受付システム

受付システムは、事前登録、IDスキャン、バッジ印刷などの技術を使用して、来訪者のチェックインを迅速化・自動化するシステムです。企業、教育機関、イベント会場などで使用されます。入場制限や来訪者情報の監視ができるので、施設や従業員の安全を確保できます。

来訪者を登録するシステムは、病院や学校、博物館、政府施設、工場、企業、ホテル、レストラン、不動産管理会社など、さまざまな施設で使われています。また、来訪者や従業員を管理するシステムでは、チェックイン前からチームの構成やスペースの利用を管理できるので、コワーキング・スペースやマルチテナント型オフィスにも向いています。

受付システムでは、職場の安全の確保、監査員や調査員によるアクセスの即時許可、配達管理、出社時刻の打刻などが可能です。受付システムは一般に、来訪者や従業員へのスクリーニングの質問機能、管理者への即時アラート通知機能、従業員向けコンパニオン・アプリを備えています。最近では、体温チェックや健康チェックなどをタッチレスで実施できる製品もあります。

ほとんどの受付システムは、施設全体でのアクセス管理を行う企業を対象としているので、キオスクソフトや物理的セキュリティシステムと共通する機能を備えています。一部の製品では、統合型職場管理システム、施設管理システム、空間管理システムのような広範な施設管理機能を備えています。

受付システムの中には、コンシェルジュや受付スタッフの役割や、発券機能を備えているものもあります。その場合、日程調整ツールやその他のスケジュール管理ソフトと同様に、事前予約やキャンセル待ち、予定の管理が可能です。また、会議室予約システムのように、会議室の使用状況を管理できるものもあります。他にも、請負業者管理ソフトと連携して、請負業者が会社の施設に自動的にアクセスできるように設定できるものもあります。

受付システムは、ホスピタリティから教育機関まで、さまざまな業界で使用されています。キーレス・エントリー、オンデマンドのバッジ印刷、オンラインでの事前登録といった機能を用いて、ユーザーが施設にアクセスできます。受付システムは、セルフサービス・ポータルやモバイル対応の受付アプリを備えていることが多いため、効率的にセキュリティ・チェックインができます。また、来訪者の犯罪記録などの個人情報にアクセスする場合でも、一般データ保護規則 (GDPR) やデータ保護法への準拠を確保できます。

受付システムの機能は製品によって異なります。幼稚園、大学、博物館、専門家団体、レストラン、ホテルなど、特定の業種向けに設計されたものがあり、それぞれ対象となるユーザーに特有のニーズを満たすための機能を備えています。最近では、体調チェックや連絡先情報の追跡機能を備えたもの品もありますが、これはすべての環境で必要な機能とは言えません。しかし、どの受付システムも以下のような基本的な機能を備えているため、職場環境にかかわらず適応します。

• 来訪者を温かく迎え、スクリーニングを行う
• 制限、定員、セキュリティ検査に基づいて入場を許可する
• ウェブアプリケーションやモバイルアプリを使用して、来訪者を事前登録する
• セルフサービス・キオスクを使用して、来訪者をサインインさせる
• 写真画像を撮影したり、運転免許証やその他の身分証明書をスキャンしたりする
• 一時的または常時アクセス用のIDバッジやトークンをプリントする
• 出入りの追跡、管理者への報告、避難報告書へのアクセス権の付与を行う
• NDA、安全衛生フォーム、避難計画などの法的文書に署名する

受付システムとは？

受付システムは、セキュリティ担当者、受付担当者、イベント開催者、その他の顧客に対応する職務の担当者をサポートするよう設計されており、従業員や施設の資産を危険にさらすことなく、来訪者に施設へのアクセスを許可することができます。

受付システムでは、従業員、患者、ゲスト、来訪者が、チェックインし、書類をスキャンし、バッジを印刷して、施設や設備を利用できるようになります。また、教育やホスピタリティ、エンターテインメント、企業、政府、産業など、さまざまな分野の組織で、来訪者のスクリーニング、セキュリティ対策の強化、施設へのアクセス制限を実行できます。同時に、現地の安全衛生法 (HSE) やプライバシー法 (GDPR、データ保護法等) への準拠も確保できます。

受付システムは一般的にロビーに設置され、受付担当者、コンシェルジュ、フロントデスクのスタッフの業務を支援します。定員制限、来訪者数、入退館データを追跡し、セキュリティ要件を遵守しながら、来訪者や従業員の円滑なチェックインを可能にします。管理者はソフトウェアを使用して、ウォッチリストやブラックリストを提供したり、避難報告をリモートで閲覧したり、秘密保持契約 (NDA)や免責同意書、その他の入館要件を実施したりすることができます。

