会員管理システム

メンバーシップ管理ソフトを使用すると、協会、コミュニティ、クラブ、非営利団体、その他の会員制組織の会員に関する情報を収集、保存、および管理できます。これらのソフトウェアは通常、主にメンバーシップデータベース・ソフトとして機能し、会員に関する情報を保存して、個々の会員のレコードを管理できます。多くのソリューションは、更新管理、会員とのコミュニケーション、リソース共有、支払処理など、さらに高度な機能を備えています。

また、メンバーシップ管理ソフトやクラブ会員管理ソフトを使用して、会員専用のサービスを提供することも可能です。このようなサービスは通常、会員向けのポータルから提供されます。これらのポータルはセルフサービス方式になっており、会員自身が支払、個人情報の更新、会員限定のオンライン機能へのアクセス、限定コンテンツの閲覧を行うことができ、さまざまな方法で組織と交流することも可能になります。メンバーシップ管理ソフトでは、組織と会員がリソースを共有することもできます。

会員制組織が専用のメンバーシップ管理ソフトに投資する理由は、いくつかあります。これらのソリューションにより、会員に関する重要な情報に簡単にアクセスでき、情報を論理的に整理して一元的に保管することが可能になります。これにより、多くの管理業務を効率化できます。さらに、会員のエクスペリエンスを向上し、会員へ重要な情報を提供できるほか、自動化機能により、予測可能なタスクであれば、人が直接操作しなくても処理することも可能になります。

メンバーシップ管理ソフトを利用する組織としては、スポーツジム、クラブ、会員制ビジネス、非営利組織、慈善団体、政党などが挙げられます。また、このソフトウェアは、オンラインサブスクリプション・サービス、顧客ロイヤルティプログラム、および同様の会員制の仕組みを管理するために使用できます。

一般に、これらのメンバーシップ管理ソフトは、クラブ運営ソフトおよび協会運営ソフトなどの運営関連のソフトウェアに分類される場合もあります。また、非営利業務向けソフトやヨガスタジオソフトウェアなどの業界に特化したソフトウェアのような機能を実行するメンバーシップ管理ソフトもあります。

メンバーシップ管理ソフトに搭載される機能は多岐にわたります。メンバーシップデータベース・ソフトやメンバーシップ向けのCRMソフトウェアと表現できるソフトウェアもあれば、メンバーシップサブスクリプション・ソフトとして主に機能するソフトウェアもあります。しかし、市販のメンバーシップ管理ソフトの多くは、包括的で幅広い機能を搭載しており、これらの機能を使用すると、以下の操作を実行できるようになります。

• 個別の会員に関するデータの収集、保存、管理およびアクセス
• 新規または既存の会員からの登録申請や支払の処理
• 会員とのコミュニケーション、リソースの共有、会員向けのマーケティングメッセージの発信
• 会員限定の機能を提供する会員専用ポータルの提供

メンバーシップ管理ソフトとは？

メンバーシップ管理ソフトは、会員制組織が会員情報や会員制度に関連する情報を管理するために導入されます。このソリューションはクラブ会員管理ソフトとも呼ばれ、会員に関連する情報をアクセスしやすい一元的な場所に保存できるほか、会員に専用ポータルを提供し、ポータルから会員専用のサービスを利用できるようにします。これにより、管理業務を飛躍的に効率化でき、会員のエクスペリエンスを向上できます。

これらの多くのソフトウェアの主要な機能は、個人情報や会員情報を保存する会員データベースですが、自動化ツールや支払処理など、高度な機能を備えているソフトウェアも多くあり、例えば、会員資格を自動的に更新できる場合もあります。会員専用のポータルサイトに搭載される具体的な機能は、メンバーシップ管理ソフトと使用する組織の種類によって異なりますが、一般的には個人情報の修正、支払、退会などをセルフサービス方式で実行できるようになっています。

メンバーシップ管理ソフトは、スポーツジム、レジャー施設、協会、クラブ、非営利団体、政党、サブスクリプションサービス、顧客ロイヤルティプログラム、他の会員制度を提供している組織が利用できます。これらの組織は、このソフトウェアを使用して、会員とのコミュニケーション、リソースの共有、イベントや製品／サービスのプロモーション、会費の徴収を効果的に行うことができます。

