見積ソフト

見積ソフト

見積ソフトは、コストの計算と予測、価格の設定、見積書や提案書などの文書の配布をサポートするソフトウェアです。見積管理ソフトウェアとも呼ばれます。企業、非営利団体、個人事業主、フリーランサーなどの個人や組織が使用します。

多くの組織や個人事業主は、クライアントから仕事を依頼されると、作業内容、関連労務費、必要資材、指定納期、顧客への最終製品の納入やサービス提供にかかる実費など、さまざまな要素に基づいて価格を計算します。しかし、見積額を手動で計算し、その情報を潜在顧客に伝えるのは、時間のかかる繰り返し業務になることがあります。コストが予測可能であり、特定の計算式で算出できる場合はなおさらです。

見積ソフトでは、自動化によって、コスト計算と見積送信のプロセス全体を迅速化し、手動で必要な作業を最小限に抑えることができます。この種のソフトウェアの多くは、請求書ソフト、顧客関係管理 (CRM) ツール、提案管理ソフトなど、市場で販売されている類似ツールと連携できます。連携することによってワークフローを改善し、同じ情報を何度も入力する手間を省けます。

見積管理ソフトウェアソリューションに含まれる機能は、ソフトウェアの対象企業の規模など、いくつかの要素によって異なります。また、搭載された機能の性能やソフトウェアの使いやすさは、アプリケーションごとに大きく異なります。ただし、市場で販売されている見積ソフトのほとんどで、主要な機能は類似しています。一般的に、見積ソフトでは以下の操作が可能です。

• 特定の仕事に関連するさまざまなコストを特定し、見積額を計算する。
• 見栄えの良い自社仕様の見積書や提案書を作成し、潜在顧客に送信する。
• 価格が予測可能な場合は、計算と見積書作成のプロセスを自動化する。
• 見積依頼や問い合わせがあったすべての潜在顧客の連絡先情報を保存して管理する。

見積ソフトとは？

見積ソフトは、コストを算定して、製品やサービスの価格を記載した見積書を顧客に提供するためのソフトウェアソリューションです。機能には、顧客に提供する価格の計算だけでなく、見積書や提案書の作成および顧客への送信が含まれます。見積管理ソフトウェアとも呼ばれるこの種のソリューションを利用すれば、特定の作業に含まれる内容とその請求額を、自動ツールで簡単かつ正確に計算することができます。

この種のソフトウェアは、個人事業主、フリーランサー、さまざまな規模の企業や非営利団体が使用できます。多くの場合、特定の製品やサービスのコストを手動で計算するには時間がかかるため、特定の計算式に基づいて価格を計算できるなら、かなりの時間を節約することができます。ただし、見積ソフトは個々の顧客向けに見積をカスタマイズする必要のある企業にとっても便利なツールです。このソフトウェアを使用すれば、連絡先情報を1か所に保存し、見積書や提案書を作成して保存することができるからです。

多くの見積ソフトでは、自社仕様で見栄えの良い文書を作成できるので、潜在顧客からの信頼も獲得できます。価格は通常、確立されたルールや過去のデータに基づいて計算されます。また、顧客に提供する見積は、異なる通貨に変換することもできます。

見積ソフトの利点とは？

見積ソフトの主な利点は、個人事業主や組織による価格の計算、潜在顧客向けの提案書や見積書の作成に役立つことです。こうしたソフトウェアがなければ、このプロセスは複雑で余計な時間がかかり、繰り返し作業になる場合があります。しかし、まずはこの種のソフトウェアの具体的な利点を確認しておくことが重要です。利点としては次の点が挙げられます。

