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文書管理システムのお役立ちガイド
目次
文書管理システムとは?
文書管理システムは、ドキュメントの作成や保存、共有に役立つアプリケーションです。文書管理ツールがあれば、標準的なフォームや契約書から個人的なやり取りまで、共有ドキュメントでの共同作業がしやすくなります。文書管理ツールで、社内文書のデジタル保存が可能になり、紙の使用量削減や、ワークフローの最適化につながります。画像キャプチャ、ドキュメント検索、およびアクセス管理などの機能を持つアプリケーションが含まれており、ビジネス文書を簡単にナビゲートできます。ここでは、日本を拠点とする組織が最適な文書管理システムを見つけることができるように、その利点や機能、購入時に考慮する点など、文書管理システムに関する質問にお答えします。
文書管理システムの導入メリット
文書管理ソリューションがあれば、手作業による事務処理が不要となるため、ビジネスのデジタルトランスフォーメーションが進みます。
文書管理ソリューションを使用するメリットは、次のとおりです。
- いつ、どこからでもドキュメントにアクセス可能
- ファイル共有を用いた共同作業
- 不正アクセス、サイバー犯罪、ランサムウェア、自然災害などから重要なビジネス文書を保護
- 紙の書類の保管に関わるコストの削減
文書管理システムの一般的な機能
- ドキュメントキャプチャ:画像キャプチャ技術を活用して、印刷されたドキュメントをデジタル化する。高度なプラットフォームの場合は、光学文字認識 (OCR) と検索機能も含む。
- ドキュメントストレージ:共通のプラットフォームで、ドキュメントの保存、アクセス、共有、および編集を行う。
- 全文検索:検索ボックスにキーワードを入力して、該当するファイルとドキュメントを検索する。
- アクセスと許可の制御:特定のユーザーまたはグループへのドキュメントアクセス許可の管理や、ドキュメントを閲覧編集できるユーザーを制御する。
- コラボレーションツール:個人またはグループとドキュメントを共有し、編集やコメントの追加を許可する。
- ドキュメントアーカイブ:後で参照できるように、機密データやアーカイブデータを保存するための一元管理されたリポジトリを作成する。
文書管理システムの購入時に考慮する点
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統合機能:文書管理ソリューションを最大限に活用するためには、経理や顧客関係管理 (CRM)、人事関連のソフトウェアなど、他の主要ビジネスシステムと連携する必要があります。そのようなシステムを統合することで、文書管理ツールに備わっている文書のストレージおよび共有機能が強化されるだけでなく、社内全体にわたって文書のテキスト検索もできるようになります。たとえば、経理ソリューションと連携した文書管理システムがあれば、経理や財務に関するドキュメントをインデックス化し、保存しやすくなります。これは、社内外の監査時のドキュメントへのアクセスに便利です。
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データセキュリティ:小規模企業は、外部からのデータセキュリティへの脅威 (ハッキングやデータ漏洩など) に加えて、内部のデータセキュリティ脅威 (従業員によるデータ持ち出しなど) にも直面します。文書管理ツールは重要なビジネス文書の保管場所であるため、データ漏洩のリスクにさらされる可能性が非常に高くなります。データ漏洩を確実に防ぐために、お客様が選ぶ文書管理ツールに、最新のセキュリティプロトコルや安全対策が搭載されていることを必ず確認してください。たとえば、256ビットAES暗号化方式、SSL/TLS暗号化通信プロトコルなどがあります。
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ドキュメントのスキャニングと画像処理のニーズ:ドキュメントのスキャニングや画像処理を使うと、紙の文書をスキャンし、一連のキーワードでその文書をインデックス化できるようになります。正確にインデックス化がされたデジタルストレージがあれば、保存されている文書を検索しやすくなります。一部の製品にはOCRも搭載されており、手書き文書をデジタル形式に変換することができます。大量の紙の文書を扱う場合、この機能を搭載した製品に絞り込んで検討することをお勧めします。
文書管理システムに関する注目トレンド
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企業はプロジェクトマネージメントツールと文書管理システムとのより密接な統合を期待:社内の異なるチーム間で共同作業が行われる中、業務効率を向上させるため、企業は、異なるツールの切り替えにかかる時間と手間を削減できる統合ツールに移行しています。そのため、自社のプロジェクトマネージメントツールと文書管理ツールを連携させて、文書を共有しながらプロジェクトを進められる仕組みが求められています。
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モバイルが文書管理の未来:モバイルデバイスの利用が広がったことで、小規模企業では、モバイル機能を備えることが優先されています。レスポンシブなインタフェース、モバイルアプリ、およびクライアントポータルなど、より多くのモバイルサービスの提供が予想されます。