「働き方の柔軟性に関する意識調査」(その3) 中小企業オフィスワーカーが求める働き方改革ツールとは？

「働き方の柔軟性に関する意識調査」報告記事シリーズ第3弾では、中小企業におけるソフトウェア利用の現状を確認し、働き方の柔軟性を高めるために必要な機能を探ります。

働き方の多様化が進む中、ワークライフバランスの改善やエンゲージメントの向上のために、より自由度の高い働き方を求める人も増えてきているでしょう。「働き方の柔軟性」シリーズの前回記事では、リモートワークや、フレックスタイム制、週4日勤務制はメリットの大きい就労形態であるものの、社内コミュニケーションや業務管理などに関する課題が浮上しました。そのため、企業側はICT (情報通信技術) を活用して業務システムの見直しが必要になります。

今回は引き続き、1,031人の会社員に耳を傾けて、働き方改革に役立つソフトウェアなどのビジネスツールを探ります。アンケート調査の対象になったのは、中小企業で週に5日以上働く全国のオフィスワーカー (仕事で普段コンピュータを使用する従業員) です。詳しい調査方法は文末をご覧ください。

ソフトウェア導入の国際比較

ビジネスソフトは、様々な業務において生産性を高めるだけでなく、働き方の柔軟性も可能にします。ソフトウェアの導入により、コミュニケーションやコラボレーションの促進、タスクやワークフローの自動化、リモートワークの実現など、企業と従業員のニーズや課題の解決に役立ちます。本節では、働き方の柔軟性に関わるソフトウェアの使用率について国際比較をします。

まずは、働き方の柔軟性に関わるソフトウェアを「コラボレーションソフト」、「コミュニケーションソフト」、「プロジェクト管理／生産性向上のソフト」、「パフォーマンス追跡／時間管理のソフト」の4つのグループに分けて、仕事で使用しているものを答えてもらいました。本調査を実施した5カ国でその結果を下図の通り比較しました。

ご覧のように、日本は他国に比べて柔軟な働き方に役立つソフトウェアを使用している割合が少なく、特にプロジェクト管理やパフォーマンス追跡などの生産性向上に関連するツールの使用率が低いことがわかります。これは、スイスのIMD (国際経営開発研究所) が2022年に発表した「世界デジタル競争力ランキング」と軌を一にする結果と言えるでしょう。各国のデジタル化の度合いを示すこのランキングでは、63カ国・地域のうち日本は29位で、2017年の調査以来、過去最低となりました。

同様に、これらのソフトウェアを業務で使う頻度に関しても、キャプテラの調査では日本が最下位でした。少なくとも1つのツールを使っていると答えた回答者のうち、「毎日」と答えた人の割合が日本では39%だったのに対して、他の4カ国では半数を超えています。また、「週1回未満」と答えた日本の回答者は約2割 (19%) となり、2位のフランス (6%) を大く上回っています。この著しい差異は、どのような背景から生まれているのでしょうか。テレワークの普及、ICT環境の整備、「柔軟な働き方」に対する考え方、などの違いから生じたものと考えられます。また、ソフトウェアを活用するメリットや必要性を認識できていないことから、日本の企業においては様々なシステムの導入が遅れている可能性があります。今後、効率的な業務運営のためにも、適切なソフトウェアを積極的に導入し、従業員が活用できるようにすることが重要となるでしょう。

最も役に立つ「コラボレーション」と「コミュニケーション」のソフト

次に、日本の回答者に焦点を当て、利用中のソフトウェアの利点・欠点について伺いました。まずは、仕事で現在使用しているソフトウェアの有用度を評価するよう求めました。その結果、「コラボレーションソフト」と「コミュニケーションソフト」は8割以上のユーザーが役に立つと回答し、それぞれ87%、83%と高い有用性を示しました。一方、「プロジェクト管理／生産性向上のソフト」(58%) と「パフォーマンス追跡／時間管理のソフト」(56%) は6割近くの支持を得ています。総合的にデジタルツールは利用者に高く評価されていますが、特に組織内外との連携や情報共有において、その効果を発揮していることが窺えます。