• 生産性と効率性の向上：見積管理ソフトウェアを使用する主な利点の1つは、見積および関連文書作成プロセスの迅速化です。これにより、全体的な効率を向上させ、慎重な対応が求められる複雑なタスクに割くための時間が増えます。つまり、特定の作業にかかる費用の計算など、予測可能または反復的なタスクにかかる時間を削減し、注意深い対応が必要となるタスクに費やす時間を増やすことができます。
• より正確な見積：見積ソフト使用のもう1つの大きな利点は、より正確な見積を作成できることにあります。潜在顧客は製品やサービスの価格を正確に把握する必要があるため、これは重要です。当初の見積価格からかけ離れた価格を請求することになると、ビジネスの評判に悪影響を及ぼす可能性があります。特定の作業に関連付けられたコストを手動で計算し、顧客に価格を提示する場合、時間がかかるだけでなく、手作業によるミスが発生する可能性もあります。その結果、見積価格が不正確になり、顧客が支払見込額を適切に把握できなくなるおそれがあります。見積ソフトは過去のデータ、複雑なアルゴリズム、高度な数学的計算を使用して、非常に正確な見積を提供することができます。
• 見積のプロフェッショナリズムの向上：潜在顧客はさまざまな要素に基づき企業を判断しますが、重要視される要素の1つは企業との直接的なコミュニケーションの質です。見積管理ソフトウェアはその点を踏まえて、フリーランサーや企業による見栄えの良い見積書や提案書の作成を支援します。多くの専門ソフトウェアでは、完全に自社仕様の見栄えの良い文書を作成できます。これにより、潜在顧客からの信頼を得て、発注や購入の可能性を高めることができます。オプションとして、企業ロゴ、アイコン、用語、スローガン、ブランドカラーなどを使用することができます。
• 長期的なビジネス成長：顧客に必要なタイミングで必要な情報を提供する能力は、長期的にビジネスを成長させるために重要です。長く続く関係性を構築する源となるからです。ガートナーの調査によると、B2Bの顧客が既存の関係を拡大するを決定するにあたり、最も重要な要因の1つが購入決定過程での信頼感です。信頼できると感じた企業が既存のビジネスパートナーからの購入を増やす可能性は2.6倍になります。見栄えが良く正確な見積を迅速に提供することは、こうした信頼感につながります。

見積ソフトの機能とは？

見積ソフトの機能は、特定のアプリケーションや、プログラムがターゲットに設定しているオーディエンスによって異なります。たとえば、大企業向けのソリューションでは外部ソフトウェアとの連携を重視し、過去のデータに基づき計算を実行しますが、小規模企業や個人向けのソリューションは、より基本的な機能を提供し、使いやすさを重視します。こうした違いにかかわらず、多くのソリューションには以下の主要な機能が含まれます。

• 見積：労務費、必要なツールや材料の取得コストなど、各作業に関連するコストを計算し、見積を依頼してきた顧客向けに正確な価格を見積もる。その後、見積書や提案書を作成し、指定された製品またはサービスの見積価格を説明する。信頼を高めるために、見栄えの良いレイアウトで自社仕様の文書を作成できる。見積書はさまざまなファイル形式にエクスポートして、顧客に送信することができる。重要な点は、見積ソフトを使用すれば、顧客に送信したすべての見積書を保存して、後で参照できることである。
• 連絡先管理：すべての関連性のある連絡先の記録を作成して維持し、必要に応じて連絡先を追加または削除する。見積依頼者の連絡先をデータベースに追加し、送信した見積書または提案書を連絡先情報とともに保存することで、後で簡単に参照できる。見積ソフトの連絡先管理ツールコンポーネント内に含まれる情報には、メールアドレス、所在地、電話番号、過去のやりとりなどがある。この情報は顧客関係管理ソフトウェアなどの外部アプリケーションとも連携できることが多いため、コミュニケーションの強化と迅速化に役立つ。
• 価格管理：価格インデックスを作成し、継続的に価格を管理することで、潜在顧客に正確な見積を提示できる。価格管理には通常、特定の材料や機器を使用する価格の設定や、労務費が含まれる。価格は需要の大きさ、サプライヤーから供給される材料の可用性、インフレなど、多くの要素に基づいて更新することができる。また、一部の企業ではサービスのレベルによって異なる価格を設定する必要がある。価格情報を慎重に管理することで、企業は迅速に情報を提供できるようになる。顧客は必要なすべての情報を入手し、自信を持って購入を判断できる。
• 自動見積：ルールベースのシステムを構築し、顧客からの情報と指定された製品やサービスに基づいて見積を自動で計算できる。価格計算は、機器のコスト、作業完了までにかかる時間、指定納期、以前の同様の注文で提示した価格といった過去のデータなど、多くのルールに基づく。手動での価格計算には時間がかかる。見積ソフトでは、内部ルールを使用して、この作業を人が介入せずに正確に実行することができる。また、自動化ツールを提供する多くのソフトウェアソリューションでは、ユーザーが手動で見積書や提案書を調整することができる。
• 割引管理：割引を提供することで購入意欲を高め、長期的なビジネスパートナーシップを実現する。また、見積管理ソフトウェアですべての関連情報を管理する。ビジネスの性質や、提供される製品やサービスによって、割引の計算方法は変わる。たとえば、一括購入割引が有効な場合や、一定回数の購入後に割引することでリピート購入を促す場合がある。割引提供のルールと理由を確立すると、価格計算に組み込むことができる。また、顧客に提示する見積に適用された割引を強調表示して、透明性を確保することもできる。
• サードパーティとの統合：サードパーティ統合ツールを使用して、重複するデータを最小化し、ワークフローを最適化することができる。これにより、見積管理ソフトウェアをCRMソフトウェアや請求ソフトウェアなど、さまざまなツールと組み合わせて使用できる。統合により、摩擦の最小化、互換性に関する問題の回避、プロセスの迅速化を実現できる。同時に、重複データをなくして情報を整理し、アップデートが全体に適用されていることを確認することができる。これにより、顧客に見積を提供するために使用される情報が不正確だったり古かったりすることを回避できる。
• 見積テンプレート：提案書作成にテンプレートを使用すると、全体的なプロセスを迅速化し、組織全体にわたって一貫性を維持することができる。優れたソフトウェアソリューションには、基本レイアウトの異なるさまざまなテンプレートが付属する。これらを編集してブランド要素を含めることができる。また、こうしたテンプレートには、関連コストや個々の作業に適した利益に基づいて、顧客に請求する価格を出すための一般的な計算式も含まれている。多くの場合、ユーザーが作成した提案書を保存して、将来的にテンプレートとして使用することができる。

