訴訟管理システム

訴訟管理システム

訴訟管理システムとは、弁護士やパラリーガルなどの法律の専門家や法律事務所が訴訟関連の情報と業務を管理するためのソフトウェアソリューションです。統合ソリューションとして利用できるように設計されており、関連データの収集、保存、アクセス、修正が可能です。さらに、アプリケーションを切り替えずに1か所で、クライアントの追跡、事例管理、契約管理、会計業務を行うことができます。

訴訟管理システムに含まれる集中管理データベースでは、関連データを論理的な方法で保存して整理できるので、ユーザーは目的のデータを簡単に見つけることができます。このカテゴリーの最高水準のソリューションのほとんどは自動化ツールを備えているため、予測予見可能な作業、手順が決まっている作業、反復作業などを自動化して、人による操作を最小限に抑える、あるいは完全になくすことができます。そうすることで、ユーザーは注意が必要な別の部分に専念する時間を確保できます。

訴訟管理システムは、重要な情報を安全に保護し、それらを論理的な方法で構造化するほかにも、効率性を向上させ、カレンダー管理をサポートして、法律事務所間での連携とコラボレーションを補助することを目的としています。その機能と用途の性質から、このソフトウェアは法務文書管理ソフト、法務管理ソフト、および法的請求ソフトなどの類似するソフトウェアソリューションとともに分類されることがあります。このようなプログラムでは、特に機能面で多くの共通点が存在し、多くの場合に訴訟管理システムとの連携が可能です。

販売されている訴訟管理システムごとに機能が異なり、機能の性能や実装方法もさまざまですが、この種の高品質ソフトウェアパッケージに期待されるいくつかのコア機能があり、訴訟管理システムのカテゴリーはそれらの機能を基準に定義することができます。そのため、これらのソリューションでは通常、以下の操作や作業のすべてを行うことができます。

• 訴訟に関する重要な情報が含まれたケースノートを作成、保存、管理する。
• クライアントに関する情報を管理し、複数の伝達経路にまたがるコミュニケーションを管理する。
• 請求書を生成して送付し、財務トランザクションに関する関連データを保存する。
• カレンダーツールを活用して、予約、締め切り、および重要な日付を管理する。

訴訟管理システムとは？

訴訟管理システムとは、法律および関連分野の従事者が訴訟関連の情報と業務を管理するためのソフトウェアソリューションです。これには、ケースノート、クライアントの連絡先情報、契約などの重要文書、財務情報などが含まれます。この種のソフトウェアは、統合ソリューションとして機能することが一般的で、弁護士、パラリーガル、法律事務所などによって使用されます。

訴訟管理システムの主な目的は、重要なデータを安全に保護して論理的に整理し、特定の情報を簡単に見つけられるようにすることです。データを1か所に保存することで、全体の効率を向上させることもできます。このソフトウェアは、法律事務所内または複数の組織間でのコラボレーションを強化すると同時に、組織内や外部クライアントとのコミュニケーションの強化にも役立ちます。

ほとんどの場合、訴訟管理システムは主に集中型データベースとして機能するため、関連情報の安全な保存、アクセス、編集、削除が可能になります。人工知能 (AI) による自動化機能が搭載されていることも多いため、法律の専門家による操作なしで予見可能なタスクや反復タスクを実行することができます。

一般的に、訴訟管理システムはスタンドアロンソリューションとして提供されますが、包括的な法務管理ソフトパッケージに同じ機能の多くが備わっていることもあります。

訴訟管理システムの利点とは？

訴訟管理システムの主な利点は、複数のソフトウェアソリューションに分散されていたデータを統合することで、法律事務所や法律分野の従事者が、必要なときに必要なデータに簡単にアクセスできるようになることです。ただし、その他にも利点があるため、訴訟管理システムのあらゆる利用方法を検討することは、ユーザーや法律事務所にとって有益です。

