メール配信システム

メール配信システムは、マーケティング担当者がターゲット・コンテンツを多くの見込み客リストにメールで自動配信できるツールです。これらのリストには、サービス加入者、グループ・メンバー、アプリ・ユーザー、Webサイト訪問者、調査回答者、コンペ参加者などのステークホルダーが含まれることがあります。複雑なマーケティング・オペレーションの機能は、コンテンツ・パブリッシャー、メディア組織、大手eコマース企業から提供され、このタイプのソフトウェアは現在、あらゆる規模やセクターの企業に採用されています。

さまざまな業界のマーケティング専門家は、メール・コミュニケーションの自動化によって、技術的専門知識や大量のリソース投資なしでメール配信の取り組みにおける効率性を高めようとしています。

世界人口の半数以上が使用するメールは、最大のリーチを実現するプラットフォームです。そのため、コンピュータを使用するユーザーを擁する企業にとって、メールは最適なダイレクト・マーケティング・チャネルでもあります。こうした企業組織の例として、政府、政治、製造、フィンテック、旅行、ホスピタリティ、不動産、電気通信、教育、保健などの組織や機関が挙げられます。その一方で、メール配信システムは、スタートアップ、個人事業主、自営業者、そしてクリエイティブ業界、美容、スポーツ、宗教などの分野の中小企業 (SME) でも使用されています。活動分野が何であれ、このタイプのソフトウェアは根本的に大規模な顧客基盤を持つ組織のマーケティング・コンテンツ配信を簡素化する目的で設計されています。

メール配信またはメール・キャンペーン管理ソフトウェアとしても知られるこうしたツールにより、ユーザーはメール・メッセージをまとめて作成、カスタマイズ、送信、追跡できます。その実行にあたり、こうした組織は、登録者で構成される確実で信頼できるコミュニケーション・チャネルを構築します。その結果、リードとの関係を強化し、忠誠心のある読者層を構築して見込み客を変化させると共に売上を増やし、投資利益率 (ROI) を最大限に高めることができます。メール開封率やクリックスルー統計といった主要な測定基準を比較してキャンペーンの微調整を行うことができます。また、自社のメッセージングをパーソナライズし、キャンペーンの有効性をさらに高めるために、イベントデータ、地域別購読者データ、行動データを活用することもできます。

この種のソフトウェアは、企業と顧客の双方に大きな価値をもたらすことができます。このソフトウェアは自社の製品やサービスに既に関心を持っている見込み客に狙いを定めて使用できるため、効率性を最大限に高め、無駄を最小限に抑えたいと考える企業にメリットがあります。一方、顧客にサービスや製品を浸透させながら、ブランドに対する関心を失わせないようにする上で役立ちます。メール配信では、あらゆるバックグラウンド、コンピュータ・スキルのレベル、身体能力の人々にアクセスでき、時間的負担を与えることなく膨大な視聴者にリーチできます。

多くの場合、メール配信システムには、コンテンツ配信を超えるツールと技術が組み込まれています。したがって、このタイプのソフトウェアは他のソフトウェア・カテゴリーともクロスオーバーする可能性があります。こうしたクロスオーバーには、キャンペーン管理ソフトウェア、調査ツール、MAツールが含まれます。一部の企業は、こうしたツールを連絡先管理ツールやCRMツールに組み込むことを考えています。一方で、CRM、ソーシャル、セールス、プロジェクトマネージメントに対応するオールインワンマーケティングツールを選択する企業も存在します。

メール配信システムの機能は、その使用目的によって異なります。しかし、ソーシャル・メディアやテキストのキャンペーンとは対照的に、メール配信システムは、メール配信キャンペーン特有のいくつかの機能を備えています。メール配信システムには、マーケティング・チームにおける以下の標準的なタスクの遂行を支援する機能が期待されます。

• 顧客リストの保存、ソート、セグメント化、管理
• メール・テンプレートの作成、カスタマイズ、保存、管理
• 調査の作成と配布 回答の収集と分析 ニュースレターの作成と購読者への送信
• 販売促進キャンペーンの開発と実施
• 顧客コミュニケーションや顧客ケアなどの基本的なCRMの側面の合理化

