バーコードソフト

バーコードソフトは、物理的な資産をインデックス化して簡単に追跡できるようにするバーコードを作成して、デジタルシステムで管理するソフトウェアです。

太さの異なる線から成るバーコードは一意のIDになっており、保存する必要のある資産に関するすべての情報があるレコードにリンクさせることができます。これは、商品の入庫や出庫をチェックしたり、同じ資産を複数所有している場合に、実際に処理されている資産を特定したりするのに役立ちます。バーコードの最も一般的な用途の一つは、商品の売上を記録し、その商品の価格を素早く取得することです。

バーコードソフトのコア機能は、バーコードを生成する機能ですが、通常これらのソフトウェアは他の機能も搭載しています。例えば、多くのバーコードソフトは、ラベルのテンプレートを作成し、保存する機能も提供しています。バーコードは人間が見ても意味をなさないため、バーコードを印刷するラベルに他の情報を追加しなければならない場合もあります。また、バーコードは一般的な画像形式にエクスポートすることができ、販促キャンペーンや社内資料などにも使用できます。

バーコードを作成する大きな利点は、バーコードスキャナーで瞬時に読み取ることができる形式で識別番号を保存できることです。設計の特質上、バーコードは耐久性に優れており、バーコードの大部分が不明瞭であったり損傷していたりしても、バーコードリーダーは読み取ることができます。作成されたバーコードは素早くスキャンできるため、商品の販売登録や機器の持ち出し記録など、さまざまな作業を自動化できます。

最近のバーコードソフトは、他の多くのビジネスソフトウェアと同じように、在庫管理ソフトや、製品、消耗品、機器の保管や取り扱いに関連するソフトウェアなど、他のカテゴリのソフトウェアとも密接に連携しています。これらのソフトウェアは、SaaSモデルで利用することも、ローカルにインストールして利用することもできますが、ローカルにインストールする場合、機能は大幅に制限されます。一方、クラウドモデルのソフトウェアでは幅広い機能の一部としてバーコードの作成機能が提供されます。

購入するバーコードソフトを決定するときには、既存のシステムとどの程度連携するのか、あるいは、大規模なソフトウェアスイートを導入する場合には既存のシステムとの置換が可能かなど、検討すべき事項が多くあります。バーコードソフトの機能は多岐にわたりますが、このカテゴリの多くのソフトウェアには、以下の機能の一部またはすべてが搭載されています。

• バーコード生成はコア機能であり、社内システムで一意のIDを表すバーコードを生成できます。
• ラベルテンプレートを使用することで、バーコード以外の情報も表示可能なテンプレートを設計、保存、および再利用できます。
• バーコードスキャンの機能は、このカテゴリの多くのソフトウェアに組み込まれています。特に、参照先のデータベースが同じソフトウェアで作成および管理されている場合にはこの機能は多くのバーコードソフトに含まれます。
• 連続エクスポート機能があれば、複数のバーコードを一括で作成およびエクスポートできるため、バーコードを1件ずつ作成するのに比べて最小限の労力で処理できます。

バーコードソフトとは？

バーコードソフトは、機器、商品、IDバッジなど、素早く識別する必要があるバーコード画像を作成するために使用されます。バーコードとは、数字や文字列を機械が読み取れる形で表現したものであり、一意の識別子として機能します。バーコードスキャナーで瞬時に読み取り、データベースと照合して必要な情報を返すことができ、数秒のうちにスキャンした対象に関する豊富な情報を取得できます。

最も一般的なバーコードの業務での用途は、実店舗における商品管理です。すべての商品にバーコードがついており、レジの担当者はその商品のバーコードを読み取るだけで、価格など必要な情報をすべて取得できます。さらに、取得した情報に基づいて在庫や関連システムを自動的に更新することも可能です。 特別な機器は不要で、通常のプリンタやラベルマーカーで作成できるため、利便性にも優れます。また、バーコードは販促資料や社内文書にも追加できます。ビジネスシーンにおいてテクノロジーが進化しているにもかかわらず、バーコードが今も利用され続けているのはこのような理由があるためです。

バーコードソフトの利点とは？

バーコードソフトの利点は主に、バーコードが付けられた品目を簡単かつ効率的に識別できるようにし、各品目に関するタスクを自動化することにあります。バーコードはさまざまな場面で効果を発揮する便利なツールであり、関連付けられるタスクは業種によって大きく異なります。バーコードソフトの具体的ないくつかの利点を、以下に紹介します。

• カスタムラベルの簡単かつ迅速な作成：生成されたバーコードは、人の目には無意味な線のパターンに過ぎませんが、バーコードが印刷されたラベルがスキャンされると、さまざまな情報を提供します。バーコードソフトはデータベースに接続でき、新しいバーコードラベルを作成するときは必要な情報を参照して取得できます。つまり、バーコードスキャナーだけでなく人にとっても有用なラベルを作成することができます。テンプレートの設定を変更すれば、新しいラベルの価格、名前、寸法などのフィールドに関連する情報が自動入力されます。

