固定資産管理システム

はじめに

固定資産管理システムの主な目標は、企業やその他の商業分野の組織によるMRO (メンテナンス、修理、運用) ライフサイクルの追跡を支援することです。また、社用車、事務機器、コンピュータなどのさまざまな固定資産の減価償却費の管理も支援します。

固定資産管理システムで評価できるその他の固定資産としては、土地、建物、家具、工場、機械、工具、売却して容易に現金化できない他の品目などがあります。固定資産は消耗品ではなく長期間保有する資産ですが、有価証券や売却可能な株式などの流動資産は、流動性が高く簡単に現金化できます。したがって、企業における固定資産の価値は判断が困難になる場合が多く、単に想定売却価格を合算すれば必ずしも計上できるわけではありません。さまざまな要素を考慮する必要があるため、資産監視ソフトが使用される傾向にあります。

大企業あるいは中小企業のどちらも、ソフトウェアベースの資産管理システムを利用できます。このシステムの主な機能の一つである資産ライフサイクル管理は、固定資産の調達から最終的な処分までを支援し、固定資産を最大限に活用できるように、不要になった場合の処分コストを最小にします。現在の多くの資産管理ソフトでは、これ以外にも、在庫管理モジュールやメンテナンス管理システムなどの機能が提供されています。在庫管理モジュールは固定資産の状態を把握するために使用され、通常は何らかの形のバーコードシステムで自動化を支援します。メンテナンス管理システムは設備の定期的あるいは予防的なメンテナンスのスケジュールの計画に特化しています。

固定資産管理・追跡システムの主な利点の一つは、企業が所有するすべての固定資産の可能性を最大限にできることです。自社が所有する資産とその状態を把握していなければ、その資産を最大限に活用することはできないでしょう。このソフトウェアには、人によるミスを解消しながら、固定資産管理の作業を高速化できる特長があります。財務責任者や他の意思決定者は、固定資産に対する支出について正しい情報に基づいて、戦略的な意思決定を行うことができます。重要なのは、新しい資産を取得する場合でも、現在の資産をメンテナンスする場合にも、これらのソフトウェアを使用してこれらの利点が得られることです。

最近のソフトウェアベースの固定資産追跡ソフトの多くは、特に減価償却資産を管理する場合、会計ソフトと関連します。その他の関連ソフトウェアには、IT資産管理ソフト、在庫制御ソフトなどがあります。優れた固定資産管理システムは、多くの機能を搭載しており、他のソフトウェアとの統合も可能です。検討すべき主な機能には、次のようなものがあります。

• 固定資産ライフサイクル管理モジュール：資産のTCOを把握するために役立ち、戦略的な計画や支出に関する意思決定を支援します。
• 固定資産のチェックインとチェックアウトの機能：特定の資産の利用が終了した場合と利用を開始した場合にログを作成し、利用している人や部門も記録します。
• コンピュータメンテナンス管理システム (CMMS)：コンピュータ機器がほとんどすべての業種で利用されるようになったため、最近では、ほぼすべての企業でこの機能が求められるようになりました。
• メンテナンススケジューリングシステム：管理者が、工場の機械、社用車、建物などの固定資産のメンテナンススケジュールを計画できます。

固定資産管理システムとは？

固定資産管理システムを最もわかりやすく説明するとすれば、企業が使用するさまざまな固定資産の追跡、監視、メンテナンス、処分を支援するコンピュータソフトということになるでしょう。固定資産管理システムは、スプレッドシートで固定資産を記録するやり方から脱却し、固定資産の場所、メンテナンス体制、減価償却レベルなどを含めた、合理的な方法でレポートを支援するように設計されています。固定資産管理システムは、固定資産のMROライフサイクルの追跡だけではなく、資産を適正な価値で維持するためにも役立つため、税務や買収の目的で固定資産を正しく評価する必要がある企業に適しています。