メール配信システムとは？

メール配信システムは、企業とその既存顧客または見込み客の間のメール・コミュニケーションを自動化できるアプリケーションです。マーケティング担当者はこうしたソフトウェア・アプリケーションを活用して、メーリング・リストを管理し、さまざまなキャンペーンの有効性を監視して比較し、自社のマーケティング活動の効率性を高めています。メール・メッセージのコンテンツに応じてメール配信システムを活用し、製品やサービスを立ち上げて販促を行い、ブランドの知名度を確立させ、ブランド認知を高めることができます。

場合によっては、メディアリッチなメール・メッセージを一度に何万通も送信できるこのソフトウェア・ツールは、膨大なデータ送信に適した高速、広帯域の要件をサポートすることができます。セキュリティと簡便性の理由から、ソフトウェア・ツールと自社のデータベースをオンプレミスでホストしている企業もありますが、多くの企業はクラウドのオプションを選択しています。クラウドのオプションでは、企業の従業員は実質的にどのデバイスからでもデータへアクセスし、ソフトウェアをリモートで操作できます。

しかし、いずれのインフラストラクチャのタイプでもメール配信システムは、従来型の手動メール配信に代わる、より高速で信頼性の高い手段です。自動化されたメール配信を使用すると、企業は送信エラー、重複、人的バイアス、およびスケジュール管理ミスを防ぐことができます。マーケティング担当者は、このようなソフトウェア・ツールを使用して、意図した受信者にメールが最適なタイミングで届き、メッセージが開封されたこと、および受信者が反応するようにすることができます。 メール配信システムは、ユーザーに要求される入力項目が少ない自己充足的なアプリケーションです。通常、ユーザーは、特定のリードに送信されるメッセージのタイプを選択した後、コードを記述する代わりにドラッグ・アンド・ドロップのコマンドを用いて送信スケジュールを管理します。そのため、これらのツールは高度なプログラミング・スキルを持たないユーザーだけではなく、マーケティングの経験が少ないユーザーも容易に利用できます。これには、教育、ヘルスケア、製造、宗教、政府、建設などの専門家が含まれることがあります。同様に、このソフトウェアは、マーケティング部門内の活動の合理化に向けて、政治、ホスピタリティ、不動産、製造、フィンテック、電気通信に関係する大規模組織が使用することもあります。

メール配信システムのメリットとは？

メール配信システムのメリットは、その使いやすさ、およびユーザーと顧客におけるアクセシビリティと非常に深い関係があります。メール配信システムのユーザーは、キャンペーンの開発や実施にあたって研修や技術的支援を受ける必要はありません。対象者がそのコンテンツを閲覧して情報をやり取りする場合も同様です。さらに、こうしたツールにはいくつかの付加価値的なメリットもあります。メール配信システムに共通するいくつかの注目すべき長所を以下に示します。