多くの受付システムには、ウェブやモバイルアプリを使った事前登録機能、カスタマイズ可能なウェルカム・スクリーンを備えたオンサイト・セルフサービス・キオスク機能、来訪者用IDバッジ印刷用の写真撮影機能が搭載されています。滞在期間限定のWi-Fiアクセス許可機能など、ホスピタリティ業界に特化した機能を備えたものもありますが、ほとんどの受付システムは現場のセキュリティに重点を置いています。来訪者管理システムと連携して、警察のデータベースや独自の監視リストをチェックできるものもあります。

最近では、体調チェックの実施、接触者追跡ルールの適用、セキュリティデータベースとの連携が可能な受付システムも登場しています。たとえば、光学式文字認識 (OCR) 技術を利用して、新型コロナワクチンの接種証明パスやQRコードをスキャンできるツールが備わったものもあります。他にも、リアルタイムでセンサーとリンクして、従業員、旅行者、レストランやホテルの利用客の体温を読み込むツールもあります。

ここ数年で、スケジュール管理や施設管理、会議室予約の機能を搭載した受付システムも登場しています。しかし、オンライン予約システムとは異なり、受付システムでは、支払いの処理や施設設備の紹介ではなく、主にアクセス、セキュリティ、安全性に重点を置いています。

企業によっては、ハイブリッド型ワークスペースの設定、従業員名簿やオフィスのレイアウトのドラフト、従業員の安全な出社のために使用しています。たとえば、マネージャーやアシスタントが、ホットデスク、ホテリング、駐車場、カフェテリア、会議室の管理などを行うことができます。スケジュール管理ソフトや受付システムを通して従業員と連携することで、マネージャーはより効率的な予約受け付け、ワークフローの連携、リソースの活用が可能となります。

受付システムは一般的ですが、官公庁やサイバー・セキュリティの要件が厳しい施設を除いて、オンプレミスでの使用例はほとんどありません。一方で、クラウド・ベースの受付システムは、ホテル、工場、企業、学校、博物館、その他の大規模な施設を有する組織にとってコスト効率が良く、時代遅れの紙のログやセキュリティ・ハードウェアに代わる効率的な選択肢といえます。

ベッド・アンド・ブレックファスト (B&B) やレストラン経営者、小規模な会場経営者などにユーザー層が広がっているため、ほとんどのユーザーがクラウド・ベースまたはハイブリッド型を選択しています。クラウド・ベースやハイブリッド型では、リアルタイムのゲストリスト更新機能、来訪者到着の自動通知、ゲスト追跡機能を、iOSやAndroidのアプリ経由でオンラインでもオフラインでも利用することができます。また、電源やインターネット環境がなくても動作するため、オンプレミス型のソリューションよりもメリットが大きくなります。

受付システムの利点とは？

受付システムを使用するメリットは、フロントデスクのスタッフや施設の管理者だけでなく、施設内で安心・安全に過ごしたいと望む来訪者にも及びます。受付システムのメリットは、次のようにグループ化できます。

• 来訪者チェックインの円滑化：バッジの自動印刷やキーレス・エントリーといった技術や、個別の処理、同意書への署名、管理者のオンデマンド承認を省けるような技術を使用することで、個人でのチェックインでもグループでのチェックインでも、施設へのアクセスが簡単になります。また、再来訪者や宅配便のドライバーが、入館のたびに登録手続きをする手間が省けます。

• 来訪者のスクリーニング：セキュリティ・チェックの知識も経験もないフロントデスクのスタッフに、セキュリティ・チェック業務を任せるべきではありません。受付システムは、リアルタイムのIDスキャン、写真撮影、背景情報の処理、即座のアクセス制限などの機能を備えており、セキュリティ・チェック業務を処理することができます。受付システムでは、パスポート、運転免許証、IDカード、健康保険証など、国内外の政府発行の書類から情報を抽出し、セキュリティ侵害のリスクがある場合には即座にスタッフや管理者に報告します。教育機関や博物館、官公庁など、犯罪のターゲットになりやすい場所では、非常に重宝されています。