• データの整理：訴訟管理システムを使用すると、訴訟に関するすべての情報とデータを整理して、後で簡単に検索してアクセスできるようになります。 ケースノート、契約情報、クライアントの連絡先情報、予約、スケジュール情報、請求書、請求情報のすべてを1か所にまとめておくことは、法律事務所や専門家にとって極めて有益です。余計なわずらわしさがなくなり、膨大な量のデータを扱う組織を構造化できるからです。1つのパッケージ内でデータを整理することは、データの一貫性と標準化にも役立ちます。
• より優れた効率性：優れた訴訟管理システムパッケージを使用することで、法律の専門家による業務の効率を大幅に向上させることができます。これにはいくつかの理由があります。まず、データの一元化によってソフトウェア内ですべての関連データにアクセスできるため、法律事務所、弁護士、パラリーガルは目的のデータを迅速に見つけることができます。さらに、特に優れたソフトウェアの場合は、さまざまな自動化オプションもあります。その結果、不必要に時間のかかる活動やタスクの多くを自動化し、人の介入を最低限に抑えられるので、本当に人が行う必要のある活動やタスクにより多くの時間を費やすことができます。
• データセキュリティの強化：訴訟情報を1か所に保存しておくことは、法律事務所のデータセキュリティ面でも利点があります。情報はいつでも利用可能で、破損、不注意による削除、外部からのサイバー脅威から情報を保護することができます。クラウドベースのソリューションでは、データを元の状態に迅速かつ簡単に復元ため、データの保護に役立ちます。オンプレミスで導入する場合は、定期的なバックアップによってデータを保護することができます。どちらの導入オプションでも、ソフトウェアの使用を許可されたユーザーのみがソフトウェア内のデータにアクセスできるようにして、情報を保護することができます。
• スケジュール管理上の利点：搭載されたカレンダー管理機能を使用することで、スケジュールの管理が容易になり、重要な締め切りの見逃しや、特定の時間に実行すべき重要な作業の見落としを防げます。予約や会議を作成してカレンダーに追加して、スケジュールを効率よく管理することができます。重要なイベント、活動、締め切りが近づいたらアラートや通知を受け取るように設定することができます。また、多くのソリューションには時間追跡機能もあります。この機能を使えば、法律の専門家は時間を管理でき、一方、法律事務所は時間がかかっている訴訟や、注意を払う必要がある訴訟を把握することができます。特定の訴訟やタスクへのリソースを増やす必要性についても把握できるようになります。

訴訟管理システムの機能とは？

訴訟管理システムの機能を使用すれば、法律の専門家は自分が関与している訴訟のデータを管理することができます。それには主に、データの簡単な追加、削除、整理、検索ができるデータベース機能を使用します。また、この種のソフトウェアに含まれる機能の一覧を精査し、個々のコンポーネントを完全に理解することも重要です。その点を念頭に、購入者が期待できる重要かつ一般的な機能を紹介します。

• ケースノート：各訴訟に関するケースノートを作成し、組み込みデータベースに安全に保存する。法律の専門家はケースノートを利用して訴訟活動を追跡し、最新情報を確認し、重要な情報にアクセスすることで、関与している各訴訟の状況を常に把握することができる。ケースノートは、自分がこれまで関与してこなかった進行中の訴訟を理解する際にも重要な役割を担う。高性能な訴訟管理システムでは通常、ケースノートを論理的なカテゴリーに分類して保存、修正、追加することができるので、目的のものを簡単に見つけることができる。
• クライアント管理：各クライアントについてデータベースエントリを追加し、クライアントの重要なデータを保存する。訴訟クライアントのデータ収集には、連絡先情報、特定の訴訟に関する情報、法律事務所とクライアント間のすべてのコミュニケーションなどが含まれる。これによって、法律の専門家がクライアントへの対応を前回の続きから始めたり、過去の電子メールや他のコミュニケーション手段で収集した情報にアクセスしたりすることが容易になる。他の法律事務所やそこに勤める法律の専門家のデータベースエントリを追加することもできる。これはコラボレーションが必要な状況に役立つ。
• 文書管理：文書の一元管理機能を使って、文書を作成、保存、管理する。これには、訴訟関連文書、特定のクライアントに関する文書、個人または組織との契約、財務文書などが含まれる。高性能なソリューションには、文書を分類したり、キーワードを割り当てたりするツールが備わっているため、必要な時に目的の文書を簡単に見つけることができる。全文検索機能を備えたソリューションもあり、データベースに保存されたすべての文書の中から特定の単語や句を検索することができる。
• 請求処理：クライアントへの請求額を計算し、請求書を生成してクライアントに送付する。クライアントは請求書を受け取り、利用したサービスの料金を支払うことができる。クライアントと法律事務所間での財務トランザクションに関連するほぼすべての情報を1か所で管理できる。過去の請求書と請求情報にもアクセスできる。これは会社の財務を管理するうえで重要となる場合がある。高性能なソフトウェアパッケージには、提供したサービス、特定の訴訟に費やした時間、法律サービスの規定料金に基づいた請求書の自動生成ツールが含まれている。請求可能な活動と作業をソフトウェア内で定義することで、このような自動化が可能になる。
• カレンダー管理：業務カレンダーを更新すると、法律事務所の重要な日付のすべてが強調表示される。具体的には、クライアントとの予約、訴訟業務に関するその他の会議のスケジューリングにカレンダー管理機能を使用できる。組み込みカレンダーツールでは修正を行うことができるので、変更された予約を追跡したり、キャンセルされた予約を削除したりできる。多くのソリューションには通知機能があり、ソフトウェアを使用していない時でも、スケジュールされた活動が近づいたらユーザーにアラートが送信される。
• クライアントポータル：クライアントにアプリケーション内の専用スペースを提供し、クライアントが自身のデータへのアクセス、訴訟に関する情報の閲覧、過去のコミュニケーションの照会ができるようにする。クライアントポータルでは、カレンダーを提供して、クライアントが予約や重要な日付を把握できるようにしたり、財務関連情報を提供して、請求書へのアクセスや支払いの実行を可能にしたりできる。このような方法でクライアントが法律事務所とやりとりすることで、コミュニケーションを強化できる。クライアント側の直接関与しているという気持ちが強くなるため、連携しやすくなる。
• タスク管理：実行する必要がある個々のタスクや活動を計画し、スケジュールして、そのステータスを更新する。各タスクを定義し、それを毎日の実行可能な活動に分割することもできる。タスクのステータスを更新し、そのステータスをすべての権限ユーザーに表示することもできる。このような機能は、進捗状況を確認する必要のあるシニアスタッフに有用だが、複数の従業員が同じタスクプールにアクセスする法律事務所でも重要となる場合がある。ハイエンドのソリューションには、法律の専門家がタスクの優先順位を設定して、重要なタスクや時間の制約があるタスクから実行されるようにするツールが備わっていることがある。この機能により、弁護士とパラリーガルが効率よく時間を使い、締め切りを逃さないようにできる。
• 時間管理：各訴訟にかかる時間や、ある訴訟に関する特定のタスクにかかる時間を監視する。法律専門分野の従事者にとって、時間管理機能にはさまざまなメリットがある。まず、弁護士やパラリーガル、法律事務所が、長い時間を費やしている訴訟や、各訴訟にかかっている時間を把握できるようになる。これと関連して、時間管理機能は、請求可能な業務時間数を計算し、正確な請求書を送付するためにも不可欠である。そのため、時間管理機能は、この種のソフトウェアパッケージの多くで費用追跡機能としての役割も果たしている。

