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契約書管理システム

契約管理システムは、契約および契約の作成、追跡、および監視を自動化します。契約管理を使用すると、契約文書の共有および複数の文書バージョンの管理を全社規模で行うことができます。多くの契約管理アプリケーションでは、契約ステータス、重要な日付、および担当者の責任について、トップダウン制御および監視を行う機能が提供されています。契約管理システムは、顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアに関連付けられています。

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92件の結果

DocuSignは、誰でもいつでもどこでも、どんなデバイスでも信頼と確信を持って取引を行えるようにすることで、ビジネスのあり方を変えていきます。
DocuSignは、188か国で250,000社以上の企業、1億以上のユーザーが、いつでもどこでもどんなデバイスでも、信頼と確信を持って契約書の送信、署名、管理をできるようにすることで、ビジネスのあり方を変えていきます。 DocuSignは、印刷、ファックス、書類のスキャンや翌日配送に置き換わって業務を行います。このテクノロジーを使えば、どんな規模、業界、場所の企業でもあらゆる契約書を完全にデジタル化し、生活もビジネスも前進させることができます。 Docusignの製品詳細

機能

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あらゆる規模の企業に理想的なフォーム構築ツールです。ユーザーがアンケート・フォームを作成したり、提出内容をレビューしたりする際にも役立ちます。
900万人以上のユーザーに信頼されているJotFormのフォーム・ビルダーは、あらゆるデバイスからオンライン・フォームを作成して公開する簡単な方法を提供します。1万以上の既成のフォーム・テンプレート、100以上のサードパーティ・アプリケーションとの統合、高度なデザイン機能を提供するため、世界中の組織のための主要なオンライン・フォーム・ビルダーとなっています。支払フォーム、リード生成フォーム、登録フォーム、連絡フォーム、申請フォームなどの作成によく使用されています。 Jotformの製品詳細

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Adobe Signは、既存の署名プロセスを100%電子化したワークフローへと変えるために必要なものを備えた、電子サインソリューションです。
Adobe Signは、既存の署名プロセスを100%電子化したワークフローへと変えるために必要なものを備えた、電子サインソリューションです。Adobe Signを使えば、組織全体で署名と承認を自動化し、何日もかかっていた署名・承認プロセスを数分まで短縮し、スタッフのコラボレーションとモビリティを改善し、優れた顧客体験を作成することができます。 Adobe Acrobat Signの製品詳細

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法的拘束力のあるオンライン・サインを使用して、ドキュメントの作成、追跡、電子サインを1か所で行うことができます。
PandaDocでは、営業活動から契約の履行と更新まで、契約管理を効率化することができます。組み込みのコラボレーション、バージョン管理、文書履歴、電子サインを使用することで、契約書のドラフト作成、交渉、サインが容易になります。 PandaDocの製品詳細

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世界各地の従業員の給与計算とコンプライアンスに対応するシステムです。
Deelは、リモート・チームのために構築された、グローバルな給与計算とコンプライアンスに準拠した雇用のためのシステムです。世界各地でさまざまな人材を雇用し、給与を支払うことができます。ほんの数分で、正社員や独立した契約社員を、世界中で合法的に雇用することができます。 Deelの先進技術を駆使したセルフサービス・プロセスを使用して、150か国以上で給与を管理し、ローカライズされた法的契約を作成できます。 Deelは、中小企業から株式公開企業まで3,000社以上にサービスを提供しています。 Deelの製品詳細

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請求書の記録、契約書のスキャン、文書の承認にかかる時間を短縮できます。Odoo Signなら、リスクを回避し、ペーパーレスを実現し、投資収益率を改善できます。
使いやすく完全に統合されたOdoo eSignatureソリューションにより、雇用プロセスの改善、販売サイクルの短縮、すべての契約書の追跡が可能です。Odoo Signは、文書の送信、署名、承認を迅速かつ簡単に行うことができます。Odoo Signを使用すれば、関係者が記入するブロックをドラッグ&ドロップするだけで、きれいで正確な契約書を素早く作成することができます。また、署名リクエストを数秒で送信したり、送信された契約書のステータスを追跡したり、重要なPDFファイルを簡単にアップロードしたりすることができます。 Odooの製品詳細