• 犯罪の抑止：どのような組織でも、窃盗、強盗、スタッフへの嫌がらせ、損害などの被害にあう可能性はあります。人の出入りが多い組織ではなおさらです。B&B、官公庁、レストラン、博物館、学校など、あらゆる施設で、受付システムを使用すれば、悪意を持って建物にアクセスしようとする人が近づきにくくなるという効果を期待できます。性犯罪、ハラスメント、ストーカー行為、身体的暴力、不法侵入、強盗などの犯罪歴がある人は、セキュリティ対策の一環として受付システムを導入している施設には近づきたくないと感じる可能性があります。

• 法令遵守：不動産の所有者や管理者は、その不動産を訪れる人々に対して注意義務を負っています。これには、従業員を対象とした1974年労働安全衛生法 (Health and Safety at Work etc. Act 1974) や、従業員以外を対象とした1999年労働安全衛生管理規則 (Management of Health and Safety at Work Regulations 1999) に規定された義務があります。その他にも、GDPRやデータ保護法などのプライバシーに関する法律にも準拠しなければなりません。労働安全衛生法に準拠するために、未確認の名前が記載され署名された紙ベースのチェックインログを保管しても、プライバシーに関する要件は満たしません。情報が期日までに安全に廃棄される保証がないためです。受付システムを使用すれば、これらのプロセスがすべて自動化され、組織全体のコンプライアンスを確保することができます。

• 管理業務の負担軽減：来訪者のチェックイン・プロセスを合理化することは、フロントデスクとバックオフィスのどちらにとっても有益です。管理業務には、身元確認だけでなく、データ入力や照合、保管、廃棄など、さまざまな時間のかかる作業があります。私立保育園、記念館、児童館、個人診療所、パーティー会場などの小規模な施設でも、来訪者のリクエストや承認、予約、予約待ちリスト、待ち時間などの管理には膨大な労力を要します。すべてを自動化することで、管理業務を効率化し、繰り返し作業や重複する作業をなくすことができます。リピーターのチェックインやチェックアウトを、フロントスタッフに頼らずに簡単に処理できます。

• 生産性の向上：チームで作業する場合、受付システムを使用することで、チームメンバーの居場所をお互いに把握したり、現場にいてリアルタイムでの対応が可能なメンバーのみに直接作業を依頼したりできます。企業のプロフェッショナル、学校のスタッフ、ホテルのスタッフなど、広大な施設内で頻繁に移動して作業するチームに有用です。従業員の居場所を把握することで、マネージャーは効果的に作業を割り当てることができ、感染拡大によって従業員を隔離しなければならない状況などにも対応しやすくなります。

• 透明性の向上：労働時間、残業時間、有給休暇、毎日の出退時間を把握することは困難であり、同僚の誤解を招くこともあります。受付システムを使えば、権限のあるチームメンバーやマネージャーが従業員の従事レベルや労働時間数をよりよく把握し、特別待遇だとみなされるリスクや同僚から反感を買う恐れを排除することができます。また、管理職でない従業員も、上司が自分と同じように働いていると知ることで、安心感を得ることができます (上司がこの情報を共有する場合)。

• 説明責任の強化：受付システムは、各来訪者について、訪問相手の氏名や来訪理由をファイルに記録して追跡します。セキュリティ違反があった場合、施設の管理者は、その訪問相手に責任を負わせることができます。このような機能を用いることで、家族や友人を施設に招待することができ、招待者自らが安全の責任を負う仕組みができます。

• 一元管理：来訪者データは、各入場ポイントから集めたスプレッドシートや紙のフォームではなく、単一のデータベースで一元的に収集、保存、管理されます。これにより、関係者はリアルタイムで重要なインサイトを得ることができます。また、適切な権限があれば、データにリモート・アクセスすることもできます。すべてのデータは機械が扱うので、フロントデスクのスタッフやその場に居合わせた人の目に触れることがなくなり、結果的に来訪者データを閲覧できる人の数を削減できます。

受付システムの機能とは？

ターゲット市場で他社製品との差別化を図るために多くの企業が努力を重ねていることから、受付システムの機能は多様化が進んでいます。近年では、GDPR規則の変更や、新型コロナワクチンの接種証明パスのスクリーニング要件、新しい職場環境に適応しています。他にも、Wi-Fiのゲストアカウント管理、駐車場管理、Active Directoryとの連携、一般的なオフィス・ソフトウェア用の事前登録プラグインなどの機能を搭載した製品もあります。しかし、どの受付システムでも、以下の6つの基本機能が鍵となります。

