ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、毎日の作業タスクの流れを調整し、業務プロセスを確実に実施するためのソリューションです。このようなシステムはコラボレーション環境を提供するため、業務プロセスを簡単にモニタリング、評価できます。ワークフローシステムは、プロジェクトマネージメントツールと関連しています。このガイドでは、中小企業が自社に適したワークフローシステムを見つけることができるように、この種のツールに関する利点や機能、新規導入時に考慮すべき点などについて説明します。

ワークフローシステムを使用すると、企業は次のことができるようになります。

• 複数のプロジェクトやチームメンバーの調整
• 正確かつ最新のプロジェクトデータとパフォーマンスデータの維持
• 複数のカレンダー (Outlook、Googleカレンダー、iCalなど) 間における変更の同期
• ビジネス戦略の有効性テスト

ワークフローシステムの導入メリット

• 効率的な承認管理：今日の協働型のビジネス環境では、ほぼすべてのプロセスに承認管理が伴います。従って、承認プロセスに遅れが生じた場合、他のプロセスの遅延や効率性の低下につながることになります。ワークフローツールは、承認リクエストを送信し、承認者を割り当てて、期限を設定できるようにすることで、承認プロセスのさまざまなステージを自動化します。承認リクエストが作成されると、システムから担当者に電子メール通知が自動的に送信されます。

• 効果的なプロセスコラボレーション：ほとんどの職場プロセスには、チーム全体、部署間または組織間のコラボレーションが必要です。このようにさまざまな方法のコラボレーションプロセスを手動で管理するには、時間と手間がかかります。ワークフローソフトウェアがあれば、カスタムフォーム、プロセスフロー、プロセス変更リクエスト用ポータル、承認管理を活用して、協働プロセスを設計、カスタマイズ、モニタリングできます。

• チームパフォーマンスの可視性改善：ワークフロー自動化ソフトウェアは、進行中のタスク、保留中／完了済みの承認、完了済みタスクなど、プロセス関連のデータを一元管理できるストレージロケーションとして機能します。ワークフローソフトウェアでは、この情報を使用して企業内のプロセスパフォーマンスに関するレポートを作成できます。マネージャーは、チームメンバーに対してKPI達成目標を設定し、適時性や効率性などのあらかじめ定められた指標に基づいて従業員を評価することもできます。

ワークフローシステムの一般的な機能

• ビジネスプロセスの自動化：ドラックアンドドロップ形式のインタフェースを使用してプロセスのワークフローを設計する。ユーザーは、フォームを追加することにより、プロセスの各ステップに関するデータを取得できます。

• タスク管理：異なるプロセスステージに対して標準的なタスクリストとチェックリストを作成し、タスク進捗状況をリアルタイムで追跡する。

• ワークフロー構成：プロセス内のステージ (承認、レビューなど) の順序付けを行い、プロセスフローを設計する。

• 制御と許可へのアクセス：職位または部署に基づいて、個人やグループのデータアクセスを管理する。

• 承認プロセス制御：さまざまなステージにおける承認を管理する。承認リクエストが生成されると、担当者に通知が届きます。

• カレンダー管理：カレンダーを使用してアクティビティとタスクの期限を追跡する。この情報は、OutlookやGoogleカレンダーなどのカレンダーソリューションに同期できます。

ワークフローシステムの購入時に考慮する点

• 報告と分析：ワークフローソフトウェアがあれば、「進行中」「レビュー」「承認」などのさまざまなプロセスステージに関して、リアルタイムのパフォーマンスレポートが提供されるため、管理負担が軽減されます。これらのシステムは、業務の障害を特定し、重複を排除するのにも役立つため、プロセス改善に関する示唆を得ることも可能です。ソフトウェアで生成されるレポートには、個人とチームのパフォーマンスも追跡して表示されるため、マネージャーは研修プランを策定しやすくなります。企業は、その報告と分析のニーズを明確に定義し、それに応じてワークフロー管理ツールを検討する必要があります。

• What You See is What You Get (WYSIWYG) フォームデザイナー：業務プロセスのデータは、ワークフローソフトウェアの中核を成しています。このデータによって、各ステップにおける成果物の品質が確保されるだけでなく、パフォーマンス改善に関する有意義なインサイトも得られます。つまり、効率的なデータ取得はワークフローシステムにとって極めて重要であるということです。見たままのものを出力できるWYSIWYGフォームデザイナーは、カスタムフィールド、フォント、フォーマット、レイアウトを使用してフォームを作成できます。また、この機能によりプロセスロジック (例えば、フォームによる特定の選択に基づいて、あるプロセスが承認のために自動的に転送されるなど) の実装も可能となり、各ステージでの必須フィールドが確実に入力されるようにできます。データ収集能力が十分でない企業には、この機能を備えたワークフローソフトウェアがおすすめです。

ワークフローシステムに関する注目トレンド

• 機械学習によりワークフロー管理の自動化が進展中：機械学習を使うと、人的関与を最小限に抑えながら、ワークフローやプロセスを設計することができます。機械学習対応のソリューションによって、マーケターはキャンペーンで自動化されたワークフローを作成できるようになります。さらに、他のユーザーが各プロセスステージ用に自動化されたタスクリストとプロセスフォームを作成することも可能になります。中小企業への機械学習の導入は増加しつつあります。調査によると、中小企業の53%がこのテクノロジーを現在使用している、または今後2年以内に使用する予定とのことです。

• ワークフローツールでチャットボットの担う役割が増大：チャットボットは、人間のコミュニケーションを模倣し、基本的な機能でユーザーを支援する対話型インタフェースです。チャットボットがあれば、記述された指示を用いてタスクを自動化できるようになります。例えば、ソリューションを手動で操作することなく、チャットボットに指示をすることで、プロセス内に新しいワークフローやタスクを作成することができます。中小企業でのチャットボット導入の増加に伴い、今後数年のうちに、ワークフローソフトウェアでより多くのチャットボット対応機能が見られるようになると考えられます。