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CaptivateIQなら、市場進出チームが歩合の管理や受け取りに費やす苦労や苛立ちを軽減できます。デモを予約して、その方法を確認してください。
アジャイルな報酬ソリューションであるCapticalQなら、企業はレベニューチームを進化する事業目標へ常に向かわせることができます。 柔軟さと使いやすさを兼ね備えたCaptivateIQは、GongやLatticeなどの大手企業にあらゆる歩合制の作成、支払処理の日数短縮、リアルタイムの可視性を通じた営業担当の士気向上を実現する機能を提供しています。 CaptivateIQの製品詳細

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Jira Service Managementは、迅速に行動する必要のあるチームをサポートし、優れたサービス体験をともにすばやく提供するITサービス・マネジメント・ソフトウェアです。
Jira Service Managementは、高速IT、開発、運用、ビジネス・チームをサポートするITサービス・マネジメント・ソリューションです。サポートを得たチームは、従来のITサービス・マネジメントの複雑さにとらわれることなく優れたサービス体験を提供し、Jiraのオープンなコラボレーション・プラットフォームを通じてさらに優れた取り組みを進めることができます。合理化されたワークフロー、自動化ルール、キュー、SLA、セルフサービス・ポータルを使用すると、IT、開発、運用、ビジネス・チームは、サイロ化に陥ることなく優れたサービス管理を大規模に実現することができます。 JIRA Service Managementの製品詳細

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インシデント管理、問題管理、変更管理、リリース管理、アセット管理、強力なチケット発行および自動化機能を備えた、オンラインITSMサービスデスク。
Freshserviceは、インテリジェントで適切な規模のITSMソリューションです。直感的に操作できるスケーラブルなノーコード・ソリューションで、優れた従業員エクスペリエンスを実現することができます。最先端のAIと機械学習機能を備えたFreshserviceでは、ありきたりのタスクを自動化することで、ITエージェントのワークロードを軽減し、生産性を向上させることができます。AI機能に加えて、Freshserviceはレガシー・システムを使用している企業と、最新のシステムを使用している企業のどちらが利用するにも十分な柔軟性と拡張性を備えています。 Freshserviceの製品詳細

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Adobe® Acrobat®の代わりとなる優れたツールです。PDFelementは、オールインワン型のPDFソリューションです。より良い方法で、PDFファイルを作成、編集、変換、署名します。
PDFelementは、WindowsおよびMacで非常に簡単にPDFドキュメントを作成、編集、変換、署名できるツールです。これはAdobe Acrobatの代わりに使える製品です。企業グレードのPDF各種機能と永続ライセンスを提供します。 PDFelementは、世界中で販売されており、9カ国語に対応する、あらゆるタイプのユーザー向けのオールインワン型のPDFソリューションです。Windows、Mac、iOS、Androidで利用できるAdobe Acrobatに次ぐ、完全型PDFソリューションです。 PDFelementの製品詳細

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Maintenance Connectionは、複数サイト、複数業種対応のCMMSおよびEAMです。企業が資産障害を回避し、ダウンタイムを削減する上で役立ちます。
AccruentのMaintenance Connectionは、市場をリードするCMMSおよびEAMです。メンテナンスチームが事後対応型から予防型の保守に移行し、資産障害を回避し、ダウンタイムを削減し、複数サイトの運用を合理化する上で役立ちます。拡張性が高く、あらゆる組織に対応できるように設計されています。柔軟で、詳細な設定が可能であるため、さまざまな主要産業で充実した機能を利用できます。 Maintenance Connectionの製品詳細

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世界中の建設に携わるチームをつなぐプロジェクト・デリバリーとプロジェクト管理のための優れたデジタル・プラットフォーム。世界中で500万人以上のユーザーに信頼されています。
所有者やデリバリー・チームは、Oracle Aconexの建設プロジェクトにおける可視性、管理、リスクの軽減、チームのつながりを信頼しています。設計と建設のコーディネーション、プロジェクト管理、コスト管理、文書管理、フィールド管理の効率を高めます。使いやすく、数日で導入できる建設管理ソフトウェアを使用して、短期間で価値を実現しましょう。 Oracle Aconexの製品詳細

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あらゆるドキュメントや情報を簡単に整理および管理することのできる、強力なコンテンツ管理ソフトウェアです。
M-FilesのAIを搭載したインテリジェントな情報管理ソリューションは、各プラットフォームやリポジトリのあらゆるドキュメントや情報を結びつけ、これらを解析してその本質を捉えられるようにします。これにより、適切な情報を適切な人へ必要な時に提供し、完全な制御やコンプライアンスを維持しながらも情報主導型のビジネス・プロセスを自動化することが可能になります。 M-Filesの製品詳細