メンバーシップ管理ソフトの利点とは？

メンバーシップ管理ソフトの利点は、膨大な数の会員データを一箇所に保存し、合理的な方法で整理することで、管理しやすくなることです。組織は必要な情報を簡単に見つけることができ、効率的に業務を進めることが可能になります。購入者は、メンバーシップ管理ソフトを取得してどのように使用すれば、自社で活用できるようになるのかを理解しておく必要があります。メンバーシップ管理ソフトを使用する主な利点を、以下に説明します。

• 会員データへの簡単なアクセス：メンバーシップ管理ソフトを導入する主な利点の一つは、会員データにすばやく簡単にアクセスできることです。これは、多くのソフトウェアは会員データベースを提供しており、各会員の個別のデータエントリを保管しているためです。このようなデータベースには通常、連絡先、個人情報、および会員区分や支払明細など、各会員権に関連するデータが含まれており、充実した検索機能を利用できます。情報に一元的にアクセスできるようになれば、不要なデータの重複を最小限に抑え、従業員は情報をどこで見つけることができるかを正確かつ容易に理解できます。

• 会員エクスペリエンスの充実：メンバーシップ管理ソフトにより、組織や協会は会員との関係を強化し、最終的に会員に優れたエクスペリエンスを提供できるようになります。特に、会員はポータルにアクセスして、会員限定の機能やコンテンツにアクセスしたり、会員情報を更新したりできます。さらに、自分が所属する組織や協会とコミュニケーションしたり、他のリソースにアクセスしたりできる場合も多くあります。これらにより、組織の透明性が高まり、会員は組織をより深く理解でき、組織が会員について保持している情報を正確に把握できます。

• ワークフローの自動化：多くの会員制組織には、メンバーシップ管理ソフトの自動化機能によって大きな利益がもたらされます。最も顕著な例は、会員が自動更新を許可する場合に、契約期限が満了したときに自動的に更新する機能です。さらに、自動化テクノロジーにより、更新時期のリマインダーを自動的に送信したり、特定の会員を対象に状況に応じた特定のサービスやマーケティングメッセージを自動的に送信したりすることも可能です。最終的には、繰り返しの多い作業、予測可能な作業、単純作業を自動化でき、組織や従業員は、複雑な作業に費やす時間を確保できるようになります。

• 効率性と正確性の向上：会員制組織は自動化と会員データを一元化することで、人手を介さずに多くのプロセスを完了でき、実際に情報を検索するプロセスも大幅に短縮されるため、効率化が促進されます。また、会員や加入者、顧客から質問がある場合、必要な情報を簡単に見つけることができ、迅速かつ明確に回答できるようになります。また、自動入力は手動で入力する場合に比べて面倒がなく、正確なデータを入力できるため、データの精度が向上し、ミスが少なくなります。

メンバーシップ管理ソフトの機能とは？

メンバーシップ管理ソフトの主な機能は、会員個人に関する貴重な情報が含まれるデータベースの機能です。これらのソフトウェアには、不可欠なさまざまなコア機能と、多くの製品に搭載されている一般的な機能があります。最も一般的な機能と有用な機能を以下に紹介します。

• 会員データベース：クラブ、協会、コミュニティ、組織の全会員を個別に登録したデータベースを作成し、管理します。データベースの各エントリには通常、氏名、連絡先、個人情報、および会員権に関連するデータが含まれます。これらの会員権の情報には、会員の種類、会員資格の取得時期、有効期間、更新時期などが含まれます。これらの情報を一箇所に集約しておくと、特定のデータを簡単に見つけることができます。多くの場合、新会員の申請が承認されると、新しいデータベースエントリが自動的に作成されます。また、組織は、会員資格が失効したときにデータベースエントリを削除することも、会員が後日再入会したときにサービスを継続できるように、データを保持しておくこともできます。