• リーチとスケーラビリティ：メール配信は、口コミや有料広告を含む他のマーケティング形態と比較するとスピードが速く、リーチも広範囲に及びます。そのため、メール配信担当者は、少ないリソースで、はるかに大規模な見込み客のプールを活用できます。メール・コンテンツはオンラインおよび埋め込み型ソーシャル・プロファイル・リンク経由のソーシャル・メディア上で共有できるため、このタイプのキャンペーンは製品に対する関心を無限に高めることが可能です。また、キャンペーンの規模を迅速に調整するために使用することも可能です。たとえば、メール配信システムを使用すると、製品の発売、ウイルス防御、インフルエンサーの情報発信に左右されるトレンド分析による関心の一時的な急上昇に対応することができます。
• ユーザーのカスタマイズと顧客のパーソナライズ：コンテンツの調整は、メール配信システムの二面的なプロセスです。1つは、このタイプのアプリケーションによってユーザーは一般的に、自社特有のブランド設定、リッチ・メディア、テーマを強化し、それに合わせてコンテンツをカスタムメイドできることです。もう1つは、メッセージングをカスタマイズして読者層に関連付け、幅広い視聴者、小規模な顧客グループ、個人にも関連付けることができる点です。顧客の興味、挙動、場所、地域別購読者といった粒度の細かいデータ・セットに基づいて、動的なコンテンツを含むメッセージをパーソナライズすることができます。たとえば、件名や挨拶文を変更すること、最近閲覧された製品のスニペットを組み込むこと、およびリワード・ポイントやメンバーシップのマイルストーンなどの詳細を記述することができます。また、CRMデータのターゲット設定やジオ・ターゲティングに基づいてコンテンツを調整することもできます。
• リアルタイム・パフォーマンスの測定基準：カスタマー・エンゲージメントとキャンペーンのパフォーマンスをすぐに可視化することにより、プロとアマチュアの違いを際立たせることができます。直帰率、開封率、クリックスルー率、コンバージョン率、および購読解除要求率は、メール配信システムでマーケティング担当者が即座に視覚化してエンゲージメントとパフォーマンスを判断できる重要業績評価指標 (KPI) のほんの一部です。メール配信システムでは、絶え間なくフィードされる瞬間的で緻密性の高い定量化可能な情報を活用して、マーケティング担当者は戦略の決定を下し、その態勢をさらに強化することができます。
• 多用途性：これらのソフトウェア・ツールは、獲得、販促、保持、ニュースレターのキャンペーンを始めとするあらゆる種類のメール配信キャンペーンを展開できます。コンテンツ自体は、レシート、請求書、請求明細書などの確認メールといった具合に業務的なものになることがあります。しかし、顧客の挙動や購買サイクルを通じたその進捗に基づいてコンテンツを設計することもできます。したがって、このソフトウェアは、オンボーディング・メールの作成と送信、中止リマインダーの閲覧に加え、リクエスト、おすすめ、パスワード更新通知、再注文リマインダー、トライアル期限アラート、記念日更新リマインダー、クロスセリング・オファーをレビューできます。

メール配信システムの機能は？

メール配信システムは実に多様であり、その用途も広範にわたります。機能には、注文確認、メールの検証とスコアリング、アドレス帳のオートフィル、トリガーベースのアクション、動的コンテンツ、そして開発者、対象の市場、ユーザーのタイプに基づくA/Bテストなどが含まれます。マーケティング、広報、旅行、ホスピタリティ、eコマース、メディアの場合、企業は、このような機能を活用して非常に競争の激しい環境で優位性を得ることができます。しかし、製造、教育、ヘルスケアなどの業界の組織の場合、これは、企業が活用する必要のある基本的な機能です。メール配信システムのいくつかの必須機能を以下に示します。

