BIツール

はじめに

BIツール (ビジネスインテリジェンスツール) は、業績指標や運用に関する情報など、社内外のさまざまなソースから重要なデータを収集し、企業を支援するために設計されています。ビジネスリーダーは、有益なインサイトを獲得するためにBIツールから情報にアクセスして分析し共有することができます。最終的には、BIツールは企業の戦略作成から意思決定、そして全体的な業績を向上させることに役立ちます。

BI分析ソフトで収集分析できるデータは膨大であることから、BIツールはビッグデータツールやデータ可視化ツールなどのカテゴリに分類されることもありますが、BIツールにはCPMツールやレポートツールなどの他のパッケージと共通する機能や特徴もあります。

市販のさまざまなBIツールは、レポート作成や分析などビジネスインテリジェンスの一部の機能に特化している場合もありますが、多くのBIツールは包括的な機能を搭載しているため、前述の製品やサービスの代わりに利用できる場合があります。機能や品質は異なりますが、このカテゴリのソフトウェアとして不可欠であると考えられるいくつかのコア機能があります。

一般に、ビジネスリーダーはBIツールを利用して以下を実行できます。

• ビジネス統計、業績データ、他の重要な情報の継続的な追跡
• 社内外のデータの保存、アクセス、分析によるインサイトの獲得と業績の評価
• グラフ、チャート、インタラクティブダッシュボードなどのデータ可視化機能の活用
• 高度なデータ分析による予測モデリングやデータマイニング

BIツールとは？

BIツール (ビジネスインテリジェンスツール) は、企業や経営幹部が業務や業績の状況について貴重なインサイトを獲得できるように設計されています。このカテゴリのソフトウェアは、社内外のさまざまなソースからデータを収集管理し、そのデータを分析することで、現状を把握し、より優れた予測を可能にして、将来的な業績を向上するための戦略を立案することを可能にします。

BIツールのさまざまな利用方法を理解するために、まず「ビジネスインテリジェンスとは何か」を押さえておきましょう。ビジネスインテリジェンスとは基本的に、企業や従業員が企業情報を分析し、優れた意思決定を行うために使用するさまざまな手法、戦略、ツールを意味します。このような背景から、BIツールは、企業が財務の詳細データや顧客データ、従業員データなどにアクセスし、分析および抽出するためのさまざまな機能を提供しています。

収集されたデータを加工および分析し、傾向を特定したり、そのデータの意味を導き出したりすることができますほか、データをわかりやすい形式で表示することができます。データの可視化はこのカテゴリにおける多くの製品の重要な機能となっています。BIツールをスマートに活用することで、企業はインテリジェントな意思決定、新しい戦略の実行、優れた競争力の獲得、そして自社の弱点の把握が可能になります。 多くの場合、情報はリアルタイムで収集および分析され、優れた効果を発揮します。

BIツールの利点とは？

BIツールの利点は数多くあります。しかし、主な利点は、データを容易に理解できるようにし、データを分析し、他のツールでは見逃してしまうかもしれない重要な傾向を特定できることでしょう。一般に、ビジネスインテリジェンスの最も最重要なコンポーネントは、業務と業績の全体像を提供するために、社内外の両方のデータソースを使用できるようにする機能です。BIツールの具体的な利点を、以下に詳しく説明します。

• 明確な全体像の提供：企業がBIツールに投資する主な理由の一つは、業務と運用の現状、そして将来の予測について、全体像をより詳細に把握できることです。予測型のデータ解析、データマイニング、運用評価 (ベンチマーキング)、レポート作成などの手法を組み合わせることで、豊富な情報に基づいて根拠のある意思決定を簡単に行うことが可能になり、効果が最も高く成功する可能性も高い戦略を実行できます。ビジネスインテリジェンスは、現状を把握し、将来のためのアクションプランを立案する方法になります。
• データの理解の促進：現代のビジネスは、さまざまなソースから膨大なデータを収集して保存しています。これらのデータを手動で処理および分析し、ステークホルダーにデータを提示することは、時間のかかる作業です。BIツールには、データを多くのユーザーが理解できるようにするツールがいくつも用意されています。中でもデータの可視化は重要な機能の一つです。ビジネスリーダーが重要なデータにアクセスし、それを理解し、現状を詳細に把握できるようになれば、データを実用的なインサイトに変え、現実に即した計画を簡単に立案できます。
• 業績の継続的なモニタリング：BIツールを使用するもう一つの大きな利点は、組織が業績を継続的にモニタリングする能力にあります。業績の低下をリアルタイムに検知することができれば、適切な対応策を講じることも可能です。また、多くのツールでは、アラートを設定し、重要業績評価指標 (KPI) に関連付けることも可能です。例えば、売上や収益、生産性などが一定のレベルを下回った場合に、自動的にアラートを送信するように設定できます。
• データ分析の向上：BIツールでは、将来の事象を予測し、より正確な予測を行うことを目的とした予測分析など、いくつかの高度な手法を使用できます。人工知能 (AI) や機械学習を利用すれば、多くの分析作業を自動化することができ、多くのプロセスを効率化できます。これにより、最適なタイミングで意思決定を行うことができ、多くのケースで優れた効果を生み出すことが可能になります。

