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文書管理システム

文書管理システムとは、電子化された文書を格納・管理するコンピュータ上のシステムです。紙で保存している書類をデジタル化して保管することができ、電子帳簿保存法の改正によってさらに注目を集めています。 企業全体にわたる文書の作成から保管、配布、破棄までの文書管理プロセスを自動化できるので、ペーパーレス化を進めている多くの企業で導入されています。

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223件の結果

スプレッドシートやドキュメントをオンラインで保存、作成、編集するために設計されたWebベースのアプリ。テンプレート、チャート、コメントを利用できます。
スプレッドシートやドキュメントをオンラインで保存、作成、編集するために設計されたWebベースのアプリ。テンプレート、チャート、コメントを利用できます。 Google Docsの製品詳細

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ユーザーが連絡先、写真、動画、プレゼンテーション、記録などを格納および共有できるようにするファイル共有プラットフォーム。
ユーザーが連絡先、写真、動画、プレゼンテーション、記録などを格納および共有できるようにするファイル共有プラットフォーム。 Google Driveの製品詳細

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従来のファイルだけでなく、Google DocsおよびMicrosoft Officeファイルからのクラウド・コンテンツも簡単に保存して共有することができます。
Dropboxでは、従来のファイルだけでなく、Google DocsおよびMicrosoft Officeファイルからのクラウド・コンテンツも簡単に保存して共有できるので、重要なファイルの管理が容易になります。高度なファイル同期、コラボレーション、およびチームの成長に合わせて拡張できる広範な管理とセキュリティ機能を備えたDropbox Businessは、世界中で30万を超えるビジネス・チームとFortune 500企業の半数以上に信頼されているデジタル・ワークプレースです。 Dropbox Businessの製品詳細

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チームと中小企業向けのコラボレーション製品スイートです。クラウドでのWeb会議、ファイル共有、スケジューリングを行うことができます。旧G Suite。
Google Workspaceは、あらゆる規模の企業がカスタムのビジネス・メールを作成し、会議の記録や会議室の予約を行うことができるように設計された、コラボレーション・プラットフォームです。このプラットフォームの主な機能には、ノイズ・キャンセレーション、ドメイン内ライブ・ストリーミング、参加追跡、コンプライアンス管理、チーム・メッセージング、音声/ビデオ会議、共有カレンダーなどがあります。また、管理者は、ドキュメント、スプレッドシート、スライドを、チーム間でリアルタイムに編集し、共有できます。 Google Workspaceの製品詳細

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統合されたアプリケーション・スイートには、インターネットを介して24時間年中無休でアクセスできる、メール、カレンダー、アドレス帳が含まれています。
Microsoft 365 (旧Office 365) は、Word、Excel、PowerPoint、Outlookに留まりません。どこからでもアクセスできるビジネスクラスのメール、オンライン・ストレージ、チームワーク・ソリューションなど、パワフルなサービスを提供しています。Microsoft TeamsやSkype for Businessのようなソリューションでチームやリソースを集め、参加者の所在地に関わらず、生産的で楽しい共同作業を実現することができます。 Microsoft 365の製品詳細

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PC、Mac、Android、iOSのデバイス上にあるファイルや写真にアクセスして、共有できるようにするWebベースのデジタル資産管理ツール。
PC、Mac、Android、iOSのデバイス上にあるファイルや写真にアクセスして、共有できるようにするWebベースのデジタル資産管理ツール。 OneDriveの製品詳細

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DocuSignは、誰でもいつでもどこでも、どんなデバイスでも信頼と確信を持って取引を行えるようにすることで、ビジネスのあり方を変えていきます。
DocuSignは、188か国で250,000社以上の企業、1億以上のユーザーが、いつでもどこでもどんなデバイスでも、信頼と確信を持って契約書の送信、署名、管理をできるようにすることで、ビジネスのあり方を変えていきます。 DocuSignは、印刷、ファックス、書類のスキャンや翌日配送に置き換わって業務を行います。このテクノロジーを使えば、どんな規模、業界、場所の企業でもあらゆる契約書を完全にデジタル化し、生活もビジネスも前進させることができます。 Docusignの製品詳細