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Clarizenの企業向けCWMソリューションは、集中を促し、チームを強化して、より迅速な対応を実現します。
Clarizenはクラウドベースのコラボレーション・ワーク・マネジメント (CWM) ソリューションです。この適応型ソリューションを使用すると、企業は、変化する市場の状況に対応できるようアイデアを戦略、計画、行動へと迅速に変換することができます。チームは好きな方法で業務を行うことができ、ワーク・ストリーム全体にリアルタイムの可視性がもたらされます。全員のエンゲージメントを促進してフォーカスを維持できるため、より迅速に結果が得られるようになり、企業目標や顧客の期待を上回る結果を生み出すことができます。従業員50人以上の企業に最適です。 Planview AdaptiveWorkの製品詳細

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Procurifyは先を見越した支出の追跡、管理、分析を実現する強力な購買および支出管理プラットフォームです。
Procurifyはスマートかつシンプルな支出管理を求める組織をサポートする購買および支出管理プラットフォームです。購買、調達、財務部から信頼を得ている直感的なインタフェースで見越した支出の追跡、管理、分析を実現できます。さらに、リアルタイムのデータと合理化されたワークフローによって支出管理のインサイトが提供され、ビジネスの成長に繋がる効率向上とコスト削減を支援します。200億ドル以上の支出を管理できるProcurifyは、NetSuiteやQuickBooksなどの多数のERPシステムと統合できます。 Procurifyの製品詳細

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あらゆる規模の企業に理想的なフォーム構築ツールです。ユーザーがアンケート・フォームを作成したり、提出内容をレビューしたりする際にも役立ちます。
900万人以上のユーザーに信頼されているJotFormのフォーム・ビルダーは、あらゆるデバイスからオンライン・フォームを作成して公開する簡単な方法を提供します。1万以上の既成のフォーム・テンプレート、100以上のサードパーティ・アプリケーションとの統合、高度なデザイン機能を提供するため、世界中の組織のための主要なオンライン・フォーム・ビルダーとなっています。支払フォーム、リード生成フォーム、登録フォーム、連絡フォーム、申請フォームなどの作成によく使用されています。 Jotform Signの製品詳細

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カスタマイズ可能なソリューションには、プロジェクト管理、CRM、サービスデスクが含まれ、時間および請求を同じデータベースで統合することができます。
Autotask PSAは安全で信頼性が高く、あらゆる機能を備えたクラウド・プロフェッショナル・サービス・オートメーション (PSA) です。マネージド・サービス・プロバイダー (MSP) とITサービス・プロバイダーによるITマネージド・サービス事業の運営を支援します。モダンで使いやすいPSAの統合モジュールには、サービスデスク、顧客関係管理 (CRM) や連絡先管理、文書管理、アウトソーシング、プロジェクト管理、契約管理、時間追跡、請求、報告、ビジネス分析が含まれています。ビジネス全体の単一ビューを提供し、効率性、説明責任、インサイト、収益性を促進することができます。 Autotask PSAの製品詳細

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サプライヤーとパートナーへの支払いに関連するプロセスを自動化する、B2Bの支払い管理ソリューションです。
Tipaltiは世界有数の支払い自動化ソリューションを提供し、グローバルなサプライヤーやパートナーへの支払いプロセスを自動化します。Tipaltiの包括的なプラットフォームは、サプライヤー管理、税務コンプライアンス、調達、請求書管理、グローバル決済、APレポートおよび照合、ERP統合を含む、単一のクラウド・システムを提供します。顧客は通常、APワークロードの80%を削減すると同時に決算処理を25%加速し、財務管理を強化することができます。 Tipaltiの製品詳細

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Formstack Documentsを使用すると、いつでもどこでも、シンプルかつ安全な方法で契約を作成してクライアントに送ることができます。無料トライアルをお試しください。
Formstack Documentsは、繰り返しが多くエラーを起こしやすいデータ入力をなくすことができる使いやすいドキュメント・クリエーターです。契約の生成を自動化することで時間を節約することができます。無料トライアルを開始すると、数秒でカスタム契約を安全に作成してクライアントに送ることができます。または、あらかじめ用意された何百ものテンプレートを使用して開始することもできます。契約を準備できたら、数回クリックするだけでどこでも共有することができるので、印刷やファックスでの送信は不要です。署名を長い間待つこともなくなります。 Formstack Documentsの製品詳細