ソフト導入の最大の利点は「効率性と生産性の向上」

ソフトウェアを使用する利点として、ユーザーに最も多く挙げられたのは「効率性と生産性の向上」(41%) であり、次いで、「チームコミュニケーションの向上」(31%) と「時間管理と組織力の向上」(27%) の順となりました。

また、ソフトウェアの欠点について尋ねたところ、「欠点がない」(22%) という意見が最も多かったものの、「使用方法が複雑」(21%) であることや、「信頼性やトラブルシューティングの問題」(21%) があることも指摘されています。以下、利点・欠点それぞれ上位5項目をまとめました。

ソフトウェアは「働き方の柔軟性に役立つ」87%

前回ご紹介したように、日本では働き方の柔軟性が高いとは言えないものの、オフィスワーカーの多くは柔軟な働き方を望んでいることがわかりました。例えば、「労働時間が厳格に決められており、変更できない」と答えた人は74％ですが、そのうち「自分の勤務時間をより柔軟に設定したい」と答えた人は71％にも上ります。

これを踏まえた上で、ビジネスソフトウェアが働き方の柔軟性にどのように貢献できるのか、ソフトウェアユーザーの意見を聞くことにしました。まずは、「職場における勤務時間や勤務場所の柔軟性を高めるために、ソフトウェアの役割は大きいと思いますか？」という質問に対して、「はい」と答えた人が87％であったことから、ビジネスソフトウェアの使用によって働き方の柔軟性が高まるという意識が圧倒的に多いことがわかります。

続いて、具体的にどの領域で柔軟性を高めることにつながるのかを尋ねました。選択肢は、「効率的なリモートワークを可能にする」、「柔軟な勤務時間を可能にする」、「週4日勤務を可能にする」及び「仕事の柔軟性向上に役立たない」の4つでした。

コミュニケーションソフトとコラボレーションソフトは特に「効率的なリモートワークを可能にする」ことで評価される一方、プロジェクト管理／生産性向上のソフトとパフォーマンス追跡／時間管理のソフトは、勤務時間の柔軟性を高めるために役立つ結果となりました。

中小企業による今後のソフトウェアへの投資

このようにビジネスツールの有効性を認識することは大切ですが、実際の投資がなければ実現できないのも事実です。日本においては、デジタル関連投資に躊躇する企業が多いため、世界の企業との格差がますます拡大しかねないと警鐘を鳴らす声が上がっています。

今回の調査でも同様の傾向が確認されました。ソフトウェアユーザーの回答者に、「あなたの会社は、今年、勤務時間や勤務場所の柔軟性を高めるためにソフトウェアへの投資を計画していますか？」と聞いたところ、46%は計画していない、36%はわからないと答えています。残りのわずか18%が投資を計画していると示しています。

ソフトウェア投資を予定している、もしくは「わからない」と答えた人の6割は、柔軟な働き方を実現するために「ソフトウェアへより積極的に投資するべき」だと主張しています。したがって、業務でソフトウェアを活用する従業員のニーズと、会社が認識するニーズとの間にギャップがある可能性が示唆されています。企業側がソフトウェアの利点や従業員が求めていることを理解しない限り、ソフトウェア投資に対する障壁を克服することは難しいでしょう。

まとめ

今回のアンケート調査から得られた知見を簡単にまとめましょう。日本の中小企業オフィスワーカーは、柔軟な働き方に役立つソフトウェアに対して一定のニーズを持っており、その活用によって効率性、生産性、コミュニケーションなどが向上すると認識されています。

一方、このようなツールは使用方法が複雑であったり、信頼性やセキュリティに問題があったりと、一部の従業員にとっては不満や不安を感じることもあります。

また、国際比較からは、日本の中小企業は依然として業務のDXに遅れをとっていること、会社からの監視強化に対して抵抗が多いことが明らかになりました。

企業がソフトウェアの導入を検討する際には、ソフトそのものの利点や欠点だけでなく、従業員が感じる使用方法に関する問題、通知やメールの取り扱い、プライバシーの問題なども考慮することが重要です。社員のニーズやフィードバックを積極的に取り入れながら、自社に最適なビジネスソフトウェアを選定することが望ましいでしょう。