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柔軟な保持スケジュール、防御可能な証拠開示のための保存、処理管理により、コンテンツのライフサイクルを管理することができます。
生産性に影響を与えないリスク軽減のために組織に必要な、整ったライフサイクル管理を使って、情報ガバナンス戦略をアップグレードします。柔軟な保存スケジュール、防御可能な検出の保存、廃棄管理により、ビジネス・プロセスを強化するコンテンツのライフサイクルを管理する方法を合理化します。 Boxの製品詳細

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アプリケーションやデスクトップの共有と表示、注釈ツール、インスタント・メッセージング、Webスライド、ホワイトボード。
アプリケーションやデスクトップの共有と表示、注釈ツール、インスタント・メッセージング、Webスライド、ホワイトボード。 Microsoft SharePointの製品詳細

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monday.comのワークOSを使用すると、組織内のあらゆるドキュメント・プロセスを簡単に作成、一元化、編集、追跡、自動化することができます。
monday.comのワークOSを使用すると、あらゆるドキュメントやフォームを1か所で作成、保存、管理することができます。ドキュメントの作成や承認を自動化して効率を高め、エラーを最小限に抑えることができます。また、リアルタイムでドキュメントを共有して共同作業を行い、1か所に集約してセキュリティを最大化することができます。ドキュメント検索を通じて過去の編集を追跡してレビューし、ドキュメント・プロセスを標準化することで、チームが常に共通認識を持てるようになります。mondayなら、コラボレーション・ワークスペースでの整理されたドキュメント管理を実現することができます。 monday.comの製品詳細

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Confluenceは、唯一の真実の情報源です。このツールを使用すると、組織全体で効率的に情報を保存および共有することができます。
組織のデジタル化はますます加速しています。重要な文書として紙のファイルを保存する時代はもう終わりました。ドキュメント管理ソフトウェア・ツールとしてConfluenceを選択し、デジタルに移行しましょう。1度クリックするだけで唯一の真実の情報源を構築し、組織全体に重要な情報を配信して、効率を高めることができます。 Confluenceの製品詳細

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Wrikeは、視覚的な校正、リアルタイムのコラボレーション、カンバンを備えた、文書管理用のコラボレーションソフトウェアです。
Wrikeは、全世界で2万社以上が利用する作業管理ソフトウェアです。クラウドベースのコンテキスト内ファイルストレージで文書管理を合理化でき、カスタムリクエストフォームおよびタスク内での文書共有、視覚的な校正による承認サイクルの短縮を実現します。また、あらゆるファイルリクエストに対して、同僚のタグ付けを素早く実行できます。外部の文書管理ソフトを含む400以上のアプリとの連携で納期を早めることも可能です。文書を探しやすく、タスクをめぐるディスカッションと更新もすぐに見つけられるソフトウェアです。 Wrikeの製品詳細

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Adobeが提供するオールインワンのPDFおよび電子サインソリューションでは、ドキュメントの作成、編集、変換、サイン、結合が行えます。
Adobe Acrobatは、Fortune 500企業から信頼されているオールインワンのPDFおよび電子サインソリューションです。Acrobatなら、ドキュメントの作成、編集、変換、共有、サイン、統合を、Adobeプラットフォーム1つで行うことができます。チームのコラボレーションや、あらゆるデバイスや場所での作業を実現する、シームレスなデジタル体験を構築することが可能です。また、Acrobatソリューションは、Microsoft 365、Google、Workdayといった日常で使用するアプリケーションと連携できるように作られているため、仕事の流れに沿って作業を行うことができます。 Adobe Acrobatの製品詳細