キャプテラの訴訟管理システムのディレクトリでは、ソフトウェアの特定の機能を基に、選択肢を迅速かつ簡単に並べ替えることができます。購入者は、必要のない選択肢を除外して、不可欠な機能を提供するソフトウェアのみを検索することができます。

訴訟管理システムの購入時に考慮すべき点は？

特定のニーズに最適なソリューションを見つけるために、訴訟管理システムの購入の際に購入者が考慮、検討すべき点があります。訴訟管理システムには多くの共通機能がありますが、まず理解しておくべき点は、それらの機能の対象ユーザー、設計目的、レベルが大きく異なるということです。最適なソフトウェアパッケージを見つけるためには、次のような質問に答えてみるといいでしょう。

• 訴訟管理システムにかかるコストは？

ソフトウェアを購入するときは、料金を検討する必要があります。法律事務所も他の組織と同様に、予算内で業務を行う必要があります。さらに、料金を考慮するべきであるものの、意思決定者は包括的に考えて、関心のあるソリューションの全体的なコストを考える必要があります。具体的に言うと、ソフトウェアの取得、導入、運用に関する総コストについて考えることが不可欠です。これには、従業員の研修、技術サポート、ソフトウェアの更新に関連するコストも含まれます。コストの問題はさらに広い視点から検討する必要もあります。購入の最終判断は、ソフトウェアの内容とコストの比較評価に基づいて行う必要があります。高価なソリューションの方が安価な選択肢よりも明らかに有益であるならば、そのソリューションに投資する価値があるでしょう。同様に、一部の機能を省いたり、機能レベルを下げたりして、手頃な料金のソリューションを購入した方が有益な場合もあります。

• 訴訟管理システムに不可欠な機能とは？

次に、購入者はその訴訟管理システムに不可欠な機能を考慮する必要があります。ほとんどの選択肢で、主要な機能は類似しています。しかし、すべての法律事務所、法務部、法律の専門家にとって、優先事項や不可欠な機能が同じであるわけではありません。そのため、購入者は自分にとって特に必要な機能について考え、最適なソリューションを探す必要があります。客観的に見て優れているソリューションであっても、その機能の多くを自分が実際に使用しないと思うなら、そのソリューションは除外するということです。

