車両管理システム

車両管理ソフトは、車両を利用する事業のオーナー、マネージャー、意思決定者が日々の車両の管理業務に使用するソフトウェアです。このソフトウェアでは、車両の運用状況の追跡、性能の分析、メンテナンスを行うことが可能です。このソフトウェアは、車両の管理やメンテナンスが求められる幅広い業種や分野の事業主が活用できます。一般的には、食品、小売、Eコマースなどの分野の配送サービスで利用されています。

高品質の車両管理ソフトを効果的に使用すれば、ビジネスマネージャーや車両管理者は、以下の操作を行うことが可能になります。 ・ドライバーの行動や作業実績の追跡やモニタリング ・移動ルートの最適化 ・特定の車両の位置確認 ・ドライバーへの作業の割り当て ・メンテナンス作業のスケジュール ・燃料、税金および車両メンテナンスに関する費用のモニタリング ・その他の物流や車両、ドライバーの稼働状況の管理

一部の車両管理ソフトは、食品の配送や宅配サービスなど、特定の業界の企業を対象としていますが、汎用性のあるソフトウェアも多く、車両を利用する事業や部門のほぼすべての管理者が活用できます。

車両管理ソフトのコア機能は、フィールドサービス管理ソフトと輸送派遣ソフトなどのソフトウェアと共通点が多いことから、一緒に分類される場合があります。広範な機能を利用できるため、ルート管理ソフトやGPS追跡ソフトの代わりに利用される場合もあります。また、似たような機能を搭載しているツールを既に使用している場合は、これらのツールと車両管理ソフトを統合することも可能です。

このカテゴリのソフトウェアに含まれる具体的な機能は多岐にわたります。特定の業界向けのソフトウェアには、さらに詳細な機能が含まれる場合があります。しかし、このカテゴリのソフトウェアに欠かすことができない機能や、高品質なソフトウェアの多くに含まれる機能もいくつか存在します。車両管理ソフトを使用すると通常、以下のような操作を行うことが可能です。

• 特定のドライバーにジョブやタスクを割り当て、リアルタイムにモニタリングし、ドライバーの位置やジョブの進捗を確認する
• GPS追跡アプリを使用して、全車両の現在位置や目的地などの場所を確認する
• 交通状況をモニタリングし、できる限り効率的で費用対効果の高い移動ができるように、ルートを計画および最適化する
• スケジュール、対応可能なドライバー、ドライバーの実績、その他の重要な情報など、従業員を管理する
• 整備履歴や燃料使用量などの車両記録を管理し、今後の整備作業のスケジュールを立てる

車両管理ソフトとは？

車両管理ソフトは、他の車両を利用する事業の管理者や責任者の日常業務を支援します。このソフトウェアは通常、事業主、マネージャー、その他の主な意思決定者が車両を管理するときに利用できます。利用する目的には、従業員の管理、各チームメンバーへのタスクの割り当て、ジョブの進捗状況の確認、メンテナンスのスケジュール管理、燃料使用量や過去のメンテナンス作業の記録などの車両の管理も含まれます。

車両管理ソフトによって、最終的にパフォーマンスを最適化でき、事業の効率性を向上できます。例えば、GPS技術を使用して個々の車両の位置を継続的に追跡し、最も早く移動でき、不必要な遅延を避けることができるルートを計画したり修正したりできます。さらに、車両が最適な状態で稼働できることを確認し、財務情報を記録して分析することもできます。

また、車両管理ソフトで管理できる情報には、納税記録やドライバーの記録などがあり、コンプライアンスを遵守するためにも活用できます。このカテゴリのソフトウェアは、モニタリングおよび管理する車両があるすべてのビジネスで使用できますが、一般には食品、小売、Eコマース分野の配送や宅配業務で使用されています。