資産管理ソフトには、例えば、IT資産などの特定の資産に特化したものも、社用車から建物、土地まで組織が所有するほぼすべての固定資産に利用できるものもあります。さらには、特定のタスクに重点が置かれ、例えば、リアルタイムの資産追跡システムを提供している場合や、広範な機能が提供されていて資産監視ソリューションと呼んだ方が適切な場合もあります。固定資産管理システムが中小企業向けの会計ソフトと統合されている場合もあります。このようなソフトウェアは、毎年の納税申告で資産評価の問題を処理するために利用される傾向があります。

以上のように、固定資産管理システムを日常業務の一部として使用している多くのユーザーの背景はさまざまであり、異なる意味で固定資産管理・追跡システムを捉えています。固定資産の種類は企業によって異なります。例えば、不動産所有者は土地や建物などの固定資産を所有する傾向がありますが、中小企業の固定資産は、数台の社用車や工具、少数のコンピュータネットワークに留まる場合もあります。しかし、どのような企業や商業組織であっても、ソフトウェアベースのさまざまな資産管理ツールを有効に活用できます。クラウドベースの資産追跡や他のモバイルソリューションを利用すれば、さまざまな場所から俊敏な方法でソフトウェアを簡単に運用でき、現場にある固定資産を適切に管理できます。

固定資産管理は、資産の場所を追跡しなければならないすべての組織にとって重要です。多くの場合、企業は法令遵守のために資産を管理する必要があります。物理的な資産がある時にどこで使用されているかを正確に把握できなければ、業種によっては問題となる可能性があります。また、固定資産のライフサイクルで、減価償却したり、売却可能価格を減額したりする場合、適切な管理システムがなければ、減価償却の価値に関する税法規を正しく順守できない場合もあります。固定資産管理システムは、単に特定の資産の使用や利用状況の管理を支援するだけではなく、さまざまなコンプライアンスの問題を解決するために活用することができます。

固定資産管理システムの利点とは？

固定資産管理システムには、多くの利点があります。2016年から2020年に固定資産管理市場の規模が2倍以上なったことが、いくつかの業界の推計で指摘されています。ソフトウェアベースの固定資産管理システムの多くの利点を見れば、その理由を容易に理解できるでしょう。最新世代の固定資産管理システムは、スタートアップ企業から多国籍企業までのあらゆるビジネス規模に対応し、最大手の不動産企業から重工業企業まであらゆる業種で活用されており、豊富な機能を提供しています。現在の多くの固定資産管理システムの利点を以下に紹介します。

• 固定資産情報の一元化：固定資産に関する情報を一元化し、固定資産を使用するすべての部門や個人がすぐにレコードにアクセスできるようにします。例えば、車両管理者が社用車の場所や状態を把握したり、経理部門が翌会計年度に減価償却を迎える固定資産の価値を把握したりすることができます。

• 資産割り当てプロセスの簡素化：資産割り当てプロセスを簡素化することで、日々の固定資産管理がはるかに簡明になります。例えば、ITプロフェッショナルは、特定のコンピュータをオフラインにしてアップグレードやメンテナンスを実施できる時間帯を知ることができます。固定資産の特定のタスクやプロジェクトへの割り当てを自動的に処理することで、クライアントへの使用料の請求が容易になり、日割りや資産の消耗度などを考慮して請求できるようになります。

• 固定資産のメンテナンスサイクル全体で使用できる状態を維持：固定資産のメンテナンス周期を厳格に管理して、常に使用できる状態で維持します。固定資産管理システムは通常、2つの方法でこの作業を支援します。一つ目は、緊急の修理が必要になった場合に資産の状態や場所の情報を提供して、担当者がすばやく作業を進められるようにします。2つ目は、特定の固定資産に対して予防メンテナンスの体制を構築して、故障が発生する可能性を最小限にし、不必要な中断が発生させずにサービスや通常のビジネス業務に影響が及ばないようにします。

• 固定資産のライフサイクルの延長によるROIの向上：あらゆる固定資産のライフサイクルを延長するための措置を講ずることで、ROIを大幅に向上できます。資産のライフサイクルを延長するための措置は、先に述べたライフサイクル全体にわたる予防メンテナンスだけではありません。固定資産管理システムは、資産の取得、運用、メンテナンスの計画に必要なシステムも提供します。さらには、売却するかリサイクルするかといった、資産の処分のコスト分析も、資産のライフサイクル全体でROIを理解するために重要な役割を果たします。これは、将来の資産の取得とメンテナンスの改善に役立ちます。