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私たちは、Latamでエンドツーエンドの契約管理CLMのリーダーであり、非常に統合可能であり、協力を促進し、生成AIを使用してプロセスを最適化します。
私たちは、13カ国に存在し、600社以上のクライアントを持つ、ラテンアメリカの契約管理のリーダーです。私たちは、公正で効率的かつ透明性のあるビジネス関係を促進するために、組織をデジタルで接続します。 私たちのエンドツーエンドのCLMは、生成AIによって強化されており、契約のレビューと分析の効率を向上させるために仮想アシスタントを使用しています。このシステムは、リクエストから、責任ある領域とレビュー、交渉、コラボレーション、承認、および契約の署名プロセスを接続する自動化されたワークフローを経由して、契約の各段階をデジタル化および最適化し、すべてを1か所に集約します。 私たちは、Salesforce、WhatsApp、Power BIなど、クライアントがすでに使用しているシステムと高度に統合可能です。各国の検証済み電子署名プロバイダーを使用して現地の規制に適応し、規制の遵守を保証します。 Webdoxの製品詳細

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自社専用の調達プラットフォームで直接購買と間接購買を管理できます。無料版をご利用ください。
シンプルな調達ソフトウェアで支出を管理できます。Tradogramは、購買依頼、発注、RFQ/RFP、契約、受領、請求書照合を合理化するための構成可能なツールを提供します。また、ユーザー権限、承認、予算、品目カタログ、サプライヤー管理、プロジェクトなど、さまざまな方法でプロセスを管理します。セキュリティとパフォーマンスの極めて高い基準を備えた最新のクラウド・テクノロジー。無料アカウントを今すぐ入手して、その使いやすさを体験してください。 Tradogramの製品詳細

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LogicalDOCは、エンタープライズ・ドキュメント管理のパワーを中規模企業に提供する直感的で高性能のソリューションです。
世界中のあらゆる組織におけるドキュメント管理の制御を支援するLogicalDOCは、高速なコンテンツ検索とビジネス・プロセス・オートメーションに焦点を当てています。このソリューションは、チームが大量のドキュメントを作成、共同執筆、および調整することを可能にします。LogicalDOCでは、次世代のWebインタフェース、Microsoft OfficeおよびOutlookとの統合、そして共有フォルダからの自動インポートを使用することによってコラボレーションと生産性が向上します。 LogicalDOCの製品詳細

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オンデマンドの調達とeソーシングのためのSaaSソフトウェアです。使いやすいため、調達担当者は時間とコストを節約できます。
調達担当者向けの使いやすいオンデマンドのeソーシング・ソフトウェアです。公共機関向けの機能を備え、リバース・オークションを実施し、見積依頼書 (RFQ) とRFXにスコアを付けるために役立ちます。 このクラウド・ベースのソフトウェアを導入すると、透明性が高く手頃な価格設定で先進的なeソーシングを簡単に実現できます。 その他のモジュールには、次のようなものが含まれます。サプライヤーとの関係管理、サプライヤーのオンボーディング、契約管理、オポチュニティ分析、サプライヤーとのコラボレーション、テール支出管理。 Market Dojoの製品詳細

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Efficyは、完全な顧客関係管理 (CRM) プラットフォームを提供するヨーロッパの出版社です。
Efficyは、完全な顧客関係管理 (CRM) プラットフォームを提供するヨーロッパの出版社です。 柔軟でオープン、かつコラボレーション可能で、SaaSまたはオンプレミス・モードで使用できるソリューションを提供します。 中小企業から大企業、公共機関まで、B2BやB2Cの経営課題に最適なコストで対応します。 チームは、日常的に顧客10,500社のデジタル移行をサポートしています。 Efficy CRMの製品詳細

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Worksuiteは、1か所で外部人材のオンボーディング、管理、支払いを行うことができる、非常に優れた請負業者管理システムです。
Worksuiteは、190か国でコンプライアンスに従ってグローバル人材の請負、オンボーディング、管理、支払いを行うことができる、優れた請負業者管理システムです。一元化されたプラットフォームにより、ユーザーは管理作業にかかる膨大な時間を節約し、貴重なエネルギーを解放して、ビジネスにおける重要事項に集中できます。 現地の法律に基づき、数百または数千の請負業者に対して大規模にコンプライアンスを維持することが可能です。採用までの時間の測定基準についての透明性を確保できます。スコープクリープや不正な支出をなくすことができます。また、契約更新を見逃すこともなくなります。 Worksuiteの製品詳細

