不動産プロパティマネジメントシステム

はじめに

不動産プロパティマネジメントシステム (PMS) は、不動産管理者が使用するさまざまなバックオフィス、財務、運用ツールを自動化することを目的としています。このカテゴリのソフトウェアでは、通常、リース管理、メンテナンス管理、家賃追跡ツールなどの機能を利用できます。不動産所有者は、これらの機能を使用して、ポートフォリオの現状を継続的に把握し、財務や運営上の問題が発生した場合に迅速に対応できます。さらに、PMSには、通常、物件データベースとテナントポータルが含まれており、テナントとのコミュニケーションを簡単に図ることができます。

不動産プロパティマネジメントシステムの最大の利点は、不動産に関するさまざまな問題を、すべて一元的に追跡できることです。自動化ツールによって、不動産管理者とそのスタッフの全般的な作業負荷が軽減されます。家賃支払いの追跡や空室管理ツールによって、財務状況を最適化することもできます。しかし、特筆すべきなのは、不動産プロパティマネジメントシステムウェアを使用する利点がテナント側にもあることです。テナントポータルでは、次の操作を行うことができます。

• 物件の賃貸を検討している人が不動産会社に質問する。
• 発生している問題を伝える。
• 書類を提出する。
• 入居者が家賃を支払う。
• メンテナンスに関する問題を不動産管理者に通知する。

不動産プロパティマネジメントシステムは、ホテル管理ソフトなど類似するソフトウェアカテゴリと区別するために、不動産管理ソフトウェアと呼ばれることもあります。また、リース管理システムや不動産CRMソフトのような他のソリューションとも密接に関連しています。不動産プロパティマネジメントシステムを使用することで最終的に、物件やテナントに関する重要な情報を簡単に把握できるようになります。情報やテナントとのコミュニケーションが一元化され、有用なデータをすばやく簡単に入手できるようになります。

購入するソフトウェアを決定する際には、予算や不動産ポートフォリオの規模など、さまざまな要素を考慮しなければなりません。しかし、通常、検討すべき最も重要な事項は、不動産プロパティマネジメントシステムの機能です。不動産プロパティマネジメントシステムにはさまざまな機能が実装されていますが、優れたシステムの多くには以下の機能が含まれます。

• 契約の開始日と終了日、更新期限などの重要な情報を追跡する機能。
• 支払日や支払額など賃料の記録にアクセスする機能。
• 物件のメンテナンスと設備の修理依頼に関する情報を管理する機能。
• 賃料を支払うためのコミュニケーション・チャネルやオプションをテナントに提供する機能。

不動産プロパティマネジメントシステムとは？

不動産プロパティマネジメントシステム (PMS) は、プロパティマネジメント・システムまたは不動産管理ソフトウェアとも呼ばれ、運用、財務、バックオフィスなどのさまざまな業務を自動化し、不動産管理者を支援するように設計されています。優れたPMSを使用すると、重要な情報を一元化し、重要なデータに簡単にアクセスできます。PMSは、不動産管理者が複数の不動産物件を所有しており、さまざまな賃貸契約を管理している場合に、特に役立ちます。

一般的に、不動産管理者は、不動産プロパティマネジメントシステムを利用すると以下の業務を容易に行うことが可能になります。

• 家賃の支払い状況の把握
• テナントの管理
• テナントが更新期間になった場合の更新手続きの働きかけ

さらに、PMSソリューションは、テナントとのコミュニケーションの監視、メンテナンス要求の管理、入居や契約に関する重要な情報のテナントへの提供などの機能を利用できる有用なツールとしても活用できます。不動産プロパティマネジメントシステムの自動化コンポーネントにより、特に繰り返し行われる作業の効率性と正確性を向上できます。

不動産プロパティマネジメントシステムの多くは、不動産管理者の主な業務を支援するだけでなく、テナント入居者向けのポータルも提供します。これらの多くのテナントポータルには、不動産管理者やスタッフに連絡したり、家賃を支払ったりする機能が含まれています。テナント入居者は、ポータルから簡単に問題を報告したり、質問したり、期限内に家賃を支払ったり、不動産管理者に今後の契約に関する意向を伝えたりできます。

