イベント管理システム

イベント管理ツール

イベント管理ツールは、イベントプランナーなどが関連情報を保存、整理、管理するためのツールです。イベントや会議の計画には、イベント自体のマーケティングとスケジューリング、参加者やビジネスパートナーとのコミュニケーション、コラボレーションの推進、登録の管理、会場に関連するさまざまな事柄の調整など、異なるロジスティクスの要素が含まれます。イベント管理ツールを使用すると、主催者は必要な情報の収集、論理的な方法での保存、必要に応じたアクセスを実現できます。

この種のソフトウェアを有効活用すると、特定のイベントに参加する個人やグループに関する情報を取得し、保存することができます。取得され、保存される情報には、連絡先情報から参加者のステータス、飲食物の好み、スケジューリング情報まで、あらゆる内容が含まれます。こうした情報を取得することで、優れたイベントを簡単に計画し、主催することができます。

イベント管理ツールは、重要な情報の保存、修正、アクセスを実行するための単一のロケーションとして機能するだけでなく、イベント主催者にとって価値のあるコミュニケーションツールにもなります。つまり、会場スタッフ、ビジネスパートナー、サプライヤー、ゲストスピーカー、参加者、出展者との作業を調整するために適した場所となります。

イベント管理ツールと、イベントマーケティングソフトやイベント予約システムなどのソリューションには、多くの共通する機能があります。また、イベント管理に関連するすべての局面をカバーするために、イベント管理ツールが、イベントチェックインソフト、バーチャルイベントプラットフォーム、チケット発券システムなどのツールと併用されることがあります。

イベント管理ツールに含まれる機能は多種多様です。提供されるツールは、ソフトウェアが対象としているイベント企業の種類やイベントの規模、会場参加型のイベントやバーチャルイベントといった実施方法などによって異なります。ただし、市場に出回るほとんどのイベント管理ツールは、主要機能が類似しており、それらの機能に基づいてこのカテゴリーを定義することができます。通常、この種のソフトウェアでは次のことが実行できます。

• 参加者、ベンダー、出展者、ビジネスパートナーなどに関する重要な情報を収集する。
• チケット発券、イベントのスケジューリング、会場など、イベントのさまざまな局面を管理する。
• イベントマーケティングキャンペーンの主要な局面の管理、イベントの宣伝、参加者の招待、売上の促進を行う。
• 財務情報や主要な指標を追跡し、パフォーマンスのモニタリングと分析を実行する。

イベント管理ツールとは？

イベント管理ツールは、イベントプランナーによるイベントまたは会議のさまざまな局面の管理をサポートするため設計されたソフトウェアソリューションです。主な目的は、関連する情報をできるだけ1か所にまとめることです。ユーザーは情報を整理し、特定の情報を迅速に見つけられるようになります。これによりイベントプランナーはイベントを効率的に計画、準備、スケジューリング、宣伝、管理することができます。

高性能なイベント管理ツールを使用すると、イベントに参加するビジネスパートナーや参加者の連絡先情報、参加者の好み、ベンダー、出展者、ゲストスピーカーに関する情報、イベント自体のスケジューリング情報などを簡単に保存して管理できるようになります。こうした情報は論理的な方法で整理することができます。情報整理やデータ内検索といったオプションもあります。

イベント管理ツールは、イベントに関連するさまざまな個人やグループとのコミュニケーション、マーケティング資料の管理、重要業績評価指標の追跡にも活用することができます。これによりイベントプランナーはイベントの状況、財務的な影響、注力すべき点をよく把握できるようになります。つまり、イベント管理ツールアプリはイベントマーケティングを活用するイベントプランナーや企業にあらゆる便利なツールを提供する、オールインワンソリューションだと言えます。

イベント管理ツールの利点とは？

イベント管理ツールの主な利点は、イベントマーケティングを活用するイベントプランナーや企業が、重要な情報を1つの場所に保存、整理、管理できることです。イベント管理は複雑です。流動的な要素が多くあり、慎重に調整する必要があります。そのため、この種のソフトウェアソリューションを使用した場合の特定の具体的な利点を調べることが重要になります。ここでは、イベント管理ツールの利点について詳しく紹介します。