キャプテラの見積ソフトのディレクトリシステムを使用すると、必要な機能を含むソフトウェアソリューションを特定することができます。搭載されている機能に基づいてソリューションをソートできるので、不要なオプションを自動的に排除できます。これにより、購入者はニーズに沿ったソリューションを選択することができます。

見積ソフトの購買時に考慮すべき点とは？

見積ソフトの購入時には、ソフトウェア自体のさまざまなコンポーネントを慎重に検討し、最適なオプションを選択する必要があります。ただし、それだけではありません。購入者が意思決定で考慮すべき外部的な要因も多く存在します。購入者が検討や確認をすることで、特定の課題に対処する優れたソフトウェアソリューションを見つけることができます。最適なソリューションを特定するには、以下の質問に答えてみましょう。

• 見積ソフトのコストは？

購入を決定する際に、コストは必ず重要な要素となります。見積ソフトに投資する際は、初期の購入費用だけでなく、全体のコストを考慮して決定することが重要です。たとえば、総所有コストや使用率を検討することをおすすめします。この方法を採用した場合は、購入価格、ソフトウェアソリューションの導入コスト、ソフトウェアアズアサービス (SaaS) ソリューションのサブスクリプション料金を考慮する必要があります。そのほか、ソフトウェアを最大活用するための従業員の研修コストや、ソフトウェアの更新、技術的な問題が発生した場合のサポートに関連するコストも考慮する必要があります。

• 最適な導入オプションは？

ソフトウェアの導入には、主に2つのアプローチがあります。オンプレミスでの導入とクラウドベースでの導入です。オンプレミスの場合は通常、ソフトウェアライセンスを購入し、ソフトウェアをオンサイトのシステムまたはサーバーにインストールします。一方、クラウドベースでの導入ではSaaSアプローチが主流です。この場合、サードパーティのサービスプロバイダーがソフトウェアを所有、提供、管理します。オンプレミスでは、自社に合わせた管理が実現可能で、長期的なコストも削減できる場合があります。一方で、クラウドベースの導入モデルは、初期費用が大幅に少なく、コンプライアンスやデータ保存に関する責任は共同で負います。また、リモートアクセスに関する利点もあります。長期的に見ると高くつくものの、コストの予測はしやすくなります。最終的にどちらの導入オプションを選択するかの判断は、購入者の個々の環境や、特定のニーズや優先順位によります。

• 他のソリューションとの連携は可能か？

見積ソフトの主要な利点の1つは、ワークフローを向上できるという点です。しかし、最適な結果を出すには、ソフトウェアを既存のツールやプロセスと連携させる必要があります。そのため、購入者は他のソフトウェアソリューションとの連携が可能かどうかを考慮し、それが可能なオプションを優先する必要があります。特に、顧客関係管理ソフトウェア、分析ツール、会計ソフト、請求ツール、ダッシュボードソフトウェアとの統合オプションがある見積管理ソフトウェアを選ぶと便利です。また、優れた見積管理ソフトウェアでは、関連する提案書をいくつもの主要なファイル形式にエクスポートできるので、互換性の問題がなくなります。

