2023年10月から新しいインボイス制度が始まり、課税事業者や免税事業者に関わらず全ての事業者に影響が生じます。キャプテラが提供する無料テンプレートを使用すれば、基本的な情報を入力するだけで、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除などを自動的に計算して、請求書を作成できます。
請求書は商取引を証明する重要な法的な文書です。新しいインボイス制度においては、適格請求書発行事業者の氏名、名称、登録番号、消費税率など、特定の情報をしっかりと記載することが求められます。
法的要件を満たすの方法はいくつか考えられますが、主として挙げられるのはExcelやWordのテンプレートを活用したカスタマイズ性を重視する方法と、請求書ソフトを利用して作業を自動化・効率化する方法です。
本記事では、WordとExcelを組み合わせた無料ダウンロードの請求書テンプレートの使い方や、発行・管理に役立つヒントを紹介しています。今回提供するテンプレートでは、基本情報を入力するだけで、税率を自動計算し、請求書を容易に作成できます。月に数回の請求書発行を行う、小規模事業に特に適しています。
請求書テンプレートの使い方
続いて、以下の項目を参考にして請求書に必要な情報を入力してください。
インボイス制度における請求書の記載内容
インボイス制度施行後の2023年10月より、請求書には次の情報が必要となります。
- インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容 (軽減対象資産にはその旨)
- 税率ごとに区分して合計した対価の額 (税抜または税込) および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求書ソフトの導入タイミング
請求書や顧客の管理をより高度に行う必要がある場合は、請求書ソフトの導入を検討することをおすすめします。特に、多数の製品や顧客を抱える企業にとって、請求や支払いの管理の効率化には非常に役立ちます。
請求書ソフトを使うメリット
請求書ソフトの利用には様々なメリットがあります。以下に主なものを挙げます。
- 入金の記録 請求書に対する入金状況を追跡し、未払いと支払い済みを分けて確認できます。
- リマインダー機能 多くの請求書ソフトでは、支払期限が過ぎた顧客に自動で督促状を送ることができ、それに伴う手数料や遅延利息の設定も可能です。
- 商品・サービスの追加 商品やサービスの情報をソフトに取り込み、Excelのテンプレートにも簡単に追加できます。
- 顧客データベース 顧客情報を一元管理し、請求書作成時に迅速に取り込むことができます。
- 細かい処理の自動化 細かい処理を自動化できるため、作業時間の節約につながります。
- 請求書番号の自動採番 連続する請求書番号を自動的に割り当て、日付も挿入できます。
- 外部連携 会計ソフトやオンラインストアなど、外部のシステムとのシームレスな連携が可能です。例えば、オンラインでの注文情報を請求書ソフトで直接参照することができ、毎年の確定申告書の際にも活用できます。
自社にぴったりの請求書ソフトを見つけましょう
請求書ソフトを選ぶ際、自社の要望やニーズに応じたものを選ぶことが重要です。以下のポイントを考慮して製品を決めましょう。
- 必要とする機能は何か？ (例：顧客データベース、督促処理、ブランディング、外部との連携)
- 月にどれくらいの請求書を発行するのか？
- システムを利用する従業員の数は何人か？
- 請求業務のフローを効率化する機能はあるか？
- 会社の拡大に伴って、システムを拡充できるか？
- シンプルに請求書の自動化ができるソフトで良いのか、それとも他の業務も自動化できるのか？
- セキュリティ対策やサポートは万全か？
- 最新の法令などに柔軟に対応できるか？
最適な請求書ソフトが見つかるまでは、キャプテラが提供する請求書テンプレートを利用するのも一つの方法でしょう。キャプテラでは、特に中小企業の業務を円滑にすることを目的とした様々な無料テンプレートを他にも用意しています。
キャプテラが提供する他の便利な無料テンプレート
「小規模事業者が簡単に出勤簿を管理する方法」
「時短＆効率アップのためのシフト表テンプレート」