• 連絡先データベース管理：一元的な場所でメール購読者、見込み客、リード、既存顧客に関する機密性の高い個人情報を安全に収集して保存する。メール配信システムのユーザーは、データベース管理に関するバックグラウンドがなくても、こうしたデータベースをセキュアに構築、インポート、維持する必要がある。これには、Webサイト訪問者、アプリ・ユーザー、調査回答者、コンペ参加者がフォームに記入したり、特定のページへアクセスしたりした場合における連絡先情報などの個人データの自動収集が含まれる。また、データ・プライバシー規制に沿って運用し、サイバー攻撃やデータ漏えいのリスクに対処する必要がある。部門全体にわたる一貫性を確保するため、企業は、顧客関係性管理 (CRM) アプリケーションと連携したツールを選択できる。
• 顧客のセグメント化：年齢、収入、ロケーションといった標準的な地域別購読者の基準に基づいて連絡先をグループ化する。このような従来型の地域別購読者グループに加えて、セールスおよびマーケティングのチームはCRMツールを使用して、取得ソース、関心、購買行動、他のデータ・ポイントに基づいて顧客をセグメント化し、メッセージングのコンテンツを個々のニーズに合わせて調整することができる。その後、マーケティング担当者は機械学習を活用し、他のデータ・セットを分析して具体的なアクションに関連付ける。また、リードに関して定形外のグループを作成し、ハイパーターゲット化されたマーケティング・キャンペーンを静的および動的に行うことができる。たとえば、特定の年齢で、具体的な教育的バックグラウンドを有し、遠隔地域に居住し (ジオ・ターゲティング)、質問の後で製品を購入する意思がある見込み客に向けて、パーソナライズされた挨拶文と件名でドリップ・キャンペーンを実施できる。
• メーリング・リストの管理：収集された連絡先情報を使用して、データを関連するカテゴリにグループ分けしたメーリング・リストを作成する。個々の顧客に関する連絡先情報にアクセスし、メーリング・リスト全体またはデータベース・エントリの一部分にメールを送信する機能が必要になる。また、連絡先リストを.CSVや.XLSXといった一般的な形式のスプレッドシートにエクスポートする必要もある。
• メールの大量配信：マーケティング・コンテンツを膨大な数の受信者に送信し、可能な限りエラーと直帰を抑える。メール自動化ツールは、販促資料の一斉送信に先立ち、メールの入力ミスや不整合性、廃止されたメール・アカウント、スパム・トラップ、脅迫的なコンテンツに関する警告を表示できる必要がある。これによって、メールが数千人規模の受信者に同時に配信され、最適な受信ボックス到達率 (IPR) を得ることができる。受信者の受信ボックスのパフォーマンスが低下するような結果が生じないようにする。
• テンプレート管理：組み込み型の機能とドラッグ・アンド・ドロップのエディタでメール・テンプレートをカスタマイズする。会社のロゴ・タイプ、ブランド設定、カラー・テーマ、最適なレイアウトを追加して、企業のアイデンティティに一致させる機能が必要になる。メール配信システムでは、キャンペーンの規模やメール・コンテンツの複雑性に関係なく、経験の少ないユーザーであっても、プログラミング言語でコードを記述するのではなく、ドラッグ・アンド・ドロップで配置、ミックス、オーバーレイが可能なフォーマット設定機能が必要である。事前にストックされたイメージ、無制限のテンプレート、ランディングページ、ビルダー、モバイルアクセス可能な機能が利用できる場合もある。
• スパム対策に関する法律へのコンプライアンス：コミュニケーションの受領について事前に同意した個人に対するメール配信を制限する電子コミュニケーション関連の規制に準拠する。メール・メッセージの送信にはルールが伴う。英国の場合、プライバシーおよび電子通信規則 (PECR) と呼ばれるスパム対策の法律が制定されている。同様に米国でも、CAN-SPAM Act (迷惑メール防止法) によって、アウトソーシングされた活動であっても、オンラインでの情報送信に制限が設定されている。スパム送信については全世界の国々で企業を法的に罰する法律の草案がまとめられていることから、企業は、メールの入力ミス、誤解を招く恐れのある見出し、虚偽的な件名などのエラーを最小限に抑えることが重要になる。また、メール配信システムを使用すると、メール・テンプレート内に会社の登録住所や登録番号といった明確な情報を表示して、メールに対する信頼性を高めることができる。
• 購読および購読解除のオプション：メール内に関連するボタンやリンクを埋め込むことによって、受信者が購読、購読解除、再購読のオプションを選択できるようにする。オプトアウトのメカニズムは業務上の信用の証であるだけではなく、ダイレクト・マーケティングに関与するすべての企業にとっては現行のマーケティングおよび広告に関連する法律に則った法的要件でもある。しかし、同じ機能を使用して再購読の方法を受信者に示すこともできる。これは、顧客がオプトアウトするタイミングとメーリング・リストを退会するタイミングのタイムラグがあることが多いためである。タイムラグがある場合、購読解除フォームに購読解除リクエストの処理にかかる一般的な時間枠を示すべきである。
• リアルタイムの報告と分析：キャンペーンのKPIを含む報告を作成する。チャート、グラフなどのビジュアルがあれば理想的である。意思決定者には、個々のキャンペーンのパフォーマンスを評価して迅速なアクションを行うためのリアルタイムの主要な指標報告が必要になる。メール追跡ソフトウェアは、配信、直帰、開封、クリック、購読解除の割合に関するリアルタイムの報告を作成できる。また、こうした結果を視覚的な形式でレンダリングし、ユーザーが見逃しかねないパターンやトレンドを明らかにすることもできる。