BIツールの機能とは？

BIツールには包括的なものから特定の分野に特化しているものがあり、市販されているこれらのツールの機能は大きく異なる場合があります。しかし、優れた多くのBIツールには、欠かすことのできないコア機能が搭載されています。これらのBIツールに含まれる一般的なコア機能のいくつかを以下に紹介します。

• ビジュアル分析：グラフ、チャート、グラフィック、インタラクティブインターフェースやビジュアルプレゼンテーションなど、理解および解釈しやすい方法でデータを表示します。ビジュアル分析では、複雑なデータでも利用しやすくするために、データ分析、グラフィックデザイン、コンピュータサイエンスなどの分野の機能が統合されています。ビジュアル分析の大きな利点の一つは、情報を明確にそして分かりやすく表現できることです。さまざまなビジネスシーンで、上級管理者やステークホルダーにレポートや結果を伝えることができるほか、一般の従業員もデータをより効率的に取り扱うことができるため、ビジュアル分析は非常に有効です。
• セルフサービスのデータ準備：高度な専門知識がないユーザーでも、データを保存、アクセス、削除、再構築することができ、有効に活用できます。セルフサービスのデータ準備の重要なポイントは、分析対象のデータを準備するプロセスを可能な限り簡素化し、誰もがアクセスできるようになることです。中小企業では、ITリソースが限られていたり、IT部門の規模が小さかったり、従業員の専門知識がデータを準備するために求められるレベルに達していなかったりする場合があるため、この機能は特に有用となることがあります。多くのBIツールは、高度な機能を提供していますが、これらの機能が分かりやすく説明されており、組織のすべての利用者がこれらの機能を効果的に活用できるように設計されています。
• ダッシュボード：業務、会社の業績、従業員、顧客などに関する重要な情報を、使いやすいダッシュボードで一元的に表示できます。多くのBIツールのダッシュボードは、実際にデータにアクセスして統計情報を追跡するための中心的なハブとして機能します。ダッシュボードは、ユーザーがビジネスインテリジェンスの効果を統括し、業務の状況を確認できる場所です。また、BIツールの他の領域にアクセスし、特定の作業を行ったり、特定の機能を使用したりできます。
• 予測分析：将来を予測するために、データマイニングや予測モデリングなどのさまざまな手法を活用します。予測分析では、将来的なイベントや業務の状態を予測したり、顧客の関心や需要の増減を予測したりします。このプロセスでは基本的に、ソフトウェアが過去のデータから傾向、パターン、関係性を見つけ出し、その情報を利用して将来に関するインテリジェントな推測を行います。さらに、予測される将来のイベントに確率のスコアを割り当てることで、発生する可能性が高いイベント、確実に発生するイベント、適切な行動や戦略によって容易に回避できるイベントを的確に把握できるBIツールもあります。
• 重要業績評価指標：さまざまなプロセス、手順、戦略の現在および過去の有効性を測定するために、企業の重要業績評価指標を継続的にモニタリングします。業績を分析することは、業務の運営を最適化するために欠かすことができません。BIツールは、さまざまなソースのデータを使って、リアルタイムに業績を分析して最適化を可能にします。そして、BIツールは中央のKPIデータベースとして機能し、すべての部署の従業員が同じ最新情報にアクセスできるようにします。これにより、事業戦略の変更や業績に関連する傾向を容易に把握することが可能になります。
• コラボレーションツール：チームワークや共同作業を支援するために特別に設計されたさまざまな機能を活用できます。多くの優れたBIツールは、他のユーザーとファイルやデータを共有する機能を提供しており、特にクラウドベースのソリューションでは、リアルタイムにデータが更新されすべてのユーザーが最新の情報を参照できます。非常に高度なツールには、テキスト、ビデオ、オーディオベースのコミュニケーション機能も組み込まれています。コラボレーションツールに搭載されている機能は、ツールが対象とする業界や、BIが特化している分野によって異なる場合がありますが、優れた多くのBIツールはユーザーが簡単に協力し合えるようにする機能を提供しています。

