予約システムとは？

予約システムは、ホスピタリティ産業 (宿泊、飲食) の企業が予約プロセスを効率化し、予約リクエストを管理するためのシステムです。予約 (部屋、テーブル、車など)、決済処理、空き状況の確認、カレンダー管理などの機能を備えています。予約システムは、ホスピタリティ業界のほか、不動産業界、レンタル業界などにも幅広く適用できます。

予約システムは、日程調整ツール、ホスピタリティ物件管理ソフト、イベント登録システムに関連しています。

予約システムの導入メリット

予約システムを使用すると、予約ベースのビジネスのオーナーやマネージャーは、スムーズで使いやすい予約プロセスを設定できます。予約システムの導入には、以下のような利点があります。

• 24時間体制での予約受付：適切な予約システムを導入すれば、24時間体制で予約を受け付けることができます。顧客は、オンライン・ポータルや提携の予約プラットフォームを利用して、場所や時間を問わずに予約を入れることができます。

• 予約ミスの回避：予約システムのメリットの一つは、予約ミスや二重予約を減らせることです。また、一元化された予約システムによって、部屋の空き状況やレンタルに関する最新情報を誰でも確認できるようになります。

• 予約プロセスの自動化：予約システムによって、予約リクエストから支払いまでの予約サイクル全体を自動化することができます。物件のオーナーやマネージャーは、顧客からの問い合わせ対応、支払いの受け付け、カレンダーの管理など、予約プロセスのさまざまな業務を効率化できます。ルールベースのシステムを使ってワークフローを自動化すれば、支払い完了後に予約確認書をSMSやEメールで自動送信するといったことも可能になります。

予約システムの一般的な機能

• オンライン予約：予約リクエストをオンラインで受け付け、空き状況に応じて処理する。
• 決済システム：支払いを受け付けて処理し、領収書を交付する。
• グループ予約：予約を同時に申し込んだグループへの手配を行う。
• 予約メモ：予約プロセスの最中に受け付けた顧客からのリクエストをまとめ、スタッフと共有する。
• カスタマーサポート：電話、ライブチャット、メールなどで、顧客にサポートを提供する。

予約システムの購入時に考慮する点

• ニーズの把握：予約システムのベンダーは、基本的な機能からプレミアムな機能まで、幅広く提供しています。一方で、実際に必要となる機能は、ビジネスの規模やタイプによって異なります。リアルタイム予約や決済機能などの基本的な機能は必要だとしても、マーケティング・オートメーション、多通貨決済ゲートウェイ、既存アプリケーションとの統合などのプレミアムな機能は必要ないかもしれません。「必須の」機能と「望ましい」機能をリストアップしてから、ベンダーを絞り込むことをお勧めします。

• 既存システムとの統合：すでに導入済みのITツールがある場合は、購入する予約システムをこれらのツールと連携できることが重要です。購入を決める前に、使用しているPOS、データベース、コンプライアンス管理ソフトウェアなどと統合可能であることを確認しましょう。 予約システムの購入と独自システムの構築：サードパーティのソフトウェアを購入するか、社内でシステムを開発するかの判断は、予約プロセスの複雑さと、希望するカスタマイズのレベルによります。社内でシステムを開発すれば、既存のインタフェースや必要とする機能に合わせて設計できますが、これには多大な時間とコストがかかります。一方で、サードパーティの予約システム (特にクラウドベースのシステム) は導入が簡単で価格も手頃ですが、カスタマイズ性に劣る場合があります。

予約システムに関する注目トレンド

• チャットボットによる予約プロセスの変革：チャットボット (人工知能 (AI) を搭載した会話型インタフェース) は、予約に関する問い合わせへの対応業務に変革をもたらしています。顧客からの問い合わせをチャットボットに任せることで、人員を大幅に削減し、人を介さずに問い合わせに対応することができます。

• 予測インテリジェンスによるゲスト・エクスペリエンスの向上：予約システムには、さまざまな顧客情報を取得するツールが搭載されています。Zebra Technologiesによると、ホテルやリゾートのオーナーの49%が、ゲストのデータを活用して、滞在体験の向上や顧客ロイヤリティの改善に役立つビジネス・インサイトを得ることに努めています。予約システムのベンダーの大半は、すでに予約システム・ソリューションの一部として予測分析機能を提供しているか、そうする予定です。