契約書管理システム

契約管理ソフトウェア

契約管理ソフトウェアは、組織や個人が契約とその関連情報を作成、保存、管理するためのソフトウェアです。契約条件の策定や契約書の作成ができるほか、契約ライフサイクル全体の重要なマイルストーンの追跡やコンプライアンスの監視のためのツールも使用できます。また、このソフトウェアは、企業や他の組織が書面で契約を締結した個人やグループとの関係管理にも役立ちます。

契約条件を遵守しないと法的な問題になることがあるため、契約書を慎重に管理、追跡することは非常に重要です。組織が締結する契約には、サプライヤー、ベンダー、顧客、従業員など、広い範囲の個人、組織、グループが含まれる可能性があります。また、契約書作成のプロセスには時間がかかります。契約管理ソフトウェアは、テンプレート、自動化ツールやコミュニケーションツール、電子サインオプションなどで、契約書作成を支援します。

一般的に、契約管理ソフトウェアは、文書管理システムなどの類似するツールの中で、契約管理に特化したものだと考えることができます。機能面では、法務文書管理ソフトなどと重複する部分がありますが、契約管理ソリューションは通常、法的文書の中でも契約書に重点を置いています。この種のソフトウェアは、組織の取引や取り決めの管理をサポートするツールという意味で、調達管理ソフトと並べて分類することもできます。どちらも似たような機能を持っているほか、作業工程の円滑化やアプリケーション間でのデータ転送の簡易化を図る目的で統合することもできます。

細かい機能には幅があり、また全く同じ機能を実装したソフトウェアは存在しませんが、契約管理ソリューションは主要機能が類似していることが多く、中心となるいくつかの機能によってソフトウェアのカテゴリを定義できます。一般的に、質の高い契約管理ソフトウェアでは次のことができます。

• 合意条件を定め、契約上の取り決めを作成する。
• すべての関連文書を管理し、簡単にアクセスや修正ができるようにする。
• 契約のコンプライアンスや満了を監視することで、ライフサイクルを通して契約書を追跡する。
• 契約満了アラートに対処し、契約更新に関わる対応をする。

契約管理ソフトウェアとは？

契約管理ソフトウェアは、企業、組織、個人があらゆる種類の契約書を作成、管理、追跡できるようにデザインされたソフトウェアです。通常、これには、契約条件の概要の記述、文書自体の作成、文書の安全な保存、特定の契約書や契約書内の条件の検索ツールといったオプションが含まれます。

契約書の作成には時間のかかるうえ、正確さも求められるため、そのサポートには大きな価値があります。契約管理ソフトウェアを使用することで、反復的なタスクや予測可能なタスクを自動化し、正確性や細部への配慮を保証することができます。また、プロセスに一定レベルの一貫性と信頼性をもたらすことができます。さらに、組織は契約書のライフサイクル全体を通してコンプライアンスを追跡できるので、満了間近の契約書の更新や再交渉、あるいは有効な契約書の追跡リストからの削除などに円滑に対応することができます。

現代の企業や組織は、顧客、クライアント、ビジネス・パートナー、サプライヤー、スタッフ、その他の人々との関係を慎重に管理し、一定レベルの信頼関係を構築する必要があります。契約書は、二者の関係の在り方や双方が望む事柄について明確な指針を示すことでこれをサポートします。そのため、契約管理ソフトウェアは、特に重要な関係の管理において、極めて重要な役割を果たします。

契約管理ソフトウェアの利点とは？

契約管理ソフトウェアを使用する利点は、主にデジタル契約書を簡単に作成できることです。また、契約書に含まれる特定の情報へも迅速にアクセスできます。まずは、質の高い契約管理ソリューションを入手する利点を詳しく調べることが重要です。特に重要な利点を以下に示します。