• 連絡先管理：来訪者の連絡先情報を取得、解釈、確認、保存する。セキュリティ管理者は、フロントデスクで記入されて終業時に回収される手書きの用紙に頼ることなく、すべての来訪者の正確な連絡先情報をリアルタイムで収集できる。受付システムでは、名刺、運転免許証、IDカード、パスポート、社員証、健康保険証、その他の書類をスキャンし、データを相互参照してデータベースに保存し、すぐにアクセス可能にできる。

• イベント登録管理：来訪者は、現地でまたは事前に、自分でチェックインができる。受付システムでは、事前登録のリンクやアプリの専用予約セクションを提供し、コンプライアンスの署名やトークンの印刷を事前に行えるようにする。来訪者はSMSや電子メール経由でQRコードなどの認証手段を受け取り、到着時のサインインをスピーディに済ませることができる。

• 来訪者の追跡：来訪者の出入りを追跡し、来訪理由や招待者を記録する。これはシンプルなログ機能で、契約者データベースやCRMなどの既存のツールと連携させることが多い。リアルタイムのレポート作成、来訪者数の把握、消防訓練や実際の避難時における法的な収容人数制限の遵守に役立つ。

• セルフ・チェックイン：来訪者は、IDカードを使ってチェックインできる。受付システムは、国内および海外で発行されたIDカード、社員証、パスポート、運転免許証、その他の身分証明書を認識・認証するように設定できる。QRコードやテキスト、写真付きの身分証明書にも対応できる。そのため、なじみのない海外の身分証明書をフロントデスクのスタッフが自分でチェックしたり、セキュリティ担当者やマネージャーと確認を取り合ったりする手間が省ける。

• 写真撮影：保管、相互参照、セキュリティ・チェック強化の目的で、来訪者の写真を撮影する。すべての受付システムが、撮影した写真を使って警察のデータベースや政府のチェックツールを検索するわけではない。個人情報保護法に基づいて、将来の参照用に写真を撮影して保存しておく場合や、バッジに印刷するためだけに写真を撮る場合もある。

• バッジ印刷：来訪者の認証レベルや制限に基づいて、一時的または常時アクセス用のバッジを瞬時に発行する。会場のチェックインポイントに設置したセルフサービス・キオスクから、バッジを印刷できる。システムによっては、無料のストラップやピンも自動配布する。ほとんどの受付システムで、スタッフ、管理者、他の来訪者を区別するために、来訪者の認証情報に応じてレイアウトやコンテンツをカスタマイズすることができる。

• 監視リストの管理：監視リストを管理し、不審な来訪者を警備員に通報する。元従業員や不満を持つ顧客、破壊的な行為を行う顧客、クレームの多い保護者など、望ましくない来訪者を監視リストに追加して管理する施設管理者は珍しくない。来訪者予約受付システムを使えば、厄介な来訪者が入館を試みる前に対応できる。

• アラートと通知：ゲストが到着したことを招待者に知らせ、必要に応じてシステム全体に通知する。この機能により、来訪者は待たされずに、建物内や会議室、予約した宿泊施設にアクセスできる。招待者が迅速に予約に対応し、その場でチェックインを設定し、検査官や監査官に一時的な認証を与えることで、予定をスムーズに進めることができる。

キャプテラのソフトウェアディレクトリには、膨大な数の受付システムが掲載されており、上記以外の機能を備えたものも多くあります。掲載されている受付システムのリストを閲覧して、ビジネスのニーズを満たす製品を見つけてください。

受付システムの購入時に考慮すべき点は？

受付システムの数は膨大なため、購入の際に重要なポイントを見失ってしまうことがあります。受付システムを購入する際は、まず最低限の要件に絞って、次の5つの基本的な側面を検討するとよいでしょう。

• どの言語に対応しているか？

トップクラスの受付システムには魅力的な機能が多数搭載されており、そちらに気を取られてしまうかもしれません。しかし、まず確認すべきことは、対象とする市場で利用可能かどうか、そして、その地域の母国語話者と外国語話者に対応しているかどうかという点です。ホスピタリティ産業やグローバル企業だけでなく、教育機関や博物館、官公庁などでも、その地域の母国語話者以外に対応するニーズはあります。

• 既存のツールや設備と連携が可能か？

どの組織も急速なペースで発展しています。そのため、既存のAPIや将来的なAPIと連携できるソフトウェアを選ぶことが重要です。ソフトウェアは拡張可能であるべきで、SaaS型の柔軟なサブスクリプション・タイプが理想です。プリンター、モバイル機器、キオスク端末、バーコードスキャナー、CCTVカメラ、温度計など、業務に必要なあらゆる機器と連携ができるものを選ぶべきです。