不動産プロパティマネジメントシステムの利点とは？

不動産プロパティマネジメントシステムの利点は、コミュニケーション、バックオフィス、財務、運用ツールを一箇所に集約し、可能な限り多くの関連データを集中管理できることです。これらのソフトウェアを効果的に使用することで、不動産管理者は主要なタスクを把握し、テナントからの要望に対応することができ、一部のタスクを自動化して業務の負荷を軽減できます。これらのソフトウェアを使用する具体的な利点を明確に把握しておけば、自社にとって最適なソフトウェアを選定するときに役立ちます。通常、以下のような利点がもたらされます。

• データの一元化：不動産管理者は、テナント契約の条件、テナントごとの支払い履歴、所有する各物件情報、関連するすべての連絡先など、多くのデータを扱わなければなりません。高品質の不動産プロパティマネジメントシステムを使用する最大の利点は、これらのデータを一元化して簡単にアクセスできるようになり、多くの管理業務を大幅に効率化できることです。また、すべてのデータを一元化すれば、互換性の問題を軽減し、ミスを防ぐことにもつながります。

• プロセスの自動化：不動産管理に関連する多くのタスクは、反復的で予測可能です。例えば、支払依頼は定期的に行われ、毎回同じ情報を送信することが多くあります。多くのPMSソリューションの大きな利点の一つは、このような予測可能なタスクの一部や繰り返し行われるコミュニケーションを自動化できることです。これにより、不動産管理者はより複雑な業務に集中する時間を確保できます。また、必要なタイミングで重要な通知を行うことが可能となり、混乱や遅延を避けることもできます。

• 双方向のエンゲージメント：不動産プロパティマネジメントシステムの利点は、不動産管理者だけではなくテナントの入居者にももたらされます。特に、コミュニケーション機能のあるテナントポータルを提供しているソフトウェアは大きな効果を発揮します。テナントはこれらの機能を使用して、質問したり、家賃を支払ったり、メンテナンスの問題を報告したりするなど、重要な情報を簡単に不動産管理者に伝えることができるようになり、不動産管理者もテナントに適切に対応できるようになります。また、テナントとの過去のやりとりを参照できるため、問題を効率的に解決できるようになります。これは、テナントが満足していることを確認し、テナントとの契約条件が履行されていることを確認するためにも不可欠です。

• 精度の向上：不動産管理者は、その性質上、時間がかかり正確な処理が求められる業務を行っています。複雑な計算を手動で行う場合、ミスが発生するリスクがあります。小さなミスが一つでもあると、大きな問題を引き起こす恐れもあります。多くの不動産プロパティマネジメントシステムは、このような課題を解消するために、多くの作業をデジタルで処理する機能を提供しており、大きな効果を発揮します。手動で入力するデータが少なくなり、全体的な処理の精度が向上します。この結果、テナントに送付する請求書や、不動産管理者が実施する会計業務がより正確になります。

• テナント審査：不動産の管理業務では、詐欺の可能性やリスクの高いテナント入居者を避けるために、テナントが賃貸先として適しているかどうかを審査しなければなりません。不動産プロパティマネジメントシステムを使用することで、このプロセスの一部を自動化し、特定のパラメータに基づいてテナントの入居者候補を簡単にフィルタリングできます。入居希望者の年齢、収入、職業、信用情報などを基準として、安全な入居希望者とリスクの高い入居希望者を選別し、適切に判断できます。

不動産プロパティマネジメントシステムの機能とは？

不動産プロパティマネジメントシステムの機能は、それぞれ大きく異なります。購入者は利用可能な機能を比較して、自社にとって最適なパッケージを選択することができます。小規模な不動産ポートフォリオがある商業不動産の管理者と、大規模な不動産ポートフォリオがある住宅不動産の管理者にとって最も重要な機能は、大きく異なる場合もあります。多くのソフトウェアには共通する機能が実装されており、優れたソフトウェアには通常、以下のほぼすべての機能が含まれています。