• 生産性の向上：契約管理ソフトウェアの最大の利点は、さまざまな契約管理タスクを迅速かつ容易に実行できることです。これにより、社員が他の作業に集中する時間ができるので、組織全体の生産性が向上します。たとえば、契約書を手作業で作成する場合、時間がかかり、ストレスも溜まります。契約管理ソフトウェアがあれば、いくつかの重要な側面を自動化し、契約文書のテンプレートを使用することで、問題を最小化することができます。その結果、高い水準を保ち、一貫性を確保しつつ、時間を節約することができます。さらに、電子サインを使えば、対面でのミーティングや郵便でのやり取りよりも契約の締結が迅速になり、契約書に記載された契約条件がほぼ即時に施行されます。
• 組織の改善：印刷された契約文書を保管するにはスペースが必要です。また、契約書を整理したり、特定の文書を探し出したりするにも手間がかかります。契約管理アプリケーションを使用すれば、契約書をデジタルで保存できるため、こういった点を大幅に改善することができます。物理的なスペースを節約し、文書の保管場所を間違える可能性も減らせるほか、多くのメリットがあります。たとえば、特定の契約書を探す場合、検索機能を使って契約書リストを手動で検索したり、契約書の締結日、関連取引の全体的な価値、契約書が適用される事業や地域などのパラメーターに基づいて、契約書をフィルターしたりすることができます。最終的に、契約書が安全に保管され、論理的な形で整理され、分類も容易になります。
• リスクの低減：契約管理ソリューションの使用におけるもう1つの重要なメリットは、契約書の扱いに関連するリスクのほとんどを軽減できることです。契約書を効率的に管理できないと、契約違反が生じるリスクが高まります。意図せずに契約違反が生じた場合、法律上の問題の可能性、罰金、会社の評判に対する長期的なダメージなど、高くつくことになります。さらに、期限内に契約の再交渉や更新をしないと、顧客、サプライヤー、クライアント、従業員、ビジネス・パートナーが、別の会社を探すことになりかねません。質の高いソフトウェアは、期限が迫った契約について通知を送信し、契約書に常時アクセスできるようにすることで、これらの問題を回避します。その結果、コンプライアンスが保証され、ライフサイクル全体を通して進捗を追跡することができます。
• 顧客満足度：アクセスが容易で安全に保管された状態に契約書を保つことで、契約条件が忠実に守られていることを保証できるので、クライアントや顧客の満足度が向上します。また、契約上の問題が発生しても、早期に終結させることができます。さらに、契約がデジタル上で実行されていることを保証することで、顧客満足度も向上します。ガートナーの調査によると、2025年までにサプライヤーとバイヤー間のやり取りの80%が、デジタル空間またはチャンネルで行われることになります。契約管理ソリューションを使用すれば、他社が希望するチャンネルで取引や他のコミュニケーションを行うことで、満足度を高めることができます。
• タイムリーな意思決定：優れた契約管理の根本的な側面として、適切なタイミングで適切な行動を取り、契約のメリットを最大限に向上させ、両当事者を満足させることが挙げられます。契約管理ソフトウェアは、タイムリーな決定を促す上で重要な役割を果たします。必要な時に情報にアクセスできれば、更新を見落とさず、予定どおりに交渉を行い、重要なビジネス上の意思決定を必要な時に行うことができます。アラートを設定して、対応や行動が必要な時に適切な人物に通知を送ることも可能です。

契約管理ソフトウェアの機能とは？

契約管理ソフトウェア・ソリューションの機能は、サプライヤー、ベンダー、クライアント、顧客、ビジネス・パートナー、従業員、その他のグループとの間で締結した契約書を管理するためのワンストップ・ショップとなるように設定されています。個々の機能や実装については異なりますが、ソフトウェアの全体的な品質と合わせて、このカテゴリのアプリケーションの中核となる機能は共通しています。具体的には、バイヤーはほとんどの契約管理ソリューションに以下の機能を求めています。