• ソフトウェアはユーザーフレンドリーか？

ソフトウェアが提供する機能は重要です。ソフトウェアは個人や企業が必要とする機能を実行できる必要がありますが、それと同時に使いやすさも重要です。見積ソフトに関しては、使いやすさが最も重要な差別化要因となります。ほとんどのソフトウェアで主要な機能は似ているからです。つまり、提供される機能だけに基づいて最適なソリューションを区別することが難しいのです。代わりに、特定のタスクを実行する際の操作性や、ソフトウェアがもたらす効率性や生産性について、機能と同様に検討する必要があります。

見積ソフトに関するに関する重要なトレンドは？

見積ソフトと関連性が高いトレンドを把握することは、購入を検討する際に重要となる要素のひとつです。個人や企業が最適なソフトウェアソリューションを入手するには、最新のトレンドや、将来的な期待、プロセス、アクティビティ、ニーズの変化を考慮して設計されているかも検討する必要があります。重要なトレンドは以下のとおりです。

• リモートアクセスの需要の増加：ハイブリッドモデルやリモートワークモデルを導入する企業が増加し、従業員は完全に自宅から、あるいは必要に応じて自宅から働くことができるようになっています。当然ながら、こうした企業は、リモートアクセスをサポートするよう設計されたソフトウェアに投資する必要があります。これはオンプレミスでの導入かクラウドベースでの導入かを決める際の重要な要素となります。クラウドベースでの導入には、リモートアクセスや多様なデバイスからのアクセスが可能であるというメリットがあります。リモートワークの場合は、見積ソフトにアクセスする従業員が、どこにいても主要なタスクを実行できる必要があります。クラウドストレージソリューションを使用すれば、従業員が提案書にアクセスしたり、潜在顧客や他の取引先との過去のコミュニケーションを確認したりできます。
• AIの改良：さまざまな業界で、人工知能 (AI) は急激にソリューションに取り入れられています。基礎技術の進歩がその要因の1つです。多くのソフトウェアパッケージはAIの利点を活用し、ユーザーが簡単に使用できるよう設計されています。見積ソフトでは、使用可能なデータの解釈ルールに基づいて、AIが自動的に価格を調整することができます。これには、将来的なニーズの予測、世界の経済状況の予測、ニーズに影響する可能性のある季節的な要因が含まれます。
• チャットボット技術活用の増加：AIの幅広い使用に加えて、チャットボットテクノロジーをカスタマーサービス提供や顧客の期待を満たすためのソリューションとして使用する企業が増えています。チャットボットは、個人的に対応できる従業員の有無にかかわらず、24時間体制で即座に顧客に回答できるため、企業にとってメリットがあります。チャットボットが収集した情報を活用して、従業員が後日、パーソナライズした回答を提供することもできます。見積の提供では、プロセスの説明、迅速な回答、顧客への最新情報の提供に、チャットボットを活用することができます。また、まだ注目度は低いものの、チャットボットの利点として、異なる言語を認識して回答するという機能があります。これを利用すれば、企業は海外の顧客からの依頼にも対応できます。
• グローバリゼーションと複数通貨のサポート：企業は世界規模のビジネスを行い、世界各地に顧客を持つようになっています。見積管理ソフトは、こうした状況によって生じた課題を解決するよう設計されている必要があります。典型的な例が、異なる通貨での見積の提供です。これは、単純な通貨変換だけでは不十分です。というのは、国際規模でビジネスを運営するには関連コストが追加で発生するからです。また、製品やサービスの変更が必要になる場合もあります。異なる通貨で正確な見積を提供する機能以外にも、暗号通貨の使用のニーズが高まりつつあります。このトレンドを考慮したソフトウェアソリューションを見つけることで、企業はメリットを得られる可能性があります。

出典：

ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

• Quoting Software (見積ソフトお役立ちガイド) - キャプテラUK (アクセス日：2022年2月7日)

• Gartner Says Customers Who Are Confident in Their Decision Making Are 2.6 Times More Likely to Buy More (ガートナー：自分の意思決定に自信がある顧客が購入を増やす可能性は2.6倍) - Gartner.com (アクセス日：2022年2月8日)

• On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド：会社にとってどちらのオプションが適切か) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年2月8日)