• 生産性の向上と戦略的な意思決定：情報に基づく資産管理により、生産性の向上と戦略的な意思決定が可能になります。主に2つの方法が用いられます。第一に、資産追跡ソフトをリアルタイムで使用することで、資産の配置について適切な意思決定が可能になります。次に、クラウドの固定資産管理システムを利用すれば、会社の配送ドライバーなどの資産の利用者がシステムをリモートで更新できるため、分単位の判断が可能になり、生産性が向上します。戦略的な意思決定において資産管理ソフトの価値が極めて高いのは、どのタイプの資産が会社にとって最も有益であり、どの資産で大きなビジネスリスクが発生したかなどのデータや分析が提供されるためです。さらには、いわゆる幽霊資産を特定し、商業的な価値のない資産が会社の帳簿に置かれたまま放置される問題を解決できます。

固定資産管理システムの機能とは？

固定資産管理システムでは専門的な機能が提供される場合もあります。ITや通信の機器などの数種類の固定資産だけを処理するソフトウェアもあれば、1つのソフトウェアですべての固定資産を管理できるソフトウェアもあります。全体として見ると、利用可能な各種の資産管理ソフトは多様な機能を提供していますが、共通する資産管理ツールも多くあります。最も一般的な固定資産管理システムの機能を以下に紹介します。

• 固定資産のチェックインとチェックアウト：固定資産のチェックインとチェックアウトの機能により、複数の従業員、チーム、プロジェクトが固定資産を共有する場合の運用の生産性が向上します。最新世代の固定資産管理システムは多くの場合、現場での資産の使用状況を追跡できます。建設機械などの価値の高い資産が特定のチームや作業に割り当てられている場合、その資産が現場に置かれていた時間を監視できます。これにより、それらの機器の使用料を大規模企業の社内で課金したり、クライアントに直接請求したりできます。この機能は、現場に置かれている資産が指定された以外の目的で使用されていないことを監視するのにも役立ちます。チェックインとチェックアウト機能は、高価な資産を所有する企業にとって理想的ですが、機器をクライアントに貸し出している小規模企業にも適しています。

• 在庫管理：固定資産やその他のタイプの資産を強力な在庫管理システムで追跡できます。例えば、倉庫の運用や完成品や製品部材の在庫管理をコンピュータで処理することで、資産の検索や保管場所からの引き取りにかかる時間を短縮できます。これだけでも、リードタイムの短縮につながり、顧客満足度が向上します。資産管理ソリューションの多くに、すべての在庫管理のプロセスを監視するダッシュボードが提供されています。優れた固定資産追跡ソフトの多くがこの機能が提供しており、資産の在庫レベルを一目で確認でき、特定の部品や部材が少なくなると、ほぼ瞬時に通知されるため、在庫が不足する前に購入担当者が事前に注文できます。特に製造業企業では、在庫不足による操業の停止を少なくすることができます。

• 資産追跡システム：資産の場所に加えてその用途も把握できます。最近は、多くの資産管理システムにおいて資産追跡が非常に重要な機能となっています。スキャンテクノロジーにより資産の一部に記載された情報を読み取ることで、移動する資産も追跡できます。例えば、バーコードテクノロジーを採用することで、管理者は、倉庫や工場にあるすべての資産、あるいは拠点間を移動する資産の情報もリアルタイムで取得できます。資産の場所を把握できることは大きな利点ですが、資産管理ソフトの利点はそれだけではありません。資産追跡システムを固定資産管理システムの一部として使用することで、資産の移動に関連するコストを計算できます。資産Aが何回無駄に行き来しているのか、現在の数を増やすために2つ目あるいは3つ目の資産を購入する必要があるのかなどの疑問がある場合には、資産の移動の所要時間を監視し、移動に伴う潜在的な問題を特定することで、緊急および長期的なニーズに対して適切な計画を策定できます。

