跡、給与計算、業績のモニタリング、労働力予測、ワークフロー管理などの機能をオールインワンで提供するソフトウェアも増加しています。これらの機能は、スタートアップ企業や業務の合理化を検討している企業にとって、優れた選択肢となるでしょう。

出典

本書で紹介した機能は、人員管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Best Workforce Management Software (推奨される人員管理システム) - キャプテラUK (アクセス日：2021年10月1日、金曜日)

2. Employee recognition:4 ways it has changed and how software can help - Capterra Blog (従業員表彰に関する4つの変化とソフトウェアによる支援) - キャプテラUK (アクセス日：2021年10月1日、金曜日)

3. Gartner Identifies Six Initiatives HR Can Undertake to Help Managers Maintain Employee Performance and Engagement During the Coronavirus Pandemic (ガートナーが推奨する、新型コロナウイルスの感染拡大時期に従業員の実績とエンゲージメントを維持するために人事部がマネージャーを支援することができる6つの取り組み) - Gartner.com (アクセス日：2021年10月1日、金曜日)

4. Gartner Predicts the Future of Cloud and Edge Infrastructure (ガートナー、クラウドとエッジインフラストラクチャの未来を予測) - Gartner.com (アクセス日：2021年10月1日、金曜日)