Web会議システムとは？

Web会議システムは、オンラインでインタラクティブな会議を実施するためのシステムです。カンファレンス、研修、サポートセッション、顧客プレゼンテーションなどに利用されます。参加者は画面やコンテンツを共有し、音声やビデオ、チャットでやり取りすることができます。

Web会議システムの導入メリット

• 研修コストの削減：オンサイトでの研修は、研修自体の費用に加え、移動費や宿泊代もかかるため、高くつきます。Web会議システムを使えば、オンラインで研修を実施し、移動にかかるコストを削減できるため、大規模な研修を必要とする企業にとって魅力的な選択肢となりつつあります。

• 効率的な採用活動：Web会議システムを使えば、企業は別の場所にいる応募者と面接を行うことができます。応募者と直接会わずに面接や最終選考を行うことができるため、リモートで働く従業員を採用する企業にとっては特に有益です。また、Web会議システムなら、クライアント企業を採用活動のプロセスに参加させることもできます。

Web会議システムの一般的な機能

• 画面共有：デスクトップやアプリケーションの画面を参加者と共有する。
• リアルタイムチャット：会議中や会議後に、テキストチャットを使用して参加者と交流する。
• プレゼンテーションのストリーミング：会議中にプレゼンテーションをストリーミング配信する。
• ビデオ会議：会議中に動画をストリーミング配信する。
• 録画および再生機能：ビデオ通話や会議をライブ録画して、後で利用できるようにする。
• ホスト制御：参加者のミュートや会議への参加方法の指示など、通話中や会議中の特定のアクションに対する管理制御権をホストに付与する。
• ネイティブのモバイルアプリ：ビデオ通話やオンライン会議にモバイルアプリから参加する。

Web会議システムの購入時に考慮する点

• カスタマイズ可能なブランディング機能：企業によっては、ロゴ、フォント、配色など、ブランディングガイドラインに従ってオンライン会議を行う必要があります。Web会議システムを使って外部向けプレゼンテーションを実施する企業は、カスタムブランディング機能に基づいて製品を評価することをお勧めします。

• Web会議システムのモード：Web会議システムは、動画ストリーミング、ウェビナー、ストリーミング、インスタントメッセージ、電話会議など、多数のコミュニケーションモードに対応しています。購入を検討する際は、各モードを自社のニーズと照らし合わせて評価し、候補の製品を絞り込んでください。

Web会議システムに関する注目トレンド

• AIによる会議やイベントの優先順位付け：コラボレーションの時代と言われる今、従業員が職場で人とやり取りする機会が増えています。この傾向はWeb会議の分野にも当てはまります。企業では、製品のデモ版、サポート電話、面接、会議などでのWeb会議システムの使用が増えると見ています。人工知能 (AI) とWeb会議システムを組み合わせれば、参加者の空き状況、タイムライン、収益への影響といったさまざまな要素に基づいて、スケジュールに優先順位を付けることができます。企業におけるAIの導入が進む中、Web会議システムにも今後3～5年でAIが本格的に活用されるようになるでしょう。

• Web会議システム分野へのIoTの進出：クラウド上でビジネス会議やカンファレンスを行うと、企業はセキュリティ面でのさまざまな課題にさらされます。たとえば、会議で共有された重要なビジネスデータや、ファイルや文書などに、ハッカーがアクセスする可能性があります。モノのインターネット (IoT) デバイスの場合、Wi-FiまたはBluetooth経由でWeb会議システムとやり取りできるので、企業はGPSの位置情報から参加者を検証することができます。また、従業員にスマートバッジ、タグ、トラッカーを発行して、それを使って会議の参加者を確認することもできます。市場でIoTの普及が進む中、Web会議におけるIoTのユースケースは今後5～7年でさらに増えるでしょう。