• 契約書の作成：契約条件を決定し、契約書そのものを作成する。多くのツールには、一般的に使われる利用規約の例文、人工知能を使った言語選択機能、文書形式の変更オプションなど、契約書の作成を支援するための機能が含まれている。作成した文書はアクセス権限のあるユーザーの間で共有可能で、相互に同意した修正の適用や新たな条文の挿入を行うことができる。特に質の高いソリューションには、電子サインのオプションがある。電子サインは、イギリスを含む世界の多くの国で全面的に認められており、契約完了を大幅にスピードアップできる。
• 文書管理：すべての契約書と関連文書を一か所に保管し、将来的にアクセスしやすくする。文書には通常、キーワードや分類カテゴリがあるため、論理的な方法や将来見つけやすい形で整理してまとめることができる。一般的には、既存文書の複製、文書の削除、他のファイル・ディレクトリへの移動のオプションも存在する。優れたソリューションは広範なオプションを備えており、契約上の合意に関する事柄を1つのアプリケーションで管理できるため、複数のアプリケーションを使ったり、異なるソフトウェア・アプリケーションに切り替えたりする必要がない。
• 契約ライフサイクル管理：契約ライフサイクルのさまざまな段階を管理し、契約を追跡することによって、タイムリーな意思決定を行う。通常、プロフェッショナルな契約管理ソフトウェアは、契約の作成や交渉の段階から、契約の履行、終了や更新に至るまで、契約を追跡するために必要となるツールを提供する。各契約がライフサイクルのどの段階にあるかを理解することは、信頼できる契約管理のワークフローを確立するために不可欠であり、すべての関係者が満足できるような適切な意思決定が最良のタイミングで行われることを保証できる。
• 連絡先管理：従業員、サプライヤー、ベンダー、顧客、クライアント、ビジネス・パートナーなど、契約管理業務に関連する人物の連絡先を管理する。優れた契約管理ソリューションは、現在の契約文書の保管と管理に加え、関係管理のための適切なツールも備えている。つまり、連絡先のメールアドレス、住所、電話番号、ソーシャル・メディアのアカウント、その他の連絡先情報にアクセスできる。連絡先情報は安全に保管され、仕事を効果的に遂行するために必要となるユーザーにのみアクセスが許可される。多くの場合、統合機能も備えているため、連絡先情報を複数のアプリケーションで共有できる。
• テンプレート：テンプレートを使用して、契約書の作成プロセスにかかる時間を大幅に短縮する。ある業種のビジネス・パートナーとの間で契約条件を定めると、その後に作成する契約は、同じ基本条項に沿って、最終的によく似た形に仕上がることになる。テンプレートを使用することで、契約書の作成にかかる時間が短縮され、多くの契約書を標準化させることができるので、管理が容易になる。文書のひな形としてテンプレートを使用できるが、特定のクライアントやビジネス・パートナーのニーズに合わせて修正やカスタマイズも可能である。
• 全文検索：全文検索機能で、特定の文書や、契約書の中に含まれる情報の一部を検索する。ほとんどの場合、検索エンジンを用いて、ユーザーが入力した文字列に似たテキストや完全に一致するテキストを関連文書の中で検索する。この機能を使うと、文書名から文書を探したり、特定のビジネス・パートナーが署名した契約書を見つけたり、文書に記載された具体的な文言やフレーズを探したりすることができる。全文検索の基本テクノロジーでは、音声検索も可能になった。この場合の音声認識技術とは、最初の検索文字列が音声入力されることを意味する。その先の基本テクノロジーはよく似たものであるが、便利さと効率は向上する。

契約管理ソフトウェアの購買時に考慮すべき点は？

契約管理ソフトウェアを購買する際は、質の高いオプションだけでなく、固有のニーズに適したオプションも含めて、慎重に考える必要があります。ある組織や個人にとって理想的なソリューションが、必ずしも他の組織やユーザーに適しているとは限りません。つまり、最適なソリューションを見つけるという考えが極めて重要なのです。考慮すべき事項を調査するには、ポイントとなる質問を考え、それに対する詳細な答えを探してみることです。購入の際に確認すべき質問は以下のとおりです。

• 契約管理ソフトウェアに高い安全性が備わっているか？ 今日、企業はかつてないほどの量のデータを収集しています。そして、契約書は保管すべき最重要文書の1つです。そのため、企業は購入する契約管理ソフトウェアを慎重に検討し、自社の文書、連絡先情報、その他の関連ファイルやデータを安全に維持するために利用できる機能について正確に調べる必要があります。たとえば、データの紛失に備えて、データのバックアップ・オプションが含まれているかといったことです。クラウド型ソリューションでは、データの保存方法、安全に関する担当者、使用可能な技術の詳細を理解することが重要です。

• 最適なデプロイ・オプションはどのようなものか？ 今日市販されている専門レベルの契約管理ソリューションは、ほとんどがクラウドベースです。これには、設置コストの削減、長期的コストの見積もりの容易さ、遠隔地からのアクセス性の向上、契約書データの紛失可能性の低減、すべての重要データの集約化、アクセス権限を持つ人員とのデータ共有のためのオプションの改善など、多くのメリットがあります。しかし、クラウドベースのソリューションには継続的で信頼性の高いインターネット接続が必要なため、オンプレミスのソフトウェア・アプリケーションが持つ制御性の高さも考慮に入れる必要があります。最終的に、クラウドベースのデプロイとオンサイトのデプロイのメリットとデメリットを比較評価し、現在のニーズ、課題、使用法に対処するための最良のオプションを選ぶ必要があります。

• 契約管理ソフトウェアの値段はどれぐらいか？ソフトウェアの費用は重視すべき要素です。明確な予算編成をもとに、ソフトウェアの検討プロセスを開始するべきです。費用の問題は思ったより複雑で、初期費用だけでなく、総保有コストや総使用コストなども評価する必要があります。ソフトウェア・ソリューションの価格には、ソフトウェアの設置費用、既存の作業フローへの追加費用、ソフトウェアの使用法を学ぶための社員トレーニングの費用などの関連費用は含まれません。サードパーティのソフトウェア・プロバイダーが提供するクラウド型ソリューションの長期使用料についても、必要なサポートやソフトウェアのアップデートに関連して生じる費用と併せて検討する必要があります。