• 設備保全管理システム (CMMS)：専用のCMMSの機能により、コンピュータ資産の把握が容易になります。最近ほぼすべての企業が所有している主な固定資産の一つにはコンピュータ機器があります。デスクトップやノートPCだけでなく、タブレットデバイス、ネットワーキングデバイス、スマートフォン、ビデオ会議機器などもこれらの資産に分類されます。最近では、多くの機器が現場や従業員の自宅に置かれるようになり、そのすべての追跡に多くのコストが必要になる可能性があります。CMMSの機能があれば、IT担当者が機器の責任者や場所を一目で確認できます。また、ソフトウェアがインストールされている場所も追跡できるため、新しいパッケージやアップデートを展開する際に役立ちます。CMMSモジュールにより、定期点検などの予防メンテナンス作業の管理も容易になります。IT機器の適切なメンテナンスとは、単にハードウェア本体のメンテナンスだけではなく、そのハードウェアに保存されているデータが保護され、万が一にも悪用されないようにすることでもあります。最近では、このような理由から、CMMSをビジネスクリティカルの機能と捉えている企業もあります。

• 業務指示管理機能：業務指示管理機能により、現場で作業する従業員が優れた成果をあげることができます。資産管理ソフトは多くの場合、製造業や工業の企業向けに設計されていますが、サービス業でも有効に活用できます。例えば、業務の効率化を可能にする資産が現場のエンジニアとその機器である場合、それらのエンジニアと機器を効率的に配置できれば生産性の向上につながります。固定資産管理システムによっては、サービスを提供する現場の担当者が効果的に活用できるようにする、業務指示管理機能が提供される場合もあります。また、地理的条件を設定すると、最も近いサービスプロバイダーやエンジニアに作業を自動的に割り当てることができる場合もあります。あるいは、応答時間や修理で使用するスペア部品や消耗品などの資産の数などの指標を作成して、管理者が個人の生産性を評価できるソフトウェアもあります。

• 予防メンテナンス機能：固定資産のメンテナンス時期を事前に知ることができます。固定資産管理システムから、資産の最後の点検、使用、修理の時期などの情報が提供される場合もあります。これは、資産について予測されるライフサイクルを確立するのに役立ちますが、メンテナンスの点検が最も有効である時期を常に予測できるわけではありません。多くの場合、点検が最も有効な時期は、故障したり新しい部品が必要になったりする直前です。予防メンテナンス機能は、資産メンテナンスについて、さらにプロアクティブなアプローチを可能にします。このような機能は、同様の資産が最後に故障した時期などのさまざまな指標を利用して、資産をオフラインにして予防メンテナンスを実施する最も適切な時期を判断します。市場で利用可能な金融ソフトの多くと同じように、このような予測には人工知能 (AI) が活用されています。AIで大量の数値計算を実行することで、資産を常に稼働させ、できるだけ長期にわたって資産から経済的利益を得ることができます。

固定資産管理システムの購入時に考慮すべき点は？

固定資産管理システムの購入にあたっては、いくつかの点を考慮する必要があります。資産管理ソフトの世界市場の方向性には、技術的なイノベーション、資産のエネルギー消費量の削減への取り組みの強化、さまざまな業種における固定資産に対する需要などの多くの要素が関係します。

• 固定資産管理システムにどのような機能があるか？ ソフトウェアベースの資産管理システムが提供する機能のレベルは、開発元によって異なる場合があります。非常に機能が豊富で、必要とするあらゆるタイプの機能を提供するソフトウェアもありますが、このようなシステムは当然コストも高いため、多数の資産を管理する大規模な組織に適しています。中小規模や拠点が少ない企業では、このような高度な機能が必要ではない場合もあるため、簡易な固定資産管理システムが適しているかもしれません。中小企業によっては、基本的な資産管理システムだけで十分である場合も、機能が豊富な優れた固定資産管理システムに予算を費やす必要がある場合もあるでしょう。重要なのは、固定資産管理システムを購入する前に自社にとって重要なビジネスニーズを特定することです。そうすることで、ソフトウェアで提供される機能で、自社の業務に対するすべての要件を満たすことができるようになります。