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Notionは、メモ、プロジェクト、ドキュメント、コラボレーションのための、オールインワン型のワークスペースです。
Notionは、メモ、プロジェクト管理、ドキュメント、コラボレーションのためのオールインワン型のワークスペースです。世界中の何万ものチームや企業がNotionを使用して、従業員への情報提供と共同作業を1か所で行っています。 Notionは、あらゆる作業と知識を一つにまとめ高度なカスタマイズを可能にすることで、焦点と透明性をつくりだし、ツールをまとめ、時間を節約し、あらゆる規模のチームの生産性を高めます。 Notionの製品詳細

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文書、スプレッドシート、スライドなどの作成、管理、編集、修正を行えるよう作られた、オンプレミスとクラウドベースの製品です。
文書、スプレッドシート、スライドなどの作成、管理、編集、修正を行えるよう作られた、オンプレミスとクラウドベースの製品です。 LibreOfficeの製品詳細

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毎回、最新のドキュメントを使用して作業することができます。Autodesk Takeoffは、リアルタイムで更新されるクラウドベースのプラットフォーム上に構築されています。
コラボレーション作業で、必要なときにいつでも最新のドキュメントやデータにアクセスすることができます。関連建設文書、図面、3Dモデルに簡単にアクセスすることができます。Autodesk Takeoffはリアルタイムでファイルを更新するため、最新バージョンを常に把握し、信頼できる単一のソースから作業を行うことができます。 Autodesk Construction Cloudの製品詳細

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文書の作成や公開、チームメンバーとの共同作業などを行えるようにする文書ソフトウェアです。
Microsoft Wordでは、クラウドベースの文書処理ソフトウェアを使った文書の作成、編集、保存、共有が行えます。新規文書を作成できるだけでなく、Microsoft Wordでは既存のファイルを開いて必要に応じて変更することが可能です。そのため、企業や教育機関内で複数のユーザーがクラウドを介して文書の変更や保存を行うことができます。Microsoft Wordはプロフェッショナルな文書を作成することができる強力な文書処理ソフトウェアです。このアプリケーションには使いやすいユーザーインタフェースと、テキスト編集、スペルチェックや文法チェックといった多数の統合機能が搭載されているため、より質の高い文書を作成できるようになります。また、同じ文書上で他のユーザーと共同作業を行える共有機能も搭載されています。 Microsoft Wordの製品詳細

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あらゆる規模の企業に理想的なフォーム構築ツールです。ユーザーがアンケート・フォームを作成したり、提出内容をレビューしたりする際にも役立ちます。
900万人以上のユーザーに信頼されているJotFormのフォーム・ビルダーは、あらゆるデバイスからオンライン・フォームを作成して公開する簡単な方法を提供します。1万以上の既成のフォーム・テンプレート、100以上のサードパーティ・アプリケーションとの統合、高度なデザイン機能を提供するため、世界中の組織のための主要なオンライン・フォーム・ビルダーとなっています。支払フォーム、リード生成フォーム、登録フォーム、連絡フォーム、申請フォームなどの作成によく使用されています。 Jotformの製品詳細

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Microsoft OneNoteは、アイデアの整理、共有、コラボレーションに使用できるフル機能のデジタルノート作成アプリケーションです。
Microsoft OneNoteは、アイデアの整理、共有、コラボレーションに使用できるフル機能のデジタルノート作成アプリケーションです。このソリューションにはWindowsデバイス向けの無料付属アプリが含まれており、システム内に保存されたあらゆるノートを細部まで検索できる機能を提供しています。ユーザーは検索可能な形式で音声記録を保存、整理することができるほか、ExcelやWordといった他のMicrosoft 365製品と統合することもできます。時間と労力を節約するため、モバイルデバイスの画面上でさまざまな形や色を使って手書きのノートを強調することも可能です。 Microsoft OneNoteの製品詳細

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あらゆるAppleデバイスで使用可能な、組み込み型ファイル共有ソリューション。あらゆるファイル、写真、メモ、メッセージを1つの場所に保存できます。
あらゆるAppleデバイスで使用可能な、組み込み型ファイル共有ソリューション。あらゆるファイル、写真、メモ、メッセージを1つの場所に保存できます。iCloud Driveを使用して、複数のデバイス間ですべてのファイルにアクセスでき、自動バックアップでデータの安全性を確保できます。 iCloudの製品詳細

