プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理ツールは、チーム全体でプロジェクトを計画、整理し、コラボレーションするためのソフトウェアです。このツールを使うと、ワークフローを効率的にし、共同作業を最適化することができます。プロジェクト管理ツールには、作業管理ツールのような比較的単純なものから、ポートフォリオ管理ソリューションのようなしっかりしたものまで、さまざまな種類があります。各タイプの特徴を理解して、ニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。

作業管理ツールは、チーム内でのワークフローの管理、タスクやアクティビティの整理、共有ワークスペースでの共同作業に役立ちます。ツールを使って作業の進捗を記録し、コラボレーションを促進することができます。また、役割の異なるステークホルダーに対して、それぞれに関連する最新状況や表示を提供します。専門的な知識を持たないビジネスプロフェッショナルに適しています。 一方、本格的なプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトマネージャーや企業がプロジェクトを実行するために使うものです。プロジェクトには、スコープ、スケジュール、予算、リソースなどが設定されていますが、プロジェクト管理ソフトウェアがあれば、その計画や監視、管理を簡単に行うことができます。プロジェクトの価値を高め、成功へと導くツールと言えます。専門的な知識を持つプロジェクトマネージャーに適しています。

キャプテラのプロジェクト管理ツールのディレクトリには、コラボレーション型の作業管理ツールと、従来型のプロジェクト計画ツールが掲載されています。また、カテゴリーごと (タスク管理、リソース管理など) の優れたツールも掲載されています。このガイドでは、これらのプロジェクト管理ツールの利点、一般的な機能、そして導入時に考慮する点などについて説明します。

プロジェクト管理ツールの導入メリットとは？

• 効果的なコラボレーション：多くのプロジェクトでは、チームメンバー、他のチーム、外部のクライアントなど、複数のステークホルダーとのコラボレーションが必要になります。プロジェクト管理プラットフォームがあれば、効果的なコラボレーションができるので、チームで協力して迅速にプロジェクトの課題やリクエストに対応したり、プロセス改善のためのブレインストーミングを行ったりできます。

• プロジェクト管理プロセスの効率化：プロジェクト管理ツールは、タスクの作成、担当者への割り当て、ダッシュボードを使ったステータスの追跡といった機能を備えています。リアルタイムでファイル共有やコラボレーションができるので、時間の節約にもなります。ビジネスリーダーは、プロジェクトのプロセスをしっかりと管理し、複数の部署にわたって進捗を追跡できるようになります。

• 正確な予算管理：プロジェクト管理ツールを使うと、企業は見積予算と実行予算の差額を追跡できるので、予算超過が起こる部分を早めに特定し、対処することができます。

プロジェクト管理アプリの一般的な機能とは？

• コラボレーションツール：チーム内外のコミュニケーションを管理する。メッセージングツールが組み込まれたものもある。
• ファイル共有：ドキュメント、画像、スプレッドシートなどの異なるタイプのファイルをアップロードし、チームで共有する。
• プロジェクトトラッキング：プロジェクトの進捗状況をダッシュボードでリアルタイムに追跡する。プロジェクトの複数のステージを追跡できるガントチャートを備えたツールもある。
• 製品プランニング：製品戦略を作成して実施する。
• タスク管理：タスクを作成し、担当者を割り当て、アクションアイテムに共同で取り組む。
• 完了率の追跡：タスクの完了率を手動で記録し、完了までに必要な総時間を計算する。
• リソース管理：チームメンバー、契約社員、現物在庫などのリソースをプロジェクトに割り当てる。
• 時間と経費の追跡：プロジェクトに費やした時間と経費の合計を記録し、割り当てられた予算と比較する。

プロジェクト管理ツールの購入時に考慮すべき点は？

• クラウドベースとオンプレミス：クラウドベースのツールとオンプレミスのツールには、さまざまな違いがあります。オンプレミスの場合、初期導入費用や更新費用などの資本経費が発生します。クラウドベースではサブスクリプション料金モデルが提供されるので、通常は月額あるいは年額で費用が発生します。また、クラウドベースの場合、Webブラウザやモバイルアプリを使用してリモートでログインできるので、アクセスが簡単です。購入する際は、プロジェクトのニーズを評価し、それに応じて判断しましょう。

• 総所有コスト：プロジェクト管理ツールの購入には、製品Webサイトに記載されている料金とは別に、追加費用が発生することがあります。たとえば、研修や導入にかかる費用や、製品のアップグレードにかかる費用が考えられます。購入を検討する際は、総所有コストも考慮する必要があります。

• 機能要件：プロジェクト管理ツールの機能の中には、特定のビジネスニーズに合わせて設計されているものがあります。たとえば、ガントチャートはプロジェクトの計画と追跡のためのツールで、プロジェクトの複数のステージにわたってタスクの状況を追跡できます。問題追跡の機能も便利です。この機能を使うと、顧客の問題、技術的なバグ、エラーレポートを追跡できます。ユーザー側に特定のニーズがある場合は、そのニーズに対応できる機能を備えた製品を選ぶ必要があります。キャプテラのプロジェクト管理ツールディレクトリでは、アジャイル手法、カンバンボード、マイルストーン追跡など、目的の機能別にソフトウェアを検索できます。

プロジェクト管理ツールに関する注目トレンド

• 人工知能 (AI) 対応チャットボットの進出：チャットボットは会話型ユーザーインタフェース技術です。会議のスケジューリングやレポートの作成といったプロジェクト管理ツール内のプロセスを自動化することができます。チャットボットを利用して、管理に関する繰り返しタスクを自動化し、プロセスの効率化を図ることができます。

• ソーシャルコラボレーションツールの増加：顧客のニーズの進化に伴い、企業は革新的な作業方法を常に模索しています。ソーシャルコラボレーションツールは、ハッシュタグや「＠」メンションなどの機能を備えており、チームメンバーが迅速かつスムーズにやり取りできます。ガートナーのレポートでは、「プロジェクトを円滑に進めるために、従業員は、正式なプロジェクト管理ツールよりも、ソーシャルコラボレーションツールを利用するようになっている」と報告されています。