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契約書管理システムのお役立ちガイド

契約管理ソフトウェア

契約管理ソフトウェアは、組織や個人が契約とその関連情報を作成、保存、管理するためのソフトウェアです。契約条件の策定や契約書の作成ができるほか、契約ライフサイクル全体の重要なマイルストーンの追跡やコンプライアンスの監視のためのツールも使用できます。また、このソフトウェアは、企業や他の組織が書面で契約を締結した個人やグループとの関係管理にも役立ちます。

契約条件を遵守しないと法的な問題になることがあるため、契約書を慎重に管理、追跡することは非常に重要です。組織が締結する契約には、サプライヤー、ベンダー、顧客、従業員など、広い範囲の個人、組織、グループが含まれる可能性があります。また、契約書作成のプロセスには時間がかかります。契約管理ソフトウェアは、テンプレート、自動化ツールやコミュニケーションツール、電子サインオプションなどで、契約書作成を支援します。

一般的に、契約管理ソフトウェアは、文書管理システムなどの類似するツールの中で、契約管理に特化したものだと考えることができます。機能面では、法務文書管理ソフトなどと重複する部分がありますが、契約管理ソリューションは通常、法的文書の中でも契約書に重点を置いています。この種のソフトウェアは、組織の取引や取り決めの管理をサポートするツールという意味で、調達管理ソフトと並べて分類することもできます。どちらも似たような機能を持っているほか、作業工程の円滑化やアプリケーション間でのデータ転送の簡易化を図る目的で統合することもできます。

細かい機能には幅があり、また全く同じ機能を実装したソフトウェアは存在しませんが、契約管理ソリューションは主要機能が類似していることが多く、中心となるいくつかの機能によってソフトウェアのカテゴリを定義できます。一般的に、質の高い契約管理ソフトウェアでは次のことができます。

  • 合意条件を定め、契約上の取り決めを作成する。
  • すべての関連文書を管理し、簡単にアクセスや修正ができるようにする。
  • 契約のコンプライアンスや満了を監視することで、ライフサイクルを通して契約書を追跡する。
  • 契約満了アラートに対処し、契約更新に関わる対応をする。

契約管理ソフトウェアとは?

契約管理ソフトウェアは、企業、組織、個人があらゆる種類の契約書を作成、管理、追跡できるようにデザインされたソフトウェアです。通常、これには、契約条件の概要の記述、文書自体の作成、文書の安全な保存、特定の契約書や契約書内の条件の検索ツールといったオプションが含まれます。

契約書の作成には時間のかかるうえ、正確さも求められるため、そのサポートには大きな価値があります。契約管理ソフトウェアを使用することで、反復的なタスクや予測可能なタスクを自動化し、正確性や細部への配慮を保証することができます。また、プロセスに一定レベルの一貫性と信頼性をもたらすことができます。さらに、組織は契約書のライフサイクル全体を通してコンプライアンスを追跡できるので、満了間近の契約書の更新や再交渉、あるいは有効な契約書の追跡リストからの削除などに円滑に対応することができます。

現代の企業や組織は、顧客、クライアント、ビジネス・パートナー、サプライヤー、スタッフ、その他の人々との関係を慎重に管理し、一定レベルの信頼関係を構築する必要があります。契約書は、二者の関係の在り方や双方が望む事柄について明確な指針を示すことでこれをサポートします。そのため、契約管理ソフトウェアは、特に重要な関係の管理において、極めて重要な役割を果たします。

契約管理ソフトウェアの利点とは?

契約管理ソフトウェアを使用する利点は、主にデジタル契約書を簡単に作成できることです。また、契約書に含まれる特定の情報へも迅速にアクセスできます。まずは、質の高い契約管理ソリューションを入手する利点を詳しく調べることが重要です。特に重要な利点を以下に示します。