• データの整理：イベント管理ツールを使用する主な利点の1つは、論理的にデータを整理できることです。特定の情報を探すことが容易になるとともに、トレンドを特定することもできるようになります。この種のソフトウェアが収集するデータには、参加者の連絡先情報や個人的な好みから、会場、ベンダー、機器に関する情報まで、あらゆる情報が含まれます。すべてのデータを1か所に保存すると、イベントのプランニングや管理のプロセスがとても容易になり、多くの局面を自動化することもできます。
• 人材管理：イベント管理に欠かせないのが、人材管理です。これには、イベント参加者の把握、誰がいつどこにいるかといった情報の追跡、個人が下した個々の決定の理解などが含まれます。それを踏まえて、サービスの最適化、満足度の最大化、契約どおりのイベントの実施のために、このデータのすべてをイベント管理ツールで収集し、参加者、ベンダー、ビジネスパートナー、スポンサー、会場スタッフなどを効率的に管理することができます。
• イベントプランニングの効率：イベント管理ツールでは、企業やイベントプランナーがプランニング活動の効率を高めることもできます。自動化すれば、自動化できない活動に時間を有効に活用することができます。ソフトウェアによる一元化の結果、複数のソフトウェアソリューションを切り替えずに、1か所から情報にアクセスできるようになります。

イベント管理ツールの機能とは？

イベント管理ツールの機能の主な目的は、ユーザーによるイベントや会議のプランニング、開催情報の管理を支援することです。情報整理のための機能が多く存在し、アクセス性を向上させ、論理的な方法で情報を整理できるようになっています。機能はソリューションによって異なりますが、多くのソフトウェアソリューションには以下の機能が含まれています。

• 参加者管理：イベント参加者に関する情報の保存、修正、管理、アクセスを行う。これには、連絡先情報、詳しい個人情報、イベントでの参加者のアクセスレベル、VIPリストに含まれているかどうか、飲食物の好み、参加者が登録したセッションやアクティビティなど、あらゆるデータが含まれる。こうした情報すべてを1か所にまとめることは、イベントプランニングの観点から見ると価値が高い。個々の参加者に関する特定の情報を簡単に見つけることができるからである。また、参加者に関するデータを保存する機能を使用すると、イベントプランナーはトレンドを特定し、参加者の関心事、特定のセッションへの参加率、参加者が求める設備などについて正確に把握することもできる。
• 出展者／ベンダー管理：展示、出展者、イベントに関与するベンダーについての情報をすべて管理する。展示や出展者の管理には、連絡先情報、ブーススペース、アクセスレベルなどの管理が含まれる。ベンダー管理には通常、技術者、ITスタッフ、清掃担当者、ケータリング業者など、イベントの開催を成功させるために必要なベンダーに関するデータの保存と維持が含まれる。重要な情報を出展者やベンダーに伝達し、過去のコミュニケーションにアクセスすることができるように、さまざまなコミュニケーションツールが備わっていることもある。
• イベントのスケジューリング：イベントを計画し、カレンダーに追加し、すべての関連情報を管理する。効果的なイベントスケジューリングは、マーケティングの最適化、会場の利用可能情報の管理、計画したイベントの予算内実施に必要不可欠である。イベントプランナーは、計画しているイベントとその日時や、イベント期間に会場が利用できない状況にあるかどうかをカレンダーですばやく簡単に確認することができる。多くの高性能ツールは、通知機能を備え、外部カレンダーアプリケーションと連携することもできる。
• メール配信：メール配信キャンペーンの主な局面を確認し、参加者、ベンダー、出展者、顧客、ビジネスパートナーとのコミュニケーションやコラボレーションの手段としてメールを活用することができる。イベント管理ツールに含まれるメール配信システムツールでは、カスタマイズ可能なメーリングリストを作成し、メールのメッセージにコールトゥアクション (行動喚起) を自動で挿入することができる。多くの場合、ソフトウェアはメールクライアントやマーケティングソフトウェアソリューションと連携できるため、イベントマーケティングを幅広いマーケティング戦略の一部として活用することができる。メール配信は個人や企業をイベントに直接招待するだけでなく、長期的な関係の確立やロイヤリティの醸成にも重要な役割を果たす。ロイヤリティの高い顧客は招待に応じる可能性が高くなるため、これは長期的には効果を得られる。
• レポート／分析：レポート機能では、イベントのパフォーマンスに関連する主要な指標の追跡、イベントデータの分析、すべての情報へのアクセスを行うことができる。レポート作成は、計画したイベントの状況把握だけでなく、財務、リーチ、リードジェネレーション、売上への短期および長期の影響の評価にも不可欠である。また、分析ツールを使用すると、イベントプランナーや企業は過去のイベントのパフォーマンスの評価、異なるイベントのパフォーマンスの比較、イベントのソーシャルメディアでのリーチの把握、重要なトレンドの特定を行うことができる。イベントパフォーマンスを正確に理解することは、イベントマーケティング戦略を継続的に改善し、参加者が望む内容を提供するために必要である。高性能なイベント管理ツールでは、ダッシュボード機能を使用して、主要なパフォーマンス指標の自動追跡、オンデマンドのレポート生成、主要なデータへのアクセスができる。指標が下降した場合や、データに基づいてアクションが必要な場合に、ユーザーに通知するようにアラートを設定することもできる。
• 予算管理／予測：予算内でイベントを実施することができるように、イベントに関連するすべての財務データをモニタリングする。イベント管理ツールソリューションには、予算コンポーネントが含まれていることが多い。経費を迅速に計算し、新しいアイデア、サービス、オファーに投入可能な金額についての情報をすばやく得ることができる。イベントプランナーは、財務状況を追跡し、過剰支出を防ぎ、予算の使い方や使うタイミングを根拠に基づいて賢く判断することができるようになる。また、クラス最高のソリューションには予測ツールがあり、イベントプランナーは先を見通すことができる。予測ツールでは、人工知能 (AI)、過去および現在の内部データ、関連性の高い外部データを活用して、将来のイベントに関して予測を立てることができる。これにより、ユーザーはイベントの収益、予定参加者数などを簡単に把握できるようになる。イベントプランナーは、この情報に基づいて、リーチ、収益、利益、売上を最大化し、他の重要なビジネス目標や目的を達成するためにイベントの最適な開催時期を判断できる。
• イベント登録管理：イベント登録を管理し、参加に関する重要な情報にアクセスする。イベントソフトウェアの登録管理コンポーネントでは通常、イベントの参加登録者数、イベントの特定のセッションへの参加登録者数、チケット情報、ゲストのVIPステータスなどを確認できる。決済システムがある場合は、イベント管理者がチケット代金を受け取り、確認メールや領収書を送信し、キャンセルや返金依頼にも対応できる。