• 利用可能な統合オプションはどのようなものか？企業が効果的なビジネスを行い、コラボレーションを促進し、あらゆる監視対象を網羅するには、技術をできるだけ連携させることが不可欠です。そのため、市販されているさまざまな製品の中から、連携オプションについて慎重に検討し、最善のソフトウェアを選択する必要があります。たとえば、顧客関係管理ソフトウェアや連絡先管理ソフトウェアとの連携が可能かもしれません。また、携帯電話との連携が可能かどうか、ソフトウェアで作成した契約書を別のファイル形式でエクスポートして別のプログラムで表示や編集ができるかどうかについて考える必要があります。

契約管理ソフトウェアに関する重要なトレンドは？

契約管理ソフトウェアのオプションを調べる際は、重要なトレンドも考慮する必要があります。当然、組織は契約管理分野の現状を認識した上で開発されたソフトウェアを購入すべきです。また、そのソフトウェアが未来を見据えて開発されたものかどうかも考える必要があります。将来的に別のソフトウェアに移行する必要が生じた場合に、時間と費用を節約できるからです。重視すべき最新のトレンドのいくつかを紹介します。

• 人工知能の発達：人工知能 (AI) 技術の使用が拡大し、さまざまなソフトウェアに影響を与えています。これは契約管理の分野にも当てはまります。この技術はさまざまな方法での使用が可能であり、ツールの自動化が進み、強固で漏れのない契約書の作成に役立っています。たとえば、機械学習を通して、契約書で使用されている言語を分析したり、改善のためのアドバイスや明確で安心できる条文にするためのアドバイスを提供したりすることができます。さらに、人工知能はソフトウェアの効果的な使い方や特定のアクションの実行方法に関する基本的な質問に対して迅速に回答することもできます。
• ブロックチェーンによるスマート・コントラクトの実現：契約管理ソフトウェアを選ぶ際に気を付けるべきもう1つの重要なトレンドは、ブロックチェーン技術を用いたスマート・コントラクトの実現です。これらの契約では、修正できない規約や継続的検証を使用することで、契約上の合意の信頼性、正確性、信用性を向上させ、間違いがないものにします。ガートナーは、ブロックチェーンによるスマート・コントラクトの使用により、2023年にはデータ品質が50%向上すると予測しています。それを超える可能性もあります。また、ガートナーによる分析では、企業はこれらのスマート・コントラクトを試験的に運用し、そのメリットを試すことを推奨しています。この点を考慮すると、スマート・コントラクトの使用に役立つソフトウェア・ソリューション、または役に立つ可能性のある補完的な機能を提供するソフトウェア・ソリューションについて考えることが重要になると思われます。
• 複雑さを増す契約：契約管理において認識すべきもう一つの一般的なトレンドは、契約が複雑化しているということです。これにはさまざまな理由があります。グローバル化の影響で、世界の異なる地域にある企業と契約を締結する機会が増えていること、また「汎用型」ソリューションよりも個別化された契約書に対する需要が高まっていることなどが、原因として考えられます。原因に関わらず、契約管理に関わる人々はこの現実を意識し、対応しなければなりません。つまり、ニーズに合わせたカスタマイズ可能な体験を提供する契約管理ソフトウェアを選択すべきです。テンプレートの価値は変わりませんが、理想的なソフトウェアとは、テンプレートをベースとして使用し、そこに必要な変更や修正を加えていけるものです。

出典

ここで紹介した機能は、製品を提供するキャプテラのディレクトリに記載された製品の関連性および割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

• Contract Management Software(契約管理ソフトウェア) - キャプテラUK (アクセス日：2022年1月31日、月曜日)

• Gartner Says 80% of B2B Sales Interactions Between Suppliers and Buyers Will Occur in Digital Channels by 2025 (ガートナーは、2025年までにサプライヤーとバイヤー間の企業間売買のやり取りの80%は、デジタルチャンネルを通じて行われると主張しています) - Gartner.com (アクセス日：2022年2月1日、火曜日)

• Gartner Predicts that Organizations Using Blockchain Smart Contracts Will Increase Overall Data Quality by 50% (ガートナーは、ブロックチェーンによるスマート・コントラクトを使用する企業は、全体のデータ品質を50%向上できると予測しています) - Gartner.com (アクセス日：2022年2月1日、火曜日)