  • 生産性の向上:契約管理ソフトウェアの最大の利点は、さまざまな契約管理タスクを迅速かつ容易に実行できることです。これにより、社員が他の作業に集中する時間ができるので、組織全体の生産性が向上します。たとえば、契約書を手作業で作成する場合、時間がかかり、ストレスも溜まります。契約管理ソフトウェアがあれば、いくつかの重要な側面を自動化し、契約文書のテンプレートを使用することで、問題を最小化することができます。その結果、高い水準を保ち、一貫性を確保しつつ、時間を節約することができます。さらに、電子サインを使えば、対面でのミーティングや郵便でのやり取りよりも契約の締結が迅速になり、契約書に記載された契約条件がほぼ即時に施行されます。
  • 組織の改善:印刷された契約文書を保管するにはスペースが必要です。また、契約書を整理したり、特定の文書を探し出したりするにも手間がかかります。契約管理アプリケーションを使用すれば、契約書をデジタルで保存できるため、こういった点を大幅に改善することができます。物理的なスペースを節約し、文書の保管場所を間違える可能性も減らせるほか、多くのメリットがあります。たとえば、特定の契約書を探す場合、検索機能を使って契約書リストを手動で検索したり、契約書の締結日、関連取引の全体的な価値、契約書が適用される事業や地域などのパラメーターに基づいて、契約書をフィルターしたりすることができます。最終的に、契約書が安全に保管され、論理的な形で整理され、分類も容易になります。
  • リスクの低減:契約管理ソリューションの使用におけるもう1つの重要なメリットは、契約書の扱いに関連するリスクのほとんどを軽減できることです。契約書を効率的に管理できないと、契約違反が生じるリスクが高まります。意図せずに契約違反が生じた場合、法律上の問題の可能性、罰金、会社の評判に対する長期的なダメージなど、高くつくことになります。さらに、期限内に契約の再交渉や更新をしないと、顧客、サプライヤー、クライアント、従業員、ビジネス・パートナーが、別の会社を探すことになりかねません。質の高いソフトウェアは、期限が迫った契約について通知を送信し、契約書に常時アクセスできるようにすることで、これらの問題を回避します。その結果、コンプライアンスが保証され、ライフサイクル全体を通して進捗を追跡することができます。
  • 顧客満足度:アクセスが容易で安全に保管された状態に契約書を保つことで、契約条件が忠実に守られていることを保証できるので、クライアントや顧客の満足度が向上します。また、契約上の問題が発生しても、早期に終結させることができます。さらに、契約がデジタル上で実行されていることを保証することで、顧客満足度も向上します。ガートナーの調査によると、2025年までにサプライヤーとバイヤー間のやり取りの80%が、デジタル空間またはチャンネルで行われることになります。契約管理ソリューションを使用すれば、他社が希望するチャンネルで取引や他のコミュニケーションを行うことで、満足度を高めることができます。
  • タイムリーな意思決定:優れた契約管理の根本的な側面として、適切なタイミングで適切な行動を取り、契約のメリットを最大限に向上させ、両当事者を満足させることが挙げられます。契約管理ソフトウェアは、タイムリーな決定を促す上で重要な役割を果たします。必要な時に情報にアクセスできれば、更新を見落とさず、予定どおりに交渉を行い、重要なビジネス上の意思決定を必要な時に行うことができます。アラートを設定して、対応や行動が必要な時に適切な人物に通知を送ることも可能です。

契約管理ソフトウェアの機能とは?

契約管理ソフトウェア・ソリューションの機能は、サプライヤー、ベンダー、クライアント、顧客、ビジネス・パートナー、従業員、その他のグループとの間で締結した契約書を管理するためのワンストップ・ショップとなるように設定されています。個々の機能や実装については異なりますが、ソフトウェアの全体的な品質と合わせて、このカテゴリのアプリケーションの中核となる機能は共通しています。具体的には、バイヤーはほとんどの契約管理ソリューションに以下の機能を求めています。