• テンプレートやカスタマイズ機能は付いているか？

ステークホルダーは、来訪者の記録に簡単にアクセスし、レポートやダッシュボード、通知のレイアウトやセキュリティ・アラートの画面をカスタマイズする必要があります。同様に、来訪者がバッジを印刷する際にレイアウトやフォーマット、テキストのフォントを選択できると、好感度が高まるかもしれません。

• どの程度の人的関与が必要か？

最近のツールのいくつかは、データの相互参照、記録の照合、文書の検証、データ保護要件の実施に、アルゴリズムを使用しています。一方で、定期的に人の関与を必要とするツールもあります。人の関与を必要としないツールでも、時代遅れ、あるいは部分的に無効なルールを使用している場合もあります。使用するツールがアルゴリズムによるものかどうか、また、現地の労働、プライバシー、データ保護、安全に関する法律を遵守するためにどのようなコーディングに基づいているかを確認する必要があります。

• コストに見合う価値があるか？

必要な機能が予算内で得られない場合もあります。しかし、優れた受付システムであれば、さまざまな予算やビジネスニーズに対応した、複数のバージョンを提供しているはずです。優れたツールを使用するために、導入計画やユーザー数、ハードウェア要件を見直す必要はあるかもしれません。しかし、所有コストを抑えるために、ビジネスの成長や来訪者数、オフィスのロケーション、ホスト数を犠牲にするべきではありません。

受付システムに関する重要なトレンドは？

受付システムに関する最近の重要なトレンドは、より広範なマクロ経済の変化と世界的な社会動向を反映しています。環境、健康、セキュリティの脅威といった不測の事態が起こっても、企業が最大限に活用できる機能を提供するツールの開発が進んでいます。受付システムに関する最近の重要なトレンドをいくつか紹介します。

• 人工知能 (AI) への依存の高まり：受付システムでは、顔認識、生体認証など、AIを使用した技術の利用が増えています。これらのシステムは、あらゆる種類のプログラミングと同様に、バイアス、ロジックの欠陥、コーディング・エラーに対して脆弱です。来訪者の誤認識のような、人間なら簡単に修正できるような場面でも、AIの場合、求人への応募者や深夜のゲスト、学校の保護者といった来訪者に困難な状況を招いてしまう可能性があります。

• ウェアラブル技術の採用：スマートウォッチ、スマートリング、スマートグラスなど、来訪者が使用するデバイスの数は増加しています。これらのデバイスは、チェックイン手続きの迅速化に役立つ一方で、ID認証やデータベースチェックの妨げになる場合もあります。

• IoTの台頭：体温計によるスクリーニングや、ディズニーランドでのRFIDスキャナーによるブレスレットのチェックなど、受付でコネクターやセンサーを使用する組織が増加しています。これらのデバイスは、ビッグデータを取得し、企業運営を飛躍的にスピードアップさせることができますが、一部の来訪者からは疑惑や反感を買う可能性があります。

• モバイル対応は必須：リモート・アクセスは、すべてのユーザーにとって最も重要です。デバイスの設計がさらに複雑化しても、この点は変わらないでしょう。来訪者は、施設の受付システムのアプリ、Wi-Fiネットワーク、キーレスエントリー・ソフトウェア、セルフ・チェックイン設備に、1つのデバイスからアクセスできることを期待しています。これは世界中の開発者にとっての課題となっています。

• チャットボットが対応するウェルカム・スクリーン：セルフサービス・キオスクは以前から提供されていましたが、最近ではチャットボットを搭載したものが人気を集めています。すべてのチェックイン端末でチャットボットによるアシスタンスを提供することはできないかもしれませんが、需要が続くようであれば、少なくとも将来的に選択肢を提供できるようリソースを用意する必要があります。

出典： ここで紹介した機能は、個々の関連性、ソフトウェアを提供するキャプテラのディレクトリにおける製品の割合に基づいて識別されています。この文書では、次の出典からの情報を掲載しています。

1. Visitor Management Software Buyers Guide (受付システムの購入ガイド – キャプテラUK) (アクセス日：2022年4月21日、木曜日)

2. Health and Safety at Work etc. Act 1974 (1974年労働安全衛生法) (アクセス日：2022年4月22日、金曜日)

3. Top Free Online Booking Systems and Their Features (優れた無料オンライン予約システムとその特徴) (アクセス日：2022年4月23日、土曜日)