キャプテラが提供するソフトウェア・ディレクトリを使用すると、多くのメール配信システムの機能やユニーク・セリング・プロポジション (USP) をさらに深く調べることができます。幸い、上述の利用可能なフィルターを活用すると、いくつかの有望な候補に絞り込んで、該当するビジネスに一致する一覧表を利用することにより、適切なツールを見つけるための時間と取り組みを大幅に節約できます。

メール配信システムの購入時に検討すべき点は？

どのメール配信システムを購入すべきかを検討するにあたり、このクエリをさまざまな角度から取り上げることが推奨されます。最終的な選択では、実行できるキャンペーンの範囲、開発できるコンテンツのタイプ、イーサ全体の伝送における安全性やセキュリティが決まることになります。ユーザーが決心してこの種のソフトウェア・アプリケーションを決める前に検討するべきいくつかの基本的な機能を以下に示します。

• モバイルの最適化：読者が受信ボックスにアクセスする場合、PCよりもモバイル・デバイスからの方が迅速かつ頻繁にアクセスできます。また、コンテンツが適切な形式、フレーム、ボタンサイズ、フリップ効果で表示されていると、ユーザーはそのコンテンツを小さな画面でもっと快適かつパーソナルな環境で読むこともできます。個々のキャンペーンのリーチを最大限に拡げるため、マーケティング担当者は、モバイル・フレンドリーな機能が内在するクラウドベースのアプリケーションであっても、コンテンツをモバイル・デバイス・ユーザー向けに最適化する必要があります。そのため、こうしたソフトウェアの購入を決定する前、およびキャンペーンを開始する前に、レイアウトとコンテンツがモバイル・フレンドリーであることを確認する試験が必要です。組み込み型モバイル・テンプレートなどのモバイル反応型設計オプションを実装するメール配信システムは重要な候補になります。
• メールとSMSの自動化：自動化機能を利用すると、煩雑で時間的制約のあるマーケティング・オペレーションの労力を省くことができます。イベント・トリガーに基づき、読者が購読してコンバージョンし、マイルストーンに到達したとき、自動化機能によって、歓迎、フィードバック、限定オファー、リマインダー・メッセージの自動送信を行うことが可能になります。適切なタイミングで個々のユーザーを対象とした大規模なメッセージング・キャンペーンを定期的なプロモーションと同時に実行したいと考える企業にとって、メール配信システムは有効なソリューションとして機能する可能性があります。このソフトウェアは、企業がバルク・メッセージング・ツールを使用してWebプッシュ通知やその他の変換インセンティブとともにメール・キャンペーン開発を補完できる場合、特に効果的です。
• CRMおよびeコマース・ソフトウェアとの統合：連絡先データベースとメーリング・リストでは、会社と顧客のやり取りについて得られる見識は限定的です。一方、CRMとeコマースのプラットフォームでは、顧客の好み、関心、地域別購読者、可処分所得、過去の購入について、広範な見解を得ることができます。情報を大局的に把握できることは、データ・セット全体における一貫性を確立し、二重入力のエラーを防止して顧客プロファイリングを強化するという点で大きな利点になります。また、eコマース・プラットフォームと統合することにより、過去の購入情報の信頼性をいっそう高めることができます。

メール配信システムに関する重要なトレンドは？

現在、最も関連性の高いメール配信システムのトレンドは、消費者のニーズの増大と連動しています。そのようなトレンドが発生と拡大に応じて、マーケティング担当者は対応するだけではなく、その一歩先を行かなければなりません。変化の激しいライフスタイルに適応できるメール配信システムで柔軟性を確保していることは、先見の明のある企業の証です。予算編成上の制約があっても、企業は、メール配信システムの選択にあたり、以下のようなトレンドに留意するべきです。