  • 契約書の作成:契約条件を決定し、契約書そのものを作成する。多くのツールには、一般的に使われる利用規約の例文、人工知能を使った言語選択機能、文書形式の変更オプションなど、契約書の作成を支援するための機能が含まれている。作成した文書はアクセス権限のあるユーザーの間で共有可能で、相互に同意した修正の適用や新たな条文の挿入を行うことができる。特に質の高いソリューションには、電子サインのオプションがある。電子サインは、イギリスを含む世界の多くの国で全面的に認められており、契約完了を大幅にスピードアップできる。
  • 文書管理:すべての契約書と関連文書を一か所に保管し、将来的にアクセスしやすくする。文書には通常、キーワードや分類カテゴリがあるため、論理的な方法や将来見つけやすい形で整理してまとめることができる。一般的には、既存文書の複製、文書の削除、他のファイル・ディレクトリへの移動のオプションも存在する。優れたソリューションは広範なオプションを備えており、契約上の合意に関する事柄を1つのアプリケーションで管理できるため、複数のアプリケーションを使ったり、異なるソフトウェア・アプリケーションに切り替えたりする必要がない。
  • 契約ライフサイクル管理:契約ライフサイクルのさまざまな段階を管理し、契約を追跡することによって、タイムリーな意思決定を行う。通常、プロフェッショナルな契約管理ソフトウェアは、契約の作成や交渉の段階から、契約の履行、終了や更新に至るまで、契約を追跡するために必要となるツールを提供する。各契約がライフサイクルのどの段階にあるかを理解することは、信頼できる契約管理のワークフローを確立するために不可欠であり、すべての関係者が満足できるような適切な意思決定が最良のタイミングで行われることを保証できる。
  • 連絡先管理:従業員、サプライヤー、ベンダー、顧客、クライアント、ビジネス・パートナーなど、契約管理業務に関連する人物の連絡先を管理する。優れた契約管理ソリューションは、現在の契約文書の保管と管理に加え、関係管理のための適切なツールも備えている。つまり、連絡先のメールアドレス、住所、電話番号、ソーシャル・メディアのアカウント、その他の連絡先情報にアクセスできる。連絡先情報は安全に保管され、仕事を効果的に遂行するために必要となるユーザーにのみアクセスが許可される。多くの場合、統合機能も備えているため、連絡先情報を複数のアプリケーションで共有できる。
  • テンプレート:テンプレートを使用して、契約書の作成プロセスにかかる時間を大幅に短縮する。ある業種のビジネス・パートナーとの間で契約条件を定めると、その後に作成する契約は、同じ基本条項に沿って、最終的によく似た形に仕上がることになる。テンプレートを使用することで、契約書の作成にかかる時間が短縮され、多くの契約書を標準化させることができるので、管理が容易になる。文書のひな形としてテンプレートを使用できるが、特定のクライアントやビジネス・パートナーのニーズに合わせて修正やカスタマイズも可能である。
  • 全文検索:全文検索機能で、特定の文書や、契約書の中に含まれる情報の一部を検索する。ほとんどの場合、検索エンジンを用いて、ユーザーが入力した文字列に似たテキストや完全に一致するテキストを関連文書の中で検索する。この機能を使うと、文書名から文書を探したり、特定のビジネス・パートナーが署名した契約書を見つけたり、文書に記載された具体的な文言やフレーズを探したりすることができる。全文検索の基本テクノロジーでは、音声検索も可能になった。この場合の音声認識技術とは、最初の検索文字列が音声入力されることを意味する。その先の基本テクノロジーはよく似たものであるが、便利さと効率は向上する。

契約管理ソフトウェアの購買時に考慮すべき点は?

契約管理ソフトウェアを購買する際は、質の高いオプションだけでなく、固有のニーズに適したオプションも含めて、慎重に考える必要があります。ある組織や個人にとって理想的なソリューションが、必ずしも他の組織やユーザーに適しているとは限りません。つまり、最適なソリューションを見つけるという考えが極めて重要なのです。考慮すべき事項を調査するには、ポイントとなる質問を考え、それに対する詳細な答えを探してみることです。購入の際に確認すべき質問は以下のとおりです。

  • 契約管理ソフトウェアに高い安全性が備わっているか? 今日、企業はかつてないほどの量のデータを収集しています。そして、契約書は保管すべき最重要文書の1つです。そのため、企業は購入する契約管理ソフトウェアを慎重に検討し、自社の文書、連絡先情報、その他の関連ファイルやデータを安全に維持するために利用できる機能について正確に調べる必要があります。たとえば、データの紛失に備えて、データのバックアップ・オプションが含まれているかといったことです。クラウド型ソリューションでは、データの保存方法、安全に関する担当者、使用可能な技術の詳細を理解することが重要です。

  • 最適なデプロイ・オプションはどのようなものか? 今日市販されている専門レベルの契約管理ソリューションは、ほとんどがクラウドベースです。これには、設置コストの削減、長期的コストの見積もりの容易さ、遠隔地からのアクセス性の向上、契約書データの紛失可能性の低減、すべての重要データの集約化、アクセス権限を持つ人員とのデータ共有のためのオプションの改善など、多くのメリットがあります。しかし、クラウドベースのソリューションには継続的で信頼性の高いインターネット接続が必要なため、オンプレミスのソフトウェア・アプリケーションが持つ制御性の高さも考慮に入れる必要があります。最終的に、クラウドベースのデプロイとオンサイトのデプロイのメリットとデメリットを比較評価し、現在のニーズ、課題、使用法に対処するための最良のオプションを選ぶ必要があります。