キャプテラのソフトウェアディレクトリを使用すると、実際にBIツールに搭載されている機能に基づいて利用可能なBIツールを絞り込むことができ、自社にとって最適なBIツールを簡単に見つけることができます。購入者が必要としている機能を搭載するBIツールだけを表示して、その中から絞り込むことができるため効率的に選定できるようになります。必要な機能を搭載しているBIツールのリストで簡単に比較検討することができ、実際に製品を使用したことがあるユーザーの評価を参照しながら、最適なソフトウェアを購入することができます。

BIツールの購入時に考慮すべき点は？

最適なBIツールを見つけるために考慮すべき重要となる点がいくつかあります。これらの要素については慎重に検討してください。購入前にこれらの重要な要素を検討するための優れた方法の一つは、いくつかの質問に対して回答することです。企業や意思決定者がこの方法を取り入れると、必須の機能、有効に利用できる機能、重要ではない機能を明確に把握することができます。

このプロセスに役立つ質問の例を、以下に紹介します。

• BIツールを何に使用するか？ 購入するBIツールを決定するときには、実際にBIツールをどのような目的で使用するのかを最初に慎重に考えましょう。市販の多くのBIツールは、多様な機能を提供していますが、通常、企業は実際にこれらのすべての機能を必要とするわけではありません。一般に優れていると評価されているソフトウェアであっても、自社にとっては必ずしも最適な選択肢とは限りません。必要以上に多くの機能が搭載されている、あるいは、自社のビジネスを成功させるために不可欠な機能がないBIツールもあります。必要とする主要な機能をできるだけ具体的にリストアップし、その条件に最も合うBIツールを探してください。

• BIツールに最適な導入オプションは？ 導入方法としては、サードパーティーが通常SaaSモデルで提供するクラウドベースの方法と、社内のシステムにソフトウェアをインストールしてデータを管理するオンプレミスモデルの2つの方法があります。最初のSaaSモデルでは、サブスクリプション費用がかかりますが、初期費用が安くなる傾向があります。クラウドベースの導入方法の利点は、リモートアクセスの向上と、データの継続的なバックアップが挙げられます。オンプレミスモデルは導入時の費用は高くなりますが、継続的なサブスクリプション費用が発生せず、所有と管理が容易になります。

• ビジネスインテリジェンスを使用するために必要なスキルとは？ 次に、企業はBIツールを使用するために必要なスキルについて検討し、自社の従業員の現在のスキルを確認する必要があります。高度な専門知識のないユーザーでも利用できるように、使いやすさを重視して設計されている市販のBIツールもあります。また、これらのBIツールには、ビジネスインテリジェンスのプロセスや手順に関する知識を既に有している、スキルの高いユーザーを対象としているものもあります。組織の従業員が既に有しているスキルを考慮して、適切なBIツールを選択することが重要です。

• BIツールは既存のテクノロジーとの連携は可能か？ 新しいソフトウェアの購入を成功させなければならない中小企業にとって、テクノロジースタックを統合して構築することが、重要な成功要因となることが多くあります。つまり、ビジネスで使用しているさまざまなソフトウェアを、不要な摩擦や互換性の問題を発生させることなく、互いに連携して動作させることが重要です。そのため、企業は分析ソフト、レポート作成ソフト、業績追跡ソフトなど、自社で使用している既存のツールについて慎重に検討し、互換性のあるBIツールを選択する必要があります。

• BIツールへのリモートアクセスやモバイルアクセスが必要か？ また、意思決定者はBIツールを使用する場所と目的を検討する必要があります。これは最終的な決定に大きく影響する場合があります。特に、リモートワークの普及は重要な要素であり、従業員がBIツールにリモートでアクセスする必要がある場合、クラウドベースのBIツールを使用する必要があるでしょう。さらに、すべての従業員がオフィスでBIツールを使用する場合であっても、モバイルアクセシビリティが必要となる場合があります。従業員の中には、職場内を移動してタブレットデバイスやスマートフォンを使用して作業しなければならない場合もあるかもしれません。このような状況では、高度なモバイルアクセシビリティを提供するBIツールが有利になることがあります。

• BIツールのコストは？ 最後に、BIツールのコストは、購入するツールを最終的に決定するときに大きな影響を与える可能性があります。企業は、初期費用と予算内でBIツールを取得できるかどうか、そして長期的な運用コストについても合わせて検討することが必要です。例えば、BIツールの中には、アップデートやテクニカルサポートを利用するときに費用がかかるものがあります。クラウドベースのBIツールは、サブスクリプション費用が設定されていることが多くあります。さらに、BIツールを使用するための従業員へのトレーニングや、BIツールに関連するデータを保存および保護するための費用についても考慮してください。