• 手動でのデータ入力ミスの排除：企業規模が大きくなると、人によるミスが問題になりますが、バーコードを導入すれば、このようなミスが発生するリスクを排除できます。例えば、小売店では価格を正確に入力したり、データベースから正しい商品を選択したりするのに、スタッフに頼るのではなく、レジでバーコードを使用して商品をスキャンします。従業員が丸一日手作業で入力するトランザクション数を考えれば、エラーは必然的に発生しますが、接続しているデータベースが正確である限り、スキャンされたバーコードは常に正しい情報を返します。

• 業務の効率化：バーコードを使用することで、発生するミスが大幅に低減されるだけでなく、業務が効率化します。前述した小売店の例では、バーコードをスキャンすることで正確性が担保されるだけでなく、情報の入力もはるかに高速になります。つまり、バーコードスキャナーで会計を処理する従業員は、手入力する従業員と比べて、一定時間内により多くの顧客にサービスを提供できます。

• さまざまな用途への活用：小売店でのレジ打ちの例を挙げましたが、バーコードを使用する利点の一つは、汎用性の高さです。購入した商品の集計や、機器の入退室時の登録、さらにはIDバッジのバーコード読み取りなど、セキュリティにも活用できます。

• 幅広い在庫や他の品目の追跡：バーコードを利用することで、手入力よりも効率が上がり、ミスを減らせるだけでなく、ビジネスの成長にもつながります。商品やその他の品目を効率的かつ高い精度で処理できれば、より多くの商品を扱うことができるため、企業の業務処理能力が高まります。

バーコードソフトの機能とは？

バーコードソフトの主な機能は、割り当てられたバーコードをもとに、できるだけ簡単に品目を識別できるようにすることです。この識別能力は、バーコードを物理的に読み取るという、信頼性が高く、実績のあるテクノロジーによってもたらされますが、バーコードスキャナーを使用しなくても必要な情報を取得できる、人が解読可能なラベルを作成する機能も含まれます。最も一般的なバーコードソフトの機能を以下に紹介します。

• バーコードの生成：バーコードソフトで提供されるコア機能は、バーコードの生成です。多くのソフトウェアでは非常に簡単かつ短時間でバーコードが生成されるため、従業員をトレーニングする必要はほとんどありません。ボタンを一つクリックするだけで、新しいバーコードを生成できるソフトウェアもあります。バーコードの見た目は違いがほとんどありませんので、この段階で設定やパラメータを変更する必要はありません。

• ラベルテンプレートの作成：大量のバーコードを生成する企業にとっては、バーコードだけでなくラベルテンプレートもまた非常に有用です。一度作成したラベルテンプレートは繰り返し使用でき、必要な情報は関連するフィールドに自動的に入力されます。この機能は、バーコード、商品名、価格が記載されたラベルの作成や、バーコード、名前、着用者の職種が記載されたIDバッジを作成するためにも使用できます。

• 堅牢なエクスポート機能：ラベルを作成する機能は非常に便利ですが、バーコードソフトでは作成できないものにバーコードを組み込む必要がある場合も少なくありません。例えば、販促資料にバーコードを記載する必要がある場合や、バーコードをエクスポートして顧客や従業員宛てのメールに添付することが必要となる場合があります。通常、バーコードソフトには、一般的な画像形式やPDFファイルなどにエクスポートする機能が組み込まれています。ベクター画像形式へのエクスポートをサポートしているソフトウェアもあります。ベクター画像は数学的に描画して画像を保存する形式で、画質を損なうことなく拡大できます。

• バーコードのスキャン：バーコードをスキャンする機能は、バーコードソフトには欠かすことができません。バーコードソフトは通常、ラベル作成に必要な情報を取り出すためのデータベースとリンクしており、バーコードをスキャンするときにもこのリンクを使用して関連情報を取り出します。この機能は、レジに商品を通す際に価格をデータベースから取得する上で欠かせません。

• バーコードの一括作成とエクスポート：初めてバーコードシステムに移行する企業など、大量のバーコードを作成しなければならない企業には、一括作成が可能なバーコードソフトが有効です。このようなソフトウェアであれば、大量の新しいバーコードを作成し、用途に応じて即座にエクスポートできます。名前や価格などの情報は、(すべてが同じである場合を除いて) 手動で入力する必要がありますが、特定の情報についてはバーコードと一緒に生成できます。例えば、ID番号などの連番や、すべてのバーコードに共通する情報などは同時に生成できます。

• カスタムバーコード：バーコードは、順番に大きい数字になるように連番で生成できますが、必要に応じてカスタム識別子を使用して作成することも可能です。例えば、バーコードを導入する企業が、既存のデータベースをそのまま使用できるように、現在使用しているID番号を使用する場合などにカスタムバーコードを使用できます。

• 在庫管理との統合：バーコードスキャンの最も一般的な用途の一つは、前述した小売店のような在庫の追跡です。多くのバーコードソフトは、在庫管理ソフトと連携するための手段を提供しています。これにより、商品が販売されると自動的に在庫レベルが更新されるなど、特定のタスクを自動化できます。