• オーダーメイドの資産監視ソリューションは既成のソフトウェアより望ましいか？ 固定資産管理システムには、企業に合わせてオーダーメイドされるソフトウェアと、標準的な機能が組み込まれているソフトウェアの両方があり、どちらにも長所と短所があります。標準的なソフトウェアは、操作がシンプルで、運用が容易で、インストールで問題が発生する可能性が少ない傾向にあります。会計パッケージなどの企業がすでに使用している他のソフトウェアと統合されることも多くあります。これに対し、オーダーメイドのソフトウェアは、一般的ではない資産クラスを取り扱うことのある高度に専門的な業種において、資産管理を実行するために利用される場合があります。オーダーメイドのソフトウェアは、おそらく標準的なソフトウェアよりコストは高くなるものの、企業の特性によっては、コスト削減が可能となり、生産性を向上できる場合もあります。

• クラウドベースの資産管理ツールは有効か？ クラウドベースの資産管理ツールは、状況によっては非常に有効に利用することができます。オンプレミスのソフトウェアとは異なり、クラウドベースのアプローチであれば、従業員があらゆる場所からシステムを更新できます。顧客の施設に修理を担当するエンジニアを派遣する企業や建築現場に重機を設置する企業など、現場に資産を置くことが多い企業にとっては、魅力的な選択肢となるでしょう。また、クラウドベースの固定資産管理システムを利用する場合、ハイブリッドワークへ移行している従業員は常にオフィスに出社する必要がなくなり、オンプレミスのソフトウェアを使用する場合よりも、このような新しい働き方を推進できるようになります。さらに、クラウドベースの固定資産管理システムであれば、ソフトウェアの開発元が個別ではなく一括でクライアントに展開するため、メンテナンスやアップグレードのコストを削減できる場合もあります。しかし、オンプレミスのソリューションを必要とする企業も存在しており、クラウドベースのソリューションが常に正しい選択肢になるとは限りません。

• 固定資産管理システムのデモをスケジュールすることはできるか？ 固定資産管理システムを購入前に試用したり、少なくともデモを確認したりすることができるはずです。ソフトウェアの開発元によっては、契約する可能性がある新しいクライアントにソフトウェアの完全版を一定期間試用した後に料金を支払うオプションを用意している場合もあります。あるいは、1〜2つのライセンスを無料で提供して、超過分を有料にしたり、有料版に移行しない限り更新できないようにしたりする場合もあります。少なくとも2～3つのソフトウェアを試して、現在のニーズに最適なソフトウェアを判断するようにしてください。しかし、少なくとも市場にある固定資産管理システムについてある程度理解しておくことが大切です。いずれにしても、組織が業務で使用する機能の優先順位は変化しますので、モジュールや機能を追加してアップグレードできないソフトウェアを購入してしまうと、その判断を後悔することになるかもしれません。

固定資産管理システムに関する注目トレンドは？

固定資産管理システムを取り巻くトレンドは、このソフトウェアの進化の方向性に常に影響します。今日、資産管理ソフトにさらなる機能を求めているのは、資産の管理者やIT担当者だけではありません。最近では、会社の資産の追跡や監視が自分の業務の一部である場合に、プロジェクトマネージャーも固定資産管理システムを使用するようになっています。ソフトウェアの多くの開発元は、特定のニッチ市場に対応する目的で固定資産管理システムを特定の方向へと押し進める可能性があります。しかし、固定資産管理システムの開発には、いくつかの明確なトレンドがあります。このような最新の進化のトレンドの一部を以下に紹介します。

• CMMSにおけるモノのインターネット (IoT) の利用の拡大：第一に、IoTによって資産管理ソリューションを含む多くのタイプのソフトウェアの機能が拡張されています。CMMSにおいてIoTは特に有効であり、会社が一般に所有するコンピュータやモバイルデバイス以外の資産でも利用されるようになっています。最近では、CMMSを中心とした資産管理ソフトも、アプリケーションにアクセスする時間や方法を管理できるようになりました。例えば、スマート冷蔵庫やスマートテレビはノートPCと同様に、高度なCMSSシステムで監査できる可能性があります。さらには、最新のセンシングデバイスに対応するソフトウェアレイヤーによって、IoTとGPSテクノロジーを活用して、施設の内外を移動するハードウェアの追跡が可能になります。資産管理ソフトは事実上あらゆる場所で動作します。CMMSによっては、機器と通信してそのパフォーマンスに関するデータをリモートで記録し、耐用年数やメンテナンスのスケジュールを支援するものもあります。