• 会員とのコミュニケーション：会員とコミュニケーションを図り、重要なニュースや情報を提供できるほか、リソースを共有したり、会員からのフィードバックを受け取ったりできます。メンバーシップ管理ソフトを使用すれば通常、個々の会員から受けた問い合わせを保存しておき、将来的に参照できます。これは、顧客サービスやサポートを提供する必要がある会員制組織にとって、特に重要な機能です。会員との効果的なコミュニケーションは、中小規模の組織にとって欠かすことができません。キャプテラの調査によると、英国の中小企業のうちCRMソフトウェアを使用しているのはわずか3分の1に留まっています。CRMを利用していない場合、メンバーシップ管理ソフトがCRMと同じ役割を果たすことができます。メンバーシップ管理ソフトを導入すれば専用のCRMソリューションに投資する必要がなくなり、CRMと同等の多くの利点を享受できます。

• 申請管理：加入を申請する機能を提供し、メンバーシップの申請を通じて、すべての関連情報を収集し、申請を承認または拒否する処理を行います。会員制組織によっては、関連情報が提出され、支払方法が検証されると、自動的に申請が承認される場合もあります。多くの申請管理機能では、ユーザーは申請を表示し、すべての詳細を確認し、申請の現在のステータスを表示し、申請を完了させることができます。また、この機能では、ユーザーの要望に応じて申請を取り消したり、承認基準に満たない場合は申請を拒否したりできます。申請の拒否も完全に自動化できる場合があります。また、申請者に承認の確認や拒否の理由をメールで送信することもできます。

• 会員ポータル：さまざまなセルフサービス機能を備えた会員専用ポータルに会員がアクセスできるようにします。これらのセルフサービス方式のポータルは、会員制組織、クラブ、協会の事業内容によって異なりますが、個人情報や連絡先の更新、会員区分の変更、組織とのコミュニケーション、他の会員とのコミュニケーション、支払が可能になるほか、会員限定の機能やコンテンツも提供される場合があります。会員向けポータルサイトでは、通常、ユーザー名やパスワードなどのログイン情報が必要となります。一般的に、会員契約を解約したり、更新しなかったりすると、会員向けポータルにアクセスできなくなったり、会員専用のサービスやコンテンツへのアクセスが制限されたりします。

• 支払処理：会員または申請者の支払を処理し、支払に関連するすべての関連情報を記録します。これらのメンバーシップ管理ソフトでは、クレジットカード、デビットカード、デジタルウォレット、モバイルウォレットなど、いくつもの支払方法を利用できる場合が多くあります。また、優れたソフトウェアでは、請求書を自動的に作成でき、すべての金融取引のデジタル記録を作成し、いつでも参照できるようになります。多くの場合、自動的に支払のリマインダーを送信することもできます。今後、暗号通貨の普及が進むと考えられるため、支払に暗号通貨を利用できるようにすることも考慮する必要があります。

会員契約の更新会員契約の更新リクエストを処理し、会員契約の更新に関連するその他のすべての管理業務を行います。優れたメンバーシップ管理ソフトには、自動化機能が含まれており、会員が契約を自動的に継続する場合、会員契約期間が終了する時に、自動的に更新するようにします。また、会員には手動で契約を更新する機能も必要になります。これにより、契約期間が終了する前や、会員契約の有効期限が切れた後でも更新できるようになります。また、更新プロセスの一環として、現在の会員契約の期間が終わりに近づいている会員に連絡を取り、契約の更新を促すこともできます。また、多くのソフトウェアでは、異なる更新条件を提供し、各会員のニーズに応じて毎月または毎年更新できるようにすることも可能です。

• メールマーケティング：メールマーケティングキャンペーンを展開して、会員に対してさまざまなサービスを提供します。この機能により、全ての会員にマーケティング資料をメールで送信したり、ユーザー層を絞ったキャンペーンを展開したりできます。多くの場合、マーケティングキャンペーンを完全に自動化でき、一定期間利用を続けているなどの特定の条件を満たしている会員をキャンペーンの対象にすることができます。また、嗜好、活動、場所、年齢、性別などの要素に基づいて会員にマーケティング資料を送信することもできます。さらに、会員契約の有効期間の終了が近づいている会員を対象に、更新を促すマーケティングを行うことも可能です。

キャプテラのメンバーシップ管理ソフトのディレクトリでは、搭載されている機能を基準としてソフトウェアをフィルタリングできます。購入者は、自社にとって重要な機能を搭載していないソフトウェアを排除し、最適となる可能性の高いメンバーシップ管理ソフトの中から選定を開始できます。このため、簡単かつ効率的に選定を行うことが可能になります。