• 音声技術へのシフト：顧客は、自宅以外でも、スマートフォンやスマート・ウェアラブル機器を使用してメールの読み上げを行っています。顧客は音声アシスタントを使用して受信ボックスを分類していることから、最近のものではないメールが受信者の注意を惹く可能性は低くなります。そのため、マーケティング担当者は、一貫性の高いブランド設定の人目を引くメール・ファビコンと魅力的な件名を活用することが非常に重要です。また、これは、企業は、顧客に関与する前に自社のイメージをもっと重視する必要があるということも意味します。
• 人工知能 (AI) と機械学習 (ML)：AIとMLを使用すると、企業は自社のコンテンツを系統立てて策定し、セールス力の高いメッセージングと有益なメッセージングをあらゆる顧客に対するエンゲージメントの可能性を最大限に生かす形でうまく両立させることができます。AIは、リッチ・メディアのインタラクティブな調査の草案作成および、ジオ・ターゲティング分析や行動分析を通した関連オファーの起案に役立つ可能性があります。また、マーケティング担当者はMLを活用し、ベイクドイン・アルゴリズム、予測分析、過去の失敗に基づく微調整を通じてカスタマー・エクスペリエンスを継続的に改善することもできます。たとえば、大規模な購読解除イベントから得た教訓を生かして、メール送信停止のタイミングをキャンペーン構築担当に指示することができます。
• 拡張現実 (AR) と仮想現実 (VR)：近年登場した最もエキサイティングなARとVRという2つの技術は、さまざまなメール配信システムに実装されています。また、これらの技術はさまざまなデバイスとOSで採用されていることから、マーケティング担当者は自社のメール・キャンペーンにおいてこのタイプのコンテキストをもっと簡単に活用できます。たとえば、QRコードや2Dイメージをメール・メッセージングに組み込んでARコンテンツをトリガーすることができます。読者がこれらのトリガーのマウスを置くか、トリガーをクリックすると3Dオブジェクトがポップアップ表示されるようにすることができます。VRグラスなどのデバイスを装着した読者であれば、VR対応メールで顧客のショッピング体験を対面購入のようなものに変えることができるかもしれません。
• ソーシャル・メディアの台頭：プライバシーのニーズとオンラインにおけるソーシャルのニーズの間の主導権争いについては、ソーシャル・メディアを優遇する形でのみ取り組みを進めることが可能です。その理由は、ソーシャル・ネットワーク全体のデータ共有は引き続きユビキタスであるからです。企業は、メール・キャンペーンにソーシャル・メディアのボタンを埋め込むことによってデータとエンゲージメントを活用できます。モバイルおよびSEOに最適化されたコンテンツを用いることで、オンライン・プレゼンスを永続的に確保するといったグローバルな視聴者のメリットを活用できます。しかし、さらなる精査が条件となり、それに伴うリスクを考慮する必要があります。

出典

ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

• Campaign management software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• Survey software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• Marketing Automation Software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• Contact Management Software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• CRM software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• All-in-one marketing platform software- Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• Email marketing software - Capterra UK (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)

• Get more from your sales teams with CRM and machine learning - Capterra Blog (CRMと機械学習でセールスチームからさらなる力を引き出す) (アクセス日：2022年2月23日、水曜日)

• Importance of artificial intelligence in marketing to level up your game - Capterra Blog (レベル・アップに向けたマーケティングにおける人工知能の重要性) (アクセス日：2022年2月24日、木曜日)

• 5 best CRM tools for your small business - Capterra Blog (中小企業にベストな5つのCRMツール) (アクセス日：2022年2月23日、水曜日)

• Benefits of CRM software to help solve key business challenges - Capterra Blog (重要なビジネス課題の解決に役立つCRMソフトウェアのメリット) (アクセス日：2022年2月22日、火曜日)