キャプテラのイベント管理ツールのディレクトリを使用すると、各パッケージに含まれている機能をすばやく簡単に確認することができます。さらに、搭載されている機能に基づいて、利用可能な選択肢をソートすることもできます。購入者は、重要な機能を含まない選択肢をすべて除外したり、重要な機能を含むソリューションを優先したりして、検索することができます。その結果、購入可能なソリューションを簡単に絞り込んで、効果が高いと思われるソリューションのみに注目することができます。

イベント管理ツールの購買時に考慮すべき点は？

イベント管理ツールを購入する際に、慎重に検討すべき重要な点がいくつかあります。この種のソフトウェアソリューションの検索プロセスにおいて、イベントプランナーや主催者が重視するべきなのは、特有のニーズに適したオプションを特定することです。つまり、ある個人や企業に適したソリューションが、別の個人や企業に最適なソリューションであるとは限らないことを知っておくべきです。そのために最適な方法は、一連の質問についてよく考えて、答えを出すことです。イベントプランナーが答える質問の例を以下に挙げます。

• イベント管理ツールのコストは？

何を購入するにしても料金は重要な検討事項ですが、イベント管理ツールを探す場合は、他の製品よりも詳細に検討する必要があります。この種のソリューションに関心を持つイベントプランナー、イベント主催者、企業は、取得コストだけでなく、総所有コストや、継続的な運用コストも慎重に検討する必要があります。ソフトウェアを使用するために必要な初期費用やサブスクリプション料金は、総コストの一部でしかなく、広い視点から検討する必要があります。考慮すべき他のコストとしては、ソフトウェアを使用する従業員の研修コスト、データの保管コスト、ソフトウェアを最新状態に維持するためのコスト、技術的な問題が発生した場合にサポートを利用するコストなどがあります。

• イベント管理ツールと他のソリューションとの連携は可能か？

高性能なイベント管理ツールは、イベントプランニングを目的とした包括的なソリューションとして機能します。個人や企業が使用する唯一のソリューションとなることは考えにくいため、連携が必要になります。特に、チケット発券システム、イベント登録システムソフトウェア、イベントマーケティングアプリ、会場管理システムツールなどの関連ツールと連携できれば有益です。データベースアプリ、スプレッドシートツール、ワードプロセッサなどの類似アプリケーションと連携できることが理想的です。これにより、組織全体でデータを最新に保ち、互換性の問題を最小化できるからです。顧客関係管理 (CRMツール) ソリューションとの連携により、企業は参加者やビジネスパートナーとのコミュニケーションを改善することもできます。

• 最適な導入オプションは？

ソフトウェアの導入には、主に2つのオプションがあります。オンプレミスでの導入と、クラウドベースでの導入です。オンプレミスはより確立された方法です。購入者はソフトウェアライセンスを取得し、自社システムにソフトウェアをインストールして、関連データを管理します。クラウドベースでの導入は通常、ソフトウェアアズアサービス (SaaS) として提供されます。サードパーティのサービスプロバイダーがソフトウェアを所有、配信、管理し、支払いはサブスクリプションベースになります。オンプレミスの場合、個人の責任や管理の負担は大きくなりますが、長期コストは減ります。一方、クラウドベースでの導入にも利点があります。ソフトウェアをリモートで導入するため、リモートワーカーのいる企業に適しています。クラウドベースのストレージは、データにアクセスする必要があるすべてのユーザーに対して最新データを維持できます。さらに、セキュリティや互換性の面でも利点があります。データは専門企業によって管理され、さまざまなデバイスでソフトウェアにアクセスすることができます。ただし、初期コストは非常に安く済む一方で、長期コストは大幅に増える可能性があります。そのため、購入者は自社のニーズを満たすためにはどちらの導入方法が適しているかを検討する必要があります。