• 物件データベース：製品に組み込まれている物件データベースからすべての物件情報にアクセスできます。この機能では、部屋の広さ、不動産の評価や現況などを確認できます。すべての不動産物件に関する情報に簡単にアクセスできれば、物件の入居や購入を希望している見込み客はすばやく物件を比較することができ、これらの見込み客に重要な情報を提供できます。

• 財務管理：財務管理ツールを使用して財務報告書を作成し、会計機能を実行します。これには、キャッシュフロー全体の管理、不動産売買や賃貸収入などの会計処理の表示、図表や報告書の作成などの機能が含まれます。

• リース管理：テナントに賃貸しているすべての物件の賃貸借契約書などを表示して、関連情報を管理します。テナントが署名・押印した契約書を表示できるほか、各テナントの契約期間や契約更新のスケジュールを確認することも可能です。これにより、アクションを実施する必要がある時期を簡単に把握できます。また、契約更新の通知や重要な情報を自動的に送信し、期限内に処理を自動的に完了できるようにするソフトウェアもあります。

• メンテナンス管理：不動産物件全体のメンテナンスに関する問題を一元的に管理します。入居者から要求され、実施しなければならない可能性がある設備の修繕やメンテナンスの情報を表示できるほか、過去に実施したメンテナンスの詳細も確認できます。また、メンテナンス管理機能を実装する多くのPMSでは、メンテナンス作業が必要となったときに、特定のスタッフに作業を割り当てることができます。

• 商業不動産／住宅不動産管理：商業不動産と住宅不動産の管理オプションを切り替えることができます。多くの不動産プロパティマネジメントシステムには、商業不動産と住宅不動産を同時に管理できるオプションが含まれていますが、どちらかの不動産に特化したソフトウェアもあります。また、両方の不動産を管理するオプションがある場合、不動産が商業施設か住宅かによって、利用できる機能が若干異なる場合もあります。両方の不動産タイプを管理できるソリューションは、多様な不動産ポートフォリオを抱えている企業にとって特に役立ちます。

• 家賃の追跡：賃料回収に関連するすべての重要な情報を表示し、これらのデータを一元的に保存します。すべてのテナントの支払履歴にアクセスし、物件ごとに賃料の支払期限を確認し、賃料が期限内に支払われているか、遅延がないかを確認できます。また、賃料変更の推移を追跡し、毎月の賃料収入を表示するレポートを作成できる場合もあります。

• 空室管理：現在入居中の物件や、空室で貸し出し可能な物件を常に把握できます。また、空室となっている物件を人気の高いプラットフォームに掲載し、新たなテナントを呼び込むことができるようにする不動産プロパティマネジメントシステムもあります。

• テナントポータル：テナントは専用ポータルにアクセスして、重要なタスクの実行、質問、問い合わせ、解決する必要があるメンテナンス問題の管理者への通知などを行うことができます。テナントがポータルで実行できる業務には、請求書の表示や毎月の家賃の支払いなどが含まれる場合があります。不動産プロパティマネジメントシステムのこの機能により、不動産管理者とテナントの双方に、効率の向上、通常業務の簡素化、コミュニケーションの促進などの利点がもたらされます。

キャプテラの不動産プロパティマネジメントシステムのディレクトリでは、これらのソフトウェアに実装されている機能をフィルタリングできます。自社の要件を満たすソリューションだけを表示して、不動産プロパティマネジメントシステムを簡単に絞り込むことができます。

不動産プロパティマネジメントシステムの購入時に考慮すべき点は？

不動産管理者が、理想的な不動産プロパティマネジメントシステムを特定して購入するには、さまざまな要素を比較して検討しなければなりません。市販のソフトウェアには大きな違いがあり、不動産管理者が必要とする機能も多様化しています。自社に最適なソリューションを絞り込むために、以下の質問に回答できるようにしてください。