• 最適な導入オプションは？

市場のさまざまな訴訟管理システムを検討してみると、システムを導入する方法としては主に2つのオプションがあります。オンプレミスでの導入の場合は、ソフトウェアライセンスを購入し、会社のシステムにソフトウェアをインストールします。このオプションでは、初期費用は高くなりますが、長期コストは低くなる可能性があります。また、自分で管理しているという感覚が強くなります。しかし、会社にはデータ処理とその安全性に対する責任が生じます。それに代わる方法がクラウドベースでの導入です。この場合、サードパーティサービスプロバイダーがソフトウェアの導入に責任を持ち、安全にデータを保管するためにクラウドインフラストラクチャを使用します。このオプションの場合は、初期費用が極めて低く、データセキュリティ面での利点があります。ほとんどの場合、インターネット対応デバイスを使用して、世界中どこからでもリモートでソフトウェアにアクセスすることができます。しかし、ほとんどの場合に月間または年間のサブスクリプション料金を支払うことになり、長期コストが高くなる可能性があります。そのため、購入者はこの2つの導入方法の長所と短所を比較して、どちらがニーズ、予算、インフラストラクチャ、広範な戦略目標に適しているかを検討する必要があります。

• 訴訟管理システムと他のソフトウェアとの連携は可能か？

最後に、そのソリューションが他のソフトウェアパッケージと連携できるかについても時間を割いて検討する必要があります。具体的には、候補のシステムと既存のソリューションとの間に互換性があるかを検討します。高性能なソリューションには、サードパーティ製のカレンダーアプリケーション、データベースソフト、時間管理アプリケーション、タスク管理ツール、CRMソリューションとの連携オプションがあります。このような連携により、アプリケーション間でのデータの一貫性を維持し、データの不要な重複を避けることができます。連携によって、時間と労力を大幅に節約できます。訴訟管理システムを単独で使用する場合よりも多くの業務タスクを実行できるため、生産性が向上します。

訴訟管理システムに関する重要なトレンドは？

購入について判断する前に、訴訟管理システムに関する重要なトレンドと、この分野における全般的なトレンドについて把握しておくことも重要です。トレンドを理解しておくことで、購入を判断するための基盤が整います。購入者は、ソフトウェアが現在の法的状況の認識を念頭に設計されていることを知っておく必要があるからです。さらに、ソフトウェア開発者が重要なトレンドを計算に入れて作成したツールは、その有用性が長期間にわたって維持されます。これは組織の将来性を確保するためにも不可欠です。この点を考慮したうえで、訴訟管理システムに関連する重要なトレンドをいくつか紹介します。

• 人工知能の改良：訴訟管理システムを検討するときに注意すべき最大のトレンドに、最近の人工知能 (AI) テクノロジーの改良があります。さまざまなソフトウェアカテゴリーで、かつて人間が行う必要があった複雑なタスクの実行に、AIが使用されるようになっています。訴訟管理システムにも、電子情報開示、契約更新、分析など、AIを活用したさまざまなタスクとプロセスがあり、法律事務所がトレンドやパフォーマンスを把握するうえで役立っています。購入者には、AIを最大限に活用するソリューションに投資できるように、このテクノロジーの利用方法や利点を認識したうえで選択肢を検討することが推奨されます。
• 電子サインの増加：広い地域を対象として、すべてをオンラインで運営するビジネスが増えているため、紙ベースの契約書と実際の署名による法的文書に頼り切ることはできなくなっています。電子サインは、英国、ヨーロッパ大陸、北米など、世界の多くの地域で物理的な署名と同様に有効であると見なされています。法律事務所が使用するソフトウェアも、紙ベースの業務が減少傾向にあることを認識したうえで設計される必要があります。実際に、電子サインによって文書作成の所要時間を大幅に削減できることが調査で明らかになっていることから、電子サインはできるだけ取り入れることを推奨します。そうすることで、取引が迅速に完了し、訴訟が速く進み、全体の効率が向上します。
• ハイブリッドワークモデルとリモートワークモデル：電子コミュニケーション、特に動画コミュニケーションテクノロジーの改良と、クラウドベースでのソフトウェア導入の増加により、リモートワークモデルとハイブリッドワークモデルを実現できる可能性が高まっています。これらのワークモデルの採用は新型コロナウイルスのパンデミックによって大幅に加速し、企業は引き続き、その利点を最大限に活用しています。必然的に、法律事務所や法律の専門家も、このようなワークモデルを促進するように設計されたソフトウェアソリューションに投資する必要があります。訴訟管理システムにおけるリモートアクセスは、ハイブリッドワークモデルやリモートワークモデルを活用する法律事務所にとって不可欠になります。モバイルアクセスも非常に有益でしょう。

出典：

ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

1. Legal Case Management Software (訴訟管理システムお役立ちガイド) - キャプテラUK (アクセス日：2022年2月27日)

2. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド：会社にとってどちらのオプションが適切か) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年2月27日)

3. Why Digital Signatures Should Be Used In Every Legal Department (すべての法務部で電子サインを使用すべき理由) - キャプテラブログ (アクセス日：2022年2月27日)