• 含まれているイベントマーケティングオプションやツールは？

イベント管理の主要な目的は、参加者、ベンダー、出展者にイベントを認知してもらい、参加してもらうために、イベントを宣伝することです。そのため、購入者はさまざまなイベント管理ツールソリューションに含まれるマーケティングオプションやツールを検討する必要があります。たとえば、メール配信システムツールを搭載したソフトウェアパッケージや、SNSマーケティングに重点を置いたパッケージがあります。これは、SNSで幅広くリーチできるイベント企業やビジネスにとって非常に重要です。購入者はマーケティング戦略や、必要なツールについて検討し、それらのツールをイベント管理ツールから直接使う必要があるかどうかを時間をかけて考える必要があります。そうすることで、選択肢を絞り込み、適切なソリューションを見つけることができるようになります。

イベント管理ツールに関する重要なトレンドは？

購入を決定する前に、イベント管理ツールに関するトレンドも理解しておく必要があります。購入者は、取得するソフトウェアがイベント業界の変化を考慮して構築されていることを確認する必要があります。そうすれば、短期的ではなく、長期的に活用することができます。イベント管理の業界とソフトウェアの重要なトレンドは以下のとおりです。

• 持続可能なイベント管理：持続可能性は、ビジネス界だけでなく、生活のさまざま面でも重要な概念となりつつあります。人類が気候変動に及ぼす影響についての認識が高まっているからです。キャプテラの調査では、対象となった消費者のうち、企業が環境に配慮して行動することが重要だと回答した人は半数を超えました。プラスチックの使用を減らすことが重要だと回答した人は75%、企業が二酸化炭素排出を減らすことが重要だと回答した人は52%を占めました。持続可能性を重視するこのトレンドは、イベント管理業界にも影響を及ぼしており、企業はできるだけ持続可能かつ倫理的な方法でイベントを開催することを迫られています。注目すべき関連ソフトウェアのトレンドとしては、持続可能なイベント管理ツールやオプションの重視が挙げられます。これには、紙を使用せずに、ソフトウェアや企業アプリで資料を配信するオプションが含まれます。参加者、ベンダー、出展者が物理的に移動しなければならない会場ですべてのイベントやセッションを開催するのではなく、ビデオコミュニケーションツールを使用してバーチャルで開催することにより、二酸化炭素排出を削減することもできます。
• AI技術の改善：人工知能 (AI) の信頼性は向上しており、より幅広く活用されるようになっています。イベント管理ツールで、マーケティングメッセージの自動送信、イベントパフォーマンスの自動予測、主要なパフォーマンス指標の自動収集などに対応できる可能性があります。AIと機械学習ツールの機能は、生産性を向上させるために重要となります。手作業や操作が必要なタスクのみを従業員が担うことで、生産性が向上します。そのため、購入者はAI機能を最大限に活用するソリューションを重視する必要があります。
• ウェアラブルテクノロジーの進化：イベントプランナーはウェアラブルテクノロジーの導入の広がりを認識するだけでなく、このトレンドの活用計画を立てる必要があります。つまり、ウェアラブルテクノロジーに関連する機能を搭載したイベント管理ツールアプリを見つける必要があります。ウェアラブルテクノロジーとしては、スマートウォッチやフィットネストラッカーなどがあります。こうしたデバイスの多くには、イベントプランナーの役に立つロケーション追跡ツールが搭載されています。たとえば、ビーコンテクノロジーを使用すると、参加者がイベントの特定の場所に着いたときに特定のメッセージを送信することができます。あるいは、ゲストが到着した際にウェアラブルテクノロジーを搭載したデバイスを配付することで、アクティビティを追跡し、人が集まるイベント内の場所を把握し、効果的なタイミングでマーケティングメッセージを送信することができます。ウェアラブルデバイスとイベント管理ツールを組み合わせることで、イベントにスムーズに入場し、購入の際に非接触方式の支払いオプションを提供することもできます。

出典：

ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

• Event Management Software (イベント管理ツールお役立ちガイド) - キャプテラUK (アクセス日：2022年2月16日)

• On-premise vs cloud: which option is better for your company? (オンプレミス対クラウド：会社にとってどちらのオプションが適切か) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年2月17日)

• Sustainability: 60% of UK consumers are reassessing their buying habits due to the pandemic (持続可能性：パンデミックにより60%の英国消費者が購買習慣を見直し) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年2月17日)