メンバーシップ管理ソフトの購入時に考慮すべき点は？

メンバーシップ管理ソフトを購入するときには、重要な検討事項がいくつかあります。購入者が最適なソフトウェアを選ぶためには、いくつかの重要な質問に回答できるようにし、自社のニーズを正確に把握しなければなりません。以下のような重要な質問について回答できるようにしてください。

• メンバーシップ管理ソフトのコストは？

さまざまなメンバーシップ管理ソフトを検討するときに最も重要な検討項目の一つは、ソフトウェアのコストです。ソフトウェアの種類によって、コストは大きく異なることを理解しておきましょう。例えば、クラウドベースのソリューションは、SaaSモデルで提供され、サブスクリプション費用を定期的に支払う必要がありますが、オンプレミスソフトウェアは通常、購入するときに一度支払うだけです。しかし、コストについてはさらに詳細に検討しなければなりません。組織は所有および使用する場合のあらゆるコストを考慮する必要があります。ソフトウェアの設定、会員データの保存、データの安全な管理、ソフトウェアの使用に関する従業員のトレーニング、テクニカルサポートを利用する場合の費用なども考慮しなければなりません。非営利団体がメンバーシップ管理ソフトを導入する場合、コストは特に重要な問題になります。

• 会員データはどのように保護されているか？

特に、会員向けのポータルを提供しているソフトウェアでは、会員はセルフサービス機能を利用する必要があり、多くの組織は会員からデータを収集しなければなりません。顧客、加入者、組織の会員は、自分のデータが第三者に渡る場合の安全性に関心を持っており、自分の情報が安全に扱われていることを確認したいと考えています。組織は、データの扱いに関する会員の懸念の他にも対応しなければならないことがあります。GDPR (EU一般データ保護規則) などの法規制を遵守するために、顧客データの透明性を確保し、適切な保護措置を講じることが不可欠となっています。つまり、会員を単に安心させることだけではなく、法規制を遵守する義務があります。メンバーシップ管理ソフトを導入するときには、データの安全性を優先する必要があり、セキュリティ機能の有無を確認することが大切なポイントになります。

• 最適な導入オプションは？

メンバーシップ管理ソフトをどのように導入して使用するかについても、慎重に検討する必要があります。従来型の手法であるオンプレミス型と、最新のクラウドテクノロジーを活用したクラウド型の2つのアプローチがあります。オンプレミスへの展開は、導入時のコストは高額になりますが、ソフトウェアを柔軟に管理できます。この方法では、ソフトウェアライセンスを購入し、自社のシステムにインストールし、関連データを保存する責任も組織が負います。セキュリティについても主に自社で対応することになり、クラウドに導入する場合と比較して、アクセシビリティが劣る場合があります。クラウド型の場合、導入コストは非常に低くなりますが、長期的なサブスクリプション費用が発生するため、結果的にオンプレミス型よりもコスト高に可能性があります。ソフトウェアの導入、データやセキュリティの管理は、すべてサードパーティのサービスプロバイダーが担当します。

クラウドベースのソフトウェアは、一定レベルの管理をサードパーティープロバイダーに委ねることになりますが、リモートからのアクセスのしやすさや、さまざまなインターネット対応デバイスとの互換性など、大きな利点があります。それぞれのアプローチにおける長所と短所を調査し、自社のニーズに最適なアプローチを決定することは、最新のソフトウェアを購入するための不可欠なプロセスです。

• メンバーシップ管理ソフトは組織の成長に対応できるか？

また、選択したメンバーシップ管理ソフトが、会員制組織の長期的な成長に対応できるかどうかも検討してください。多くの会員が加入するようになれば、提供するサービスの範囲を拡大したり、会員の階層や区分を増加したりしなければならなくなる場合もあります。事業を拡大する場合でなくても、加入者が増加すると、より多くの会員のデータを扱うことになり、膨大な情報を安全に管理する義務が生じます。そのため、予期せぬ問題を引き起こすことなく、事業を成長させ続けることができる、堅牢で柔軟性の高いソフトウェアを選ぶ必要があります。