BIツールに関する注目トレンドは？

ビジネスインテリジェンスとの関連性が高いソフトウェアトレンドも、購入を決定する前に考慮しなければなりません。企業は、重要なトレンドとこれらのトレンドが現在の職場に与える影響を十分に意識して作成されているソフトウェアに投資しなければなりません。さらに、新たなトレンドを理解しておけば、短期的、中期的、長期的に何が必要となるかを検討することができ、最終的な決定を行うための判断材料にすることができます。BIツールに関する注目のトレンドを以下に紹介します。

• クラウドテクノロジーの進化：多くの企業でクラウドテクノロジーの利点の理解が浸透し、広く普及するようになりました。BIツールに関しては、クラウドソリューションにより、場所に関係なくすべてのユーザーのデータをリアルタイムに更新できます。さらに、クラウドソリューションは、データが誤って削除されるなどの問題から安全に保護するために役立ちます。これは、データが業務に関連している場合は特に重要です。また、これらのBIツールは、使用しているオペレーティングシステムやユーザーの物理的な場所にかかわらず、Webブラウザがありインターネットに接続するほぼすべてのデバイスからアクセスできる傾向があるため、互換性に関する利点も備えています。
• 音声による操作の需要の高まり：最近の重要なテクノロジートレンドの一つは、音声コントロールの普及です。このテクノロジーは、モバイル音声アシスタントやスマートスピーカーなどに影響するものですが、一般的なソフトウェアにも大きな影響を与えています。AIや機械学習をソフトウェアで利用すれば、音声認識によってユーザーが音声だけでコマンドを実行できるようになります。これはさまざまな理由で企業に有益となる可能性があります。まず、両手を使用して複雑な作業を行いながら音声で操作できるため、生産性を向上できる可能性があります。また、障がいや健康上の理由でキーボードによる入力やマウス操作が困難な従業員にとって、アクセシビリティが向上する利点もあります。しかし、音声コマンドは正しく解釈されない場合もあり、本来なら避けられるミスを引き起こす恐れもあります。音声操作については利点と欠点とのバランスを取る必要があります。
• リモートワークとハイブリッドワーク：2020年以前にも多くの業界でリモートワークの取り組みが始まっていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大によって2020年に大きな転機を迎え、2020年以降には従業員の在宅勤務を定期的に許可する企業が増加しました。これは全世界で見られる傾向であり、全従業員の32%が少なくとも一部の期間についてリモートワークを行っていると推定されています。リモートワークに関するさまざまな調査では、リモートワークによってもたらされる柔軟性と自由な働き方を多くの従業員が歓迎していることが明らかになっています。当然、リモートアクセスに対応するように設計されているソリューションは、オフィスのみで使用することを前提にしているソフトウェアよりも好まれる可能性が高いため、ソフトウェアに投資する際には、このトレンドを考慮することが重要です。
• データストーリーテリングの登場：BIレポートツールによって、データ分析をより活用しやすくなります。また、この分野のもう一つの重要なトレンドに、新しく登場したデータストーリーテリングという概念があります。データストーリーテリングとは、ハードデータに意味を付与して、インタラクティブなインターフェースやプレゼンテーションを使って、オーディエンスを引き込むプロセスです。データストーリーテリングに関する一定レベルの機能を搭載しているツールは、複雑な概念をステークホルダーに伝えたり、特定のアクションプランの緊急性を強調したりするときに特に有効です。
• AI/機械学習：ビジネスインテリジェンスについて注目すべき最後のトレンドは、人工知能と機械学習機能の進歩です。これらの概念を十分に活用するソフトウェアでは、特に繰り返しの多い作業を自動化することができ、企業に大きな利点をもたらします。このような自動化は、状況が変化しても、データ分析やデータ準備のタスクを手動で行うことができる従業員がいない場合に有用になる可能性があります。また、業績に関するトレンドを、人が特定するよりも早く把握できる場合もあります。

出典

本書で紹介した機能は、BIツールとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Best Business Intelligence Software (推奨されるBIツール) - キャプテラ (アクセス日：2021年11月1日、月曜日)

2. 5 Tips to choose software for small business successfully (小規模企業向けのソフトウェアを上手に選ぶ5つのヒント) - キャプテラUK (アクセス日：2021年11月2日、月曜日)

3. Hybrid and Remote Workers Change How They Use IT Equipment (ハイブリッドおよびリモートワーカーによって変わるIT機器の使用方法) - Gartner.com (アクセス日：2021年11月2日、月曜日)