タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールは、プロジェクトを一連のタスクに分割して管理しやすくする、プロジェクトマネージメントに欠かせないツールです。各タスクは個別に、計画、割り当て、スケジュール、監視されます。タスク管理ツールは、タスクのスケジュール管理、進捗状況の報告、時間の追跡など、チームが一体となって作業するための機能を提供します。各タスクに費やした時間を追跡できるので、ステークホルダーはプロジェクトの期限に沿って作業をしやすくなります。タスク管理ツールのその他の機能には、予算編成、メール同期、Todo管理リスト、タスクリマインダーなどがあります。

タスク管理ソフトの導入メリット

タスク管理ソフトを使用すると、プロジェクトのライフサイクルが効率的になります。予期しない障害を最小限に抑え、チーム間のコミュニケーションやコラボレーションを促進することができるので、時間とコストの削減にもつながります。

具体的な利点は次のとおりです。

• 生産性の向上：タスク管理ツールでは、プロジェクトをタスクやサブタスクに分割し、それを個人やチームに割り当てたり、個別の目標や重要業績評価指標 (KPI)、マイルストーンを設定したりすることができます。各チームメンバーには具体的な職務と責任が割り当てられます。

• 最適化されたワークフローシステム：タスク管理表を使用すると、プロジェクト全体を分析して、ボトルネックや時間のかかる作業など、特別な注意が必要な箇所を特定することができます。マネージャーはタスクに優先順位を付けてスケジュールに組み入れ、全体的なプロジェクト戦略を効率的に設計することで、プロジェクトをスムーズに遂行できるようになります。

タスク管理ツールの一般的な機能

• アラートと通知：重要なマイルストーンを追跡し、新しいタスク、更新、エラー、成果をステークホルダーに通知する。
• タスクの編集と更新：プロジェクトのニーズやリソースの空き状況に応じて、タスクを編集し、更新する。
• タスクの進捗状況追跡：ライフサイクルを通じてタスクの進捗を追跡し、KPIを監視する。
• タスクのスケジュール管理：タスクをスケジュールし、個人やチームに割り当てる。タスクの作成時に開始日と期限を設定する。
• タスクのタグ付け：タスクやサブタスク用のタグやラベルを作成することで、タスクの整理と分類、コンテキストの追加、タスクに関連する情報の収集を行う。
• サブタスクの作成：タスクを具体的で小さいサブタスクに分割して、ミクロレベルでタスクを実施し、管理する。
• 繰り返しタスクの管理：週単位、月単位、年単位で繰り返されるタスクとイベントを作成する。同じタスクを何度もスケジュールする手間を省く。
• 時間の追跡：すべてのステークホルダーがそれぞれのタスクに費やした合計時間を追跡する。

タスク管理ツールの購入時に考慮する点

• ビジネスニーズ：タスク管理ツールは、基本的なものから高度なものまで、さまざまなサブスクリプションプランから選べることが多いです。機能が多いほど、価格も高くなります。自社にとって重要な機能を判断し、複数の製品の価格プランを比較して、機能の要件を満たし、予算にも見合った製品を選択する必要があります。

• 特定の市場向けソリューション：ヘルスケア、マーケティング、物流、建築などのニッチ市場でビジネスを展開している場合は、その市場向けに特別に設計されたタスク管理ツールを検討しましょう。そうすれば、追加コストをかけることなく、特定の法的要件やコンプライアンスに従ってタスクの管理や報告ができます。

タスク管理ツールに関する注目トレンド

• 次の大きなトレンドはAIとチャットボット：コアソリューションに人工知能 (AI) が搭載されたことで、中小企業は冗長なワークフローのほとんどを自動化できるようになりました。また、チャットボットを使用して、タスクの自動割り当てやコンテンツ拡散、ステータスレポートの作成など、重要なタスク管理のワークフローを自動化することもできます。

• モビリティ：タスク管理ツールでは、モビリティはかなり前から存在していましたが、今も変わらず重要なトレンドです。リソースのグローバル化やモビリティ化が進む中、モバイル対応のタスク管理ツールに対する需要は高まっています。ユーザーは、どこからでも自分に割り当てられたタスクを追跡し、スケジュールや進捗状況を確認し、コミュニケーションのフォローアップを行うことのできるツールを求めています。