• 不動産プロパティマネジメントシステムを使用するべき理由とは？ 不動産プロパティマネジメントシステムを購入するときには、購入する目的と実際に必要とする機能について最初に質問しましょう。PMSをどのように使用する予定か、PMSによってどのように業務が容易になるか、主にどのような機能が必要か、などの質問に対する回答を明確にしておけば、優先順位を付けて必要な機能を容易に決定でき、自社のニーズに合ったソリューションを見つけることができるでしょう。一般的に推奨されている包括的なパッケージを探すのではなく、自社のニーズに最適なソフトウェアを探すことが大切です。市販のソリューションの中には、自社の使用目的とは関係のない高度な機能が実装されているものもあれば、機能の種類は少ないものの必要なすべての機能を実装しているものもあります。

• 不動産プロパティマネジメントシステムのコストは？ PMSを購入する目的と同様に、コストもまた重要な検討事項の一つです。予算内で利用できる最も優れたソリューションを選択してください。また、初期費用だけに目を向けるのではなく、総所有コストを考えることも重要です。例えば、クラウドベースのソフトウェアを購入する場合、初期費用は非常に低くなる場合がありますが、毎月のサブスクリプション費用が発生する可能性があります。また、専門家によるトレーニングが必要か、トレーニングのコストはどのくらいか、無料トライアルを利用できるか、無料アップデートが提供されているかなども考慮してください。

• 最適な導入オプションは？ 不動産プロパティマネジメントシステムは、オンサイトまたはクラウドに導入できます。この2つのアプローチには、それぞれ長所と短所があります。例えば、クラウドベースのアプローチは初期費用が安くなる傾向があります。また、簡単に設定することができ、インターネットに接続可能な端末があれば世界中のどこからでも情報にアクセスできます。これに対し、ソフトウェアをオンサイトに導入する場合、管理がしやすくなります。初期費用は高くなる場合がありますが、サブスクリプション費用を定期的に支払う必要はありません。組織の考え方や状況を見極めて、自社に最適な導入のアプローチを最終的に判断してください。

• PMSがサポートする不動産の種類とは？ 不動産プロパティマネジメントシステムのカテゴリに含まれるソフトウェアは、固有の種類の不動産向けの機能を中心に提供している場合があります。商業不動産向けのソリューションもあれば、住宅不動産や観光客に貸し出す宿泊施設に関連する機能を中心に提供しているソリューションもあります。これらのすべての分野を網羅しているソリューションもあります。これらの包括的なソフトウェアは、多様な不動産ポートフォリオを管理している場合には理想的ですが、ポートフォリオが小規模で一つの種類の不動産だけで構成されている場合は、機能が限定されているソリューションを選定すべき場合もあります。

• 選択するソフトウェアは既存のシステムとの連携が可能か？ 不動産プロパティマネジメントシステムを最大限に活用するために、不動産管理者は現在のソフトウェア、システム、プロセスを考慮して、現在の環境でPMSをどのように統合できるかを評価する必要があります。特に、既に使用されているCRMソフトウェアや会計ソフトと連携できるかどうかを検討してください。混乱を発生させずに、さまざまなパッケージを組み合わせて使用でき、アプリケーション間でデータをスムーズに移行できれば理想的です。

• ソフトウェアの設定や使用方法は簡単か？ 最後に、ソフトウェアを簡単に設定して使用できるかどうかも検討する価値があります。無料トライアルを利用できる場合は比較的簡単に確認できますが、トライアルを利用できない場合は、ユーザーからの評価や同様のソフトウェアの動作に関する情報を参照して判断する必要があるでしょう。キャプテラの不動産プロパティマネジメントシステムのディレクトリでは、さまざまな市販のソフトウェアのユーザーレビューを参照して、有用な情報を確認できます。キャプテラのユーザーレビューは項目別に細分化されています。ユーザーがソフトウェアを評価する項目の一つに「使いやすさ」があり、最も使いやすいと評価されているソフトウェアを見つけることもできます。

不動産プロパティマネジメントシステムに関する注目トレンドは？

不動産プロパティマネジメントシステムに関する重要なトレンドも購入するときの判断材料になります。ソフトウェアの主要なトレンドと不動産管理全般に最も大きな影響を与えるトレンドに注目しておく必要があります。不動産管理に携わる組織や個人が、ソフトウェアを購入する前に知っておくべき注目トレンドを、以下に紹介します。