車両管理ソフトの利点とは？

車両管理ソフトは、経済的な業績から個々のドライバーの実績まで、あらゆる要素を管理して最適化でき、その利点は広範囲にわたります。さらに、配送計画や物流、車両の適切なメンテナンスを支援できるほか、特定のタスクを実施するドライバーの進捗状況などの最新情報を提供することも可能です。これらのソフトウェアを使用する最も大きな利点について、以下に説明します。

• 車両の追跡と稼働率の最適化：車両管理ソフトの主な利点の1つは、車両を追跡し、稼働率を最適化できることです。具体的にもたらされる利点がいくつかあります。例えば、少なくとも1台の車両を常に近くに配置しておくようにジョブを割り当てて、遅延を減らすことができます。さらに、メンテナンス情報を把握することで、トラブルを未然に防ぎ、車両を利用できなくなる事態を回避できます。車両を無駄なく稼働させ、戦略的にジョブを割り当てることで、新たなジョブが発生したときや、ジョブが急増した場合でも、利用できる車両を常に確保できます。

• コスト削減による業績の向上：車両管理ソフトウェアのもう一つの大きな利点は、車両の運用に関連するコストを追跡および管理する機能です。例えば、多くの高品質なソリューションでは、車両管理者は燃料使用量を追跡し、関連するコストを管理できます。また通常、関連する税金情報の管理や、車両の修理に関わる費用をモニタリングすることもできます。また、経費の内訳を確認することで、業績が悪化している領域を特定し、車両の管理者に注意を促すことができます。これらの情報が集約され簡単にアクセスできるようになるため、マネージャーは財務戦略の最適化、コストの削減、全体的な業績の改善をこれまで以上に簡単に実現できるようになります。

• コンプライアンス監視：車両を保有する企業では、納税管理、車両とドライバーの保険加入、各車両の走行性能の管理（車検合格の確認など）など、コンプライアンスに関連するいくつもの領域を適切に管理しなければならない場合が多くあります。これらの情報の管理は複雑であり、細部を見落としてしまうことも多くあります。さらに、多くの車両や従業員を抱える企業ほど、この課題は大きくなります。効果的な車両管理ソフトを利用すれば、法規制を完全に遵守するための重要な作業を見過ごしてしまうことを防ぐことができます。

• ドライバーの実績と行動の向上：また、車両を運用している企業は、従業員の実績を適切に把握し、対処および改善する必要のある行動がないかを確認し、最適化していかなければなりません。車両管理ソフトのGPS追跡コンポーネントにより、事業主や他の意思決定者は、ドライバーの行動を監視し、ドライバーの作業実績に問題がないかどうかを把握できます。このカテゴリの多くのソフトウェアには時間追跡機能があります。25%の企業が、タスクに費やされた時間を把握し、パフォーマンスを監視し、従業員のモチベーションを向上しながら効率性を向上したり、行動を改善したりするために、時間追跡ソフトを使用しており、この機能が重要であることが分かります。

車両管理ソフトの機能とは？

車両を利用する事業のマネージャーや責任者は、車両管理ソフトの機能を使用して、日常業務を管理できます。特定の業界を対象としているソフトウェアもあれば、広い業界を対象とする汎用性の高いソフトウェアもあり、ソフトウェアに搭載される機能の一部が異なる場合があります。車両管理ソフトには、ほぼすべてのソフトウェアに搭載されているコア機能と、多くのソフトウェアに搭載されている一般的な機能があります。これらのソフトウェアのコア機能や一般的な機能を、以下に紹介します。

• 派遣管理：ドライバーに配送ジョブを割り当て、その進捗を確認します。多くの車両管理ソフトでは、タスクの概要を表示して個々のドライバーに割り当てることや、プールにタスクを入れておき、ドライバーが担当可能になったときにジョブをピックアップすることができます。ドライバーに割り当てたジョブの進捗状況を確認でき、配送が完了したかどうか、配送された時刻などの最新情報を入手できます。車両を利用する事業のオーナーやマネージャーにとって、最新の配送状況を知ることは重要であり、顧客に最新の情報を提供するためにも役立ちます。