• メンバーシップ管理ソフトはモバイルに対応しているか？

組織の従業員と会員の両方にとって、モバイルアクセシビリティは重要な課題です。職場でもリモートでもモバイルデバイスを利用する従業員がますます増えていることから、一般的にモバイルデバイスから使いやすいクラウドベースのソフトウェアが有利となるケースがあります。しかし、オンプレミス型のソフトウェアでも、モバイルアプリを提供しており、従業員がスマートフォンやタブレットで重要なタスクを実行できる場合があります。また、モバイルで会員向けポータルを利用できるようにし、小さなモバイル画面でも効果的に利用できるようにインターフェースを最適化しているかどうかも重要なポイントです。

メンバーシップ管理ソフトに関する注目トレンドは？

購入を決定する前に、メンバーシップ管理ソフトに関するトレンドも理解しておく必要があります。現在および将来的なトレンドを考慮して設計されており、長期的に使用できるソフトウェアを選ぶことが重要です。一方、重要なトレンドを十分に考慮していない場合、短期間で実用性が低下し、長期的な投資として不向きになる可能性があります。注目のトレンドを以下に紹介します。

• リモートワークの普及：新型コロナウイルスのパンデミックやクラウドコンピューティングの信頼性の向上などのさまざまな要因により、幅広い業界でリモートワークが進み、会員制組織にもこの波が押し寄せています。しかし、企業はリモートワークやハイブリッドワーク・モデルに関連する課題を理解しなければなりません。特にセキュリティは重要な課題です。例えば、キャプテラのセキュリティに関する調査により、リモートワーカーの72%が在宅勤務を好意的に捉えており、リモートワークやハイブリッドワークの選択肢を提供する組織が増加する傾向になっているにもかかわらず、ITセキュリティに関するトレーニングを受けているリモートワーカーは5人に1人となっている明らかになっています。この調査は、セキュリティの問題を解決することが重要であることだけでなく、セキュリティ機能が組み込まれているメンバーシップ管理ソフトなどを選定することに価値があることも示しています。また、クラウドベースのソフトウェアについては、サードパーティのサービスプロバイダーが信頼できるセキュリティ戦略を実施して管理しているソフトウェアを選択しなければなりません。

• 会員維持への人工知能の活用：購入するメンバーシップ管理ソフトを決定する前に知っておくべき最後のトレンドは、人工知能です。このテクノロジーは、ほぼ全てのソフトウェアカテゴリに大きな影響をもたらしていますが、メンバーシップ管理ソフトでは特に、会員を維持する目的のために導入でき、組織に利益をもたらす場合があります。簡単に言えば、人工知能のテクノロジーによって、退会する会員や更新が滞っている会員の傾向を把握でき、人が関与するよりもはるかに迅速にこれらの会員を繋ぎ止めるための対策を講ずることが可能になります。これらの会員の傾向を把握できれば、会員の退会率を下げるための対策を検討できます。同時に、AIによって契約を更新する可能性が高い会員を予測できるため、この情報を利用して、これらの会員を対象としたサービス戦略を立てることも可能になります。

• 暗号通貨の普及：多くの組織、協会、クラブに加入するためには会費が必要となるため、支払について会員や加入者のニーズに応えることが非常に重要です。最近では、ビットコインのような暗号通貨も現実的な支払方法になってきました。これらの暗号通貨を使用することには利点もあるため、一部の組織の会員にとって魅力的な支払方法になる場合があります。このため、メンバーシップ管理ソフトが暗号通貨による支払を受け入れることができるかどうかを調査する価値があります。

出典 本書で紹介した機能は、メンバーシップ管理ソフトとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. User Study:CRM software adoption in the UK (英国におけるCRMソフトの普及) - キャプテラ英国ブログ (アクセス日：2022年4月27日、水曜日)

2. GDPR turns one – is your SME compliant? (GDPRの施行 - 取引先の中小企業のGDPRの対応状況の確認のすすめ)- キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年4月27日、月曜日)

3. Working from home and cybersecurity in the UK: one year on (一年が経過した後の英国におけるテレワークとサイバーセキュリティ) - キャプテラ英国ブログ (アクセス日：2022年4月28日、水曜日)