• 不動産における仮想現実 (VR) の活用：仮想現実 (VR) テクノロジーはここ数年、新たなトレンドとして注目されていますが、ガートナーの調査では、VRが完全に成熟するのはまだ数年先であると指摘されています。しかし、不動産業界では、入居希望者が物件を内見するときにバーチャルツアーを行いたいというニーズが高まっており、VR機能の需要が高まっています。また、不動産管理者も、このテクノロジーの恩恵を享受することができます。なぜなら、不動産管理者は、直接物件を案内する必要が少なくなり、VRテクノロジーを使用したバーチャルツアーで入居希望者に物件の良い点を強調できるからです。

• クラウド・テクノロジーとSaaSの成長：近年、多くの業界でクラウドベースのソフトウェアへの移行が進んでいます。この背景には、データが一箇所だけに保存されることの懸念、リモートアクセスのニーズ、設定時間の短縮、費用が予測しやすいモデルへの切り替えなど、さまざまな要因があります。

• モバイルアクセシビリティへのニーズの増大：ソフトウェア開発では、モバイルアクセシビリティへのニーズが一般的に増大する傾向にありますが、これはモバイル最適化やリモートワークの考え方とも関連しています。モバイルアクセシビリティが重要である場合、モバイルアプリやモバイルWebブラウザからアクセスできるクラウドベースのソフトウェアが最適となる場合があります。

• AI駆動のチャットボットの普及：迅速な対応が求められるようになる中で、AI駆動のチャットボットの活用がカスタマーサービスの分野でも広まっています。不動産業界は、「プロテック」とも呼ばれるこの業界向けのテクノロジーの導入が遅れているという指摘もありますが、不動産の分野でもチャットボットの利用は一般的になりつつあります。特にチャットボットは、よくある質問に対して迅速に回答することができます。さらに、人による操作が必要な場合でも、チャットボットは対応に必要となる情報を収集し、問い合わせをしてきたユーザーを適切なスタッフに繋ぐ役割を果たすことができます。テナントポータルを提供するソフトウェアでは、チャットボットによって作業負荷を軽減し、多くの問題に対してテナントに迅速な解決策を提供できる場合があります。

• サステナビリティへの関心の高まり：環境に優しい取り組みとサステナビリティに関する関心は、多くの業界に大きな変革をもたらしています。新型コロナウイルスのパンデミックの影響により、英国の60パーセントの消費者がより持続可能な生活を送るために、製品の購入方法を見直していると回答しています。不動産業界では、オンラインでのコミュニケーション、ペーパーレス化、VRや360度の写真などのテクノロジーを利用したリモートからの物件内見による移動時間の短縮などがサステナビリティへの取り組みとして考えられます。

• 正確性と効率性へのニーズ：不動産の分野では、特に財務情報の正確性が重要です。また、テナント、顧客、ビジネスや不動産取引の関係者は、質問への迅速な回答や、プロセスの効率化を求める傾向にあります。このようなニーズは自動化にも関連しており、多くの不動産管理者は、繰り返し実行される予測可能な作業を自動的、正確、かつタイムリーに処理できるソフトウェアを求める傾向があります。

出典

本書で紹介した機能は、不動産プロパティマネジメントシステムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Property Management Software - Price Comparison & Reviews (不動産プロパティマネジメントシステム - 価格の比較とレビュー) - キャプテラUK (アクセス日：2021年8月30日、月曜日)

2. Best Real Estate Property Management Software 2021 (推奨される不動産管理ソフト、2021年) - キャプテラUK 2021年 (アクセス日：2021年8月30日、月曜日)

3. 3 Reasons Why VR and AR Are Slow to Take Off (VRとARの普及が遅れている3つの理由) - Gartner.com (アクセス日：2021年9月01日、月曜日)

4. Sustainability:60% of UK consumers are reassessing their buying habits due to the pandemic (持続可能性：パンデミックにより60%の英国消費者が購買習慣を見直している) - キャプテラUK 2021年 (アクセス日：2021年9月01日、月曜日)