スケジュール管理ソフトとは？

スケジュール管理ソフトは、イベントの予約、従業員のスケジュール管理、会議室や他のリソースの予約を行うためのツールです。共有カレンダーや、予測機能、配分機能、リソース管理機能などを活用して、社内外の活動計画を管理することができます。

スケジュール管理ソフトの導入メリット

• 生産性の向上：オンラインでスケジュール管理をすれば、電話で会議の日程を調整する必要がないので、その時間を別の重要なタスクに充てることができます。スケジュール管理ソフトがあれば、エンドユーザーはモバイルアプリ機能で外出先から設備を予約できます。リモートワーカーはオフィスに出向くことなく、スケジュールを管理できます。

• コラボレーションの強化とスケジュールの調整：スケジュール管理ソフトでは、一元化されたプラットフォームにすべてのカレンダーが保存され、変更も反映されるので、ユーザー全員が情報を共有できます。全従業員がスケジュールにアクセスできるので、コラボレーションやリソースの利用が効率的になり、スケジュールの調整もしやすくなります。

• 無断キャンセルの削減：スケジュール管理ソフトでは、会議などの出席者にメールやSMSでリマインダーを自動送信することができます。また、カレンダーアプリケーションと連携すれば、スケジュールが重複した場合にアラートを表示させることもできます。リマインダーを受け取ることで、予定や会議の日程を事前に変更したりキャンセルしたりできるので、直前のキャンセルや無断キャンセルを減らすことができます。

スケジュール管理ソフトの一般的な機能

• カレンダー管理：複数のカレンダーを使用して、スケジュールの管理と調整をする。
• オンライン予約：モバイルデバイス、予約ポータル、キオスクから、オンラインで予約を入れる。
• グループ会議のスケジュール管理：複数のカレンダーから空きのある会議時間枠を自動的に探し出す。
• 自動スケジュール管理：ビジネスニーズ、従業員の予定、適格性に基づいて、リソースの空き状況を確認してスケジュールを自動生成する。
• リアルタイムのスケジュール管理：リアルタイムの空き状況に基づいて、スケジュール管理やリソースの予約を行う。

スケジュール管理ソフトの購入時に考慮する点

• BIツールと報告：マネージャーは、効果的な計画を立てるために、チームのパフォーマンスとリソースの利用状況をきちんと把握する必要があります。そのため、スケジュール管理ソフトは、リソースの使用を追跡し、パフォーマンスと使用状況に関するインサイトやメトリクスを提供するものを選ぶべきです。このメトリクスを使って、残業、無断欠勤、活用されていないリソースなどの業務上の問題を減らすことができます。多くのニーズを抱える中小企業は、ダッシュボードと報告機能を備えたソリューションを検討するとよいでしょう。

• モバイルアクセス：中小企業はデジタル化のイニシアティブによって成長を加速させることができます。たとえば、個人所有のデバイスを職場に持ち込む「BYOD」を導入することなどができます。しかし、このようなイニシアティブから十分な利益を得るには、従業員がどこから働いても許容されるような企業文化を醸成する必要があります。こうした変化を模索している企業は、モバイルアクセスを備えたスケジュール管理プログラムに絞り込み、提供されるモバイルアプリケーションの機能を評価してから購入を決定することをお勧めします。

スケジュール管理ソフトに関する注目トレンド

• スケジュール管理ボットの導入：人工知能 (AI) ツールを導入しない中小企業は、競争で取り残される可能性があります。当社の調査によると、中小企業の10社中7社が、今後1～2年の間に会話型ユーザーインタフェース技術を導入するとしています。AI駆動のチャットボットがクライアントとやり取りし、予約プロセスをサポートする日も近いでしょう。

• 機械学習テクノロジーの急速な進歩：機械学習ツールは、小さなタスクの処理だけでなく、プロセス全体の管理もするようになってきました。Apple、Amazon、Facebook、Google、Microsoftなどの大手テクノロジー企業は、このようなツールの研究と開発に多額の投資をしています。スタートアップ企業の独創的なイノベーションに支えられ、機械学習テクノロジーは、インパクトのあるソリューションを次々と生み出しています。

当社の調査によると、今後1～2年で、自社のITインフラに機械学習をを取り入れた中小企業は5割にまで上ります。予測機械学習テクノロジーを基盤とするスマートなスケジュール管理ツールがあれば、需要と供給を正確に予測できるので、経営者は適時に意思決定を行い、ビジネスのパフォーマンスを最適化できるようになります。