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Clioは5つ星のレビューを多く獲得している弁護士業管理用ソフトウェアで、1,000件以上のレビューがある唯一の法務ソフトウェアです。
Clioは5つ星のレビューを多く獲得している高評価の優れた弁護士業管理用ソフトウェアで、キャプテラで1,000件以上のレビューがある唯一の法務ソフトウェアです。 Clioは、法律事務所をどこからでも安全に管理することのできるクラウドベースの弁護士業管理ソリューションです。 1つの中央システムで業務にアクセスし管理することができます。案件、連絡先、請求、支払いなど、必要なあらゆる情報が1か所にまとめられています。詳細については、ライブデモをご予約ください。 Clioの製品詳細

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Web上で、単独または一括でPDFファイルを管理する無料アプリです。数秒でPDFをマージ、圧縮、署名、分割、変換することができます。
iLovePDFは、数秒以内にPDFファイルをマージ、圧縮、署名、分割、変換、透かし、ロック解除するためのツールキットを提供する無料アプリです。また、Power Point、Excel、Wordなどの主要なOffice形式との相互変換を行うこともできます。 iLovePDFの製品詳細

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PandaDocは、あらゆるビジネス文書の作成、編集、送信、追跡、電子サインをすばやく簡単に行うためのオールインワンツールです。
PandaDocは、文書の作成、編集、追跡、電子サインをすばやく簡単に行うためのオールインワンツールです。より効率的な方法でプロ仕様の文書を生成することができます。無制限の電子サイン、再利用可能なテンプレート、アプリ内編集、顧客関係管理 (CRM) 統合、担当者による年中無休のライブサポートにより、より多くの取引を獲得できるようになります。平均的なユーザーは4分以内に文書を作成し、成約率が20%増加したと報告しています。50,000社の企業が文書のワークフローを自動化し、パイプラインを高速化して、より多くの取引を獲得しています。 PandaDocの製品詳細

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世界で200万人以上の設計や建築の専門家がRevuを利用し、プロジェクト効率や共同作業を改善しています。
Bluebeam Revuは、世界の設計、エンジニアリング、入札、構築を行うプロフェッショナルがより多くの業務を行えるようにするツールです。世界で200万人以上の設計や建築のプロフェッショナルがRevuを利用し、建設資料を利用してメタデータ、マークアップ、ハイパーリンク、ブックマーク、画像、添付資料、3Dデータを共有し、プロジェクトの効率や共同作業の改善、ドキュメントベースの重要プロセスの合理化、時間の節約を行っています。 Bluebeam Revuの製品詳細

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Rubexでルーティンプロセスの自動化や機密データの保護などを行うと、部門で新たなレベルの効率性を実現することができます。
eFileCabinetなら、チームの作業効率を高めることができます。このクラウドベースの文書管理ソリューションを使用すると、どこからでも重要書類にアクセスできるようになります。書類はコンプライアンスの維持を容易にする銀行レベルの暗号化セキュリティで保護されています。次のようなこれまでにない革新的な機能で、文書管理の持つ力を実感することができます。 高度な全文検索 自動化ワークフロー フォーム入力 電子サイン 安全な共有 Revverの製品詳細

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文書管理システムのお役立ちガイド

文書管理システムとは?

文書管理システムは、ドキュメントの作成や保存、共有に役立つアプリケーションです。文書管理ツールがあれば、標準的なフォームや契約書から個人的なやり取りまで、共有ドキュメントでの共同作業がしやすくなります。文書管理ツールで、社内文書のデジタル保存が可能になり、紙の使用量削減や、ワークフローの最適化につながります。画像キャプチャ、ドキュメント検索、およびアクセス管理などの機能を持つアプリケーションが含まれており、ビジネス文書を簡単にナビゲートできます。ここでは、日本を拠点とする組織が最適な文書管理システムを見つけることができるように、その利点や機能、購入時に考慮する点など、文書管理システムに関する質問にお答えします。