• ルート最適化：ドライバーの移動ルートを作成および修正し、効率的に、また安全かつ確実にジョブを完了できる最適なルートを決定します。道路の混雑状況や、該当するルートを使用した場合の平均移動時間、複数の配送先を効率的に回ることができる経路など、重要な情報を考慮しながらルートを計画できます。多くの場合、これらの情報をリアルタイムで追跡でき、その時々の状況に応じて判断して、最大限に効率化を図ることができます。また、移動計画を立てるときには、燃料消費量や車両の容量などの他の要素も考慮する必要がある場合があります。車両管理ソフトでは、事前にルートを計画しておき、新しい情報が利用可能になった場合に計画したルートを調整し、その情報をドライバーと共有できます。

• GPS追跡とテレマティクス：GPS追跡を活用して、車両の正確な位置を特定し、配送先や車両基地との相対的な位置関係などを確認できます。GPS技術により、正確な位置情報をリアルタイムで把握することができます。さらに、GPS技術により、顧客に荷物の現在地と到着予定時刻の最新情報を提供することができます。また、特定のルートを使用するときの平均燃料消費量、設定した距離の平均燃料消費量、特定のドライバーの平均走行時間などのテレマティクスデータも取得できます。車両を利用する事業のオーナーは、これらの情報を活用して、車両利用の現状を把握し、より正確な改善計画を立てることができます。

• VIN検索：車両識別番号 (VIN) を利用して車両を検索します。VINとは、特定の自動車を特定する固有のコードまたは識別子です。個々の車両を管理し、重要な情報を見つけるためには、VINを検索できる車両管理ソフトが不可欠です。VIN検索機能によって見つけることができる詳細情報の例としては、車両の生産年度、車両の製造元、モデル名、仕様などがあります。これらの情報を簡単に見つけることができれば、車両の最新の状態を判断でき、組織が保有している車両を簡単に分類できます。

• 従業員管理：車両のドライバーに関するすべての関連情報を管理できます。従業員管理機能により、作業可能な従業員に関する情報を包括的に把握でき、明確なスケジュールが可能になります。一度作成したスケジュールは、いつでも参照することができ、特定の時間にどの従業員が働くかを決定できます。また、従業員が病気になったり、シフトの交代を希望したり、他の理由で働くことができなくなったりする場合に、このスケジュールを調整することもできます。また、車両管理ソフトの従業員管理コンポーネントでは、従業員の業績の追跡、連絡先の保存、また、給与情報の保存や管理も行うことができる場合があります。この機能は、従業員を表彰するときにも役立ちます。キャプテラの調査によると、中小企業の従業員の94%が、人材を確保するために表彰が重要であると考えている一方で、56%が十分な表彰を得られていないと感じていることが明らかになっており、この機能を活用することが重要になっています。

• 車両追跡：組織が使用している車両全般または個々の車両の現状に関する重要な情報を表示できます。これには、個別の車両の性能情報、走行距離、燃料使用量、修理や予防保全に関する記録などが含まれます。これらの情報を簡単に入手できれば、車両の性能や現状を総合的に分析できます。これらの車両追跡機能を利用して、古い車両の交換や戦略の調整などの意思決定を行うことができます。

キャプテラの車両管理ソフトのディレクトリでは、自社で必要とする機能が含まれていないソフトウェアを除外しながら、最適なソリューションのみを検索できます。購入者は、自社のニーズにとって最適となる可能性が最も高い車両管理ソフトを一覧表示して、選定を開始できます。

車両管理ソフトの購入時に考慮する点は？

車両管理ソフトを購入するときには、多くの要素を検討しなければなりません。最終的に、購入者は自社のニーズに合った最適なソフトウェアを確実に導入しなければなりません。そのためには、いくつかの重要な質問に回答し、優先すべき主な領域を特定することが効果的です。以下のような質問に回答してください。