  • 契約管理ソフトウェアの値段はどれぐらいか?ソフトウェアの費用は重視すべき要素です。明確な予算編成をもとに、ソフトウェアの検討プロセスを開始するべきです。費用の問題は思ったより複雑で、初期費用だけでなく、総保有コストや総使用コストなども評価する必要があります。ソフトウェア・ソリューションの価格には、ソフトウェアの設置費用、既存の作業フローへの追加費用、ソフトウェアの使用法を学ぶための社員トレーニングの費用などの関連費用は含まれません。サードパーティのソフトウェア・プロバイダーが提供するクラウド型ソリューションの長期使用料についても、必要なサポートやソフトウェアのアップデートに関連して生じる費用と併せて検討する必要があります。

  • 利用可能な統合オプションはどのようなものか?企業が効果的なビジネスを行い、コラボレーションを促進し、あらゆる監視対象を網羅するには、技術をできるだけ連携させることが不可欠です。そのため、市販されているさまざまな製品の中から、連携オプションについて慎重に検討し、最善のソフトウェアを選択する必要があります。たとえば、顧客関係管理ソフトウェアや連絡先管理ソフトウェアとの連携が可能かもしれません。また、携帯電話との連携が可能かどうか、ソフトウェアで作成した契約書を別のファイル形式でエクスポートして別のプログラムで表示や編集ができるかどうかについて考える必要があります。

契約管理ソフトウェアに関する重要なトレンドは?

契約管理ソフトウェアのオプションを調べる際は、重要なトレンドも考慮する必要があります。当然、組織は契約管理分野の現状を認識した上で開発されたソフトウェアを購入すべきです。また、そのソフトウェアが未来を見据えて開発されたものかどうかも考える必要があります。将来的に別のソフトウェアに移行する必要が生じた場合に、時間と費用を節約できるからです。重視すべき最新のトレンドのいくつかを紹介します。

  • 人工知能の発達:人工知能 (AI) 技術の使用が拡大し、さまざまなソフトウェアに影響を与えています。これは契約管理の分野にも当てはまります。この技術はさまざまな方法での使用が可能であり、ツールの自動化が進み、強固で漏れのない契約書の作成に役立っています。たとえば、機械学習を通して、契約書で使用されている言語を分析したり、改善のためのアドバイスや明確で安心できる条文にするためのアドバイスを提供したりすることができます。さらに、人工知能はソフトウェアの効果的な使い方や特定のアクションの実行方法に関する基本的な質問に対して迅速に回答することもできます。
  • ブロックチェーンによるスマート・コントラクトの実現:契約管理ソフトウェアを選ぶ際に気を付けるべきもう1つの重要なトレンドは、ブロックチェーン技術を用いたスマート・コントラクトの実現です。これらの契約では、修正できない規約や継続的検証を使用することで、契約上の合意の信頼性、正確性、信用性を向上させ、間違いがないものにします。ガートナーは、ブロックチェーンによるスマート・コントラクトの使用により、2023年にはデータ品質が50%向上すると予測しています。それを超える可能性もあります。また、ガートナーによる分析では、企業はこれらのスマート・コントラクトを試験的に運用し、そのメリットを試すことを推奨しています。この点を考慮すると、スマート・コントラクトの使用に役立つソフトウェア・ソリューション、または役に立つ可能性のある補完的な機能を提供するソフトウェア・ソリューションについて考えることが重要になると思われます。
  • 複雑さを増す契約:契約管理において認識すべきもう一つの一般的なトレンドは、契約が複雑化しているということです。これにはさまざまな理由があります。グローバル化の影響で、世界の異なる地域にある企業と契約を締結する機会が増えていること、また「汎用型」ソリューションよりも個別化された契約書に対する需要が高まっていることなどが、原因として考えられます。原因に関わらず、契約管理に関わる人々はこの現実を意識し、対応しなければなりません。つまり、ニーズに合わせたカスタマイズ可能な体験を提供する契約管理ソフトウェアを選択すべきです。テンプレートの価値は変わりませんが、理想的なソフトウェアとは、テンプレートをベースとして使用し、そこに必要な変更や修正を加えていけるものです。

出典

ここで紹介した機能は、製品を提供するキャプテラのディレクトリに記載された製品の関連性および割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。