文書管理システムの導入メリット

文書管理ソリューションがあれば、手作業による事務処理が不要となるため、ビジネスのデジタルトランスフォーメーションが進みます。

文書管理ソリューションを使用するメリットは、次のとおりです。

  • いつ、どこからでもドキュメントにアクセス可能
  • ファイル共有を用いた共同作業
  • 不正アクセス、サイバー犯罪、ランサムウェア、自然災害などから重要なビジネス文書を保護
  • 紙の書類の保管に関わるコストの削減

文書管理システムの一般的な機能

  • ドキュメントキャプチャ:画像キャプチャ技術を活用して、印刷されたドキュメントをデジタル化する。高度なプラットフォームの場合は、光学文字認識 (OCR) と検索機能も含む。
  • ドキュメントストレージ:共通のプラットフォームで、ドキュメントの保存、アクセス、共有、および編集を行う。
  • 全文検索:検索ボックスにキーワードを入力して、該当するファイルとドキュメントを検索する。
  • アクセスと許可の制御:特定のユーザーまたはグループへのドキュメントアクセス許可の管理や、ドキュメントを閲覧編集できるユーザーを制御する。
  • コラボレーションツール:個人またはグループとドキュメントを共有し、編集やコメントの追加を許可する。
  • ドキュメントアーカイブ:後で参照できるように、機密データやアーカイブデータを保存するための一元管理されたリポジトリを作成する。

文書管理システムの購入時に考慮する点

  • 統合機能:文書管理ソリューションを最大限に活用するためには、経理や顧客関係管理 (CRM)、人事関連のソフトウェアなど、他の主要ビジネスシステムと連携する必要があります。そのようなシステムを統合することで、文書管理ツールに備わっている文書のストレージおよび共有機能が強化されるだけでなく、社内全体にわたって文書のテキスト検索もできるようになります。たとえば、経理ソリューションと連携した文書管理システムがあれば、経理や財務に関するドキュメントをインデックス化し、保存しやすくなります。これは、社内外の監査時のドキュメントへのアクセスに便利です。

  • データセキュリティ:小規模企業は、外部からのデータセキュリティへの脅威 (ハッキングやデータ漏洩など) に加えて、内部のデータセキュリティ脅威 (従業員によるデータ持ち出しなど) にも直面します。文書管理ツールは重要なビジネス文書の保管場所であるため、データ漏洩のリスクにさらされる可能性が非常に高くなります。データ漏洩を確実に防ぐために、お客様が選ぶ文書管理ツールに、最新のセキュリティプロトコルや安全対策が搭載されていることを必ず確認してください。たとえば、256ビットAES暗号化方式、SSL/TLS暗号化通信プロトコルなどがあります。

  • ドキュメントのスキャニングと画像処理のニーズ:ドキュメントのスキャニングや画像処理を使うと、紙の文書をスキャンし、一連のキーワードでその文書をインデックス化できるようになります。正確にインデックス化がされたデジタルストレージがあれば、保存されている文書を検索しやすくなります。一部の製品にはOCRも搭載されており、手書き文書をデジタル形式に変換することができます。大量の紙の文書を扱う場合、この機能を搭載した製品に絞り込んで検討することをお勧めします。

文書管理システムに関する注目トレンド

  • 企業はプロジェクトマネージメントツールと文書管理システムとのより密接な統合を期待:社内の異なるチーム間で共同作業が行われる中、業務効率を向上させるため、企業は、異なるツールの切り替えにかかる時間と手間を削減できる統合ツールに移行しています。そのため、自社のプロジェクトマネージメントツールと文書管理ツールを連携させて、文書を共有しながらプロジェクトを進められる仕組みが求められています。

  • モバイルが文書管理の未来:モバイルデバイスの利用が広がったことで、小規模企業では、モバイル機能を備えることが優先されています。レスポンシブなインタフェース、モバイルアプリ、およびクライアントポータルなど、より多くのモバイルサービスの提供が予想されます。