• サードパーティ製品との連携は？

車両を利用する業務は複雑であり、会計ソフトから顧客関係管理ソフト、CRMソフト、ワークフォース管理ソフトなど、その業務で使用する必要のあるソフトウェアがいくつも存在する場合があります。他のソフトウェアと統合できる車両管理ソフトを選ぶと、ソフトウェア間のデータ共有が容易となり理想的です。他のソフトウェアと統合する過程で、重複する不要なデータを減らし、ソフトウェア間の切り替えを少なくすることで、プロセスを大幅に効率化できます。このような利点があることから、購入者はさまざまな統合機能を利用でき、既存のソフトウェアと連携できる最適なソフトウェアを選択することを検討してください。

• 車両管理ソフトのコストは？

ソフトウェアを購入するときには、必ずコストを検討する必要があります。車両管理ソフトは、日々の業務で不可欠である重要な機能を提供する可能性が高いことから、コストの問題は深く掘り下げて考えなければなりません。もちろん、ソフトウェアを購入する場合は、そのソフトウェアがもたらす価値を重視すべきであり、ソフトウェアを最初に購入するときのコストは検討材料の一つに過ぎません。最終的、組織が決定した予算の範囲内であれば、より優れた製品を購入することをお勧めします。しかし、長期的なコストや隠れたコストについても注意してください。例えば、データの保存などを考慮した場合、ソフトウェアのインストールや設定にどれくらいの費用がかかるのか？サポートを利用したり、ソフトウェアを最新の状態で維持したりするためのコストはかかるか？ソフトウェアを利用する必要があるすべての従業員に、効果的にソフトウェアを使用できるようにするトレーニングを受けさせる場合に、どれくらいの費用がかかるか？なども検討しなければなりません。また、クラウドベースのソリューションを選ぶ場合、サービスのサブスクリプション費用に関連する長期的なコストを考慮する必要があります。

• 最適な導入オプションは？

次に、ソフトウェアを導入する最適なオプションについても十分に検討することが大切です。主に2つの導入方法がありますが、両方に長所と短所があります。オンプレミスへの導入は最も実績のある選択肢であり、購入者はソフトウェアのライセンスを取得し、自社のシステムにインストールします。また、データも自社で管理し、データセキュリティのすべての側面に対応する必要があります。ソフトウェアを利用するライセンスを完全に買い取り、インフラを整備する必要があるため、初期費用は高くなります。長期的なコストを予測することは容易ではありませんが、継続的なサブスクリプション費用がないことから比較的低くなる傾向があります。一方、クラウドベースのソフトウェアは、SaaSベースでサードパーティープロバイダーによって展開されます。購入者は継続的にサブスクリプション費用を支払い、ソフトウェアはクラウドテクノロジーを使用してリモートで展開されます。データはサイバーセキュリティと同じようにプロバイダーが管理し、契約期間中は継続的にサポートが提供されます。初期費用は極めて低く、インターネットに接続可能なさまざまなデバイスからソフトウェアにリモートからアクセスできます。クラウドの場合、自社でソフトウェアを所有して自由に管理・調整することはできなくなり、長期的なコストはかかりますが、通常、リモートの従業員や複数の場所から車両管理ソフトを利用する必要がある場合、最適な選択肢となります。

• ソフトウェアの規模を拡大・縮小することはできるか？

また、車両を利用する事業の規模の変化に対応できるかどうかも重要な検討事項です。例えば、車両台数が2倍になった場合でも、そのソフトウェアを引き続き利用できるか？全体の車両数が半数になっても効果的に使用できるか？このソフトウェアをスケールアップおよびスケールダウンする場合、潜在的な問題がないか？などの問題を検討すると良いでしょう。小規模な企業向けのソリューションもありますが、事業の大幅な拡大を計画している場合は、これらのソフトウェアは避けた方が良いかもしれません。同様に、大企業向けのソフトウェアもあり、小規模な車両群を管理するために必要な詳細な機能を搭載していない場合があります。各ソフトウェアが自社の現在のビジネスにどれだけ適しているかを考えるだけでなく、将来的なビジネスにも適しているかを考えることで、選択したソフトウェアを長期間、柔軟に利用できることを確認できます。