• ソフトウェアの統合や構成の可能性の拡大：固定資産管理システムの開発元は、ソフトウェア統合を強化し、さまざまな構成を可能にする目的で、アプリケーションプログラミングインタフェース (API) の形式で一部の高度なプロトコルの呼び出しを可能にしています。多くの開発元がAPIを実装するようになっているのは、自社のプラットフォームと他社のプラットフォームとの統合が可能であれば、レガシーシステムと一緒に購入してもらえる可能性が高くなるためです。組織が自ら資産管理ソフトを構成したり、開発元に構成を依頼したりすることができれば、はるかに有用な機能を追加できる可能性があり、完全にオーダーメイドのソリューションは不要になります。さまざまなプログラムの連携を可能にすることで、高度な機能を資産管理ソフトに組み込むことができます。さらに、優れた設計のAPIであれば、セキュリティも強化できます。APIは、システム間でのデータのインポート、供給オーダーの合理化、在庫管理データベースの更新、あるいは適切な継続的メンテナンス作業に関する判断の支援などにおいて重要な役割を果たすことから、検討するべき要素となっています。

• モバイルデバイスを活用した資産のスキャン：多くの業務用ソフトウェアに共通するトレンドですが、固定資産管理システムでもモバイル対応が進んでおり、このトレンドは今後も継続するでしょう。資産管理ソフトにおいては、モバイルデバイスでのデータの表示や入力が可能であることが特に重要です。これは、資産を追跡する固定資産管理システムが手段としてスキャンを利用しているためです。従来は、携帯型のバーコードスキャナを使用し、そのデータをコンピュータ端末経由でソフトウェアシステムにアップロードしていましたが、最近は、モバイルデバイスでも簡単に資産をスキャンできるようになりました。さらに、優れた俊敏性を実現している企業は、不要な遅れを発生させることなく、データを中央の管理システムにアップロードできるようにしています。さらに、Bluetoothや無線自動識別 (RFID) などのモバイルデバイスで使用されている他のテクノロジーも、近隣にある資産の情報のスキャンに利用できます。つまり、資産の移動、使用、あるいは補充にあたって、安全で暗号化された資産管理データを利用でき、職場で一般的に利用されているデバイスを使用しながら、運用を大幅な合理化できます。

出典

本書で紹介した機能は、固定資産管理システムとの関連性と、キャプテラのディレクトリにある製品がこれらの機能を提供している割合を基準として取り上げています。このドキュメントで使用された出典を以下に示します。

1. What are the benefits of accounting software for small businesses? (中小企業向け会計ソフトの利点とは) (アクセス日：2021年9月2日、木曜日)

2. Grand View Research - Asset Management Market Size, Share & Trends Analysis Report By Component, By Asset Type (Digital, In-transit), By Function (Location & Movement Tracking, Repair & Maintenance), By Application, And Segment Forecasts, 2020 - 2027 (コンポーネント別、資産タイプ別 (デジタル、移動中)、機能別 (位置および移動の追跡、修理およびメンテナンス)、用途別、業種別の資産管理市場の規模、シェア、トレンドの分析レポート、2020～2027年) (アクセス日：2021年9月2日、木曜日)

3. Accounting Today - Ghost assets can haunt for companies for years (企業を長年にわたって悩ます幽霊資産) (アクセス日：2021年9月2日、木曜日)

4. 3 Applications of finance AI (金融AIの3つの応用) (アクセス日：2021年9月2日、木曜日)

5. Market Research Future - Global Fixed Asset Management Software Market (固定資産管理システムの世界市場) (アクセス日：2021年9月3日、金曜日)

6. What does it mean to be a project manager? (プロジェクトマネージャーの意味とは) (アクセス日：2021年9月3日、金曜日)