バーコードソフトの購入時に考慮すべき点は？

バーコードソフトを購入するときには、どの程度の統合レベルが必要であるかを検討することが重要です。新しいバーコードを時々作成できればよいという会社では、スタンドアロンのバーコードソフトで十分ですが、総合的に在庫を管理しなければならない大企業では、既存のシステムと統合可能なソフトウェアが必要になります。これは、スタンドアロンのソフトウェアとSaaSモデルのソフトウェアを比較検討するときに重要となります。SaaSモデルのバーコードソフトは通常、より大規模なソフトウェアスイートの一部として組み込まれています。バーコードソフトの購入時に検討すべき具体的な事項を以下に説明します。

• バーコードソフトの主な機能は？

他のソフトウェアと連携させて使用する予定である場合は特に、候補となるバーコードソフトの機能を慎重に検討することが重要です。バーコードソフトに合わせて他のソフトウェアに変更を加えるときには、最終的に適切に動作しなかった場合に膨大なコストと時間がかかることになります。候補となるソフトウェアの機能が、必要なタスクを適切に実行できることを確認することで、このような時間の無駄を避けることができます。

• バーコードソフトウェアの購入／使用にかかる費用は？

バーコードソフトは、在庫管理などの関連カテゴリのソフトウェアと比較してその機能はシンプルです。実際、無料のバーコードソフトも一部では提供されています。商用のバーコードソフトは、他のシステムとの連携を容易にする機能を数多く搭載している場合もありますが、これらの機能にはコストがかかります。バーコードの生成機能は、他のソフトウェアにも含まれる場合があります。自社のニーズをすべて満たす、費用対効果の高いソフトウェアが存在する可能性があるので、ソフトウェアを購入する前には自社のビジネスニーズを確認しておく必要があります。

• 既存のソフトウェアとの連携は？

最終的にスタンドアロンのバーコードソフトの購入を決定した場合には、選択したソフトウェアが、関連する既存のシステムと完全に統合できるか、あるいは少なくとも一部の機能を連携できるかどうかを確認しておきましょう。例えば、在庫のバーコードを管理する在庫管理システムや、IDバッジを管理する人事管理システムと連携させる必要がある場合があります。バーコードを利用する目的は、さまざまなプロセスを迅速化および効率化することであり、既存のシステムと適切に連携できるかどうかを確認しなければ、その目的は達成できません。

• 他の類似のテクノロジーへの対応は？

バーコードは今なお広く使用されていますが、テクノロジーは常に進歩しており、QRコードやRFIDタグがバーコードの代わりに利用される場面も増えています。新たなテクノロジーを積極的に導入している企業は、QRコードやRFIDタグの生成をサポートするソフトウェアを検討する価値があるでしょう。

• シリアル番号の追跡のサポートは？

生成されたバーコードを使用して商品のID (シリアル番号) を作成し、保証書の確認などのアフターケアの場面で使用している場合、シリアル番号を追跡できるソフトウェアを選択することが優先事項となります。

バーコードソフトに関する注目トレンドは？

QRコードやRFIDタグなど、バーコードと同様の機能を果たす新しいテクノロジーが導入されるようになっています。バーコードは非常に信頼性の高いテクノロジーである反面、専用のハードウェア (バーコードスキャナー) が必要であり、誰もが持っているわけではありません。一般的なユーザーが利用できるテクノロジーへの移行には、明らかな利点があります。バーコードソフトに関する重要ないくつかのトレンドを、以下に紹介します。

• QRコード：QRコードはバーコードに非常に似ていますが、通常のバーコードよりも多くの情報を保存することでき、スマートフォンなどのカメラ付きデバイスで読み取ることができます。Webサイトのアドレスをエンコードして、スマートフォンを向けるだけでそのアドレスが画面に表示されるなど、QRコードはプロモーションへの活用も進んでいます。QRコードとバーコードの類似性を考えれば、多くのバーコードソフトですでにQRコードの生成機能が提供されているのも驚くことではありません。このトレンドは今後も続くと思われます。

• RFIDタグ：RFIDは、バーコードに代わるもう一つの方法です。QRコードと同様に、RFIDタグにはバーコードよりも多くの情報を保存することができます。QRコードとは異なるのは、対象物に電波を発信する小型の機器を設置しなければならない点です。この点については不便ですが、バーコードとは違って、近接していれば直接スキャナーを向ける必要はありません。また、多くのスマートフォンには、RFIDのスキャン機能が搭載されています。RFIDタグをコード化する機能は、すでに一部のバーコードソフトに搭載されており、QRコードと同様、このトレンドは今後も続くと思われます。

• 他のソフトウェアとの連携の強化：スタンドアロンのバーコードソフトは、他のソフトウェアとの連携レベルを強化し、バーコードスキャン機能を利用してより多くのタスクを自動化する方向に進むことが考えられます。

出典 本書で紹介した機能は、バーコードソフトとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. キャプテラ (アクセス日：2022年7月6日、水曜日)
2. バーコード - ウィキペディア (アクセス日：2022年7月6日、水曜日)
3. クラッシュコース：RFID, barcodes, QR codes—What’s the Difference? (短期集中コース：RFID、バーコード、QRコードの違いは？) (アクセス日：2022年7月6日、水曜日)