• ELD (電子ログ記録装置) や運用記録計 (タコグラフ) への対応は可能か？

日本では、車両総重量７トン以上または最大積載量４トン以上の事業用トラックへのデジタルタコグラフ (デジタコ) の搭載が法的に義務付けられています。これは、車両を利用する事業者が適切な運行管理に注意しなければならないコンプライアンス分野の1つです。車両管理ソフトを選ぶときには、関連する法令に準拠しているソフトウェアに投資することが重要です。これにより、コンプライアンス違反が発生して罰金が科せられるリスクも回避できます。

車両管理ソフトに関する注目のトレンドは？

また、最終的に購入する車両管理ソフトを決定するときには、これらのソフトウェアに関するトレンドを理解しておき考慮する必要があります。購入者は、投資したソフトウェアが将来的にも活用できることを確認する必要があります。そのためには、業界の動向やこれらのソフトウェアに関するトレンドを意識して、ソフトウェアが設計されている必要があります。特に、車両管理ソフトを購入する前に、調べておく価値のある注目のトレンドを以下に紹介します。

• モノのインターネット (IoT)：さまざまな業界において、モノのインターネットは技術を革新し、データ収集の方法を根本的に変えていますが、これは車両をビジネスに利用している企業にも当てはまります。この業界でも、IoT技術を搭載した車両を使用する傾向が高まっており、これにより車両から企業にリアルタイムでデータを送信できます。IT技術がもたらす可能性は無限です。例えば、ドライバーのブレーキ操作の強弱、アイドリングの時間、さらにはギアチェンジに関するデータなど、運転行動に関する貴重な知見を得ることが可能になります。このような技術を考慮して、ソフトウェアが設計されている場合、非常に高度なデータを収集して分析することが可能になります。これにより、ドライバーへの具体的なフィードバック、ビジネス戦略の変更、メンテナンスの必要性とその内容を正確に予測することが容易になります。

• リモートアクセスとモバイルアクセス：もう一つの重要なトレンドは、リモートワークやハイブリッドワークの増加です。また、ソフトウェアにモバイルからアクセスする必要性もますます高まっています。自宅などリモートで従業員が働くことを受け入れる企業が増えていますが、これらの従業員もすべての基幹ソフトウェアにアクセスできなければなりません。つまり、車両管理者や車両を利用する企業の責任者が車両管理ソフトにリモートからアクセスしなければならない場合があります。このようなトレンドは、クラウドベースのソリューションを選ぶ大きな要因となるでしょう。現在の職場では、スマートフォンやタブレットデバイスなどのモバイルデバイスが多く利用されるようになっており、モバイルからのアクセスが必要になることがあります。クラウドベースのソフトウェアには、多くの場合、モバイルアクセシビリティが組み込まれています。また、ソフトウェアによっては、関連するモバイルアプリを提供している場合もあります。どのようなアプローチを採用する場合でも、モバイルデバイスからソフトウェアにアクセスでき、そのデバイスを使用して活用できることを確認する必要があります。そのため、モバイル向けに最適化されており、小さな画面でも利用しやすいユーザーインターフェイスを提供しているソフトウェアを探すようにしてください。

出典 本書で紹介した機能は、車両管理ソフトとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. Time Tracking Software:How To Coordinate Employees In Times Of Crisis（時間追跡ソフト：危機的状況下における従業員の調整） - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年05月31日、木曜日)

2. Over half of British employees don't think they get enough recognition at work (職場で十分な評価を得られていないと考えている英国の従業員は半数を超える) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年06月01日、木曜日)

3. 5 Key Takeaways From The Switch To Remote Work In the UK (英国でのリモートワークへの移行における5つの主要な学び) - キャプテラUKブログ (アクセス日：2022年06月01日、木曜日)